"QR_LIMS" การบริหารจัดการห้องปฏิบัติการวิทยาศาสตร์ยุค IT "8 คน 10 ล้าน บริหารอย่างไร"

หน่วยเครื่องมือกลาง คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ เป็นหน่วยงานที่ให้บริการตรวจวิเคราะห์ตัวอย่างน้ำบริโภคน้ำทิ้ง สารเคมี อาหารทะเลแช่แข็งไม้ยางพารา และตัวอย่างอื่นๆให้กับโรงงานอุตสาหกรรมบริษัทเอกชน โรงพยาบาลและหน่วยงานต่างๆ ของชุมชนได้รับการรับรองระบบประกันคุณภาพห้องปฏิบัติการISO/IEC17025:2005ตั้งแต่ปี2550ต่อเนื่องมาจนถึงปัจจุบันทำให้ภาคอุตสาหกรรมส่งตัวอย่างมาวิเคราะห์/ทดสอบเป็นจำนวนเพิ่มขึ้นในทุกๆปีในปัจจุบันหน่วยเครื่องมือกลางมีปริมาณลูกค้าซึ่งเป็นภาคธุรกิจเอกชนและหน่วยงานภายนอกมหาวิทยาลัยมากกว่า2500ราย 

การดำเนินงานของหน่วยฯ ประกอบด้วยขั้นตอนการทำงานหลายขั้นตอนตั้งแต่การรับตัวอย่างการเก็บรักษาคุณภาพตัวอย่างการวิเคราะห์ตัวอย่างจนถึงการรายงานผลวิเคราะห์และด้วยจำนวนตัวอย่างที่มากกว่า1,000ตัวอย่างต่อเดือนจำนวนบุคลากรที่มีอยู่จำกัด(8คน)และผลการวิเคราะห์ต้องเสร็จภายใน7วันอีกทั้งยังมีระบบประกันคุณภาพเข้ามาเกี่ยวข้องเพื่อให้การทำงานและผลการทดสอบที่ได้มีความถูกต้องแม่นยำ และน่าเชื่อถือลดความผิดพลาด และใช้ทรัพยากรต่างๆอย่างคุ้มค่าโดยเฉพาะเวลาและบุคลากรที่เป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุดการนำระบบสารสนเทศและการทำงานผ่านระบบคอมพิวเตอร์จึงเป็นทางเลือกหนึ่งที่สามารถลดการสูญเสียของเอกสารสะดวกในการสืบค้นตรวจสอบความถูกต้องของการทำงานในแต่ละขั้นรวดเร็วทันเวลาและยังเป็นการเพิ่มช่องทางในการสื่อสารกับผู้ใช้บริการอีกด้วยหน่วยฯ จึงได้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศห้องปฏิบัติการ(LaboratoryInformation Management System : LIMS)โดยประยุกต์ใช้ร่วมกับรหัสคิวอาร์หรือ QR_LIMSเป็นระบบที่นํารหัสคิวอาร์มาช่วยในการจัดการสารสนเทศห้องปฏิบัติการวิทยาศาสตร์เพื่อให้การจัดการห้องปฏิบัติการมีประสิทธิภาพมากขึ้นดังรูปที่ 1

         รูปที่1ปัญหาที่เกิดขึ้นในห้องปฏิบัติการวิเคราะห์/ทดสอบและแนวทางในการแก้ปัญหา

          หลายๆองค์กรในประเทศไทย ได้พยายามนำระบบLIMSมาใช้แต่ยังไม่มีองค์กรใดประสบความสำเร็จอย่างเป็นรูปธรรมเพราะระบบLIMSที่ใช้ส่วนใหญ่จะเป็นระบบสำเร็จรูปและในประเทศไทยมีบริษัทWIDELIMS[4] ที่รับจัดทำระบบLIMSสำเร็จรูปด้วยจำนวนเงินหลักแสนถึงหลักล้านแล้วแต่ความสามารถของระบบLIMSพัฒนาโดยใช้ระบบบาร์โค้ดและดูแลระบบให้เพียง 1ปีซึ่งเป็นปัญหาสำคัญของโปรแกรมสำเร็จรูปคือการบริการหลังการขายเมื่อหน่วยงานที่ใช้ไม่มีผู้ดูแลระบบที่เข้าใจระบบLIMSทำให้เกิดปัญหาค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาที่ตามมามากมายทำให้ LIMSกลายเป็นขยะเทคโนโลยีของหลายๆองค์กรหน่วยเครื่องมือกลางคณะวิทยาศาสตร์ ถือเป็นหน่วยงานแรกๆในประเทศไทยที่ได้นำแนวคิดและนำระบบ LIMSมาใช้อย่างเต็มระบบและประสบความสำเร็จอย่างเป็นรูปธรรมโดยได้พัฒนาระบบLIMSมาใช้ร่วมกับรหัสคิวอาร์ที่สามารถอ่านโค้ดได้ง่ายจากอุปกรณ์สื่อสารเคลื่อนที่ไม่เหมือนบาร์โค้ดที่ต้องมีอุปกรณ์อ่านโดยเฉพาะที่สำคัญการพัฒนาและเขียนโปรแกรมขึ้นมาเองผู้พัฒนาเข้าใจระบบงานห้องปฏิบัติการเป็นอย่างดีทำให้สามารถแก้ปัญหาและปรับแต่งโปรแกรมให้เหมาะสมกับขั้นตอนการใช้งานจนสามารถทดลองใช้งาน ปรับปรุงตรวจสอบการทำงานและพัฒนาระบบอย่างต่อเนื่องจนใช้งานได้อย่างเต็มระบบเมื่อประมาณ3ปีที่ผ่านมาทำให้สนับสนุนระบบการทำงานของห้องปฏิบัติการให้มีศักยภาพเพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัดเจนและสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้อย่างมากเช่น การจัดการข้อมูลดิบการตรวจสอบข้อมูลและสอบกลับได้ของผลการวิเคราะห์ความยืดหยุ่นในการใช้งานและส่วนติดต่อกับผู้ใช้อย่างชาญฉลาดทำให้นำไปใช้ประโยชน์ในระบบการจัดการฐานข้อมูลลูกค้าได้เป็นอย่างดีอีกด้วย

