(กิจกรรม...มินิสภากาแฟ...ของ 10 ห้องปฏิบัติการในกลุ่มงานพยาธิวิทยา ภายใต้หัวข้อ “WE LOVE KM” ระหว่างวันที่15 ม.ค.56 – 30 เม.ย.56)
การจัดกิจกรรมของคนกลุ่มใหญ่นั้น ปัญหาที่เกิดขึ้นคือเวลาที่ไม่ตรงกัน ทำให้กิจกรรมนั้นๆมีผู้เข้าร่วมแค่ช่วงสั้นๆแล้วก็...แว๊ป...ไปทำงาน ทำให้ได้รับข้อมูลไม่ครอบคลุมและทั่วถึง การสื่อสารที่ขาดช่วง เนื่องจากภาระงานก็ต้องรับผิดชอบ กิจกรรมก็อยู่ร่วมนานไม่ได้ ดังนั้นจึงเกิดกิจกรรม...มินิสภากาแฟขึ้นเพื่อตอบสนองข้อจำกัดในเรื่องเวลาและการได้รับข้อมูลให้ครบถ้วน
การนำKMสู่ห้องปฏิบัติการนั้นถือว่าเป็นการตอบสนองนโยบายเชิงรุกของกลุ่มงานที่ได้มอบให้ทีมผึ้งงานได้ทำกิจกรรมในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โดยเน้นให้เข้าถึงทุกคนในกลุ่มงานได้มีส่วนร่วมและได้เรียนรู้ร่วมกัน เกี่ยวกับพื้นฐานของการจัดการความรู้ โดยมุ่งเน้นถึงความพร้อมของบุคลากรที่จะทำกิจกรรมเป็นสำคัญ...จนมีสโลแกนว่า “ พร้อมเมื่อไหร่....เจอกัน ทีมผึ้งงานพร้อมเสริฟ KM...ถึงงานคุณ”
เมื่องานท่านพร้อม....มินิสภากาแฟ...ก็จะบุกไปถึงงานนั้นๆ โดยใช้เวลา 30 นาที เพื่อร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ การเตรียมการนั้นก็เป็นสิ่งที่นำไปสู่ปัจจัยแห่งความสำเร็จของงาน
กระบวนการจัดการความรู้(KM Processes:KMP)....สู่ห้องปฏิบัติการนั้น...เริ่มจาก (....ใจของทีมงานก่อน...) ซึ่งมี 7 ขั้นตอนคือ
1. การค้นหาความรู้ / การบ่งชี้ความรู้
เริ่มด้วยการค้นหาความรู้ใดที่ยังขาดอยู่ของคนในห้องปฏิบัติการ ในด้านการจัดการความรู้และก็ค้นหา รวบรวมความรู้พื้นฐานด้านต่างๆที่จำเป็นต้องรู้
2. การสร้างและแสวงหาความรู้
วางแผนข้อมูลรวมถึงการแสวงหาความรู้ว่ามีเพียงพอหรือไม่ รวมถึงการวางหัวข้อ แนวทาง ข้อมูลต่างๆที่คิดว่าจำเป็นที่ทุกคนจะต้องรู้และทำให้ง่ายต่อการเข้าถึง
3. การจัดการความรู้ให้เป็นระบบ
เมื่อรวบรวม เรียบเรียงแล้วก็จัดการความรู้ให้เป็นระบบโดยทำเป็นรูปเล่ม เพื่อเป็นเอกสารสำหรับประกอบกิจกรรม
4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้
โดยได้นำความรู้ทั้งหมดมาสรุปย่อ ให้ได้ใจความสำคัญและทำเป็นโปสเตอร์ เพื่อเป็นอุปกรณ์ในการนำเสนอเคลื่อนที่ (จำนวน 15 แผ่น)
5. การเข้าถึงความรู้
ได้ใช้เอกสารประกอบ(รูปเล่ม)และการใช้โปสเตอร์ประกอบการบรรยาย รวมถึงการใช้คอมพิวเตอร์ในการเข้าถึงความรู้
6. การแลกเปลี่ยนเรียนรู้
6.1 โดยการใช้บอร์ด “ WE LOVE KM ” ไว้ติดผลงานของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ กลุ่มงานพยาธิวิทยา
6.1 การประชาสัมพันธ์ผ่าน Social media ,fb ,line
6.2 Web blog การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของคนทำงานซึ่งเป็น blog ของการจัดการความรู้
( www.gotoknow.org/labcancer )
