องค์กรของคุณพร้อมไหนสำหรับการใช้ ERPในยุคที่มีการแข่งขันทางธุรกิจสูงขึ้นเจ้าของธุรกิจหลายรายต้องดิ้นรนเพื่อสร้างความแตกต่างให้กับ สินค้าและผลิตภัณฑ์ของตนตลอดจนการสร้างคุณค่าและลดต้นทุนการผลิตการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ เพื่อช่วยบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กรให้เป็นไปอย่างประสิทธิภาพถือเป็นสิ่งที่บริษัทหลายบริษัทให้ความสำคัญด้วยเช่นกันหนึ่งในเทคโนโลยี ที่สำคัญนั่นก็คือ ระบบบริหารทรัพยากรองค์กร หรือ ERP

ERP คืออะไร

     ระบบบริหารทรัพยากรองค์กร หรือ ERP (Enterprise resource planning) คือ ระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กร เป็นระบบที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่างๆขององค์กร โดยเป็นระบบที่เชื่อมโยงระบบงานต่างๆขององค์กรเข้าด้วยกัน ตั้งแต่ระบบงานทางด้านบัญชีและการเงิน ระบบงานทรัพยากรบุคคล ระบบบริหารการผลิต รวมถึงระบบการกระจายสินค้า เพื่อช่วยให้การวางแผนและบริหารทรัพยากรขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังช่วยลดเวลาและขั้นตอนการทำงานอีกด้วย

ERP ช่วยเพิ่มความสามารถให้กับบริษัทได้อย่างไร

     ERPได้แสดงถึงคุณค่าของมันเองได้เป็นอย่างดีในการเพิ่มประสิทธิภาพบริษัทของคุณ ในระบบการรับคำสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้าจนถึงการออกใบสั่งซื้อ เก็บเงิน และขั้นตอนอื่นๆที่ช่วยเติมเต็มระบบการสั่งซื้อนี้ นี่คือเหตุผลว่าทำไม ERP ถึงเป็นผู้ช่วยที่คอยหนุนหลังการทำงานขององค์กรได้อย่างดี ถึงแม้ว่าจะไม่ได้ช่วยการขายหน้าร้านหรือติดต่อกับลูกค้าโดยตรง แต่ ERP ได้จัดกระบวน การรับคำสั่งซื้อจากลูกค้ามาทำกระบวนการ
ต่อๆไปตามลำดับได้อย่างสมบรูณ์ เมื่อตัวแทนขายได้ส่งคำสั่งซื้อจากลูกค้าเข้ามาในระบบERPซึ่งตัวแทนคนนั้นจะมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด เพื่อปิดกา รสั่งซื้อให้เสร็จได้ตัวอย่างเช่นสามารถดูยอดลูกค้าการค้าหรือเครดิตของลูกค้าและยอดการสั่งซื้อที่ผ่านมาจากฝ่ายการเงินโดยเช็คจาก โมดูลการเงิน ตรวจสอบสถานะของสินค้าคงคลังจากโมดูลคลังสินค้าและสามารถดูตารางรถขนส่งได้จากโมดูลลอจิสติกนอกจากนี้ERPยังสามารถใช้กับงานอื่นของ บริษัทได้อีก อาทิ ด้านสวัสดิการของพนักงานหรือแม้กระทั่งรายงานฐานะทางการเงินของบริษัท

การติดตั้ง ERP จะต้องใช้เวลานานเท่าไร
     ถ้าหากบริษัทคุณจะติดตั้งซอฟต์แวร์ERPจะมีเจ้าหน้าที่คอยให้คำปรึกษาและคำแนะนำการใช้ซอฟต์แวร์นั้นๆโดยส่วนใหญ่ระยะเวลาการอบรม การใช้ซอฟต์แวร์จะอยู่ที่ประมาณ3-6เดือนซึ่งถือเป็นระยะเวลาที่สั้นพอควร(ในความเป็นจริงแล้วระยะเวลา6เดือนนั้นก็ยังถือว่า สั้นมากต่อการทดลองใช้ 1 ซอฟต์แวร์) แต่ก็อาจจะเป็นไปได้ในกรณีที่บริษัทค่อนข้างจะมีขนาดเล็ก หรือบางฝ่ายของบริษัทเท่านั้น หรือแม้กระทั่งใช้เฉพาะส่วน ของบริษัท อาทิ ระบบการเงินของบริษัท เป็นต้น สิ่งที่สำคัญไม่ได้อยู่ที่เวลาที่ใช้ในการติดตั้งหรืออิมพลีเมนต์ แต่อยู่ที่ว่าคุณจะเข้าใจมันและจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ในการทำงานของบริษัทคุณได้อย่างไร

