เมื่อวันที่ 23 สิงหาคม 2556 เวลา 12.00 – 15.30 น. มีการประชุม ExtraHelp Steering Committee ที่ห้อง Cove ของโรงแรม Sheraton Grande Sukumvit คณะกรรมการชุดนี้ประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญด้านเบาหวานจากเกือบทุกภาคของประเทศ อาทิ ศ.พญ.วรรณี นิธิยานันท์ ศ.คลินิก.นพ.ชัยชาญ ดีโรจนวงศ์ รศ.นพ.สมพงษ์ สุวรรณวลัยกร รศ.พญ.อัมพิกา มังคลารักษ์ รศ.พญ.รัตนา ลีลาวัฒนา รศ.ดร.เนติ สุขสมบูรณ์ พญ.เขมรัสมี ขุนศึกเม็งราย อาจารย์ นพ.เพชร รอดอารีย์...ฯลฯ โดยมี ศ.เกียรติคุณ นพ.เทพ หิมะทองคำ เป็นประธาน คณะกรรมการชุดนี้เคยมีการประชุมกันมาแล้ว 2 ครั้ง
ExtraHelp เป็นโครงการทางด้านสังคมของบริษัท Bristol-Myers Squibb (Thailand), BMS ซึ่งมีเป้าหมายจะผลิตสื่อความรู้เกี่ยวกับโรคเบาหวาน เพื่อให้บุคลากรด้านสุขภาพนำไปใช้ในการทำงาน โดยคุณธัญญา วรรณพฤกษ์ และทีมงาน รับผิดชอบในการผลิต ก่อนหน้าที่จะมีการประชุมครั้งนี้คุณธัญญา ได้ส่ง Outline ของงานที่จะผลิตให้คณะกรรมการทุกคนพิจารณาและให้ความเห็นมาแล้ว
หลังจากคณะกรรมการรับประทานอาหารกลางวันเสร็จ ก็เริ่มการประชุม พญ.ปราณี ไกรลาศศิริ Medical Director ของ BMS เปิดการประชุม สรุปการประชุมครั้งที่ผ่านมา และแจ้งว่า Agenda สำคัญของการประชุมครั้งนี้คือการนำเสนอสื่อ (media) ที่เตรียมมาเพื่อรับฟังความคิดเห็น ได้แก่
ภายในห้องประชุม
อาจารย์เทพได้กล่าวกับที่ประชุมว่า คณะกรรมการชุดนี้เป็นกลุ่มทำความดี ที่มาครบจากทุกภาค และทุกเพศ ทุกวัย... อยากจะเปลี่ยนความคิดในเรื่องของการคัดกรอง
จากซ้าย คุณเต๊าะ คุณธัญญา วรรณพฤกษ์ พญ.ปราณี ไกรลาศศิริ ศ.นพ.เทพ หิมะทองคำ
คุณธัญญาและทีมงาน (คุณเต๊าะ) นำเสนอสื่อชนิดต่างๆ ที่เตรียมมา ซึ่งที่ประชุมได้อภิปรายและแสดงความคิดเห็น ด้วยบรรยากาศที่เป็นมิตร
ความคิดเห็นเกี่ยวกับสไลด์ เช่น
พญ.เขมรัสมีเล่าว่า ให้กองทุนสุขภาพชุมชนทำ verbal screening ถ้ามีความเสี่ยง รพ.สต. จึงเจาะเลือด ถ้าสงสัยป่วย รพช. ตรวจเพื่อยืนยัน
ที่ประชุมมีความเห็นตรงกันว่าสไลด์ชุดนี้มีเป้าหมายเพื่อ increase awareness กระตุ้นให้มีการคัดกรองมากขึ้น การคัดกรองแล้วเกิด alarm ดังนั้นจะใช้เครื่องมืออะไรก็ได้ แต่ต้องมีทางออกรองรับ โดยบอกว่าจะต้องทำอะไร เท่าไหร่ อย่างไร
รศ.นพ.สมพงษ์ เสนอว่าควรทำสไลด์ให้สั้นลงและสไลด์สุดท้ายควรให้ความคิดรวบยอด
คุณธัญญาได้นำเสนอข้อมูลผลของโปรแกรมปรับเปลี่ยนพฤติกรรม เช่น BeMo Fat Fighter ที่ลดไขมัน ลดน้ำหนักของบุคลากร รพ.เทพธารินทร์ได้ และผลของโครงการมหานครปลอดเบาหวานที่พบว่าสามารถปรับเปลี่ยนภาวะน้ำตาลในเลือดให้ดีขึ้นได้
ทีมงานได้นำเสนอโปสเตอร์ 8 เรื่อง ซึ่ง concept ในการออกแบบเน้นการใช้รูปภาพ ไม่ให้มีข้อความมากเกินไป เล่นสี เน้นความเป็นมิตรกับพื้นที่ หัวข้อคือ Keywords ต่างๆ ที่ต่อเนื่องกับสไลด์
คุณเต๊าะนำเสนอโปสเตอร์
ความคิดเห็นของที่ประชุมเกี่ยวกับโปสเตอร์ มีดังนี้
สำหรับ VDO คุณเต๊าะ เล่าว่าจะมีสไตล์การถ่ายทำแบบรายการเป็น อยู่ คือ มีลักษณะของการคุยกัน + ภาพบรรยากาศหรือกิจกรรม ไม่ใช่ VDO present ธรรมดา เพื่อสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับโรคเบาหวาน ที่ประชุมมีความเห็นดังนี้
เป็นต้น
เหลือเวลา 15 นาทีสุดท้าย พญ.ปราณี ขอให้กำหนดการทำงานขั้นต่อไป ที่ประชุมสรุปว่าขอให้ทีมการผลิตส่งรายละเอียด (details) ให้คณะกรรมการให้ความเห็นภายในวันที่ 15 กันยายน และให้คณะกรรมการส่งความเห็นกลับภายใน 1 สัปดาห์ ประมาณกลางเดือนตุลาคม ทีมการผลิตจะทยอยส่งงาน draft แรกให้พิจารณา เป้าหมายหลักคือให้งานทุกชิ้นสามารถใช้ได้ภายในสิ้นเดือนธันวาคม 2556 ผลงานทั้งหมดเป็น copyright ของ ExtraHelp Steering Committee
น่าดีใจที่อีกไม่นานเราจะมีสื่อสำหรับให้ความรู้แก่บุคลากรและประชาชนเกี่ยวกับโรคเบาหวาน ที่มีการวางแผนการผลิตอย่างมีคุณภาพ และผ่านการพิจารณาของผู้เชี่ยวชาญซึ่งเป็นที่ยอมรับในวงการเบาหวาน
การเข้าร่วมเป็นคณะกรรมการชุดนี้ ดิฉันได้เรียนรู้วิธีการจัดการประชุมที่มีมาตรฐานอีกรูปแบบหนึ่งของบริษัทเอกชน ทั้งในเรื่องการติดต่อนัดหมาย การเตือน เอกสารการประชุมทั้ง agenda และรายงานการประชุมเป็นภาษาอังกฤษทั้งหมด การประชุมที่เป็นไปตาม agenda และตรงตามเวลาที่กำหนด รวมทั้งมีการประเมินผลการประชุมแต่ละครั้งด้วย (ประเมินผลการประชุมในภาพรวม ความเพียงพอของเวลา การบรรลุวัตถุประสงค์)
วัลลา ตันตโยทัย
แวะมาเรียนรู้การจัดประชุมด้วยคนค่ะ