ติดตามผลโครงการบน Risk-Basedต้องออกจากงานประสู่เชิงกลยุทธ์

กิจการในปัจจุบันจำนวนไม่น้อยได้แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าให้ความสำคัญกับขั้นตอนการติดตามและประเมินผลโครงการอย่างมาก ด้วยการออกแบบขั้นตอนนี้ไว้เป็นส่วนหนึ่งของระบบงาน ERP (Enterprise Resource Planning) เป็นส่วนของการบริหารงานโครงการโดยเฉพาะ

และเนื่องจากกระบวนการพัฒนาระบบงาน ERP ยังไม่ได้ลงรายละเอียดในส่วนของการบริหารงานโครงการอย่างเต็มที่ จึงเห็นว่าควรจะให้ข้อเสนอแนะ ที่จะเป็นประโยชน์กับทีมงานที่ได้รับมอบหมาย ให้มีส่วนในการพัฒนาระบบงานบริหารงานโครงการ เพื่อที่ว่ากิจการจะได้ใช้เป็นข้อมูลประกอบการพิจารณา และตัดสินใจดำเนินการต่อไป

ประเด็นที่จะเสนอในส่วนของการพัฒนาขั้นตอนการติดตามผลการดำเนินงานของโครงการ ด้านความก้าวหน้าของโครงการที่เป็นส่วนของหลักการ (Principles) ที่จะใช้เป็นบรรทัดฐานสำหรับกำหนดกรอบแนวทางปฏิบัติต่อไป หากกิจการยอมรับหลักการเหล่านี้ ได้แก่

ประการที่ 1

การติดตามความก้าวหน้าของโครงการระหว่างการดำเนินงาน (Project Monitoring) ถือเป็นงานเชิงกลยุทธ์

จึงได้เกิดการพัฒนาอย่างมาก เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานการติดตามความก้าวหน้าของโครงการ ควรจะแยกออกมาจากการทำงานในลักษณะของงานประจำ (Routine Monitoring) สู่การติดตามเชิงกลยุทธ์ (Strategic Monitoring) แทน

ประการที่ 2

การติดตามความก้าวหน้าการดำเนินงานของโครงการเชิงกลยุทธ์ จึงไม่อาจจะใช้วิธีการดำเนินงานแบบเดียวกันในทุกโครงการ (One-method-fit-to-all) ได้

ความแตกต่างของรูปแบบของการติดตามความก้าวหน้าของการดำเนินงานโครงการในปัจจุบันได้รับการยอมรับว่า การดึงเอาข้อมูลความเสี่ยงมาเป็นฐาน (Risk-based) มีส่วนช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดสรรและบริหารทรัพยากร เวลา และประสิทธิภาพในการนำเสนอผลงานจากการติดตามความก้าวหน้าการดำเนินงานของโครงการได้ดีขึ้นกว่าในอดีต

ประการที่ 3

ตัวขับเคลื่อนความสำเร็จของการปรับกระบวนงานของกิจการสู่ระบบการติดตามความก้าวหน้าของการดำเนินงานโครงการเชิงกลยุทธ์บนฐานความเสี่ยง ได้แก่

• องค์ความรู้ในลักษณะ KM เพื่อใช้เป็นแหล่งข้อมูลในการศึกษาหาความรู้ของผู้ที่เกี่ยวข้องกับการติดตามความก้าวหน้าของโครงการ ผู้รับผิดชอบโครงการ ผู้ตรวจสอบภายใน
• แผนการกระตุ้นให้บุคลากรเข้าสืบค้นองค์ความรู้ และทำการพัฒนาศักยภาพ ความพร้อม ทักษะ ความสามารถระดับบุคคล เพื่อพร้อมที่จะรับหน้าที่ตามแนวคิดใหม่
• นโยบายและทิศทางจากผู้บริหาร เพื่อประกอบการกำหนดวัตถุประสงค์การติดตามความก้าวหน้าของโครงการ และขอบเขตของกหารติดตามงานโครงการ รวมทั้งการระบุโครงการที่ควรจะได้รับความสนใจและใช้รูปแบบการติดตามงานโครงการบนฐานความเสี่ยง
• ผลผลิตจากงานการวิเคราะห์และประเมินความเสี่ยงของโครงการ ที่มีข้อมูลความเสี่ยงของโครงการที่ครบถ้วน ดำเนินการค้นหาและระบุความเสี่ยงบนบรรทัดฐานเดียวกันทั่วทั้งองค์กร
• การประกาศเป็นนโยบายหรือมติที่ประชุมจากผู้บริหารระดับสูง ให้โครงการยอมรับและเตรียมพร้อมที่จะรับกระบวนงานการติดตามความก้าวหน้าของโครงการเชิงกลยุทธ์บนฐานความเสี่ยง
• การจัดสรรทรัพยากร ทีมงานติดตามและประเมินผลที่เพียงพอกับภารกิจที่ได้รับมอบหมาย

