ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ระบบสารสนเทศ ข้อมูล, สารสนเทศ และการจัดการ ข้อมูล (Data) หมายถึงค่าความจริง ซึ่งแสดงถึงความเป็นจริงที่ปรากฏขึ้น เช่น ชื่อพนักงานและจำนวนชั่วโมงการทำงานในหนึ่งสัปดาห์, จำนวนสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า เป็นต้น ข้อมูลมีหลายประเภท เช่น ข้อมูลตัวเลข ข้อมูล ตัวอักษร ข้อมูลรูปภาพ ข้อมูลเสียงและข้อมูลภาพเคลื่อนไหว ซึ่งข้อมูลชนิดต่างๆ เหล่านี้ใช้ในการนำเสนอค่าความจริงต่างๆ โดยค่าความจริงที่ถูกนำมาจัดการและปรับแต่งเพื่อให้มีความหมายแล้ว จะเปลี่ยนเป็นสารสนเทศ สารสนเทศ (Information) หมายถึงกลุ่มข้อมูลที่ถูกจัดการตามกฎหรือ ถูกกำหนดความสัมพันธ์ให้ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นเกิดประโยชน์หรือมีความหมายเพิ่มมากขึ้น ประเภทของสารสนเทศขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น จำนวนยอดขายของตัวแทนจำหน่ายแต่ละคนในเดือนมกราคมจัดเป็นข้อมูล เมื่อนำมาประมวลผลรวมกันทำให้ได้ยอดขายรายเดือนของเดือนมกราคม ทำให้ผู้บริหารสามารถนำยอดขายรายเดือนมาพิจารณาว่ายอดขายเป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรหรือไม่ได้ง่ายขึ้น ยอดขายรายเดือนนี้จึงจัดเป็นสารสนเทศ หรือตัวอย่าง เช่น ตัวเลข 1.1, 1.5, และ 1.6 จัดเป็นข้อมูลตัวเลข เนื่องจากเป็นค่าความจริงซึ่งยังไม่สามารถแปลความหมายใดๆ ได้แต่ข้อมูลเหล่านี้จัดเป็นสารสนเทศเมื่ออยู่ในสภาพแวดล้อมที่บ่งบอกความหมายของข้อมูลได้มากขึ้น เช่น เมื่อกล่าวว่า ตัวเลขเหล่านี้คือยอดขายประจำเดือนมกราคม กุมภาพันธ์และมีนาคม โดยมีหน่วยเป็นหลักล้าน จะทำให้ตัวเลขทั้ง 3 มี ความหมายเกิดขึ้น หรืออาจกล่าวได้ว่ายอดขายเฉลี่ยระหว่างเดือนมกราคมถึงมีนาคมมีค่าเท่ากับ 1.4 ล้าน จัดเป็น สารสนเทศที่เกิดขึ้นจากข้อมูลตัวเลขทั้ง 3 ขบวนการ (Process) หมายถึงการแปลงข้อมูลให้เปลี่ยนเป็นสารสนเทศหรือกล่าวได้ว่า ขบวนการคือกลุ่มของงานที่สัมพันธ์กัน เพื่อทำให้เกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ รูปที่ 1 แสดงขบวนการแปลงข้อมูลเป็นสารสนเทศ รูปที่ 1 ขบวนการแปลงข้อมูลเป็นสารสนเทศ การจัดการ (Management) หมายถึงการบริหารอย่างมีระบบ ซึ่งประกอบด้วยการกำหนดเป้าหมายและ ทิศทางขององค์กรและการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น ซึ่งจะต้องมีการวางแผน การจัดการ การกำหนดทิศทางและการควบคุมเพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ในการใช้การประมวลผลรายการทำให้การประมวลผลการดำเนินการด้านธุรกิจทำได้รวดเร็วขึ้นและลด ค่าใช้จ่ายในการควบคุมงานลงได้ แต่จะเห็นได้ชัดว่าข้อมูลที่เก็บได้จากการประมวลผลรายการ สามารถช่วยให้ผู้บริหารนำมาใช้ในการตัดสินใจในการดำเนินงานได้ดีขึ้น จึงจำเป็นต้องพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อช่วยสนับสนุนการทำงานด้านการจัดการของผู้บริหารขึ้นเรียกว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการหมายถึงกลุ่มของบุคคล, ขบวนการ,ซอฟต์แวร์, ฐานข้อมูล และอุปกรณ์ต่างๆ ที่ถูกจัดการเพื่อใช้ในการจัดการสารสนเทศที่เกิดขึ้นเป็นประจำให้แก่ผู้บริหารหรือผู้ทำการตัดสินใจ จุดประสงค์หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ อยู่ที่การดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพในด้านการตลาด, การผลิต, การเงิน และส่วนงานอื่นๆ โดยใช้และจัดเก็บข้อมูลลงในฐานข้อมูล ดังรูปที่ 8 รูปที่ 8 การใช้ข้อมูลจากระบบการประมวลผลรายการของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านต่างๆ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ในการผลิตรายงานด้านการจัดการ ซึ่งจะใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจในระดับปฏิบัติงาน, ระดับยุทธวิธี และระดับกลยุทธ์ โดยรายงานที่เกิดขึ้นมีหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับระดับของการจัดการในองค์กร แบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก คือรายงานตามตารางเวลา (Scheduled Report), รายงานกรณียกเว้น (Exception Report) และรายงานตามคำขอ (Demand Report) 1. รายงานตามตารางเวลา แสดงข้อมูลการดำเนินงานขององค์กรที่เกิดขึ้นตาม ช่วงเวลา อาจจะเป็นช่วงรายวัน, รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปี มีลักษณะคล้ายกับ ข้อมูลต้นฉบับที่ผ่านการประมวลผลมาจากหน่วยงานต่างๆ แต่เพิ่มการจัดกลุ่มข้อมูลและการสรุปข้อมูลลงไป เพื่อช่วยให้ผู้จัดการในระดับล่างสามารถตัดสินใจในการ ดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ของผู้จัดการระดับสูงกว่าได้ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการด้านการผลิตต้องการรายงานรายวันของสินค้าที่มีตำหนิจากฝ่ายการผลิตและรายงานรายสัปดาห์ของจำนวนชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาที่เกิดขึ้นในสัปดาห์นั้น 2. รายงานกรณียกเว้น เป็นรายงานที่เกิดขึ้นตามเงื่อนไขบางอย่าง ซึ่งมักจะไม่ปกติ จึงจำเป็นจะต้องมี รายงานออกมา โดยในรายงานจะมีข้อมูลที่จำเป็นต่อผู้จัดการในการตรวจสอบหาสาเหตุของข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเท่านั้น เช่น ระบบสารสนเทศเพื่อ การจัดการทำการผลิตรายงานกรณียกเว้นเมื่อมีการทำงานล่วงเวลามากกว่า 10% ของเวลาการทำงานรวมทั้งหมด เมื่อผู้จัดการฝ่ายผลิตได้รับรายงาน จะทำการหาสาเหตุที่มีการทำงานล่วงเวลาเกินกว่าที่กำหนด ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากมีงานการผลิตมากหรือเกิดจากการวางแผนงานไม่ดี ถ้าเกิดขึ้นจากการวางแผนไม่ดีแล้วจะได้ทำการปรับปรุงแก้ไขแผนงานต่อไป 3. รายงานตามคำขอ เกิดขึ้นตามคำขอของผู้จัดการในหัวข้อที่ต้องการ ซึ่งรายงานอาจจะถูกกำหนดมาก่อนแล้ว แต่ไม่ทำการผลิตออกมาหรืออาจเป็นรายงานที่มีผลมาจากเหตุการณ์ที่ไม่เคยคาดคิดมาก่อนใน รายงานอื่น หรือจากข้อมูลภายนอก เช่น ถ้าผู้จัดการฝ่ายผลิตเห็นการทำงานล่วงเวลามากเกินกำหนดจากรายงานกรณียกเว้น อาจจะทำการร้องขอรายงานที่แสดงถึงสาเหตุที่เป็นไปได้ในการทำให้เกิดการ ทำงานล่วงเวลาเกินกำหนด อาจจะได้แก่รายงานที่แสดงงานในด้านการผลิตทั้งหมด, จำนวนชั่วโมงที่ต้องการในการทำงานแต่ละงาน, และจำนวนการทำงานล่วงเวลาของแต่ละงาน จะเห็นว่ารายงานนี้จะต้องใช้ข้อมูลที่รวบรวมอยู่ในฐานข้อมูล เพื่อนำเสนอข้อมูลที่จำเป็นต่อผู้จัดการต่อไป ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ในความเป็นจริงแล้วรายงานชนิดต่างๆ ยังไม่สามารถตอบคำถามที่เกิดขึ้นในขบวนการตัดสินใจได้อย่างสมบูรณ์ เนื่องจากรายงานเหล่านั้นยังไม่สามาถนำมาใช้ได้ทันต่อเหตุการณ์และยังไม่สามารถนำมาทดสอบเพื่อดูผลของการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว จึงจำเป็นต้องพัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจขึ้นเพื่อช่วยให้ผู้จัดการสามารถหาคำตอบของคำถามต่างๆ เพื่อทำการตัดสินใจด้วยการใช้ตัวแบบทางคณิตศาสตร์หรือแผนภาพได้ดีขึ้น ความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจคือ ระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อช่วยผู้ตัดสินใจที่ต้องเผชิญกับปัญหาที่มีโครงสร้างระดับต่างๆ โดยสามารถทดสอบผลการตัดสินใจในการแก้ปัญหาด้วยตัวแบบข้อมูลและทำการวิเคราะห์ผลที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ระบบสนับสนุนการตัดสินใจช่วยในการตัดสินใจปัญหาได้หลากหลายรูปแบบ สามารถช่วยในการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน เช่น ผู้ผลิตต้องการหาพื้นที่ที่เหมาะสมในการสร้างโรงงานผลิตแห่งใหม่หรือโรงงานน้ำมันต้องการเลือกสถานที่ที่เหมาะสมที่สุดในการขุดเจาะหาน้ำมัน ซึ่งจะเห็นว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทั่วไปไม่สามารถแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ แต่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจสามารถช่วยแนะนำทางเลือกในการปฏิบัติและช่วยในการตัดสินใจเพื่อหาคำตอบของปัญหาเหล่านี้ได้ นอกจากนี้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจยังเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจการบริหารรูปแบบต่างๆ ดังนั้นจึง จำเป็นต้องสามารถรองรับรูปแบบการตัดสินใจของผู้ใช้ที่หลากหลายด้วย รูปที่ 9 ส่วนประกอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ รูปที่ 9 แสดงส่วนประกอบที่จำเป็นของระบบสนับสนุนการตัดสินใจได้แก่ กลุ่มของตัวแบบที่ใช้สนับสนุน ผู้ตัดสินใจหรือผู้ใช้ (Model base), กลุ่มของค่าความจริงและสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจ (Database), และระบบและขบวนการที่ช่วยให้ผู้ตัดสินใจและผู้ใช้อื่นๆ สามารถตอบโต้กับระบบสนับสนุนการตัดสินใจได้ (User Interface) จากรูปจะเห็นว่าผู้ใช้ไม่ได้ทำการใช้ตัวแบบโดยตรง แต่จะใช้งานผ่านซอฟต์แวร์จัดการตัวแบบ (Model Management Software : MSS) และใช้ฐานข้อมูลผ่านระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Mangement System :DBMS) ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร ระบบสนับสนุนการตัดสินใจมีจุดประสงค์เพื่อแก้ปัญหาและตอบคำถามลักษณะ "อะไรจะเกิดขึ้นถ้า…" หรือลักษณะต้องทำอย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการและคำถามในลักษณะมีความเสี่ยงเข้ามาเกี่ยวข้อง ซึ่งผู้ที่ ตัดสินใจและต้องการใช้ระบบนี้ส่วนมากมักจะเป็นผู้บริหารระดับกลางซึ่งจะต้องเกี่ยวข้องับปัญหาและการทำงานหลัก แต่สารสนเทศที่ได้จากระบบสนับสนุนการตัดสินใจมักจะไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริหารระดับสูงได้ เนื่องจากผู้บริหารระดับสูงต้องมองในระดับกว้างขององค์กรและผู้บริหารมีเวลาน้อย ระบบสารสนเทศเพื่อ ผู้บริหารจึงจำเป็นต้องใช้งานง่ายและสารสนเทศที่ได้จากระบบจะต้องอยู่ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย แหล่งข้อมูลที่ใช้อาจจะมาจากแหล่งข้อมูลภายนอกและแหล่งข้อมูลภายในเช่นระบบประมวลผลรายการหรือระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ทำให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถหาสาเหตุที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ต่างๆได้ ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารมีประสิทธิภาพและความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลสูงด้วยการใช้เครื่อง เมนเฟรม ใช้งานง่ายและมีความสามารถในการแสดงผลด้วยรูปภาพได้ด้วยการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล โดยสารสนเทศถูกถ่ายโอนจากเครื่องเมนเฟรมหรือฐานข้อมูลข้อมูลภายนอกเข้ามายังเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล และผู้บริหารสามารถใช้อุปกรณ์ชี้ตำแหน่งเช่น เมาส์ เพื่อเลือกจากรายการของผลลัพธ์และรูปแบบการแสดงผลได้ เนื่องจากผู้บริหารมักจะทำการค้นหาข้อมูลและตอบคำถามที่ต้องการมากกว่าการป้อนข้อมูล ในระบบสารสนเทศเพื่อ ผู้บริหารนี้จึงไม่นิยมใช้แป้นพิมพ์ ผลลัพธ์ที่ได้มักจะอยู่ในรูปแบบของแผนภาพหรือแผนภาพและตาราง ทำให้ผู้บริหารสามารถเข้าใจแนวโน้มและนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ตัดสินปัญหาได้ตรงตามความต้องการ ระบบผู้เชี่ยวชาญ ระบบผู้เชี่ยวชาญได้รับความสำเร็จได้ด้วยการนำคุณสมบัติทางด้านปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence : AI) ซึ่งเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่มีคุณลักษณะความฉลาดเหมือนกับมนุษย์ เข้ามาใช้ร่วมด้วย ระบบผู้เชี่ยวชาญช่วยในการตัดสินใจได้โดยขบวนการทางคอมพิวเตอร์ที่ทำการรวบรวมเหตุผลทางตรรกะเข้าด้วยกัน ซึ่งระบบผู้เชี่ยวชาญเรียกใช้ความรู้เฉพาะด้านหนึ่งๆ ได้จากฐานความรู้ (Knowledge Base) ขึ้นอยู่กับค่าความจริงของเหตุการณ์ใดๆ ที่ต้องการตัดสินใจ ผ่านกลไกในการสรุปข้อมูลและให้เหตุผล เพื่อให้คำแนะนำพร้อมทั้งมีคำอธิบายของคำแนะนำแก่ผู้ใช้ด้วย โครงสร้างของระบบผู้เชี่ยวชาญแสดงดังรูปที่ 10 รูปที่ 10 โครงสร้างของระบบผู้เชี่ยวชาญ ส่วนประกอบที่จำเป็นของฐานความรู้คือ ฮิวริสติก (Heuristic) ซึ่งหมายถึงส่วนของความรู้ภายในขอบเขตของระบบผู้เชี่ยวชาญในด้านการตัดสินใจ ซึ่งไม่มีรูปแบบตายตัว เช่นการสำรวจน้ำมันหรือการประเมินราคาหุ้น โดยฐานความรู้จะถูกพัฒนาขึ้นโดยการนำความรู้และความเชี่ยวชาญมาจากกลุ่มผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่ต้องการ ระบบผู้เชี่ยวชาญสามารถนำไปใช้ร่วมกับระบบสารสนเทศในองค์กรทุกประเภทไม่ว่าจะเป็นระบบการประมวลผลรายการ, ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการหรือในระบบสนับสนุนการตัดสินใจหรือจะใช้เป็นเครื่องมือในการให้ คำแนะนำเดี่ยวๆ เลยก็ได้ ตัวอย่างเช่น การนำระบบผู้เชี่ยวชาญมาใช้ร่วมกับระบบประมวลผลรายการสำหรับการสั่งซื้อสินค้า ระบบผู้เชี่ยวชาญอาจกำหนดราคาสั่งซื้อโดยการพิจารณาจากกลุ่มลูกค้า, ปริมาณการสั่งซื้อและรายการส่งเสริมการขายที่มีอยู่ทั้งหมดของสินค้าที่ถูกสั่งซื้อนั้น เนื่องจากบริษัทต่างๆมีรายการส่งเสริมการขายที่แตกต่างกัน มีทั้งแบบในระยะเวลาสั้นๆ, แบบที่ให้เฉพาะบางพื้นที่ฯลฯ ซึ่งเป็นปัญหาที่ไม่ง่ายนักสำหรับพนักงานรับสั่งสินค้าที่จะสามารถจัดการแจ้งให้ลูกค้าทราบได้ทันทีทางโทรศัพท์ ความยุ่งยากของงานเหล่านี้มีมากมายจึงมีการนำระบบผู้เชี่ยวชาญเข้ามาช่วย จัดการ แต่ในความเป็นจริงแล้วระบบผู้เชี่ยวชาญมิได้เข้ามาแทนที่ผู้เชี่ยวชาญระบบตัวจริง เพียงแต่ช่วยให้ผู้ตัดสินใจ ทำการตัดสินใจได้ง่ายขึ้นเท่านั้น ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ระบบที่นำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เรียกว่าระบบ สารสนเทศเพื่อการจัดการ ซึ่งข้อมูลส่วนที่นำเข้าส่วนมาก ได้แก่ข้อมูลจากระบบประมวลผลรายการ ซึ่งถูกนำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการขององค์กรเพื่อผลิตรายงานต่างๆ ออกมา ทำให้ผู้จัดการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น แนวคิดของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ จุดประสงค์หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการคือ ช่วยให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ได้โดยช่วยให้ ผู้บริหารสามารถเห็นการดำเนินงานที่เกิดขึ้นในองค์กร เพื่อที่จะควบคุม, จัดการและวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลหรือกล่าวได้ว่า ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ช่วยนำเสนอข้อมูลของผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพและช่วยจัดการผลสะท้อนกลับที่เกิดขึ้นในการดำเนินงานรายวันได้ ตัวอย่างเช่นระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต คือกลุ่มของระบบที่รวมกันเพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบขบวนการผลิต เพื่อให้เกิดการใช้วัตถุดิบในการผลิตที่มีอยู่ได้อย่างคุ้มค่ามากที่สุด โดยการตรวจสอบนี้ทำได้โดยดูจากรายงานสรุปที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ รายงานเหล่านี้สามารถได้มาจากการกรองและการวิเคราะห์รายละเอียดข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลการประมวลผลรายการและแสดงผลข้อมูลที่ได้ในรูปแบบที่มีความหมายหรือรูปแบบที่เข้าใจได้ง่ายต่อ ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจ รูปที่ 11 แสดงบทบาทของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ที่มีต่อการไหลของ สารสนเทศภายในองค์กร สังเกตว่ารายการทางธุรกิจสามารถเข้ามาในองค์กรผ่านวิธีการทั่วไป, ผ่านทางอินเทอร์เน็ต