วิถีแห่งองค์กรอัจฉริยะ
วิถีแห่งองค์กรอัจฉริยะ
ศ. นพ. วิจารณ์ พานิช
สถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม (สคส.)
...........................................................................
ใน ยุค “หลังข้อมูลข่าวสาร” (post-information era) ความหมายของคำว่า “อัจฉริยะ” จะต้องเปลี่ยนไป จากความหมายว่า “มีความรู้ความสามารถเกินระดับปกติ” ไปสู่ความหมายว่า “มีความสามารถในการเรียนรู้ สร้าง และใช้ความรู้ เกินระดับปกติ”
องค์กร อัจฉริยะในยุคปัจจุบันไม่ใช่องค์กรที่มีความรู้ (knowledge-based organization) เท่านั้น แต่จะต้องเป็นองค์กรที่สร้างความรู้ใหม่ขึ้นมาทดแทน หรือล้มล้างความรู้เก่า และใช้ความรู้ใหม่นั้นในการดำเนินกิจการที่มีชัย เหนือคู่แข่ง องค์กรอัจฉริยะไม่ใช่แค่องค์กรที่มีความรู้ แต่จะต้องเป็นองค์กรที่สร้างความรู้ (knowledge-creating organization) และใช้ความรู้ที่สร้างขึ้นใหม่นั้น ในการเพิ่มคุณค่าและมูลค่า (value-add) ให้แก่องค์กร
องค์กรอัจฉริยะจะต้องไม่หยุดอยู่แค่ความสามารถในการสร้างและใช้ความรู้ แต่จะต้องมีความสามารถในการสร้างความรู้และใช้ความรู้โดยใช้ต้นทุนที่ต่ำที่สุด และมีอัตราความเร็ว(speed) สูงที่สุด ซึ่งหมายความว่า กระบวนการ “สร้าง” และ “ปรุง” ความรู้ให้ “พร้อมใช้” นั้น จะต้องไม่เริ่มจากศูนย์ องค์กรจะต้องมีความสามารถในการ “หยิบฉวย” หรือ “ดูดซับ” ความรู้ที่ต้องการมาจาก ภายในองค์กรและภายนอกองค์กร เอามาปรับเล็กปรับน้อยเพื่อทดลองใช้ตามบริบทขององค์กร
ความ “อัจฉริยะ” อยู่ตรงนี้แหละ อยู่ ที่การลงทุนน้อยแต่ได้ผลมากและรวดเร็ว และเมื่อคู่แข่งรู้ตัวและไล่ ตาม องค์กรอัจฉริยะก็ก้าวไปอีกหลายขั้นแล้ว ในการนำเอาความรู้ใหม่มาขยับวงจรเพิ่มคุณภาพและประสิทธิภาพขององค์กร
นอก จากลงทุนน้อยได้ผลมากและรวดเร็วแล้ว ยังพัฒนาต่อเนื่องไม่หยุดยั้ง โดยมีระบบดูดซับ ปรับแต่ง ประยุกต์ใช้ และยกระดับความรู้ ที่หมุนเป็น เสมือนเกลียวที่ยกระดับขึ้นเรื่อยไป ที่เรียกว่า เกลียวความรู้ (knowledge spiral)
ความเป็นอัจฉริยะไม่ได้อยู่ที่ความรู้ (Knowledge) แต่อยู่ที่เกลียวความรู้ (Knowledge spiral) ไม่ได้อยู่ที่องค์ความรู้ (body of knowledge) แต่อยู่ที่การประยุกต์ใช้ความรู้ (application of knowledge) และการยกระดับความรู้(leverage of knowledge)
องค์กร ที่ดำเนินการตามแนวทางข้างต้นด้วยความยากลำบาก ต้องออกแรงมาก ใช้ทรัพยากร มาก เกิดความขัดแย้งมาก เกิดความทุกข์มาก ไม่ใช่องค์กรอัจฉริยะ
องค์กร อัจฉริยะคือองค์กรที่ดำเนินการตามข้างต้นโดยแทบจะไม่ต้องออกแรง แทบจะไม่ ต้องใช้ทรัพยากรเพิ่มขึ้นเลย และมีบรรยากาศที่เต็มไปด้วยความสุข ความชื่น ชมยินดี ความคึกคัก ความเคารพเห็นคุณค่าซึ่งกันและกันระหว่างสมาชิกของ องค์กร
องค์กร อัจฉริยะตามรูปแบบข้างต้น คือองค์กรที่ดำเนินการจัดการความรู้อย่างถูก ต้อง ถูกแนวทาง เกิดการสนธิพลัง (synergy) ระหว่างองค์ประกอบหลัก ๔ องค์ประกอบของการจัดการความรู้ อันได้แก่ คน (people), กระบวนการ (process), เนื้อหาความรู้ (content), และเทคโนโลยี (technology)
เมื่อ องค์ประกอบหลักทั้ง 4 เกื้อกูลต่อกันอย่างถูกต้อง โดยอาศัยตัวช่วย (enablers) ที่เหมาะสมต่อวัฒนธรรม และบริบทอื่นๆขององค์กร กระบวนการจัดการความรู้ก็จะไหลเลื่อน (flow) ไปเสมือนเป็นอัตโนมัติ แทบจะไม่ต้องใช้พลังงานในการขับเคลื่อน เพราะในกระบวนการไหลเลื่อนนั้นเองได้ปลดปล่อยพลังงานที่อยู่ภายในตัวบุคคล และที่อยู่ภายในความสัมพันธ์ระหว่างตัวบุคคล ออกมาขับเคลื่อนการไหลเลื่อนนั้น
