ผลการแก้ไขปัญหาการปฏิบัติงานด้านงานการเงิน

ตามที่สำนักศึกษาทั่วไป ได้ทำการศึกษาและเรียนรู้ปัญหาหลังการปฏิบัติงานเพื่อพัฒนาการปฏิบัติงาน ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงแนวปฏิบัติด้านการขออนุมัติจัดโครงการต่าง ๆ ภายในสำนักฯ จากปัญหาเรื่องการเบิกจ่าย อะไรเบิกได้ อะไรเบิกไม่ได้ ทำโครงการไปแล้วแต่ไม่สามารถเบิกได้ ฯลฯ โดยแนวทางแก้ไขที่เริ่มปฏิบัติไปแล้วคือ ให้ทุกโครงการต้องผ่านการตรวจของฝ่ายการเงินก่อนจะเสนอขออนุมัติ แนวคิดนี้เป็นการเพิ่มภาระให้ฝ่ายการเงินพอสมควร แต่ถ้าจัดกระบวนการเรียนรู้ให้ดี วิธีนี้จะมีความจำเป็นเพียงระยะหนึ่งเท่านั้น ซึ่งผลจากการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวทำให้ผู้จัดโครงการได้ข้อเสนอแนะในการจัดทำรายการรายจ่ายในโครงการเพื่อให้ถูกต้องเป็นไปตามระเบียบที่มหาวิทยาลัยกำหนด ส่งผลให้การเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายโครงการต่าง ๆ มีปัญหาน้อยลง การเบิกจ่ายถูกต้อง หลักฐานเอกสารครบถ้วนมากขึ้น และผู้จัดทำโครงการและเจ้าหน้าที่งานการเงินได้พบปะแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันในด้านการจัดโครงการทำให้เกิดความเข้าใจในการปฏิบัติงาน ทั้ง 2 ฝ่ายได้เกิดความเข้าใจถึงความต้องการในการปฏิบัติงานเพื่อลดปัญหาด้านการปฏิบัติงาน และทำให้การปฏิบัติงานสามารถดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลทุกส่วนงาน

ส่วนปัญหาการโอนเงินผิดบัญชีนั้น งานการเงินได้เพิ่มแบบฟอร์มใบเบิกค่าสอนในส่วนหัวใบเบิกให้ผู้ขอเบิกได้กรอกรายละเอียดเลขที่บัญชี เบอร์โทรศัพท์ และ E-mail ที่สามารถติดต่อได้ พร้อมลงลายมือชื่อรับรองว่าได้ตรวจสอบรายละเอียดในใบเบิกถูกต้องครบถ้วนแล้ว เพื่อยืนยันว่าการเบิกจ่ายที่งานการเงินจัดทำขึ้นถูกต้องสมบูรณ์ตามภาระงานสอนของอาจารย์ ป้องกันปัญหาข้อผิดพลาดในการเบิกจ่ายเพิ่มขึ้น ซึ่งผลจากการแก้ไขปัญหาดังกล่าวส่งผลให้การเบิกจ่ายมีความถูกต้องและครบถ้วนมากขึ้น และสามารถโอนเงินได้ถูกต้องตามบัญชีเงินฝากที่ผู้ขอเบิกระบุ ทั้งนี้งานการเงินได้ประสานกับธนาคารให้เพิ่มการตรวจสอบก่อนการโอนเงินเพื่อช่วยให้การโอนมีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น

และปัญหาเงินสำรองค่าสอนไม่เพียงพอ เพราะต้องรอการอนุมัติจากงานคลังที่ทำการตรวจสอบอย่างละเอียดนั้น ในปีการศึกษา 2557 ภาคต้น ที่ผ่านมา สำนักศึกษาทั่วไปไม่สามารถขออนุมัติเงินทดรองราชการเพิ่มเติมจากเดิมได้ เนื่องจากสำนักศึกษาทั่วไปใช้เงินทดรองราชการสูงเพียงช่วงดำเนินการจ่ายค่าตอบแทนการสอนเท่านั้น แต่ในช่วงเวลาอื่น ๆ มีการใช้เงินทดรองราชการต่ำจะส่งผลให้ขาดประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานด้านเงินทดรองราชการ ดังนั้น สำนักศึกษาทั่วไปได้เข้าปรึกษาหารือกับส่วนงานกองคลังและพัสดุในการตรวจสอบเอกสารในการเบิกจ่าย และโอนเงินชดเชยคืนให้กับสำนักศึกษาทั่วไปเป็นกรณีพิเศษ โดยกองคลังและพัสดุให้ความอนุเคราะห์ในการตรวจสอบเอกสารและโอนเงินชดเชยให้กับสำนักศึกษาทั่วไปในช่วงดังกล่าวเป็นกรณีพิเศษ โดยทำการโอนเงินชดเชยคืนไม่เกิน 1 สัปดาห์หลังทำการส่งเบิก ส่งผลให้สำนักศึกษาทั่วไปสามารถดำเนินการจ่ายค่าตอบแทนได้รวดเร็วมากขึ้น

จากการเรียนรู้หลังการปฏิบัติงานนั้น ช่วยให้สามารถแก้ไขปัญหาได้ตรงกับปัญหาที่เกิดขึ้นจริงและทันต่อสถานการณ์ในการทำงาน ส่งผลให้การปฏิบัติงานสามารถแก้ไขปัญหาได้ทันเวลา เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานมากขึ้น

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานการเงิน



ความเห็น (2)

เขียนเมื่อ 

ผมชอบตรงประโยคที่มองทะลุอย่างเข้าใจว่า ... แต่ถ้าจัดกระบวนการเรียนรู้ให้ดี วิธีนี้จะมีความจำเป็นเพียงระยะหนึ่งเท่านั้น .....

เขียนเมื่อ 

ต้องขอขอบคุณอาจารย์มาก ๆ ค่ะ ที่แนะนำวิธีการเรียบเรียงความคิดในการเขียนเล่าเรื่องราวต่าง ๆ ค่ะ