7. การเรียนรู้
การปรับกิจกรรมต่างๆ ให้ง่ายต่อการเรียนรู้และเข้าถึง โดยการสาธิตการเขียน blog เพื่อเผยแพร่ผลงานและแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับหน่วยงานอื่นๆทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร เพื่อให้เกิดการเชื่อมโยงเครือข่ายในการทำงาน
กระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management Processes:CMP)
นั้นถือว่าเป็นปัจจัยนำไปสู่ความสำเร็จ ควบคู่ไปกับ KMPซึ่งมี 6 ขั้นตอน
1. การเตรียมการและการปรับเปลี่ยนพฤติกรรม
- การจัดเตรียมกิจกรรมให้เหมาะสมกับข้อจำกัดของผู้เข้าร่วมกิจกรรม เช่น การจัดทำในรูปแบบ มินิสภากาแฟ....( กลุ่มเล็กๆแต่ทั่วถึง) เป็นการเข้าถึงเมื่อคุณพร้อมที่จะเรียนรู้ โดยให้ผู้ร่วมกิจกรรมเป็นผู้กำหนด
- จัดทีมทำงานที่รับผิดชอบ
2. การสื่อสาร
- ต้องอธิบายถึงกิจกรรมที่ทำให้ทุกคนได้เข้าใจ รวมถึงประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นกับทุกคนและทุกคนต้องมีส่วนร่วม
3. กระบวนการและเครี่องมือ
- โดยการเลือกใช้กระบวนการและเครื่องมือให้เหมาะสมและสะดวกในการที่จะช่วยให้เกิดการเข้าถึง ถ่ายทอดและแลกเปลี่ยนความรู้ได้สะดวก เช่น การใช้กระดานเคลื่อนที่ เพื่อประกอบแผ่นโปสเตอร์พิมพ์เขียวและใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ต่ออินเตอร์เน็ตได้ (สำรวจข้อมูลก่อน....ถ้าห้องปฏิบัติการไหนไม่มี....ก็จะเตรียมไปด้วย พร้อมเน็ตไร้สาย(ส่วนตัว) เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการจะนำเสนอได้)
4. การเรียนรู้
- ซึ่งเพื่อสร้างความเข้าใจและตระหนักถึงความสำคัญและหลักการของKM โดยการเรียนรู้ต้องพิจารณาถึงเนื้อหา กลุ่มเป้าหมาย วิธีการ การประเมินและปรับปรุง
5. การวัดผล
- มีแบบสอบถาม ( ก่อนกิจกรรม / ขณะทำกิจกรรม / หลังกิจกรรม)
- เพื่อให้ทราบว่าดำเนินการได้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ แล้วนำผลการวัดที่ได้มาใช้ในการปรับปรุง แผนการดำเนินการให้ดีขึ้น
- นำผลการวัดที่ได้มาใช้ในการสื่อสารกับบุคลากรในทุกระดับให้เห็นถึงประโยชน์ของการจัดการความรู้
- หลังกิจกรรม 3 เดือนมีการประเมินความรู้ความเข้าใจในการใช้ KM ในการทำงานอีกครั้ง
6. การยกย่องชมเชยและให้รางวัล
- การให้รางวัลนั้นเป็นการสร้างแรงจูงใจให้เกิดการมีส่วนร่วมกิจกรรมของบุคลากร
- กิจกรรมนี้ได้แจกของที่ระลึกให้กับทุกคนที่ได้เข้าร่วมกิจกรรม
สิ่งที่คาดหวังจากกิจกรรม
1. .ให้ทุกคนในกลุ่มงานได้มีความรู้พื้นฐานด้าน KM
2. มีการนำเอาความรู้ที่ได้นั้น นำมาพัฒนางาน
3. รู้จักนำผลงานที่มีอยู่ เผยแพร่ แลกเปลี่ยนเรียนรู้ผ่านเครื่องมือต่างๆของKM
สิ่งที่ได้จากแบบสอบถาม
1. ก่อนเข้าร่วมกิจกรรม.....ท่านคาดหวังเกี่ยวกับกิจกรรมKM นี้อย่างไร?