วิถีสู่องค์กรอัจฉริยะ จะต้องพัฒนาขีดความสามารถ (Competencies) อย่างน้อย ๑๒ ประการ
๑. มีความมุ่งหมาย มุ่งมั่น ที่ชัดเจน มั่นคง ไม่คลอนแคลน
ความ เป็นอัจฉริยะขององค์กรไม่สามารถเกิดขึ้นได้ในสุญญากาศ แต่ต้องการเครื่องยึดเหนี่ยว และรวมใจคน มีเข็มทิศ มีเป้าหมายเชิงคุณค่า ที่จะช่วยให้สมาชิกขององค์กรมีความมุ่งมั่นร่วมกัน มีความอดทนต่อกันและกันในความแตกต่างเล็กๆ น้อยๆ หรือในการกระทบกระทั่งเล็กๆ น้อยๆ ยอมให้เป็นเรื่องเล็ก เพื่อรักษาโอกาสในการบรรลุเรื่องใหญ่ ที่เป็นปณิธานที่ทรงคุณค่าร่วมกัน
ความ มุ่งหมาย มุ่งมั่น หรือปณิธานดังกล่าว จะต้องมีการเขียนเป็นประโยคหรือวลีสั้นๆ กินใจ ในลักษณะของ vision statement หรือ purpose statement ติดไว้ในที่ต่างๆ เพื่อกระตุ้นจักษุประสาท (visualization) อย่างสม่ำเสมอ
ต้อง ทำให้ “วลีแสดงปณิธานขององค์กร” เป็นวลีที่มีชีวิต โลดแล่นอยู่ในวิถีชีวิตประจำวันของการทำงาน และต้องเป็นปณิธานที่สมาชิกทุกคน (หรือเกือบทุกคน) ขององค์กร เป็นเจ้าของร่วม (shared ownership)
นั่น คือ จะต้องมีการจัดการ หรือจัดกระบวนการ เพื่อร่วมกันสร้าง “วิสัยทัศน์ร่วม” (shared vision) ขององค์กร และมี “การจัดการวิสัยทัศน์” อยู่เป็นประจำในชีวิตการปฏิบัติงานประจำ
องค์กร อัจฉริยะจะไม่เกิด หากผู้บริหารระดับสูงไม่มีทักษะในการบริหารให้เกิดวิสัยทัศน์ร่วม คุณค่า ร่วม ความมุ่งมั่นร่วม ทั่วทั้งองค์กร หรือไม่เอาใจใส่การบริหารเป้าหมายและความท้าทายร่วมของคนภายในองค์กร
วิสัย ทัศน์ร่วม คุณค่าร่วม ความมุ่งมั่นร่วม คือเครื่องมือโฟกัสพลังสู่เป้า หมาย ทำให้พลังที่มีอยู่ภายในองค์กรไม่ถูกนำไปใช้แบบกระจัดกระจาย และยิ่งกว่านั้น วิสัยทัศน์ร่วม คุณค่าร่วม ความมุ่งมั่นร่วม ยังทำให้เกิดความร่วมใจ พร้อมใจ เป็นเสมือน “ตัวประสาน” (binder) ที่ทำให้ความแตกต่างหลากหลายที่มีอยู่ตามธรรมชาติภายในองค์กร กลายเป็นพลังสร้างสรรค์รวมหมู่ที่ทรงพลัง เกิดผลบวก ไม่เป็นตัวอุปสรรคในการทำงานร่วมกัน หากขาด วิสัยทัศน์ร่วม คุณค่าร่วม ความมุ่งมั่นร่วม ความแตกต่างหลากหลายจะมีผล ลบต่อองค์กร
องค์กร อัจฉริยะ เป็นองค์กรที่ผู้บริหารและสมาชิกขององค์กร รู้จักใช้ วิสัยทัศน์ร่วม คุณค่าร่วม ความมุ่งมั่นร่วม เป็นเครื่องมือสร้างขวัญ กำลังใจ และความมีชีวิตชีวาภายในองค์กร โดยมีการนำเอาความสำเร็จเล็กๆ มาตีความตาม วิสัยทัศน์ร่วม คุณค่าร่วม ความมุ่งมั่นร่วม นั้น ว่าความสำเร็จเล็กๆ เหล่านั้นกำลังทำหน้าที่ขับเคลื่อนองค์กร ไปสู่เป้าหมายตาม วิสัยทัศน์ร่วม คุณค่าร่วม ความมุ่งมั่นร่วม อย่างไร คือนำเอา vision statement มาทำการทบทวนหลังปฏิบัติงาน (After Action Review – AAR) เป็นครั้งคราว โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ยามมีผลสำเร็จเล็กๆ เกิดขึ้น
๒. ตั้งอยู่ในความไม่ประมาท
ความ เป็นอัจฉริยะขององค์กรแสดงออกด้วยความมั่นคงยั่งยืน ทนทานต่อกระแสวิบาก หรือการเปลี่ยนแปลง หรือองค์กรเป็นผู้สร้างหรือควบคุมสถานการณ์การเปลี่ยนแปลงภายในธุรกิจของ ตนเสียเอง ดังนั้นองค์กรอัจฉริยะ ต้องมีการทบทวนตรวจสอบตนเอง (Organization Mapping) และตรวจสอบสถานการณ์แวดล้อม (Environment Mapping) เป็นเนืองนิตย์ วัตรปฏิบัติดังกล่าว ในภาษาพระเรียกว่าตั้งอยู่ในความไม่ประมาท หรือไม่ตั้งอยู่ในความประมาท มีสติระวังระไวอยู่ตลอดเวลา