               การเพิ่มศักยภาพของห้องปฏิบัติการวิเคราะห์/ทดสอบ ที่มีจำนวนตัวอย่างมากมายถึงมากกว่า 1000 ตัวอย่างต่อเดือน มีความจำเป็นต้องหากลยุทธ์ที่เหมาะสมและความร่วมมือจากบุคลากรทุกคนในหน่วยงาน หน่วยเครื่องมือกลางเป็นหน่วยงานขนาดเล็ก อยู่ภายใต้การดูแลของคณะวิทยาศาสตร์ มีบุคลากรเพียง 8 คน แต่มีศักยภาพและประสิทธิภาพในการสร้างรายได้บริการวิชาการเป็นอันดับต้นๆ ของมหาวิทยาลัยเมื่อเทียบจำนวนรายได้ต่อจำนวนบุคลากรในองค์กร มีผลกำไรจาการประกอบการไม่ต่ำกว่า 30% และสามารถใช้ผลกำไรมาบริหารจัดการภายในองค์กรได้ 100% รวมทั้งงบลงทุนที่เป็นงบครุภัณฑ์วิทยาศาสตร์ขนาดใหญ่ สามารถยกระดับหน่วยงานจนเป็นที่ยอมรับของภาคอุตสาหกรรม สามารถรับตัวอย่างจากผู้ใช้บริการทั่วประเทศ ที่สำคัญเป็นหน่วยงานแรกและหน่วยงานเดียวของประเทศไทยที่มีการพัฒนาระบบ LIMS ขึ้นมาเอง และนำระบบมาใช้อย่างประสบผลสำเร็จ หลังจากได้ผ่านการใช้งานระบบดังกล่าว มาเป็นเวลา 3 ปีเต็ม ได้เห็นผลงานเป็นรูปเป็นร่าง ได้ทดลองใช้ระบบจริง และที่สำคัญได้ผลเป็นที่น่าพอใจ เนื่องจากสามารถทดแทนระบบการทำงานเดิมได้เกือบทั้งหมด ทำงานได้รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ ดังที่ได้เห็นจากการนำเสนอผลการดำเนินงาน ตลอด 3 ปีที่ผ่านมา

                ที่สำคัญการนำรหัสคิวอาร์มาใช้งานร่วมกับการทำงานของระบบ LIMS ที่มีอยู่ในปัจจุบันนอกจากจะลดเวลา ในการทำงานเป็นอย่างมากแล้วยังสามารถพัฒนาต่อยอดใช้งานกับผู้ใช้บริการให้สามารถติดตามสถานะของตัวอย่าง การรับผลวิเคราะห์หรือแม้กระทั่งการชำระค่าบริการ นอกจากนี้ ยังสามารถพัฒนาคุณภาพงานทางเทคนิคอื่นๆ ได้ด้วย เช่น การพัฒนาระบบลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Relationship Management; CRM) ซึ่งเป็นระบบโปรแกรมที่ใช้ในการบริหารจัดการข้อมูลของลูกค้า มีความสำคัญมากในการจัดหาและเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดในอนาคต รวมถึงระบบการจัดการเครื่องมือวิทยาศาสตร์และสารเคมี (Inventory Management System) เพื่อการใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า ลดต้นทุนการวิเคราะห์ โดยระบบทั้งหมดสามารถเชื่อมต่อกันผ่านระบบ LIMS เพิ่มความสามารถในการตรวจสอบการจัดเก็บสารเคมีที่คงเหลืออยู่ในคลังสารเคมีของห้องปฏิบัติการต่อไป และที่สำคัญที่สุด ทางหน่วยฯ ได้ให้ความสำคัญกับระบบความปลอดภัยของข้อมูลทั้งหมด จึงได้พัฒนาระบบการจัดการความปลอดภัย (Security Management System) ควบคู่ไปด้วยเสมอ