หรือผ่านทางเอ็กทราเน็ตที่ติดต่อลูกค้าและแหล่งผลิตเข้ากับระบบประมวลผลรายการของบริษัทก็ได้ รูปที่ 11 แหล่งสารสนเทศที่ใช้ในการจัดการ จากรูปที่ 11 แสดงให้เห็นว่ารายงานสรุปจากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ เป็นหนึ่งในแหล่งข้อมูลสำหรับ ผู้บริหาร ซึ่งจะเห็นว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสามารถใช้ได้ในทุกๆ ระดับของการจัดการ ไม่ว่าจะเป็นในระดับพนักงานไปจนกระทั่งถึงระดับองค์กรก็ตาม ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการแต่ละระบบจะประกอบด้วยกลุ่มของระบบย่อย ซึ่งทำหน้าที่ในการดำเนินงานเฉพาะอย่างภายในองค์กร ดังนั้นระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงินจะมีระบบย่อยที่ทำการออกรายงานด้านการเงิน, ระบบย่อยที่ทำการวิเคราะห์ผลกำไรและขาดทุน, วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายและระบบย่อยที่ทำการใช้และบริหารเงินทุน ระย่อยต่างๆ สามารถใช้ทรัพยากรด้านฮาร์ดแวร์, ข้อมูล และบุคคลร่วมกันได้ ถึงแม้การใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะเพิ่มประสิทธิภาพการตัดสินใจให้กับผู้บริหารได้ แต่บทบาทสำคัญที่ทำให้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสามารถเพิ่มประสิทธิผลให้กับองค์กรได้ก็คือ ช่วยในการจัดการข้อมูลที่ ถูกต้องให้กับบุคคลที่ถูกต้อง ในรูปแบบและเวลาที่เหมาะสม ส่วนที่นำเข้าไปในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ข้อมูลที่เข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมาจากแหล่งข้อมูลภายในและภายนอก แหล่งข้อมูลภายในที่สำคัญมาจากระบบการประมวลผลรายการ ซึ่งการทำงานหลักของระบบประมวลผลรายการได้แก่การจัดเก็บข้อมูล ผลลัพธ์ที่ได้จากการดำเนินรายการทางธุรกิจ ซึ่งเมื่อเกิดรายการทางธุรกิจใดๆ ขึ้นระบบประมวลผลรายการจะต้อง ปรับปรุงข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลด้วยเสมอ ตัวอย่างเช่น โปรแกรมการออกบิลช่วยเก็บฐานข้อมูลของบัญชีรายรับ ซึ่งจะต้องมีการปรับปรุงเพื่อให้บริหารทราบว่าลูกค้ารายใดบ้างที่เป็นหนี้บริษัท ฐานข้อมูลที่ปรับปรุงแล้วเหล่านี้เป็นแหล่งกำเนิดข้อมูลภายในพื้นฐาน เพื่อใช้ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ชุดโปรแกรมทางด้านพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์หรือข้อมูลภายในจากส่วนงานเฉพาะด้านอื่นๆ ของบริษัทก็สามารถนำเข้าข้อมูลที่สำคัญมาสู่ระบบได้เช่นกัน แหล่งข้อมูล ภายนอกได้แก่ ลูกค้า, แหล่งผลิต, คู่แข่งและผู้ถือหุ้นซึ่งเป็นเจ้าของข้อมูลที่ยังไม่ผ่านการประมวลผลรายการ และแหล่งข้อมูลอื่นๆ หลายๆ บริษัทพยายามที่จะนำเอ็กทราเน็ตเข้ามาใช้เชื่อมโยงแหล่งข้อมูลภายนอกต่างๆ เข้าด้วยกัน เพื่อสะดวกในการแลกเปลี่ยนข้อมูลและสารสนเทศ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการใช้ข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งกำเนิดเหล่านี้และประมวลผลให้กลายเป็น สารสนเทศที่ผู้บริหารสามารถนำไปใช้ได้ ซึ่งมักจะอยู่ในรูปแบบของรายงานนั่นเอง ผลลัพธ์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการคือกลุ่มของรายงานซึ่งจะถูกส่งไปให้กับผู้บริหารรายงาน เหล่านี้ได้แก่ 1. รายงานตามตารางเวลา (Schedules Reports) เป็นรายงานที่เกิดขึ้นตามช่วงเวลา หรือตามตารางเวลา เช่นรายวัน รายสัปดาห์หรือรายเดือน ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายผลิตต้องการใช้รายงานรายสัปดาห์ เพื่อแสดงรายการค่าใช้จ่ายด้านค่าแรงรวม เพื่อตรวจสอบและควบคุมค่าใช้จ่ายของงานและแรงงาน รายงานตาม ตารางเวลาสามารถช่วยให้ ผู้บริหารควบคุมเครดิตของลูกค้า, ประสิทธิภาพของ ตัวแทนจำหน่าย, ระดับสินค้าคงคลังได้ 2. รายงานแสดงส่วนประกอบสำคัญ (Key Indicator Reports) สรุปการปฏิบัติงานที่วิกฤติของวันก่อนหน้าและยังคงมีอยู่ในตอนต้นของแต่ละวันทำงาน