รูปธรรม ของการทบทวนตรวจสอบตนเอง คือการประเมินผลงานในภาพรวม ซึ่งควรทำเป็นรายไตรมาส และมีการตีความว่าผลงานที่เด่นนั้นเกิดจากอะไร มีส่วนใดที่เป็นความเสี่ยงหรือความท้าทายที่จะต้องรีบเอาใจใส่ปรับปรุง
เมื่อ มีวัตรปฏิบัติแบบไม่ตั้งอยู่ในความประมาท ก็จะตระหนักชัดในการเปลี่ยนแปลง หรือที่ภาษาพระเรียกว่า ความไม่เที่ยงแท้แน่นอน และตระหนักชัดว่าตนเอง (หมายถึงองค์กร) ต้องมีการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นระบบ และอย่างทั่วทั้งองค์กร และในหลายกรณี ต้องรุกออกไปสร้างการเปลี่ยนแปลงภายนอกองค์กรด้วย เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมภายนอกที่เหมาะต่อความสามารถในการแข่งขัน และความยั่งยืน ขององค์กร
องค์กร อัจฉริยะ จะไม่เกิด หากไม่มีการจัดการการเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งการจัดการการเปลี่ยนแปลงเชิงบวก (positive change management) ที่ทุกคน หรือทุกองค์กร เป็น “ผู้ชนะ” จากการเปลี่ยนแปลงนั้น ในลักษณะที่ทางชีววิทยาเรียกว่า “co-evolution”
การจัดการความรู้ (Knowledge Management – KM) คือหัวใจของการจัดการการเปลี่ยนแปลง
๓. มีการพัฒนาแผนยุทธศาสตร์การจัดการความรู้ ที่กลมกลืนกับแผนยุทธศาสตร์ขององค์กร
ต้องมีทีมแกนนำ จัด ทำแผนยุทธศาสตร์ของการจัดการความรู้ ที่ตอบสนองแผนยุทธศาสตร์ขององค์กร ซึ่งอาจเรียกว่า KM Roadmap ก็ได้ และจะต้องเป็นแผนที่มีความยืดหยุ่น มีชีวิต มีการใช้ ปรับปรุง และตีความ อยู่ตลอดเวลา
หัวใจสำคัญคือต้องเป็นแผน ใช้ KM ไม่ใช่แผน ทำ KM ต้องเป็นแผนที่เมื่อดำเนินการแล้วพิสูจน์ให้เห็นว่า KM ช่วยลดงาน หรือลดความยากลำบากในการทำงาน ช่วยให้คนมีความสุขขึ้น หรือช่วยให้คุณภาพงานดีขึ้น โดยการลงแรงเพิ่มเพียงเล็กน้อย หรือไม่ต้องลงแรงเพิ่มเลย
ยุทธศาสตร์ หรือเคล็ดลับในการใช้ KM คือการนำผลสำเร็จ มาเป็นเครื่องมือสร้างความสำเร็จ ที่เรียกว่า สร้างจากฐานของความสำเร็จ ที่มีอยู่แล้ว (build on success) และ “ความสำเร็จ” ที่กล่าวถึงนั้น หมายถึงความสำเร็จเล็กๆ ซึ่งเมื่อมีการสร้างต่อยอดกันอย่างต่อเนื่องไม่หยุดยั้ง ในที่สุดก็จะเกิดความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ ตาม วิสัยทัศน์ร่วม คุณค่าร่วม ความมุ่งมั่นร่วม ที่กำหนดไว้
และที่สำคัญ เมื่อเกิดผลงานขึ้น ผลงานนั้นจะต้องตกเป็นของทีมงานประจำที่ใช้ KM พัฒนางานของตน ไม่ใช่เป็นผลงานของทีมแกนนำ KM
หลักการสำคัญของการใช้ KM ในการพัฒนาองค์กร คือการใช้ พลังของการจัดการแบบไม่เป็นทางการ ของ KM คู่ขนานไปกับพลังของการจัดการแบบเป็นทางการตามปกติ ทำให้เกิดพลังยกกำลังสอง เคล็ดลับก็คือ ต้องทำให้พลังของการจัดการทั้ง ๒ แบบนี้ มีการสนธิพลัง (synergy) ซึ่งกันและกัน ความเป็นองค์กรอัจฉริยะอยู่ตรงที่การดึงพลังของการจัดการทั้ง ๒ แบบ ออกมาขับเคลื่อนองค์กร และขับเคลื่อนซึ่งกันและกัน จนดูเสมือนเกิดพลังอัตโนมัติ ในการขับเคลื่อนองค์กร
ยุทธศาสตร์ KM ต้องบูรณาการกับยุทธศาสตร์การจัดการทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management) ขององค์กร และกิจกรรม KM กับกิจกรรม HRM ต้องบูรณาการเป็นส่วนหนึ่งของกันและกัน นั่นคือกิจกรรม HRD (Human Resource Development) ส่วนที่ใหญ่ที่สุด เป็นกิจกรรมที่ผูกอยู่กับกิจกรรม KM
การ ใช้ KM ในการพัฒนางานอย่างต่อเนื่อง ทำให้องค์กร และสมาชิกขององค์กร ไม่หยุดนิ่ง มีการเปลี่ยนแปลงหรือพัฒนาอยู่ตลอดเวลา นี่คือลักษณะขององค์กรอัจฉริยะ