ERP จะช่วยแก้ไขและปรับปรุงบริษัทคุณได้อย่างไร

     มีเหตุผลอยู่ 5 ประการที่บริษัทจะต้องอาศัย ERP เข้ามาช่วย
     1.ช่วยรวบรวมข้อมูลการเงินของบริษัทเพื่อให้ประธานกรรมการบริษัทเข้าใจถึงภาพรวมฐานะทางการเงินและการดำเนินงานของบริษัทซึ่งจะส่งผลต่อ การตัดสินใจของผู้บริหารได้ ERP จะเข้ามาช่วยรวบรวมข้อมูลชุดเดียวซึ่งจะตอบคำถามและข้อส่งสัยทุกคนได้เพราะว่าทุกคนได้ใช้ระบบเดียวกัน
     2.ERP ยังรวบรวมข้อมูลการสั่งสินค้าของลูกค้า ตั้งแต่การสั่งซื้อของลูกค้าผ่านตัวแทนขายจนกระทั่งถึงขั้นตอนของการส่งสินค้าและเก็บเงิน โดยจะทำให้บริษัทดำเนินการต่างๆได้ง่ายขึ้น และยังสามารถตรวจสอบสถานะ การดำเนินงานได้ง่ายขึ้น ซึ่งเป็นการประสานกันระหว่างกระบวนการตั้งแต่ การผลิตการเก็บรักษาสินค้า จนถึงการขนส่งสินค้าให้ลูกค้าไปยังที่หมายปลายทางที่ต่างกันในเวลาเดียวกันได้
     3.สร้างมาตรฐานและเพิ่มความรวดเร็วในกระบวนการผลิต ซึ่งบริษัทผู้ผลิตที่ใช้ระบบต่างๆ กันสามารถเชื่อมโยงข้อมูลและสื่อสารกันได้ โดยที่ ERP ได้เข้ามาช่วยสร้างมาตรฐานดังกล่าวในกระบวนการผลิตแต่ละขั้นตอนโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดียว ทำให้ประหยัดเวลาเพิ่มผลิตภาพการผลิต และลดต้นทุนต่อหน่วยได้เป็นอย่างดี
     4.ลดภาระด้านสินค้าคงคลัง ERP ช่วยให้กระบวนการผลิตเป็นไปอย่างราบรื่นยังเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต ด้วยยอดการสั่งซื้อที่เป็นจริงทำให้ ้ช่วยลดสินค้าคงคลังได้ยังช่วยในการวางแผนการขนส่งสินค้าไปยังลูกค้าซึ่งจะช่วยลดสินค้าขั้นสุดท้ายในระบบคงคลังของการขนส่งได้เป็นอย่างดี
     5.ช่วยจัดและสร้างระบบมาตรฐานในเรื่องข้อมูลด้านบุคลากรโดยเฉพาะอย่างยิ่งบริษัทที่มีหลายหน่วยธุรกิจซึ่ง ERP จะสามารถขจัดปัญหาการ สื่อสารเรื่องผลประโยชน์และบริหารไปยังพนักงานทุกคนได้
จะใช้ ERP จะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าใด

     เมื่อเร็วๆนี้เมต้ากรุ๊ปได้ทำการศึกษาถึงต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ ERP ซึ่งรวมถึงอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์และการบริการอย่างมืออาชีพและรวมต้นทุน ของพนักงานไว้แล้วและต้นทุนรวมดังกล่าวได้รวมตั้งแต่ติดตั้งโปรแกรมดังกล่าวจนถึงสองปีให้หลังซึ่งหมายถึงค่าใช้จ่ายการบำรุงรักษาระบบ การปรับปรุงให้ทันสมัย และ เข้ากับการดำเนินงานของบริษัท