ประการที่ 4

หลักการสำคัญในการขับเคลื่อนระบบการติดตามผลความก้าวหน้าของการดำเนินโครงการบนฐานความเสี่ยง คือ ควรจะเริ่มกับโครงการต้นแบบที่มีความพร้อมมากที่สุดก่อนเพียง 1-3 โครงการก่อน

หลังจากนั้น ค่อยดำเนินการตามขั้นตอนของการติดตามความก้าวหน้าการดำเนินโครงการ ให้ครบวงจร จนกระทั่งปิดโครงการต้นแบบนั้น ๆ

หลังจากนั้น ก็นำสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการทดสอบ (Testing) พัฒนาเป็นบทเรียนเพื่อการเรียนรู้ (Lesson Learned) และทำกรอบแนวทางปฏิบัติด้านการติดตามความก้าวหน้าของโครงการบนฐานความเสี่ยงกับโครงการสำคัญ ๆ ที่เหลืออยู่

จนมั่นใจว่าได้เกิดการรับรู้ ความเข้าใจ โดยถือว่าเป็น Adaptive Learning ยังไม่ควรนำไปตัดสินประเมินผลงานของโครงการจริง เพียงแต่ดำเนินการในลักษณะคู่ขนานกับระบบการติดตามความก้าวหน้าของโครงการที่ใช้อยู่เดิม เพื่อให้บุคลากรทุกคนได้พัฒนาตนเอง ซึ่งระยะนี้ถือว่าเป็นระยะของการปรับตัว

ประการที่ 5

ก่อนเริ่มดำเนินการใช้กระบวนงานการติดตามความก้าวหน้าของการดำเนินโครงการจริง ควรออกแบบการประเมินผล เพื่อรับฟังความคิดเห็นและข้อเสนอแนะแบบเปิดกว้าง (Openness) ก่อน จนเกิดความมั่นใจ จึงค่อยเริ่มดำเนินการจริงทั้งองค์กร

การดำเนินการแบบค่อยเป็นค่อยไป (Transformative) แทนที่จะเป็นการสั่งการภาคบังคับ (Evolution) จะช่วยให้เกิดการปรับตัวได้อย่างเพียงพอ และสร้างการยอมรับจากบุคลากรที่เกี่ยวข้อง

ประเด็นนี้มีความสำคัญอย่างมากต่อกิจการ ซึ่งการสร้างมูลค่าเพิ่มและการเติบโตมาจากความสำเร็จของการดำเนินงานโครงการเป็นสำคัญ

ประการที่ 6

หลักการทำงานติดตามความก้าวหน้าของการดำเนินโครงการต้องมีความยืดหยุ่นมากเพียงพอ

เป็นการผ่อนปรนไปตนถึงการยกเลิกการติดตรึงอยู่กับกระบวนการติดตามความก้าวหน้าของการดำเนินโครงการแบบดั้งเดิม หรือรูปแบบที่คุ้นเคย

ขณะเดียวกัน กิจการจะต้องกระตุ้นให้ทีมติดตามผลโครงการท้าทายกับกระบวนงานการติดตามโครงการแบบดั้งเดิม และปรับตัวออกไปสู่กระบวนงานที่มีประสิทธิภาพ และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และความจำเป็นขององค์กรมากกว่า

สิ่งที่ควรจะเป็นกระบวนงานของการติดตามความก้าวหน้าของการดำเนินโครงการ คือ การวางกรอบการติดตามผลโครงการเป็นรายกรณี (Case-by-case Basis)

ประการที่ 7

ในการปรับกระบวนงานติดตามผลโครงการดังกล่าว ต้องอาศัยกากรตัดสินใจเชิงนโยบายจากผู้บริหารระดับสูงของ กิจการ ประกอบกันด้วยว่า กระบวนงานติดตามผลโครงการนั้นยืดหยุ่นเกินไปหรือไม่ อาจจะเสี่ยงต่อการขาดบรรทัดฐานหรือมาตรฐาน จนกลายเป็นช่องทางสร้างความเสี่ยงใหม่หรือไม่

ประการที่ 8

การที่กิจการต้องระมัดระวังเกี่ยวกับการปรับกระบวนงานการติดตามผลความก้าวหน้าของการดำเนินโครงการดังกล่าว เนื่องจากการนักวิชาการเองยังไม่มีต้นแบบในเรื่องนี้ที่จะกำหนดให้กิจการอย่างชัดเจน

ประการที่ 9

กิจการ จึงต้องออกแบบกระบวนงานของการติดตามผลการดำเนินงานโครงการที่เหมาะสม โดยการใช้การพิจารณาด้วยตนเองเป็นหลัก

ซึ่งเป็นเรื่องที่สามารถทำได้ หากกิจการมีความเชื่อในทางบวกต่อการใช้ข้อมูลความเสี่ยงเป็นฐานในการบริหารผลดำเนินงาน (Performance Management) และความเข้าใจและการรับรู้ความเสี่ยงของงานโครงการของกิจการ

กิจการมีความจำเป็นต้องกำกับติดตามผลระหว่างการดำเนินงานโครงการ เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าจะเกิดสัมฤทธิผลจากการดำเนินโครงการนั้น ๆ