รายงานเหล่านี้สามารถสรุประดับของสินค้าคงคลัง, งานในการผลิต, ปริมาณการขายฯลฯ ใช้สำหรับผู้จัดการและผู้บริหารระดับสูงที่ต้องการความรวดเร็ว ในการดำเนินธุรกิจได้อย่างถูกต้อง 3. รายงานตามคำขอ (Demand Reports) ให้ข้อมูลตามที่ผู้จัดการร้องขอ ตัวอย่าง เช่น เมื่อผู้บริหารระดับสูงต้องการทราบการผลิตของสินค้ารายการหนึ่ง ก็จะทำการสร้างรายงานตามความต้องการนี้ออกมา 4. รายงานกรณียกเว้น (Exception Reports) เป็นรายงานที่ถูกผลิตออกมาอย่าง อัตโนมัติ เมื่อมีเหตุการณ์ที่ไม่ปกติเกิดขึ้นหรือเมื่อต้องการใช้ในการดำเนินการ บริหาร 5. รายงานแบบเจาะลึกรายละเอียด (Drill Down Report) ให้รายละเอียดข้อมูลที่เกี่ยวกับสถานการณ์หนึ่งๆ รูปที่ 12 รายงานที่เกิดจากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คุณลักษณะของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ รายงานแบบต่างๆ ที่กล่าวมาแล้วข้างต้นช่วยผู้จัดการและผู้บริหารระดับสูงในการตัดสินใจได้ดีขึ้นและทันเวลามากขึ้น โดยทั่วไประบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมีหน้าที่และคุณลักษณะ ดังนี้ 1. ผลิตรายงานในรูปแบบที่กำหนดและรูปแบบมาตรฐาน เช่น รายงานตาม ตารางเวลาสำหรับควบคุมสินค้าคงคลัง อาจจะประกอบด้วยสารสนเทศชนิดเดียวกัน อยู่ในตำแหน่งเดียวกันในรายงาน เนื่องจาก ผู้จัดการคนละคน อาจใช้รายงาน เดียวกันเพื่อจุดประสงค์ที่แตกต่างกันได้ 2. ผลิตรายงานในรูปแบบของเอกสารหรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ รายงานบางรายงานสามารถถูกพิมพ์ลงบนกระดาษ เรียกว่าเป็นรายงานฉบับตัวจริง (Hard-copy) ส่วน รายงานที่อยู่ในรูปเสมือนจริง (Soft-copy) มักจะแสดงผลผ่านทางหน้าจอคอมพิวเตอร์ โดยผู้จัดการสามารถเรียกรายงานที่ต้องการขึ้นมาแสดงบนหน้าจอ โดยตรงได้ แต่รายงานนั้นยังคงปรากฏในรูปแบบมาตรฐานเหมือนรายงานที่พิมพ์ออกมาจริงๆ 3. ใช้ข้อมูลภายในที่เก็บอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์ รายงานในระบบสารสนเทศเพื่อการ จัดการ ใช้แหล่งข้อมูลภายในที่อยู่ในฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์และบางระบบใช้ แหล่งข้อมูลภายนอกเกี่ยวกับคู่แข่ง, โลกธุรกิจฯลฯ แหล่งข้อมูล ภายนอกที่นิยมใช้ได้แก่ แหล่งข้อมูลในอินเทอร์เน็ตนั่นเอง 4. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างรายงานในรูปแบบที่ต้องการได้ ในขณะที่นักวิเคราะห์และนักเขียนโปรแกรมทำการพัฒนาและการใช้รายงานที่ซับซ้อนซึ่งต้องการใช้ข้อมูลจากหลายๆ แหล่งได้ ผู้ใช้ทั่วไปก็สามารถพัฒนาโปรแกรมอย่างง่ายในการ ค้นหาข้อมูลที่ต้องการและผลิตออกมาเป็นรายงานได้ด้วยตนเองเช่นกัน 5. ต้องการการร้องขออย่างเป็นทางการจากผู้ใช้ เมื่อฝ่ายสารสนเทศส่วนบุคคลต้องการพัฒนาและนำรายงานไปใช้จริง จำเป็นจะต้องมีการร้องขออย่างเป็นทางการไปยังแผนกระบบสารสนเทศก่อน ส่วนรายงานที่ผู้ใช้ทั่วไปพัฒนาขึ้นเองไม่จำเป็นต้องมีการร้องขออย่างเป็นทางการ ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศมี 5 ส่วนหลักดังที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้นคือ ฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์, ข้อมูล, ขบวนการ และบุคลากร โดยแต่ละส่วนมีความสัมพันธ์กัน ในการนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้เพื่อการจัดการมักจะแบ่งส่วนตามการทำงานหลัก ซึ่งอาจจะเห็นได้จากแผนผังองค์กร ทำให้ทราบได้ว่าองค์กรนั้นๆ แบ่งส่วนการทำงานอย่างไร ส่วนการทำงานหลักที่มักจะปรากฏให้เห็นในองค์กรทั่วไปได้แก่ ฝ่ายบัญชี, การเงิน, การตลาด, บุคคล ฝ่ายพัฒนาและวิจัย, ฝ่ายกฎหมาย , ฝ่ายระบบสารสนเทศ เป็นต้น ในแต่ละฝ่ายก็จะมีระดับการจัดการต่างๆ (กลยุทธ์, ยุทธวิธี, และการดำเนินงาน) จึงเรียกการแบ่งการจัดการตามส่วนการทำงานว่าการแบ่งตามแนวตั้ง ส่วนการแบ่งตามระดับการจัดการเรียกว่าการแบ่งตามแนวนอน แต่ละส่วนการทำงานจะมีระบบย่อยที่ทำงานเฉพาะด้านของตนเอง