บริหารความเสี่ยงโครงการ (Project Risk) ผ่านการวิเคราะห์ความเกี่ยวข้องกันของภาระงาน

อาจารย์ จิรพร สุเมธีประสิทธิ์

[email protected]

ความพยายามในการค้นหาความผูกพันและสัมพันธ์กันระหว่างโครงการ ส่วนหนึ่งเป็นการพิจารณาจากรายละเอียดของภาระงาน เพราะภาระงานระหว่างโครงการมักจะมีความสัมพันธ์กันในบางภาระงาน

หากกิจการเปลี่ยนวิธีคิดจากการตรึงโครงการด้วยตารางเวลาทำงานมาตรึงด้วยภาระงานแทนและโยงไปหากรอบเวลาที่เหมาะสม อาจจะให้ประโยชน์แก่กิจการมากกว่า และไม่ทำให้เวลาเป็นเงื่อนไขข้อกำจัดของโครงการอีกต่อไป

นอกจากนั้น การจัดตารางเวลาของโครงการโดยไม่คำนึงถึงความสัมพันธ์และเกี่ยวข้องกันของภาระงาน ทำให้โครงการไม่สามารถดำเนินงานได้จริงตามตารางเวลา เพราะภาระงานที่มีความพึ่งพาอาศัยและเกี่ยวข้องกัน

ประเด็นที่กิจการควรพิจารณาและคำนึงถึงในการจัดการกับความเสี่ยงของโครงการผ่านการวิเคราะห์ความเกี่ยวข้องกันของภาระงาน ได้แก่

ประการที่ 1

กิจการต้องเตรียมกิจกรรมการควบคุมเป็นกิจกรรมเพิ่มเติมจากภาระงานตามปกติของโครงการ เพราะหากปราศจากการควบคุมความเสี่ยงรวมทั้งกรอบเวลาของการดำเนินภาระงานของโครงการที่เกี่ยวกับโครงการอื่นแล้ว เป็นการยากที่จะทำให้โครงการที่เกี่ยวข้องกันประสบความสำเร็จและบรรลุผลอย่างครบถ้วน

ประการที่ 2

ภาระงานที่เกิดก่อนถือว่าเป็นภาระงานอิสระที่จะมีอิทธิพลต่อกรอบเวลาในการดำเนินงานของภาระงานที่เกี่ยวข้องกัน

จึงเป็นไปไม่ได้ที่จะกำหนดกรอบเวลาของภาระงานที่ต้องรอภาระงานอิสระก่อนที่จะมีความชัดเจนของภาระงานอิสระ

ประการที่ 3

รูปแบบของความสัมพันธ์ในลักษณะพึ่งพาอาศัยกันของภาระงานในโครงการ

รูปแบบที่ 1	Finish-to-Start เป็นรูปแบบของความสัมพันธ์ที่มักจะพบบ่อย คือภาระงานแรกที่เกิดก่อนต้องเสร็จสิ้นและสำเร็จก่อน จึงจะเริ่มภาระงานต่อไปได้ ตัวอย่างเช่น การจัดซื้อจัดจ้างอุปกรณ์ที่จำเป็นในการดำเนินงานโครงการต้องเสร็จและเปิดการตรวจรับและรับมอบอุปกรณ์ก่อนที่จะดำเนินภาระงานนำอุปกรณ์ไปใช้ปฏิบัติงานในโครงการได้
รูปแบบที่ 2	Start-to-Start เป็นรูปแบบของความสัมพันธ์ที่กำหนดให้ภาระงานแรกต้องเริ่มต้นดำเนินการก่อน จึงจะสามารถเริ่มภาระงานที่สองได้ การทิ้งช่วงห่างระหว่างระหว่างการเริ่มต้นดำเนินงานของภาระงาน2ภาระงานขึ้นไปจึงเป็นรูปแบบของความสัมพันธ์นี้ ตัวอย่างเช่น ผู้รับผิดชอบโครงการต้องทำการปิดการจราจร-ห้ามรถเข้าออกก่อนที่จะเริ่มทุบตัวอาคาร
รูปแบบที่ 3	Finish-to- Finish เป็นรูปแบบของความสัมพันธ์อีกรูปแบบหนึ่ง ซึ่งการดำเนินภาระงานแรกจะยังคงดำเนินต่อไปเรื่อยๆตราบเท่าที่ภาระงานอีกภาระงานหนึ่งยังคงมีความคืบหน้าในการดำเนินการ ตัวอย่างเช่น การจัดหาบุคลากรมาคอยจัดระบบการจราจรจะยังคงดำเนินต่อไป ตราบเท่าที่การก่อสร้างอาคารยังรุกล้ำเข้าไปบนพื้นผิวจราจร
รูปแบบที่ 4	Start-to- Finish เป็นรูปแบบของความสัมพันธ์ในลักษณะที่ เมื่อใดก็ตามที่ภาระงานหนึ่งเริ่มต้นดำเนินการ ภาระงานอีกภาระงานหนึ่งที่ดำเนินการอยู่แล้วจะต้องหยุดลงทันที ไม่อาจจะดำเนินการได้ต่อไป