๔. ใช้ภาวะผู้นำ และทีมแกนนำจัดการความรู้
องค์กร อัจฉริยะต้องรู้จักใช้พลังของภาวะผู้นำ ทั้งที่เป็นผู้นำระดับสูง ที่มุ่งมั่นสร้างกระแสการเปลี่ยนแปลง (พัฒนา) องค์กรอยู่ตลอดเวลา (Continuous Quality Improvement - CQI) และผู้นำในทุกระดับขององค์กร คือมีการดำเนินการให้พนักงานทุกคนเป็น “ผู้นำการเปลี่ยนแปลง” โดยเน้นการดำเนินการในส่วนที่ตนมีหน้าที่รับผิดชอบ โดยทดลองดำเนินการพัฒนางานในรูปแบบใหม่ๆ ด้วยวงจร PDCA (Plan – Do – Check – Act) อย่างต่อเนื่อง เพื่อการบรรลุความมุ่งมั่น หรือเป้าหมายที่ร่วมกันกำหนด
ใน องค์กรอัจฉริยะ ผู้นำระดับสูงสุด จะต้องจัดให้มี “ทีมแกนนำจัดการความรู้” ประกอบด้วยบุคคลที่เหมาะสมจากหลากหลายหน่วยงานย่อย (ต้องมีสมาชิกจากหน่วย HRM ด้วยเสมอ) ทำหน้าที่ร่วมกันคิดยุทธศาสตร์การจัดการความรู้ ที่สอดคล้องกับยุทธศาสตร์การพัฒนาองค์กร (และการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์) ร่วมกันกำหนดแผนปฏิบัติ และร่วมกันจัดกิจกรรมหลักๆ ของการจัดการความรู้ และทบทวนสรุปผลของการจัดการความรู้เป็นระยะๆ นำไปคิดยุทธศาสตร์ และแผนในระยะต่อไป
เคล็ดลับสำคัญคือ จะต้องทำให้สมาชิกขององค์กรรู้สึกสนุกสนาน และได้รับสิ่งตอบแทน และการยกย่องชื่นชม (R&R – Reward and Recognition) มีความภาคภูมิใจในความพยายาม และผลสำเร็จของตน หรือกลุ่มตน และเกิดความเคารพ เห็นคุณค่าของเพื่อนร่วมงาน เกิดกำลังใจ เกิดความฮึกเหิม ที่จะร่วมกันฟันฝ่าสู่ความสำเร็จที่ยากขึ้น เคล็ดลับในทางปฏิบัติอย่างหนึ่งคือการเฉลิมฉลองความสำเร็จเล็กๆ ในงานประจำ ที่เป็นการบรรลุ “หลักไมล์” เล็กๆ ตามเส้นทางความมุ่งมั่นสู่เป้าหมายขององค์กร
๕. มีการจัดการความสัมพันธ์ระหว่างคน (Human Relationship Management)
องค์กร อัจฉริยะ คือองค์กรที่ความสัมพันธ์ระหว่างคน นำไปสู่ความสุข ความสนุกสนานในการทำงาน เป็นองค์กรที่ยิ่งดำเนินการ ความสัมพันธ์ระหว่างคนก็ยิ่งดี สภาพขององค์กรจึงคล้ายเป็น “สวรรค์ในที่ทำงาน” (Happy Workplace) เป็นสภาพที่เอื้อต่อการใช้ความริเริ่มสร้างสรรค์ และเอื้อให้ความริเริ่มสร้างสรรค์หลั่งไหลออกมาจากคน และจากความสัมพันธ์ระหว่างคน
อาจกล่าว ได้ว่า กว่าร้อยละ ๕๐ ของกิจกรรมการจัดการความรู้ เป็นเรื่องการจัดการความสัมพันธ์ระหว่างคน ให้เป็นความสัมพันธ์เชิงบวก หรือสร้างสรรค์ เป็นความสัมพันธ์ที่สร้าง “การสนธิพลัง” (synergy) จากความแตกต่างหลากหลายของคนที่เกี่ยวข้อง
องค์กร อัจฉริยะ เกิดขึ้นจากอัจฉริยภาพที่มีอยู่ในตัวคน ทั้งที่เป็นสมาชิกภายในองค์กร และที่อยู่ภายนอกองค์กร และเกิดจากอัจฉริยภาพที่เกิดจากความสัมพันธ์อันดีระหว่างคน อยู่ในสภาพที่ หนึ่งบวกหนึ่งไม่ใช่เป็นสอง แต่เป็น ๒.๕, ๓, ๔, ๕ หรืออาจจะถึง ๑๐ หรือเกิดผลในระดับ “ภพภูมิใหม่” (new order) คือเป็นความสัมพันธ์ที่สร้างสรรค์ เกิดผลลัพธ์ในระดับตัวคูณ หรือยกกำลัง ไม่ใช่แค่ผลลัพธ์ระดับผลบวก หรือเกิดผลลัพธ์ที่เป็นคุณสมบัติใหม่ ที่แตกต่างไปจากเดิม (Emergence) หรือที่เรียกว่าเกิดนวัตกรรม (Innovation)
องค์กรอัจฉริยะ คือองค์กรที่ความสัมพันธ์ระหว่างคนนำไปสู่การสร้างสรรค์นวัตกรรม
๖. มีการพัฒนาทักษะพื้นฐานของพนักงาน
ทักษะ พื้นฐานของพนักงาน เพื่อการเป็นองค์กรอัจฉริยะ ส่วนใหญ่เป็นทักษะ ไม่ใช่ความรู้เชิงทฤษฎี เป็นทักษะด้านวิธีคิด ด้านคุณค่า และวิธีปฏิบัติ ไม่สามารถเรียนรู้ได้จากการฟังการบรรยาย หรือการอ่านหนังสือ แต่เรียนรู้ได้โดยการฝึกฝนจากการปฏิบัติจริง ในชีวิตการทำงานจริง