- 40%หวังว่าจะได้รับความรู้ความเข้าใจมากขึ้นรองลงมา30% จะนำไปช่วยพัฒนางานและ24% อยากรู้ว่าKMคืออะไร?เหลือ 6% คิดว่าจะจัดการความรู้ได้
2. ขณะทำกิจกรรม…..ท่านคิดว่ากิจกรรมนี้น่าสนใจหรือไม่?และต้องการแบบไหน?
- 100% คิดว่าเป็นกิจกรรมที่น่าสนใจ
- เกือบครึ่ง ไม่แสดงความคิดเห็นว่าต้องการกิจกรรมแบบไหน?
- 18% บอกว่ากิจกรรมแบบนี้ดีแล้ว รองลงมาอยากมีส่วนร่วมในการตอบปัญหาชิงรังวัลและอยากให้จัดตลาดนัดความรู้
3. หลังกิจกรรม ......ท่านจะนำไปใช้ประโยชน์อย่างไร? / อยากทราบเรื่องใดเพิ่มเติมเกี่ยวกับKM
- เกินครึ่ง บอกว่าจะนำไปปรับใช้กับงาน เพื่อพัฒนางานและเพิ่มประสิทธิภาพของงาน
- รองลงมา คือจะใช้เป็นเครื่องมือในการทำงานและกำหนดความรู้ของงานให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและแบ่งปันนในบล็อกการจัดการความรู้ของคนทำงาน (รวมพลคนพยาธิ)
- เรื่องที่อยากรู้เพิ่มเติม.....เกินครึ่งไม่แสดงความคิดเห็น รองลงมาคือเรื่องทั่วๆไปเกี่ยวกับKM /การต่อยอดและกิจกรรม รวมถึงการนำประสบการณ์มาเล่าสู่กันฟัง
บทสรุปของกิจกรรม
จากกิจกรรม “ 10 ห้องปฏิบัติการ VS 10 ประสบการณ์ KM”นี้เป็นการนำเอาความรู้พื้นฐานการจัดการความรู้มาบอกกล่าวเล่าสู่กันฟังในกลุ่มเล็กๆ (มินิสภากาแฟ)ในห้องปฏิบัติการ ในเวลาที่ผู้ร่วมกิจกรรมมีความพร้อมในการที่จะแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (โดยผู้ร่วมกิจกรรมเป็นผู้กำหนดวันเอง)และใช้เวลาไม่มากเกินไป ไม่น้อยเกินไป(~30 นาที ...ซึ่งเหมาะสำหรับเป็นการเริ่มต้น ซึ่งมีเวลาจำกัดและไม่ทำให้เบื่อหน่ายหรือเครียดกับเนื้อหาที่ไม่คุ้นเคย บางคนได้ยินชื่อKMก็ไม่อยากรู้กลัวภาระงาน...) โดยเน้นบรรยากาศสบายๆ เป็นกันเอง ซึ่งมีแผนภาพจากบอร์ด สรุปอธิบายไว้ง่ายๆให้ข้าใจ รวมถึงมีรายละเอียดในเอกสารแจกประกอบ
การเข้าถึง...ในห้องปฏิบัติการมีข้อดีคือ
การแลกเปลี่ยนเรียนรู้สามารถเข้าได้ทั่วถึง
ถึงแม้ว่าจะใช้เวลาในการทำกิจกรรมถึง 8 ครั้งก็ตาม (มี2
ห้องรวมกัน 2 ครั้ง เนื่องจากคนน้อg เมื่อเสร็จแล้ว
ก็ได้นำภาพกิจกรรมกลุ่มต่างๆมาติดที่บอร์ด “ WE LOVE KM “ ให้เพื่อนๆอ่านติดตามกัน
อีกทั้งเป็นการกระตุ้นให้เกิดการตื่นตัวในการทำกิจกรรม