แต่อาจมีการใช้ข้อมูลร่วมกันได้ รูปที่ 13 แสดงระบบ สารสนเทศที่รวมส่วนการทำงานต่างๆ ไว้ด้วยกัน โดยแต่ละส่วนสนับสนุนการทำงานที่ต่างกันออกไป จากรูปแสดงให้เห็นว่าแต่ละระบบสารสนเทศภายในองค์กรต่างก็ทำงานเฉพาะด้านของตนเอง รายงานแต่ละประเภทที่ได้จากระบบสารสนเทศฝ่ายต่างๆ เช่น ฝ่ายบัญชี การเงินหรือการตลาด ก็จะเหมาะกับระดับการจัดการที่แตกต่างกันออกไป รูปที่ 13 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการต่างๆภายในองค์กร จะเห็นว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการของฝ่ายต่างๆ จะถูกเชื่อมโยงเข้าด้วยกันกลายเป็นระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการขององค์กร ดังแสดงในรูปที่ 13 อย่างไรก็ตามข้อมูลจากฝ่ายการทำงานต่างๆ จะถูกรวบรวมเข้าไว้ในฐานข้อมูลกลางดังรูปที่ 14 ซึ่งฐานข้อมูลนี้นอกจากจะช่วยทำให้เกิดการรวมกันของระบบสารสนเทศต่างๆ แล้ว ยังช่วยให้เกิดการรวมกันของระบบประมวลผลรายการขององค์กรด้วย ซึ่งข้อดีของการรวมระบบงานต่างๆ เข้าด้วยกันก็คือ สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ง่าย ซึ่งจะทำให้ลดค่าใช้จ่าย, ได้รายงานที่มีความแม่นยำมากขึ้น, มีความปลอดภัยของ ข้อมูลมากขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรอีกด้วย รูปที่ 14 การรวมระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการต่างๆ เข้าไปยังฐานข้อมูล ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการและขบวนการทางธุรกิจ ระบบสารสนเทศสามารถนำเข้ามาใช้ในการดำเนินงานทางธุรกิจด้านต่างๆ ดังนั้นในส่วนต่อไปจะเป็นการอธิบายถึงการนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้ในเพื่อการจัดการด้านการเงิน, การผลิต, การตลาด, ด้านทรัพยากรมนุษย์ และด้านบัญชี ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ทำหน้าที่ในการจัดการสารสนเทศด้านการเงินให้แก่ผู้บริหารและกลุ่มบุคคลซึ่งต้องการทำการตัดสินใจได้ดีขึ้นและช่วยในการหาโอกาสและปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว โดยระบบ สารสนเทศด้านการเงินนิยมใช้รวมเข้ากับซอฟต์แวร์ในการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (Enterprise Resource Planning : ERP) ซึ่งเป็นกลุ่มของโปรแกรมที่จัดการ วิเคราะห์และติดตามการดำเนินธุรกิจของแหล่งผลิตหรือสาขาต่างๆ ขององค์กร เพื่อให้แน่ใจว่าสารสนเทศด้านการเงินในการปฏิบัติงาน สามารถนำไปใช้สนับสนุนความสามารถในการตัดสินใจให้แก่บุคคลที่ต้องการได้ทันเวลา ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงินมีความสามารถการทำงานดังต่อไปนี้ 1. รวบรวมสารสนเทศด้านการเงินและการดำเนินงานจากแหล่งต่างๆ รวมทั้งจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเข้าไว้ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเพียงระบบเดียว 2. สนับสนุนผู้ใช้ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับด้านการเงินและผู้ใช้อื่นๆ ของบริษัท ให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลและ สารสนเทศทางด้านการเงินผ่านทางเครือข่ายในองค์กรได้ง่าย 3. เตรียมข้อมูลด้านการเงินที่มีอยู่ให้พร้อมต่อการใช้งาน เพื่อให้สามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว 4. สามารถวิเคราะห์ข้อมูลด้านการเงินได้หลายมิติ เช่น วิเคราะห์ตามช่วงเวลา, ภูมิประเทศ, ผลิตภัณฑ์, โรงงานผลิต หรือลูกค้าได้ 5. วิเคราะห์การดำเนินงานด้านการเงินที่ผ่านมาและที่เป็นอยู่ในปัจจุบันได้ 6. ติดตามและควบคุมการใช้เงินทุนได้ตลอดเวลา รูปที่ 15 แสดงส่วนนำเข้า, ระบบย่อยภายใน และผลลัพธ์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ส่วนที่นำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ส่วนที่นำเข้าไปในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่ 