ตัวอย่างของทักษะพื้นฐานเหล่านี้ได้แก่
ทักษะ ในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ที่อาจเรียกว่า knowledge sharing literacy เช่น ทักษะด้าน การเล่าเรื่อง (storytelling), ทักษะด้านการฟังอย่างตั้งใจ (deep listening), ทักษะในการเสวนา หรือสุนทรียสนทนา (dialogue), ทักษะในการถามอย่างชื่นชม (appreciative inquiry), ทักษะในการพูดออกมาจากใจที่เป็นอิสระ ไม่กังวลว่าจะถูกหรือผิด, ทักษะในการตีความตามมุมมองของตน, ทักษะในการสื่อสารจากใจถึงใจ, ทักษะในการรับสารจากใจถึงใจ, ทักษะในการเรียนรู้ร่วมกันเป็นกลุ่ม จากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น (collective reflection), ทักษะในการคิดเชิงบวก, เป็นต้น
ทักษะ ในการเรียนรู้ภายในตน จากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เช่น ทักษะในการตรวจสอบใคร่ครวญ ทำความเข้าใจเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น (reflection) ด้วยตนเอง ทักษะในการ “คิดแบบไม่คิด” หรือการใช้ปัญญาญาณ (intuition)
ทักษะในการเรียนรู้เป็นกลุ่ม หรือเป็นทีม
ทักษะในการจดบันทึกความรู้ที่เกิดจากการปฏิบัติงาน และการสื่อสารแลกเปลี่ยนความรู้ดังกล่าว
ความมั่นใจที่จะแสดงความคิดเห็นของตนอย่างอิสระ และสร้างสรรค์
ความเข้าใจ mental model ของตนเอง และของผู้อื่น
เป็นต้น
การพัฒนาทักษะพื้นฐานเหล่านี้ ทำได้โดยการจัดการอบรมเชิงปฏิบัติการ และเรียนรู้จากการฝึกฝนในการปฏิบัติงานประจำ
องค์กร อัจฉริยะ นอกจากจะมีพนักงานที่มีทักษะพื้นฐานเหล่านี้ ยังมีการพัฒนาความชำนาญในการใช้ทักษะพื้นฐานอย่างต่อเนื่อง และทักษะพื้นฐานเหล่านี้ไม่ใช้เป็นทักษะเฉพาะปัจเจกเท่านั้น แต่ยังเป็น ทักษะรวมหมู่ (Collective Skill) ที่เกิดขึ้นเมื่อพนักงานที่ “รู้ใจ” กัน ทำงานร่วมกัน
๗. มีการพัฒนาทักษะในการใช้ “ตัวช่วย” (enabler) ต่อการจัดการความรู้
ตัว ช่วย (enabler) ในการจัดการความรู้มีมากมาย เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การพัฒนางาน ควบคู่ไปกับการดูดซับความรู้ สร้างความรู้ ใช้ความรู้ และยกระดับความรู้เกิดขึ้นอย่างเป็นอัตโนมัติ แทบไม่ต้องออกแรงหรือใช้พลังงานเลย ควรเลือกตัวช่วยสำคัญๆ ที่เหมาะต่อองค์กร จำนวนหนึ่ง แล้วนำมาใช้ และฝึกฝนจนเกิดความชำนาญ ไม่มีความจำเป็นต้องรู้จักตัวช่วยทุกตัว และไม่จำเป็นต้องใช้ตัวช่วยทุกตัวที่มี ที่สำคัญคือ ต้องใช้ตัวช่วยหลายตัวประกอบกันเป็นชุด ให้เข้ากันกับสถานการณ์ของแต่ละองค์กร และต้องใช้ตัวช่วยให้เป็นตัวช่วยจริงๆ อย่ายึดติดตัวช่วย ให้เข้าใจทฤษฎีที่อยู่เบื้องหลังตัวช่วย แต่อย่ายึดติดทฤษฎี ตัวอย่างของตัวช่วยได้แก่
AAR (After Action Review)
BAR (Before Action Review)
การเล่าเรื่อง หรือเรื่องเล่าเร้าพลัง (Storytelling)
การฟังอย่างตั้งใจ (Deep Listening)
สุนทรียสนทนา หรือการเสวนา (Dialogue)
การซักถามอย่างชื่นชม หรือสุนทรียปุจฉา (Appreciative Inquiry)
แผนที่ผลลัพธ์ (OM - Outcome Mapping)
Business Process Mapping & Redesign
Champions & Advocates
การจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management)
การจัดการสาระ (Content Management)
ชุมชนที่มีความสนใจร่วมกัน (Community of Interest)
ชุมชนแนวปฏิบัติ (Community of Practice)