และได้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้บน Web blog ของ gotoknow.org/labcancer
ซึ่งเป็นบล็อกของกลุ่มงาน เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับสาขาวิชาชีพภายนอก กิจกรรมนี้มีข้อเสียอยู่บ้างที่....เมื่อหมดกิจกรรมแล้ว
ภาระงานที่มากทำให้ไม่มีการติดตามหรือลงบทความต่อเนื่องของงานห้องปฏิบัติการต่างๆ
ซึ่งคงต้องอาศัยโอกาสต่อๆไปในการที่จะกระตุ้นให้เกิดกิจกรรมต่อเนื่องต่อไป สิ่งที่ได้จากกิจกรรม 1.
ทำให้ผู้ร่วมกิจกรรมได้รู้จักและเข้าใจพื้นฐานการจัดการความรู้ไปในทิศทางเดียวกันและเข้าใจตรงกันในสิ่งที่พูดถึงเรื่องKM 2.
ได้เรียนรู้ที่จะนำประสบการณ์ที่ได้รับมาเผยแพร่และแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับเครือข่ายในวิชาชีพ
ในสื่ออินเตอร์เน็ต (blog เพื่อการจัดการความรู้) 3.
จากแบบสอบถามที่ได้ ทำให้เห็นถึงสิ่งที่ผู้ร่วมกิจกรรมนี้ต้องการที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมหรือแนวทางในการปรับปรุง
/ แก้ไข /ปัญหาที่เกิดขึ้น / รูปแบบความต้องการจากผู้ปฏิบัติ 4.
ความคิดเห็นที่แตกต่าง.....อาจจะกลายเป็นสินทรัพย์ทางปัญญาอันมีค่าหรือเกิดนวัตกรรมใหม่ๆในอนาคต กลุ่มผึ้งงานซึ่งพยายามตั้งใจในการทำงานเต็มที่
ต้องขอขอบคุณทุกห้องปฏิบัติการที่ให้โอกาสได้มาร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันและทุกคนมีความกระตือรือร้นให้ความสนใจ
ในการทำกิจกรรม อย่างน่ายกย่องอย่างยิ่ง ทำให้ทีมงานมีกำลังใจในการทำงานจนสำเร็จ
โอกาสหน้าคงจะมีโอกาสได้ร่วมกิจกรรมด้วยกันอีก ....ความพยายามอยู่ที่ไหน...ความสำเร็จอยู่ที่นั่น...เหมือนมีคำกล่าวที่ว่า
ถ้าเริ่มแรกเราติดกระดุมเม็ดแรกได้ถูกต้องแล้ว เม็ดต่อไปก็ไม่มีปัญหา ...เปรียบเหมือน KM ถ้าเราเข้าใจพื้นฐานถูกต้องและไปในทิศทางเดียวกัน
ก้าวย่างที่สำเร็จ...ก็รอเราไปถึงเช่นกัน....
ขออนุญาตนำแนวคิดดีๆ นี้ไปประยุกต์ใช้นะคะ ขอบคุณค่ะ
สวัสดีค่ะคุณดารนี ชัยอิทธิพร
- สิ่งไหนที่ได้ประโยชน์ ยินดีเป็นอย่างยิ่งค่ะ เป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างกันค่ะ
-ขอบคุณสำหรับดอกไม้และกำลังใจที่ท่านมอบให้ค่ะ