1. แผนเชิงกลยุทธ์และนโยบายของบริษัท ในแผนกลยุทธ์จะประกอบด้วย วัตถุประสงค์ด้านการเงินของบริษัท เช่น เป้าหมายของผลกำไรที่ต้องการ, อัตราส่วนของหนี้สินและเงินกู้, ค่าคาดหวังของผลตอบแทนที่ต้องการ เป็นต้น 2. ระบบประมวลผลรายการ สารสนเทศด้านการเงินที่สำคัญจะมาจากโปรแกรมการประมวลผลรายการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมเงินเดือน, โปรแกรมควบคุมสินค้าคงคลัง, โปรแกรมสั่งซื้อสินค้า, โปรแกรมบัญชีรายรับ-รายจ่าย, และโปรแกรมใบสั่งซื้อ ทั่วไป โดยข้อมูลที่ได้จากโปรแกรมเหล่านี้ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือนรวม, เงิน ลงทุนในคลังสินค้า, ยอดขายรวม, ปริมาณเงินที่จ่ายให้กับแหล่งผลิตสินค้า, ปริมาณหนี้รวมของลูกค้าที่มีต่อบริษัทและรายละเอียดข้อมูลบัญชีต่างๆ โดยข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปสร้างเป็นรายงายด้านการเงิน เพื่อใช้ในการตัดสินใจต่อไป 3. แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ สารสนเทศเกี่ยวกับคู่แข่งขัน อาจได้มาจากรายงานประจำปีของบริษัทคู่แข่ง, หนังสือพิมพ์, สื่อต่างๆ เช่นเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เป็นต้น นอกจากนี้ยังรวมถึงสารสนเทศเกี่ยวกับสภาพเศรษฐกิจของประเทศหรือของโลก เช่น สภาวะเงินเฟ้อ, อัตราภาษี เหล่านี้เป็นต้น ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ระบบย่อยในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ขึ้นอยู่กับองค์กรและความต้องการขององค์กรนั้น โดยอาจประกอบด้วยระบบภายในและระบบภายนอกที่ช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพการประมวลผลทางธุรกิจของบริษัท เช่น ระบบการจัดหา, การใช้, และการควบคุมเงินสด, ระบบเงินทุนและแหล่งการเงินอื่นๆ และอาจจะประกอบด้วย ระบบย่อยในการหากำไร/ขาดทุน, ระบบบัญชีค่าใช้จ่ายและระบบการตรวจสอบ โดยระบบต่างๆ เหล่านี้จะทำงานประสานกับระบบประมวลผลรายการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ผู้จัดการด้านการเงินสามารถนำไปใช้ตัดสินใจได้ดีขึ้น ดังนั้นผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่ รายงานด้านการเงินต่างๆ เช่น รายงานกำไร/ขาดทุน, รายงานระบบค่าใช้จ่าย, รายงานการตรวจสอบภายในและภายนอกและรายงานการใช้และการจัดการเงินทุน เป็นต้น ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต ขบวนการในการผลิตประกอบด้วยงานที่ขึ้นต่อกันมากมาย โดยการนำระบบการวางแผนทรัพยากรของ องค์กรมาใช้ร่วมในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิตจะช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่นและมีการจัดหาทรัพยากรที่ต้องการใช้ได้ทันต่อความต้องการ โดยจุดประสงค์ของขบวนการผลิตก็คือการผลิตได้ตรงตามความพอใจหรือความต้องการของลูกค้านั่นเอง ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต ภาระของผู้บริหารในการดูแลควบคุมงานจะถูกลดลงไป, งานด้านเอกสารต่างๆ จะถูกปรับให้อยู่ในรูปของขบวนการออนไลน์และการติดต่อสื่อสารข้อมูลจะใช้งานผ่านระบบการ แลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) และเครือข่ายอินเทอร์เน็ตแทน อีกทั้งในการวางแผนการใช้ทรัพยากรของ องค์กรเพื่อการผลิตจะใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ตและเครือข่ายอินทราเน็ตในองค์กร เพื่อติดต่อกับหน่วยงานธุรกิจทั้งในและต่างประเทศ เพื่อปฏิบัติงานและงานควบคุมงานต่างๆ ทั้งแบบศูนย์กลางและแบบกระจายได้ รูปที่ 16 แสดงภาพรวมของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต รูปที่ 16 ภาพรวมของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต ส่วนที่นำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต ส่วนที่นำเข้าจะได้จากกการปฏิบัติงานซึ่งเกี่ยวกับการไหลเวียนและการแปลงวัตถุดิบภายในองค์กร แหล่ง สารสนเทศที่สำคัญอาจมาจากภ