การเรียนรู้จากเหตุการณ์สำคัญ (Critical Incident Technique)
การจัดการเอกสาร (Document Management)
การตรวจสอบสารสนเทศ (Information Auditing)
การตรวจสอบความรู้ (Knowledge Auditing)
ความรู้ความเข้าใจเรื่องความรู้ (Knowledge Literacy)
การทำแผนที่ความรู้ (Knowledge Mapping)
การเรียนรู้และการพัฒนา (Learning & Development)
คลังสารสนเทศ (Information Repository)
ตลาดนัดความรู้
Mentoring & Coaching
การจัดการเรื่องเล่า (Narrative Management)
เครือข่าย และชุมชน (Networks & Communities)
สภาพแวดล้อมทางกายภาพ (Physical Environment)
ความสนุกสนาน (Play Theory)
การใคร่ครวญ (Reflection)
รางวัลและการยกย่อง (Rewards & Recognition)
การวิเคราะห์เครือข่ายทางสังคม (Social Network Analysis )
ยุทธศาสตร์สนทนา (Strategic Conversation)
Taxonomies & Thesauri
บูรณาการเทคโนโลยี (Technological Integration)
เทคโนโลยีเพื่อการสื่อสารและการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Technologies for Communication & Knowledge Sharing)
เทคโนโลยีเพื่อการค้นหาและการสร้างความรู้ (Technologies for Discovery & Creation)
เทคโนโลยีเพื่อการจัดการคลังความรู้ (Technologies for Managing Repositories)
องค์กรอัจฉริยะ คือองค์กรที่ใช้ตัวช่วยเป็น ในทำนองเดียวกันกับคนขี่จักรยานเป็น หรือว่ายน้ำเป็น
รายละเอียดของตัวช่วยแต่ละตัว และวิธีใช้ อ่านได้จาก http://gotoknow.org/thaikm
๘. เป็นองค์กรที่ “ไร้กำแพง”
องค์กร อัจฉริยะจะไม่เกิด หากหน่วยย่อยภายในองค์กรยังทำงานกันในลักษณะที่ต่างหน่วยต่างทำ ในลักษณะที่ฝรั่งเรียกว่า “โครงสร้างไซโล” (silo structure) ซึ่งเป็นสภาพที่ความรู้ และสารสนเทศ ไหลขึ้นลงอยู่ภายใน “แท่งอำนาจ” ของหน่วยย่อย ไม่ไหลเวียนไปทั่วองค์กร องค์กรอัจฉริยะจะเกิดขึ้นต่อเมื่อโครงสร้างแนวดิ่งอ่อนตัวลง เกิดโครงสร้างแนวระนาบและแนวเฉียงเสริมขึ้นมา รวมทั้งมีการติดต่อสื่อสารและไหลเวียนของความรู้ในทุกทิศทุกทาง และเกิดโครงสร้างการทำงานและติดต่อสื่อสารแบบไม่เป็นทางการขึ้นมาทำหน้าที่ คู่ขนานกับโครงสร้างที่เป็นทางการ
องค์กร อัจฉริยะจะไม่เกิด ถ้าไม่มีระบบการทำงานแบบ “ทีมข้ามสายงาน” (cross function team) ซึ่งจะช่วยให้ความรู้ไหลเวียนข้ามสาขาวิชาชีพ และข้ามหน่วยงาน อย่างเป็นธรรมชาติ
๙. มีบรรยากาศแห่งอิสรภาพ และบรรยากาศเชิงบวก
องค์กร อัจฉริยะจะไม่เกิด หากพนักงานระดับล่างมุ่งแต่จะทำงานตามที่หัวหน้าสั่งหรือกำหนด ไม่คิดปรับปรุงงานในหน้าที่ของตน ไม่ทดลองวิธีทำงานใหม่ๆ ที่น่าจะให้ผลงานที่มีคุณภาพหรือมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม ไม่มั่นใจที่จะใช้ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ของตน หรือของทีมงาน เพราะเกรงว่าจะเป็นการไม่เคารพหัวหน้า หรือหากทดลองวิธีการใหม่แล้วไม่ได้ ผลดี จะถือว่าเป็นความผิด
องค์กร อัจฉริยะจะไม่เกิด ถ้าพนักงานไม่กล้าเสนอแนะข้อคิดเห็นในการปรับปรุงงานตามหน้าที่ของตน ถ้าพนักงานกลัวการ “ข้ามหน้าผู้บังคับบัญชา” กลัวการ “ทำให้หัวหน้าต้องเสียหน้าหรือเสียเชิง”
องค์กร อัจฉริยะ คือองค์กรที่มีความสามารถทำให้ปัญหาหรือวิกฤตกลายเป็นโอกาส ทำให้ความแตกต่างหลากหลายกลายเป็นพลัง ทำให้กระบวนทัศน์ที่แตกต่างเกิดการเสริมพลัง (synergy) กัน ทำให้ผู้อาวุโสไม่ใช่ dead wood แต่เป็นผู้มีประสบการณ์มาก และพร้อมที่จะถ่ายทอดประสบการณ์ที่มีค่าให้แก่พนักงานรุ่นหลัง ทำให้พนักงานรุ่นหลัง ที่อ่อนเยาว์ ใช้พลังของความเป็น “ผู้ไม่รู้” ตั้งคำถามที่ “หลุดโลก” ได้ นำไปสู่แนวทางการทดลองวิธีทำงานแบบใหม่ๆ
