บริหารสภาพแวดล้อมโครงการ จุดเริ่มต้นบริหารโครงการตาม ISO 21500

อาจารย์จิรพร สุเมธีประสิทธิ์

[email protected]

ความสำเร็จของโครงการในยุคใหม่ เป็นเรื่องที่ท้าทายความสามารถของผู้บริหารโครงการมากขึ้น แม้ว่าผู้บริหารโครงการจะมีความเชื่อว่าตนมีความรู้ ความเข้าใจเทคนิคและวิธีการในการดำเนินงานโครงการมอย่างดีแล้ว

ที่เป็นเช่นนี้ เพราะการบริหารโครงการสมัยใหม่จะต้องมีการบริหารสภาพแวดล้อมของโครงการหรือ Project Environment ให้ประสบความสำเร็จด้วย และหากการบริหารสภาพแวดล้อมโครงการล้มเหลว ก็อาจจะกลายเป็นปัจจัยเสี่ยงที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินกระบวนการของโครงการซึ่งเป็นเนื้อหาจริงของการบริหารโครงการ

ดังนั้น ผู้บริหารโครงการจะมุ่งให้ความสำคัญแต่การบริหารโครงการภายใต้ขอบเขต ต้นทุน และตารางเวลาของโครงการอย่างเดียวไม่ได้ เพราะอาจจะไม่สามารถนำโครงการสู่การบรรลุเป้าหมาย

ความหมายของสภาพแวดล้อมโครงการ

ในอดีตสภาพแวดล้อมโครงการอาจจะจำกัดเพียงสภาพแวดล้อมกายภาพในพื้นที่ตั้งโครงการเท่านั้นแต่ในยุคสมัยสภาพแวดล้อมโครงการขยายออกไปสู่เรื่องของวัฒนธรรม สังคมด้วย

นอกจากสิ่งที่เป็นสภาพแวดล้อมจริงแล้ว สภาพแวดล้อมยังรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีอิทธิพลต่อโครงการ และส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการในส่วนของผลลัพธ์ด้วย ซึ่งผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องหาแนวทางการดำเนินโครงการด้วยการทำงานร่วมกับคนเหล่านี้ให้ได้ และเป็นตัวขับเคลื่อนความสำเร็จ ไม่ใช่เป็นภัยคุกคามหรืออุปสรรคต่อโครงการ

ประเด็นสำคัญประการหนึ่ง ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารสภาพแวดล้อมโครงการ คือ

• หาทางปรับเปลี่ยนสภาพแวดล้อมโครงการไปในแนวทางที่เป็นบวก โดยเฉพาะในด้านการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นกับสภาพแวดล้อม การดำรงชีวิตของผู้คนหลังการดำเนินโครงการ
• หาทางบริหารสภาพต่อต้านความเปลี่ยนแปลงของผู้คนในสภาพแวดล้อม ให้เกิดความเข้าใจและการยอมรับการเปลี่ยนแปลง

มิติของสภาพแวดล้อมโครงการ

• มิติของสภาพแวดล้อมด้านเวลา คือมีผลเฉพาะช่วงบางเวลาของโครงการที่แตกต่างกัน
• มิติด้านวัฒนธรรมการดำเนินโครงการภายในโครงการ
• มิติด้านวัฒนธรรมขององค์กรเองตั้งแต่กำเนิดกิจการ
• มิติที่เป็นสภาพแวดล้อมภายนอกโครงการ

สภาพแวดล้อมด้านเวลาของโครงการ (Time Environment)