     จากการสำรวจพบว่ามีค่าใช้จ่ายต่างๆที่จะมากับ ERP ซึ่งมักจะประมาณไว้ต่ำกว่าความเป็นจริงเสมอซึ่งค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกินกว่าที่คาดไว้จะเกิดขึ้นในกิจกรรมดังต่อไปนี้

       การฝึกอบรม ค่าใช้จ่ายฝึกอบรมมักถูกประเมินไว้น้อยกว่าความเป็นจริงมากที่สุด โดยค่าใช้จ่ายการฝึกหัดหรือฝึกอบรมเป็นปัจจัยหนึ่งที่ผู้ที่ใช้กระบวนการ ERP ยอมรับเกือบเป็นเอกฉันท์ว่ามักมีการใช้จ่ายเกินงบมากที่สุด ค่าใช้จ่ายด้านนี้มักจะสูงเนื่องจากพนักงานส่วนใหญ่จะต้องเรียนรู้กระบวนการใหม่ ยิ่งไปกว่านั้น บริษัทรับฝึกหัดพนักงานภายนอกจะไม่สามารถให้ความช่วยเหลือทางด้านนี้ได้บริษัทเหล่านี้มักมุ่งเน้นที่การสอนวิธีการใช้ซอฟต์แวร์แต่ไม่ได้ให้ความรู้พนักงานเกี่ยวกับวิธีการทำธุรกิจ
       การรวมระบบและการทดสอบ การที่จะสร้างความเชื่อมโยงของ ERP ให้เข้ากับโปรแกรมอื่นนั้นอาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเกินจริงขึ้นมา เนื่องจากจะต้องทำทีละกรณีๆซึ่งรวมถึงการเพิ่มโมดูล หรือปรับปรุงโปรแกรมให้ทันสมัย ซึ่งจะมีค่าจ่ายอื่นตามมา
       ลักษณะเฉพาะทาง สิ่งที่เพิ่มเติมเข้ามาจาก ERP ซึ่งจะต้องเสียค่าใช้จ่ายสูงมากเนื่องจากบางโปรแกรมใช้กับบางกระบวนการ ของบริษัทไม่ได้ จึงต้องพัฒนาหรือเพิ่มกระบวนการ ใหม่เข้าไปในโปรแกรม ซึ่งการจัดทำปรับปรุงเพิ่มเติมนี้มันจะต้องไปปรับเปลี่ยนหลายสิ่งหลายอย่างต่อเนื่องจากแต่ละโมดูลใน ERP จะเชื่อมโยงกัน นอกจากนี้แล้วยังอาจต้องจ้างเจ้าหน้าท ี่มาดูแลโดยเฉพาะเนื่องจากตัวแทนขายจะไม่รับผิดชอบนอกเหนือจากที่ตกลงกันเท่านั้น
       การแปลงข้อมูล การเคลื่อนย้ายหรือแปลงข้อมูลของบริษัท เพื่อเปลี่ยนแปลงไปสู่ระบบใหม่ ERP ซึ่งโดยทั่วไปแล้วบริษัทส่วนใหญ่ จะนึกไม่ถึงว่าการเคลื่อนย้ายหรือแปลงข้อมูลเพื่อเข้าสู่ระบบใหม่ จะมีค่าใช้จ่ายมากมายขนาดนั้น แต่การชำระหรือแปลงข้อมูลก็เป็นสิ่งจำเป็นและต้องทำสำหรับบริษัทที่คิดว่าจะใช้ ERP อยู่ดี
       การวิเคราะห์ข้อมูล บ่อยครั้งที่ข้อมูลจากระบบ ERP จะถูกรวมกับข้อมูลจากระบบภายนอกเพื่อนการวิเคราะห์ ปกติแล้วจะต้องเพิ่้มค่าใช้จ่าย ในส่วนของคลังข้อมูลไปในค่าติดตั้ง ERP ด้วยและจำเป็นสำหรับการทำให้ระบบดำเนินไปอย่างไหลลื่นมากขึ้น การปรับปรุงข้อมูลในคลังข้อมูลทุกวันคงเป็นเรื่องที่ยากและอาจทำให้ ERP ลดประสิทธิภาพการทำงานลง ฉะนั้นการติดตั้งโปรแกรมเฉพาะทางจะช่วยและวิเคราะห์ข้อมูลในแต่ละวันได้ แต่อาจต้องแลกกับค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นมาก

อ้างอิงจาก http://www.ircp.co.th/erp.asp