องค์กร อัจฉริยะ คือองค์กรที่มีความสามารถในการใส่พลังเชิงบวกเข้าไปในเหตุการณ์หรือกิจกรรม เกิดการจุดประกายเปล่งพลังงานออกมาขับเคลื่อนนวัตกรรมในองค์กร
บรรยากาศ ภายในองค์กรอัจฉริยะ เป็นบรรยากาศของความสนุกสนาน (playful) ที่มีสาระของการสร้างสรรค์อยู่ด้วย เป็นบรรยากาศของการสร้างสรรค์ที่ไม่เครียด
๑๐. มีการจัดการคนเก่ง จัดการขุมทรัพย์ทางปัญญา
องค์กร อัจฉริยะจะไม่เกิด หากไม่มีการจัดการคนเก่ง (talent management) อย่างเหมาะสม เพื่อเปิดช่องให้คนที่ตั้งใจและมุ่งมั่นทำงาน ทุ่มเทความสามารถต่อ งาน ได้มีโอกาสทำงานในลักษณะที่ท้าทาย และเป็นประโยชน์ต่อเป้าหมายหลักขององค์กร และในขณะเดียวกัน เมื่อได้พิสูจน์ความสามารถและผลงาน ก็ได้รับการมอบหมายหน้าที่ ตำแหน่งงาน และค่าตอบแทนที่เหมาะสม
องค์กร อัจฉริยะจะไม่เกิด ถ้าไม่มีระบบ coaching ที่พนักงานอาวุโสทำหน้าที่โค้ชพนักงานใหม่หรือผู้ที่อ่อนอาวุโส เพื่อถ่ายทอดความรู้ที่มาจากประสบการณ์ ที่หาไม่ได้จากตำรา และเพื่อสร้างความสัมพันธ์ ความเคารพเห็นคุณค่าของพนักงานอาวุโส รวมทั้งเป็นการกระตุ้นการเรียนรู้ของพนักงานอาวุโสด้วย
องค์กร อัจฉริยะจะไม่เกิด หากไม่มีการ ค้นหา “ขุมทรัพย์ทางปัญญา” (Intellectual Capital) ภายในองค์กร และค้นหา “ขุมทรัพย์ทางปัญญา” ภายนอกองค์กร เอามาสร้างมูลค่า (และคุณค่า) เพิ่ม ให้แก่องค์กร หรือแม้มีการค้นหา แต่ไม่มีทักษะในการค้นหา หรือ “ตาไม่แหลม” พอ หรือค้นพบแล้ว แต่เอาไปใช้ไม่เป็น ก็จะไม่เป็นองค์กรอัจฉริยะ
องค์กรอัจฉริยะ มีความสามารถในการหยิบฉวยสิ่งที่ดูพื้นๆ ไม่มีคุณค่า ขึ้นมาทำให้กลายเป็น “ขุมทรัพย์ทางปัญญา” ได้อย่างชาญฉลาด
ลูกค้า และคู่ค้า คือแหล่ง “ขุมทรัพย์” ทางปัญญา องค์กรอัจฉริยะคือองค์กรที่มีวิธีจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าและคู่ค้า มีวิธีนำเอาความรู้ ประสบการณ์ หรือความต้องการ ของลูกค้าและคู่ค้า มาใช้เป็นข้อมูลสำหรับพัฒนาเป็นความรู้สำหรับใช้ในการประกอบกิจการให้ตรง ความต้องการของลูกค้าและคู่ค้า และมีความสามารถในการแข่งขันในตลาดมากยิ่งขึ้น
“ขุม ทรัพย์” อย่างหนึ่งคือ งานประจำ องค์กรอัจฉริยะคือองค์กรที่มีความสามารถในการทำให้งานประจำกลายเป็น เครื่องมือของการเรียนรู้ร่วมกัน เป็นเรื่องสนุกสนานท้าทาย เป็นโอกาสของการสร้างความรู้ขึ้นใช้ในการพัฒนาคุณภาพงานอย่างต่อเนื่อง (Continuous Quality Improvement - CQI )
สำหรับองค์กรอัจฉริยะ ปัญหา กลายเป็นโอกาส หรือกลายเป็น “ขุมทรัพย์ทางปัญญา”
๑๑. มีและใช้ ระบบบันทึก “ขุมความรู้” และ “คลังความรู้”
องค์กร อัจฉริยะจะไม่เกิด ถ้าไม่มีการจดบันทึก “ขุมความรู้” (knowledge assets) ที่เกิดขึ้นจากประสบการการทำงาน หรือประสบการณ์การพัฒนางาน อย่างเป็นระบบ จัดหมวดหมู่ และจัดเก็บให้ค้นหาได้ง่าย เน้นที่ความรู้ปฏิบัติ หรือความรู้ที่ไม่มีในตำรา
ข้อมูล เกี่ยวกับงานประจำ คือ “ขุมความรู้” เมื่อนำข้อมูลของงานประจำหลายหมวดหมู่ที่อยู่ในรูปข้อมูลอีเล็กทรอนิกส์ มาทาบซ้อนกันด้วยเครื่องมือด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ก็จะเกิด “ขุมความรู้” ตามคำถามที่ตั้ง อย่างมากมาย ที่สำคัญคือ อัจฉริยภาพในการตั้งคำถาม ระบบดังกล่าว เรียกว่า Data Warehouse
๑๒. มีและใช้ ระบบเทคโนโลยีสื่อสารและสารสนเทศ
