เมื่อวันที่ 23 สิงหาคม 2556 เวลา 12.00 – 15.30 น. มีการประชุม ExtraHelp Steering Committee ที่ห้อง Cove ของโรงแรม Sheraton Grande Sukumvit คณะกรรมการชุดนี้ประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญด้านเบาหวานจากเกือบทุกภาคของประเทศ อาทิ ศ.พญ.วรรณี นิธิยานันท์ ศ.คลินิก.นพ.ชัยชาญ ดีโรจนวงศ์ รศ.นพ.สมพงษ์ สุวรรณวลัยกร รศ.พญ.อัมพิกา มังคลารักษ์ รศ.พญ.รัตนา ลีลาวัฒนา รศ.ดร.เนติ สุขสมบูรณ์ พญ.เขมรัสมี ขุนศึกเม็งราย อาจารย์ นพ.เพชร รอดอารีย์...ฯลฯ โดยมี ศ.เกียรติคุณ นพ.เทพ หิมะทองคำ เป็นประธาน คณะกรรมการชุดนี้เคยมีการประชุมกันมาแล้ว 2 ครั้ง
ExtraHelp เป็นโครงการทางด้านสังคมของบริษัท Bristol-Myers Squibb (Thailand), BMS ซึ่งมีเป้าหมายจะผลิตสื่อความรู้เกี่ยวกับโรคเบาหวาน เพื่อให้บุคลากรด้านสุขภาพนำไปใช้ในการทำงาน โดยคุณธัญญา วรรณพฤกษ์ และทีมงาน รับผิดชอบในการผลิต ก่อนหน้าที่จะมีการประชุมครั้งนี้คุณธัญญา ได้ส่ง Outline ของงานที่จะผลิตให้คณะกรรมการทุกคนพิจารณาและให้ความเห็นมาแล้ว
หลังจากคณะกรรมการรับประทานอาหารกลางวันเสร็จ ก็เริ่มการประชุม พญ.ปราณี ไกรลาศศิริ Medical Director ของ BMS เปิดการประชุม สรุปการประชุมครั้งที่ผ่านมา และแจ้งว่า Agenda สำคัญของการประชุมครั้งนี้คือการนำเสนอสื่อ (media) ที่เตรียมมาเพื่อรับฟังความคิดเห็น ได้แก่
- สไลด์ให้ความรู้เรื่องโรคเบาหวาน
- โปสเตอร์
- VDO script สำหรับ HCPs
- VDO script สำหรับประชาชน
ภายในห้องประชุม
อาจารย์เทพได้กล่าวกับที่ประชุมว่า คณะกรรมการชุดนี้เป็นกลุ่มทำความดี ที่มาครบจากทุกภาค และทุกเพศ ทุกวัย... อยากจะเปลี่ยนความคิดในเรื่องของการคัดกรอง
จากซ้าย คุณเต๊าะ คุณธัญญา วรรณพฤกษ์ พญ.ปราณี ไกรลาศศิริ ศ.นพ.เทพ หิมะทองคำ
คุณธัญญาและทีมงาน (คุณเต๊าะ) นำเสนอสื่อชนิดต่างๆ ที่เตรียมมา ซึ่งที่ประชุมได้อภิปรายและแสดงความคิดเห็น ด้วยบรรยากาศที่เป็นมิตร
ความคิดเห็นเกี่ยวกับสไลด์ เช่น
- ปรับขนาดตัวหนังสือให้ใหญ่ขึ้น ใช้สีที่เห็นได้ชัดเจนขึ้น
- คำว่า pre-diabetes จะใช้คำภาษาไทยว่าอย่างไร เช่น ว่าที่เบาหวาน เตรียมเป็นเบาหวาน
- ลดความ abstract ของเนื้อหา
- การสื่อด้วยคนจริง ควรใช้แต่รูป ไม่ต้องใส่ชื่อ
- เอาภาษาอังกฤษออก ต่อไปน่าจะมี version ภาษาท้องถิ่น
- ควรทำ OGTT หรือไม่ และควรทำ ณ ที่ใด
- ใน real life practice ควรจะเน้นการเปลี่ยนแปลงคนที่มี pre-diabetes หรือเน้น early diagnosis
- การคัดกรองยังควรใช้ FPG การแปลผล OGTT มี pre-requisites หลายอย่าง
- ควรพูดถึง pre-diabetes ในแง่ของ continuum เป็นต้น
พญ.เขมรัสมีเล่าว่า ให้กองทุนสุขภาพชุมชนทำ verbal screening ถ้ามีความเสี่ยง รพ.สต. จึงเจาะเลือด ถ้าสงสัยป่วย รพช. ตรวจเพื่อยืนยัน
