การสื่อสารภายในองค์กร.........เรื่องเก่า เล่าใหม่

ถ้าองค์กรของคุณเป็นองค์กรขนาดกลาง มีทีมบริหาร ทีมทำงาน แบ่งสายการบริหารงานอย่างชัดเจน

แน่นอน ไม่ต้องพูดถึง Job description ทุกคนต้องรู้จัก และทุกตำแหน่งหน้าที่ต้องมี

แต่องค์กรของคุณ เป็นเหมือนกับที่ดิฉันเจออยู่ตอนนี้ไหมคะ

ทุกคนรู้หน้าที่ของตนเอง จริงหรือ ??? 

งานที่วุ่นวายอยู่ทุกวันนี้ เป็นเพราะ คนทำงานไม่ได้ทำงานตามหน้าที่ของตน ใช่หรือไม่ ???

หรือเป็นเพราะว่า Job description ที่เขียนออกมานั้น ไม่ครอบคลุม เนื้องานทั้งหมดที่ทำจริงๆ ???

แต่........ อย่างไรก็ตาม........

เมื่อปัญหาเกิดขึ้น คนที่ต้องรับผิดชอบ คือ ผู้บริหาร หรือหัวหน้าหน่วยงานนั้น

เอ่อ.......จะพูดเรื่องการสื่อสารในองค์กร ไหงมาออกเรื่องนี้ไปได้เนี่ย ???

ปัญหาที่จะมาถามในวันนี้ คือ คุณจะแก้ปัญหาเรื่องการสื่อสารภายในองค์กรอย่างไร ???

ฟังดูออกจะกว้างสักหน่อย เรื่องมันมีอยู่ว่า ........

ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร เรียกผู้บริหารระดับรองเข้ามาคุยเรื่องงานบางอย่าง 

ซึ่งใครๆ ก็ทราบดีว่า งานนั้น เป็นหน้าที่ และความรับผิดชอบของคนอื่น แต่คนอื่น ที่ว่านั้น ไม่ทำ ไม่อยากทำ 

(ไม่น่าเชื่อนะคะว่ามีคนประเภทนี้ในองค์กร แต่ขอบอกว่ามีค่ะ เยอะด้วย........นี่คือ ความจริง) 

ซึ่งเป็นงานที่ต้องอาศัยการประสาน ร่วมมือกันระหว่างแผนก และคนที่โดนเรียกเข้ามาคุย (ผู้บริหารระดับรอง) ก็มี authority มากพอที่จะทำตรงนี้ได้

แต่เรื่องกลับกลายเป็นว่า คุยกันไม่เข้าใจ คนสั่ง (ผู้บริหารระดับสูง) ก็สั่งอย่างเร็ว คนรับคำสั่ง (ผู้บริหารระดับกลาง) ที่มีความเข้าใจอีกแบบหนึ่ง อยู่ในใจลึกๆ อยู่แล้ว 

ก็กลับมองว่ามันไม่ใช่งานของตัวเอง ทีนี้ก็กลายเป็นว่า เกิดช่องว่าง ระหว่างคนสั่งให้ทำ กับคนรับคำสั่ง แล้วคุณทราบไหมว่า เกิดอะไรขึ้นตามมา

แน่นอนว่า ความปั่นป่วนในองค์กร เกิดแน่ ๆค่ะ ทั้งคนทำงาน ต้องแก้ปัญหาที่หน้างาน ทั้งคนที่มาเกี่ยวข้อง ก็ต้องกลายมาเป็นภาระกันไปหมด วุ่นวาย 

เป็นงูกินหางอยู่ทุกวันนี้ ไม่จบไม่สิ้น สาเหตุส่วนใหญ่ เกิดจากการสื่อสารที่ไม่เข้าใจกันทั้งสิ้น 

(ดิฉันไม่ได้เข้า course เรียน เรื่อง RCA หรอกนะคะ แต่คิดเอาตามที่เห็น และมองจากสิ่งที่เป็นอยู่เท่านั้นเองค่ะ)

สิ่งที่อยากถามท่านผู้อ่าน ญณ ตอนนี้ คือ เราจะทำอย่างไร ให้ปิดช่องว่างตรงนั้นให้ได้ เพื่อให้การทำงานราบรื่น ไม่สะดุด และองค์กรของเราก็จะก้าวเดินได้อย่างมั่นใจค่ะ

[พ.แจ่มจำรัส]

ที่ทำงานเรียกJob description ว่า JD

เคยถามเด็กเล่นๆว่ารู้จัก JD หรือเปล่า น้องเขาตอบจริงๆกลับมาว่า

รู้ค่ะ เคยไปไหว้บ่อยๆ ฮา...

.........

ตอนนี้กำลังปรับปรุงเขียน JD ใหม่ทั้งหมด 11 JD  ซึ่งก็เขียนไปตามลักษณะงานที่รับผิดชอบ ส่วนวิธีปฏิบัติ WI (Work Instruction)ก็จะเขียนไว้อีกแบบหนึ่ง

แต่เวลาทำงานก็จะเจอคำสั่งจากผู้บริหารอีกอย่างหนึ่ง และอารมณ์หนึ่ง และก็จะเกิดความสับสนในคำสั่ง อย่างในบันทึกนี้ ล่ะครับ (นึกว่ามีเฉพาะที่ทำงานผู้เขียน)

ในความคิดของผู้เขียนคิดว่าการจะสั่งงานจะต้องเกิดจากการหารือ Meeting จนตกผลึก มีบันทึกการประชุม อย่างเป็นทางการ เพื่อนำไปปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง

 

[ไออุ่น]

ขอบคุณค่ะ พ. แจ่มจรัส 

ความวุ่นวายในงาน มีอีกเยอะแยะค่ะ ถ้าทำงานไม่สะดุด เราก็ไม่ต้องมาแก้ปัญหาตรงนี้สิคะ

มองว่าเป็นความท้าทาย ที่เราต้องค่อยๆ แก้ไปทีละประเด็นดีกว่าค่ะ

ตอนนี้ยังมีอีกหลายอย่างที่รออยู่ค่ะ

สู้ๆ ค่ะ :)