ระยะที่ 1	ระยะที่ 2	ระยะที่ 3	ระยะที่ 4
การริเริ่มโครงการ หาแนวคิดโครงการ	การวางแผนและ พัฒนาโครงการ	การบริหารและ ดำเนินงานโครงการ	การส่งมอบและ ปิดโครงการ
-การระบุความต้องการและความจำเป็น -จัดทำความเป็นไปได้ของโครงการ -ระบุทางเลือกที่มี -กำหนดตารางเวลา -วางกรอบงบประมาณ -นำเสนอโครงการเบื้องต้น ได้รับความเห็นชอบให้ดำเนินการต่อจากที่ทำบนกระดา	-พัฒนารายละเอียดโครงการ -ทำการศึกษารายละเอียด -เลือกเทคโนโลยี อุปกรณ์ เครื่องมือ -ยืนยันประเด็นทางเศรษฐศาสตร์ (ก) งบประมาณ (ข) กระแสเงินสด (ค) การจัดหาเงิน -การค้นหาความเสี่ยง -กำหนดทางเลือกการทำโครงการที่เป็นไปได้ -นำเสนอโครงการในรายละเอียด ได้รับความเห็นชอบได้ดำเนินการต่อ ยังเป็นการทำแผนบนกระดาษ	-จัดตั้งโครงสร้างองค์กร -กำหนดบทบาท ทรัพยากร -จัดซื้อจัดหา -วางกลไกประกันคุณภาพ -กำหนดกลไกควบคุม -ติดตาม กำกับความคืบหน้าโครงการ -ปรับปรุงแก้ไข ตามความจำเป็น -เกณฑ์เปรียบเทียบผลงานจริงกับแผนงานที่ยอมรับได้ -พยากรณ์งานในอนาคต -จัดทำรายงาน ส่งมอบสิ่งอำนวยความสะดวกโครงการเป็นการทำกิจกรรมจริง	-อบรมบุคลากร -ทบทวนผลและกำหนดเกณฑ์ยอมรับได้ -เตรียมศักยภาพการทำงาน -โอนวัตถุดิบที่เหลือ -เคลียริ่งและชำระบัญชี -ส่งตัวบุคลากรคืนต้นสังกัด -สิ้นสุดสัญญาจ้างทั้งหมด -สรุปบทเรียนที่เรียนรู้ -ปิดรายการทั้งหมด -จัดทำแฟ้มข้อมูลให้สมบูรณ์ ส่งมอบรายงานฉบับสุดท้าย ส่งมอบงานให้ผู้ที่รับช่วงสู่งานประจำ

สภาพแวดล้อมจากวัฒนธรรมภายในโครงการ

วัฒนธรรมซึ่งพัฒนาขึ้นภายในโครงการ อาจจะมาจากสไตล์ของผู้นำโครงการ และโครงสร้างองค์กรที่เป็นตัวก่อกำเนิดโครงการแต่ละโครงการ ในบางกรณีโครงการอาจจะต้องพิจารณาและคำนึงถึง คู่ค้า พันธมิตร ซับพลายเออร์ ผู้ที่ร่วมโครงการด้วย

สภาพแวดล้อมจากวัฒนธรรมขององค์กร

ผู้บริหารองค์กร ไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการแต่ก็เป็นผู้อนุมัติโครงการ วางแผนกลยุทธ์ จัดสรรทรัพยากร และสร้างวัฒนธรรมที่เป็นปรัชญาทางธุรกิจที่กำกับโครงการด้วย และอาจจะสั่งการให้มีการระงับโครงการเมื่อใดก็ได้

อิทธิพลของสภาพแวดล้อมวัฒนธรรมโครงการ

ผู้บริหารโครงการควรจะให้ความสำคัญกับสภาพแวดล้อมวัฒนธรรม และหาทางหล่อหลอมให้วัฒนธรรมที่เป็นอยู่ ช่วยในการขับเคลื่อนไปสู่ความสำเร็จ เพราะวัฒนธรรมโครงการและวัฒนธรรมองค์กรสามารถปรับเปลี่ยนได้ เช่น ความสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรในทีม หรือความสัมพันธ์กับผู้บริหารระดับสูงในฐานะผู้สนับสนุนโครงการ

กลยุทธ์การบริหารโครงการด้านสภาพแวดล้อมภายใน

การบริหารโครงการโดยรวม มีความสำคัญไม่น้อยกว่าสภาพแวดล้อมโครงการ จึงช่วยผลักดันความสำเร็จของโครงการได้ หากผู้บริหารกำหนดกลยุทธ์การบริหารโครงการที่ดี

องค์ประกอบสำคัญของกลยุทธ์การบริหารโครงการ ได้แก่

• การสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง ที่ต้องแสดงออกให้เห็นชัดเจนและเป็นรูปธรรมเพื่อให้มั่นใจว่ามีการรับรู้ทั่วไป
• การมอบอำนาจภายในโครงการ โดยเฉพาะผู้จัดการโครงการ และการกระจายอำนาจภายในโครงการ
• อำนาจในการใช้ทรัพยากร ทั้งทรัพยากรทั่วไปและเงินงบประมาณเพื่อนำมาใช้ในโครงการได้อย่างเพียงพอ
• การตัดสินใจสำคัญ โดยเฉพาะประเด็นทางเทคนิค ต้นทุน ตารางเวลา และการตัดสินใจด้านผลดำเนินงานที่สำคัญ
• สมรรถนะของบุคลากร จะต้องเพียงพอในการดำเนินงานโครงการ ในทุกตำแหน่งตามโครงสร้างองค์กรของโครงการ
• ทีมงานของโครงการ จะต้องมีการจัดสรรและให้มีการจัดจ้างบุคลากรที่เกี่ยวข้องและมีความจำเป็นมาดำเนินการจริง
• ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (MIS) ซึ่งรวมทั้งระบบการควบคุม ติดตาม และรายงานผลความคืบหน้าของการดำเนินโครงการ

