การวิเคราะห์การมีส่วนร่วมในโครงการ

     ในการจัดทำแผนงาน/โครงการตามรูปแบบไร้ข้อผิดพลาด 6 sigma มีอยู่ประเด็นหนึ่งที่ผมนำมาใช้ และทำให้เราสามารถวางแผนผู้ที่จะเข้ามาเกี่ยวข้องสัมพันธ์ด้วยได้อย่างครอบคลุม และมีความเหมาะสมในการเลือกใช้ช่องทาง หรือรูปแบบการติดต่อสื่อสาร คือ การใช้ตารางวิเคราะห์การมีส่วนร่วมในโครงการ (ดังรูป)

     โดยด้านซ้ายมือจะเป็นองค์กร/บุคคลที่จะเข้ามาเกี่ยวข้องในแต่ละประเด็น ซึ่งเราสามารถเขียนเป็นฉบับร่างที่กำหนดดูคร่าว ๆ ก่อน เมื่อลงมือวิเคราะห์ตามช่องด้านบนแล้ว ค่อยดำเนินการตัดออกไป เมื่อพบว่ามีความซ้ำซ้อนโดยไม่จำเป็น ซึ่งผลที่ตามมาคือเป็นโครงการที่ไม่มีประสิทธิภาพ ทำให้บุคคลที่ไม่มีความจำเป็นต้องมาร่วมประชุม ก็ต้องมา หรือคนเหล่านั้นอาจจะใช้ช่องทางการติดต่อสื่อสารอื่น ๆ แทนก็ได้ และเป็นการทำให้เสียเวลาของเขาด้วย

     ในแถวบนจะประกอบไปด้วย 2 ประเด็นคือ ลักษณะความสัมพันธ์กับโครงการ และกลยุทธ์ในการสื่อสารและการประสานงานขอความร่วมมือ มีรายละเอียดดังนี้

    1. ลักษณะความสัมพันธ์กับโครงการ ซึ่งมี 5 รูปแบบ ดังนี้
        1.1 ส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์
        1.2 ได้รับผลกระทบจากผลลัพธ์
        1.3 มีประบการณ์และการเรียนรู้
        1.4 เป็นแหล่งทรัพยากร
        1.5 มีอำนาจในการตัดสินใจและสั่งการ

     2. กลยุทธ์ในการสื่อสารและการประสานงานขอความร่วมมือ ซึ่งมี (อย่างน้อย) 5 รูปแบบ ดังนี้
       2.1 ประชุมร่วม 
       2.2 เชิญเข้าร่วมทีม
       2.3 ส่งรายงานการประชุมให้ 
       2.4 ไปพบเพื่อทำความเข้าใจ 
       2.5 วีธีการอื่น ๆ (ถ้ามีก็ให้ระบุ)

ดาวน์โหลด ไฟล์ตารางวิเคราะห์การมีส่วนร่วมในโครงการ