ในการค้นหาความเสี่ยงของโครงการกิจการจะต้องพยายามระบุให้ได้ว่าความสัมพันธ์ระหว่างภาระงานต่างๆภายในโครงการเดียวกันและระหว่างโครงการเป็นรูปแบบใด ระหว่างรูปแบบที่ 1 – 4

วิธีการค้นหาความเสี่ยงในด้านความสัมพันธ์ระหว่างภาระงาน จึงอาจจะต้องใช้การตั้งประเด็นคำถามช่วยให้เกิดการรับรู้ที่ชัดเจน

คำถามที่สำคัญ คือ การถามว่าภาระงานนั้นๆจะต้องอาศัยภาระงานใดให้เกิดขึ้นก่อนหรือจะต้องยุติหรือสิ้นสุดภาระงานนั้น เมื่อภาระงานใดเริ่มต้น

ประการที่ 4

อย่างไรก็ตามโครงการจะเกิดการปรับรูปแบบหรือลักษณะของความสัมพันธ์ระหว่างภาระงาน เมื่อเกิดการปรับเปลี่ยนภาระงานต่างๆที่ใช้ในการดำเนินโครงการหรือเมื่อใดที่โครงการมีการปรับเปลี่ยนตารางเวลาการดำเนินงาน การจัดเรียงลำดับของภาระงานอาจจะเปลี่ยนแปลงไป และทำให้รูปแบบของความสัมพันธ์ระหว่างภาระงานเปลี่ยนไปด้วย

ประการที่ 5

รูปแบบของความสัมพันธ์ระหว่างภาระงานมีความสำคัญต่อแผนการจัดสรรทรัพยากรซึ่งบางกรณีไม่เร่งด่วนมากเพราะต้องรอให้ภาระงานหนึ่งเสร็จก่อนจะเริ่มภาระงานต่อไป

แต่บางภาระงานเกิดพร้อมกัน กิจการจึงต้องแบ่งปันทรัพยากรและจัดสรรเงินงบประมาณมาดำเนินโครงการอย่างเพียงพอ

นอกจากนั้นด้วยความสัมพันธ์ระหว่างภาระงาน จึงทำให้การชะลอหรือความล่าช้าในโครงการหนึ่ง กลายเป็นความเสี่ยงของอีกโครงหนึ่งได้

ยิ่งกว่านั้น ความสมบูรณ์ของโครงการอาจจะต้องเกิดพร้อมกัน ความสำเร็จของโครงการใดโครงการหนึ่งเป็นสิ่งที่ไร้ความหมาย เพราะต้องทำให้โครงการสำเร็จพร้อมกันจนสามารถนำส่งหรือส่งมอบสินค้าและบริหารได้

ประการที่ 6

(1) โครงการในลักษณะแบบนี้ต้องการการบริหารจัดการกับความเสี่ยงในลักษณะที่พิเศษกว่าโครงการที่เป็นอิสระต่อกัน

(2) Dependency Mapping เป็นการทำแผนที่ความพึ่งพาเกี่ยวข้องกันระหว่างโครงการ

(3) Dependency Status Matrix