ความสำคัญของสภาพแวดล้อมภายนอกโครงการ

ในบางกรณี โครงการบางโครงการไม่อาจจะดำเนินการได้ หากสภาพแวดล้อมโครงการไม่เหมาะสม การบริหารจัดการจึงต้องเน้นการบริหารสภาพแวดล้อมภายนอกโครงการด้วย ได้แก่

(ก) ลูกค้า

(ข) คู่แข่งขัน

(ค) สภาพภูมิศาสตร์

(ง) ภูมิอากาศ

(จ) สภาพสังคมทางกายภาพ

(ช) สภาพเศรษฐกิจ

(ซ) สภาพทางการเมือง

ที่สำคัญคือ สภาพแวดล้อมภายนอกโครงการเหล่านี้ อาจจะมีความสัมพันธ์ เกี่ยวข้องกัน ๗งไม่ได้มีผลเฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หากแต่มีผลกระทบซึ่งกันและกัน และอาจจะร่วมกันมีผลกระทบต่อโครงการพร้อมๆกันก็ได้ การพิจารณาจึงต้องพิจารณาทุกประเด็นว่า สภาพแวดล้อมภายนอกเหล่านี้มีการเปลี่ยนแปลงอย่างไรในระหว่างอายุของโครงการ

ยิ่งโครงการมีระยะเวลาการดำเนินการที่ยาวนาน ก็จะยิ่งทำให้ความไม่แน่นอนของสภาพแวดล้อมเหล่านี้เพิ่มขึ้น และทำให้การบริหารโครงการยากขึ้นกว่าเดิม

โดยทั่วไปสภาพแวดล้อมภายนอกมีผลต่อโครงการใน 3 ลักษณะ

• มีผลต่อผลผลิตที่จะเกิดจากโครงการ
• มีผลต่อเทคโนโลยีที่จะใช้
• มีผลต่อที่ตั้งทางกายภาพของโครงการให้เปลี่ยนแปลงไป

กลยุทธ์การบริหารโครงการด้านสภาพแวดล้อมภายนอก

การพัฒนาสภาพแวดล้อมด้านผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เป็นการสร้างทัศนคติที่ถูกต้อง ความเข้าใจที่ดี และการยอมรับในตัวโครงการของผู้มีส่วนได้ส่วยเสีย โดย

• เรียนรู้เพื่อทำความเข้าใจกับอิทธิพลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ควรสนใจ
• นำข้อมูลที่ได้เรียนรู้มาทำกิจกรรมปรับการรับรู้เกี่ยวกับโครงการ
• หาธรรมชาติเฉพาะของแต่ละกลุ่มและความสนใจต่อโครงการ
• ทำความเข้าใจพฤติกรรมและแรงจูงใจของแต่ละกลุ่ม
• หาความเป็นไปได้ที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละกลุ่มจะมีปฏิกิริยาต่อแนวคิดต่างๆ
• กำหนดประเด็นที่สำคัญและทำแผนตอบโต้เพื่อให้เกิดความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน
• เรียนรู้ว่าผู้บริหารโครงการจะทำอะไรได้บ้างในบทบาทของตนที่จะตอบโต้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่อาจจะผลักดันอยู่เบื้องหลังโครงการ
• กำหนดประเด็นสำคัญที่เป็นเป้าหมายที่ควรจะพิจารณาจากผลกระทบที่เกิดหากมีการรับรู้และยอมรับ ตอบรับโครงการ
• ไม่ละเลยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแม้แต่เป็นกลุ่มเล็กๆ

กลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่อโครงการอาจจะแบ่งออกเป็น

• กลุ่มที่มีบทบาทควบคุมโครงการ เช่น เป็นซับพลายเออร์ ลูกค้า กำกับโครงการ
• กลุ่มที่มีอิทธิพลต่อการดำเนินโครงการด้านศักยภาพ เทคโนโลยี การเงิน สังคม การเมือง กฎหมาย
• กลุ่มที่จำเป็นต้องยอมรับ ให้การสนับสนุนทางบวกแก่โครงการ