ใน ยุคปัจจุบัน องค์กรอัจฉริยะต้องมีความสามารถในการใช้พลังของระบบข้อมูลข่าวสารอีเล็ก ทรอนิกส์ เพื่อช่วยให้การติดต่อสื่อสารรวดเร็ว สามารถเข้าถึงความรู้ และแลกเปลี่ยนเรียนรู้ได้ ทุกที่ และทุกเวลา
องค์กร อัจฉริยะจะต้องมีระบบจดบันทึกและแลกเปลี่ยน “ความรู้ฝังลึก” ที่ซึ่งระเหยง่ายมาก จะจดบันทึกไว้ได้ต้องบันทึกเดี๋ยวนั้น หรือขณะเหตุการณ์เพิ่งผ่านไปหมาดๆ การที่จะจดบันทึกความรู้แบบนี้ไว้ได้ต้องอาศัยทั้งพลังของเทคโนโลยีช่วย อำนวยความสะดวก พลังของบรรยากาศช่วยกระตุ้น และพลังของทักษะเชิงกระบวนการ หรือตัวช่วย (เช่น AAR) ที่มีพลังในการปลดปล่อยความรู้ฝังลึกออกมา
ใน กรณีขององค์กรขนาดใหญ่ ระบบไอซีที ที่บันทึกธุรกรรมทั้งหมดไว้เป็นข้อมูล อีเล็กทรอนิกส์ นำมาวิเคราะห์ร่วมกับข้อมูลพื้นฐานขององค์กร เช่น ข้อมูลด้านพนักงาน ด้านสภาพแวดล้อม จะทำให้เกิดความรู้ ที่ช่วยให้ความเข้าใจสถานภาพภายในองค์กร ช่วยให้เข้าใจ “ปัจจุบันขณะ” ขององค์กร เท่ากับช่วยให้องค์กรมี “สติ” ไม่ประมาท นั่นเอง
ความ เป็นองค์กรอัจฉริยะ อยู่ที่ความสามารถในการใช้ขีดความสามารถทั้ง ๑๒ ประการนี้แบบบูรณาการ ใช้ให้เสริมแรงซึ่งกันและกัน จนคล้ายกับเป็นเครื่องมือชิ้นเดียวกัน ยิ่งใช้ เครื่องมือเหล่านี้ก็ยิ่ง “คม” หรือมีพลังยิ่งขึ้น
ผู้ เขียนเชื่อว่า ไม่มีองค์กรอัจฉริยะ ในลักษณะ “อัจฉริยะข้ามคืน” คือเข้าสู่สภาพองค์กรอัจฉริยะแบบสายฟ้าแลบ การเป็นองค์กรอัจฉริยะ ต้องการการดำเนินการแบบเอาจริงเอาจัง (แบบสนุก) ต่อเนื่อง สั่งสมประสบการณ์ ไม่ละลดหรือท้อถอยเมื่อพบอุปสรรค แต่มุ่งใช้อุปสรรคหรือความล้มเหลวเป็นครูหรือบทเรียน ทำไปเรื่อยๆ อย่างมีสติ อย่างมุ่งมั่น ใช้สติปัญญารวมหมู่ ใช้การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ จากการปฏิบัติ ใช้ความรู้ความเข้าใจ หรือการตีความจากหลากหลายมุมมอง นำมาใช้ในการพัฒนางานอย่างต่อเนื่อง (Continuous Quality Improvement - CQI) พัฒนามาตรฐานการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง แล้วความเป็นองค์กรอัจฉริยะก็จะมาถึงอย่างไม่รู้ตัว
สภาพเช่นนี้ทั้งดูเป็นนามธรรม ซึ่งเป็นความจริง โดยที่รูปธรรมที่สัมผัสได้ จะเกิดขึ้นเมื่อมีการลงมือปฏิบัติ
การจัดการความรู้ ไม่ทำ ไม่รู้
องค์กร อัจฉริยะ ไม่ได้เกิดจากการส่งพนักงานไปเข้ารับการอบรมหรือการศึกษาต่อ แต่ จะเกิดได้ก็ต่อเมื่อพนักงานทั้งหมดพร้อมใจกันลงมือปฏิบัติ และเน้นการเรียนรู้ร่วมกันผ่านการปฏิบัติ
องค์กรอัจฉริยะ เกิดจากการปฏิบัติกระบวนการที่เรียกว่า การจัดการความรู้
ทำ อย่างไรจึงจะปฏิบัติการจัดการความรู้เป็น คำตอบคือต้องฝึกและหากต้องการ เป็นองค์กรอัจฉริยะ ก็ต้องวางระบบการฝึก ระบบการปฏิบัติ ทั่วทั้งองค์กร ทุกระดับขององค์กร
องค์กรอัจฉริยะ คือองค์กรที่ไหลลื่นไปกับการจัดการความรู้ทั่วทั้งองค์กร ในทุกระดับขององค์กร
สนใจฝึกปฏิบัติในระดับองค์กร ศึกษาโอกาสที่ www.kmi.or.th
คำตอบสุดท้าย ของการเป็นองค์กรอัจฉริยะ อยู่ที่ความปรารถนาและความเอาจริงเอาจังอย่างแรงกล้า (strong commitment) ร่วม กันภายในองค์กร แล้วลงมือดำเนินการโดยยึดยุทธศาสตร์เชิงบวก สร้างการเปลี่ยนแปลงเชิงบวก ทำและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง จะไม่มีความล้มเหลว มีแต่ความสำเร็จที่ยังมาไม่ถึง หรือยังใช้ความเพียร ไม่พอ นั่นคือความเป็นอัจฉริยะในการขจัดความล้มเหลว
ความเห็น (0)
ไม่มีความเห็น