ประชุมไปทำไม?

ประชุมไปทำไม? เสียเวลาทำงาน

ประชุมทำไม เสียเวลาทำงาน?

เคยรู้สึกอย่างนี้ไหมครับ เสียเวลามานั่งประชุม ไม่เห็นได้อะไร เอาเวลาไปทำงานยังจะดีกว่า หรือแบบว่า มาประชุมกันเต็มห้อง ถามไปก็ไม่ตอบ สุดท้ายต้องเดินไปสั่งด้วยตัวเองอยู่ดี

.

ต้องยอมรับครับว่า ผลงานจริงมักเกิดจากการปฏิบัติที่หน้างาน และการตัดสินใจ ณ สถานการณ์จริงตรงหน้า แต่ก็อยากให้ลองคิดดูนะครับ ถ้าการประชุมไม่มีประโยชน์จริง ทำไมองค์กรใหญ่ๆ ถึงยอมเสียเวลา เสียค่าใช้จ่ายเอาคนเงินเดือนสูงๆมารวมกันเพื่อร่วมประชุม

.

เราจะใช้ประโยชน์อะไรจากการจัดประชุมได้บ้าง?

• ได้งาน ใช้เป็นช่องทางในการวางแผนและติดตามงานอย่างเป็นระบบ : การประชุมมักจะเป็นแนวทางแรกๆที่ใช้สำหรับการติดตามงานว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ มีอุปสรรคปัญหาอะไรที่ต้องมาช่วยกันแก้ไข

• ได้รู้ ใช้เป็นที่สำหรับการสื่อสารภายใน : ผู้นำมักจะวางแผนการสื่อสารเรื่องที่สำคัญโดยใช้การจัดประชุม เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานได้รับทราบข้อมูลข่าวสารอย่างทั่วถึง สามารถสอบถามข้อสงสัยได้อย่างตรงไปตรงมา หรือถ้ามีสถานการณ์การเปลี่ยนแปลงอะไรที่สำคัญหรือมีการตัดสินใจที่สำคัญ ก็ใช้การประชุมเป็นเวทีในการสื่อสารสร้างความเข้าใจ

• ได้ใจ ใช้เป็นแหล่งสร้างความสัมพันธ์และจุดเริ่มต้นของการสร้างความร่วมมือ : การประชุมที่ออกแบบได้ดี จะช่วยให้เกิดความสัมพันธ์ที่ดีและความร่วมมือกันได้ เช่น วาระก่อนเริ่มประชุมให้แต่ละคนเล่าเรื่องส่วนตัวที่ผ่านมาไปทำอะไรบ้าง มีอะไรที่ทำสำเร็จและอยากเล่าให้ฟัง ก่อนปิดประชุมเปิดโอกาสให้แต่ละคน ขอบคุณหรือแสดงความชื่นชมกับพฤติกรรมดีดีของใครในองค์กรที่ได้พบเห็นมา เป็นต้น

• ได้แก้ไข ใช้สำหรับการแก้ปัญหาและระดมแนวความคิดใหม่ๆ : หากองค์กรมีแนวทางการทำงานที่ต้องการให้พนักงานช่วยกันคิด ช่วยกันทำ และช่วยกันเสนอไอเดียใหม่ๆ นอกเหนือจากการรณรงค์ด้วยการสื่อสาร การจัดกิจกรรมต่างๆแล้ว การประชุมที่มีวัตถุประสงค์เรื่องนี้โดยเฉพาะก็จะช่วยให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการได้

• ได้พัฒนา เป็นเวทีสำหรับบ่มเพาะผู้นำ : การประชุมที่มีวาระที่ชัดเจน เปิดโอกาสให้มีส่วนร่วมอย่างทั่วถึง ก็จะเป็นโอกาสที่จะเห็นพนักงานที่มีศักยภาพสูงได้ฉายแววออกมา ซึ่งคุณอาจจะใช้การประชุมนี้เป็นเวทีให้เขา/เธอ ได้มีโอกาสในการแสดงมากขึ้น เช่น มอบหมายให้มานำเสนอในบางหัวข้อ ให้รับผิดชอบโครงการแล้วมานำเสนอในที่ประชุม หรือให้เป็นผู้ดำเนินการประชุมในบางวาระ เป็นต้น

.

เมื่อเห็นประโยชน์จากการจัดประชุมแล้ว ผมอยากชวนให้คุณลองหาทางทำให้การประชุมที่มีอยู่ของคุณ ทรงพลังขึ้นดูหน่อยไหมครับ เช่น

• กำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน เป็นจุดตั้งต้นที่จะทำให้การประชุมมีความหมาย คือเป็นไปตามจุดประสงค์ที่กำหนด ไม่ใช่คุยไปเรื่อยเปื่อย

• กำหนดวาระให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้ร่วมประชุมเตรียมตัวพร้อมสำหรับการเข้าร่วม และจัดการประชุมไปทีละวาระอย่างชัดเจน

• มีข้อตกลงร่วมกันสำหรับการประชุม เช่น พูดทีละคน โดยทุกคนต้องมีส่วนร่วม ไม่ใช่ให้ใครพูดอยู่คนเดียว พูดในประเด็นที่อยู่ในวาระ ผู้นำเสนอต้องเตรียมสื่อที่ชัดเจน เข้าใจง่าย ถ้ามี Template ก็กำหนดไว้ล่วงหน้า พอนำเสนอขึ้นมาผู้เข้าร่วมประชุมก็สามารถเข้าใจได้ง่ายขึ้นเร็วขึ้น

• ถ้าเป็นการประชุมที่เป็นทางการควรมีการจดบันทึกการประชุม หรืออย่างน้อยก็ควรบันทึกประเด็นสำคัญ เพื่อใช้อ้างอิงในการประชุมครั้งต่อไป

.

ยังมีเคล็ดลับอีกเล็กน้อยที่อาจช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เช่น 

• การสังเกตพฤติกรรมของผู้ร่วมประชุม และใช้การพูดคุยส่วนตัวเสริม (เช่น บางคนไม่กล้าแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม แต่สามารถให้ไอเดียพรั่งพรูเมื่อไม่รู้สึกกดดัน หรือไม่กล้าพูดเพราะเกรงใจใครบางคนในที่ประชุม)
• การคุยโต๊ะเล็ก ถ้าเห็นว่า ในบางประเด็นเป็นเรื่องนอกวาระ หรือเกี่ยวข้องกับเฉพาะบางคน ก็อาจนัดประชุมย่อยเพื่อให้ไม่เกิดความน่าเบื่อหน่ายสำหรับคนที่ไม่เกี่ยวข้อง

.

การประชุมครั้งถัดไปของคุณเมื่อไหร่ และคุณอยากปรับปรุงในประเด็นไหนก่อนเลยครับ?

.

วันชัย ตันจารุพันธ์