ที่ประชุมมีความเห็นตรงกันว่าสไลด์ชุดนี้มีเป้าหมายเพื่อ increase awareness กระตุ้นให้มีการคัดกรองมากขึ้น การคัดกรองแล้วเกิด alarm ดังนั้นจะใช้เครื่องมืออะไรก็ได้ แต่ต้องมีทางออกรองรับ โดยบอกว่าจะต้องทำอะไร เท่าไหร่ อย่างไร
รศ.นพ.สมพงษ์ เสนอว่าควรทำสไลด์ให้สั้นลงและสไลด์สุดท้ายควรให้ความคิดรวบยอด
คุณธัญญาได้นำเสนอข้อมูลผลของโปรแกรมปรับเปลี่ยนพฤติกรรม เช่น BeMo Fat Fighter ที่ลดไขมัน ลดน้ำหนักของบุคลากร รพ.เทพธารินทร์ได้ และผลของโครงการมหานครปลอดเบาหวานที่พบว่าสามารถปรับเปลี่ยนภาวะน้ำตาลในเลือดให้ดีขึ้นได้
ทีมงานได้นำเสนอโปสเตอร์ 8 เรื่อง ซึ่ง concept ในการออกแบบเน้นการใช้รูปภาพ ไม่ให้มีข้อความมากเกินไป เล่นสี เน้นความเป็นมิตรกับพื้นที่ หัวข้อคือ Keywords ต่างๆ ที่ต่อเนื่องกับสไลด์
คุณเต๊าะนำเสนอโปสเตอร์
ความคิดเห็นของที่ประชุมเกี่ยวกับโปสเตอร์ มีดังนี้
- ควรใช้ภาษาง่ายๆ ภาษาวัยรุ่นมาเร็วไปเร็ว คนไม่เข้าใจ
- สีและขนาดของตัวหนังสือ
- Text เยอะไปในโปสเตอร์บางเรื่อง
- ปรับรูปบางรูป เช่น คนอ้วนลงพุง
- ให้นึกถึง setting ที่จะเอาไปใช้ให้กว้างขึ้น เช่น ที่วัด โบสถ์ มัสยิด
- เนื้อหาที่บอกเรื่องการตรวจน้ำตาลในเลือด ควรบอกว่าจะตรวจก่อนอาหาร (หลังอดอาหาร) หรือหลังอาหารก็ได้
สำหรับ VDO คุณเต๊าะ เล่าว่าจะมีสไตล์การถ่ายทำแบบรายการเป็น อยู่ คือ มีลักษณะของการคุยกัน + ภาพบรรยากาศหรือกิจกรรม ไม่ใช่ VDO present ธรรมดา เพื่อสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับโรคเบาหวาน ที่ประชุมมีความเห็นดังนี้
- เลือกเนื้อหา บางเรื่องอาจไม่จำเป็นต้องสื่อแล้ว
- ควรสื่อให้รู้ว่าจะต้องทำอะไร อย่างไร
- กำหนดให้ชัดว่า focus target group ใด
เป็นต้น
เหลือเวลา 15 นาทีสุดท้าย พญ.ปราณี ขอให้กำหนดการทำงานขั้นต่อไป ที่ประชุมสรุปว่าขอให้ทีมการผลิตส่งรายละเอียด (details) ให้คณะกรรมการให้ความเห็นภายในวันที่ 15 กันยายน และให้คณะกรรมการส่งความเห็นกลับภายใน 1 สัปดาห์ ประมาณกลางเดือนตุลาคม ทีมการผลิตจะทยอยส่งงาน draft แรกให้พิจารณา เป้าหมายหลักคือให้งานทุกชิ้นสามารถใช้ได้ภายในสิ้นเดือนธันวาคม 2556 ผลงานทั้งหมดเป็น copyright ของ ExtraHelp Steering Committee
น่าดีใจที่อีกไม่นานเราจะมีสื่อสำหรับให้ความรู้แก่บุคลากรและประชาชนเกี่ยวกับโรคเบาหวาน ที่มีการวางแผนการผลิตอย่างมีคุณภาพ และผ่านการพิจารณาของผู้เชี่ยวชาญซึ่งเป็นที่ยอมรับในวงการเบาหวาน
การเข้าร่วมเป็นคณะกรรมการชุดนี้ ดิฉันได้เรียนรู้วิธีการจัดการประชุมที่มีมาตรฐานอีกรูปแบบหนึ่งของบริษัทเอกชน ทั้งในเรื่องการติดต่อนัดหมาย การเตือน เอกสารการประชุมทั้ง agenda และรายงานการประชุมเป็นภาษาอังกฤษทั้งหมด การประชุมที่เป็นไปตาม agenda และตรงตามเวลาที่กำหนด รวมทั้งมีการประเมินผลการประชุมแต่ละครั้งด้วย (ประเมินผลการประชุมในภาพรวม ความเพียงพอของเวลา การบรรลุวัตถุประสงค์)
วัลลา ตันตโยทัย
แวะมาเรียนรู้การจัดประชุมด้วยคนค่ะ