Project Recovery กลยุทธ์การพลิกฟื้นโครงการสู่โครงการที่ยังมีมูลค่าแก่องค์กร

อาจารย์ จิรพร สุเมธีประสิทธิ์

[email protected]

เมื่อกิจการต้องดำเนินโครงการ ก็อาจจะเป็นไปได้ว่าเกิดโครงการที่มีปัญหาขึ้น ซึ่งผู้บริหารอาจจะตัดสินใจใช้ทางเลือกได้ 2 ทาง คือ

(1) ยกเลิกหรือระงับการดำเนินโครงการ

 (2) ปรับปรุงและแก้ไขเพื่อให้เกิดการพลิกฟื้นโครงการจากที่เป็นโครงการที่มีปัญหาสู่โครงการที่มีคุณค่าแก่องค์กรอีกครั้งหนึ่ง

สาเหตุหลักของการเกิดโครงที่มีปัญหา

ก่อนที่จะเกิดการแก้ไขโครงการที่มีปัญหา ผู้บริหารโครงการและผู้บริหารระดับสูงในกิจการจะต้องระบุให้ชัดเจนก่อนว่า สาเหตุหลักที่มีผลให้โครงการที่ดำเนินการอยู่กลายเป็นโครงการที่มีปัญหา

มีการศึกษาพบว่าสาเหตุหลักของการเกิดโครงการที่มีปัญหา 5 สาเหตุ ได้แก่

(1)  ความต้องการหรือความจำเป็นที่นำสู่การจัดทำโครงการอาจจะไม่ชัดเจน ขาดการหารือร่วมกันจนเกิดการยอมรับร่วมกันทุกฝ่าย หรือขาดการจัดลำดับความสำคัญของโครงการอย่างเหมาะสม เกิดการเปลี่ยนแปลงตามต้องการหรือความจำเป็น หรือได้ประเด็นความต้องการหรือความจำเป็นได้มาอย่างคลุมเครือ ไม่แน่ชัด จนเกิดการตีความ แปลความผิดพลาด

(2)  ทรัพยากรอาจจะขาดแคลน มีความขัดแย้งในการจัดสรรทรัพยากร หรือมีการเข้า-ออก ของบุคลากรที่เป็นทรัพยากรหลัก หรือการวางแผนบริหารทรัพยากรไม่เหมาะสม
(3)  ตารางเวลาในการดำเนินโครงการอาจจะเร่งรัดเกินไป  การกำหนดตารางเวลาไม่สามารถดำเนินการได้จริงใน ภาคปฎิบัติหรือเป็นการมองโลกในแง่ดีเกินไป แต่เมื่อดำเนินงานโครงการจริงพบว่าไม่สามารถดำเนินการได้

(4)  การวางแผนโครงการมาจาก การใช้ข้อมูล ไม่เพียงพอ มีรายการบางรายการขาดหายไปจากกระบวนการวางแผนโครงการ มีรายละเอียดไม่เพียงพอ หรือการตั้งสมมติฐานโครงการไม่เหมาะสม

(5)  ความเสี่ยงไม่ได้มีการค้นหาและระบุอย่างชัดเจน และครอบคลุม จึงไม่ได้วางแผนและเตรียมการบริหารความเสี่ยงของโครงการ

นอกเหนือจากสาเหตุหลัก 5 สาเหตุตามที่ได้กล่าวมาแล้ว ในกิจการขนาดเล็กมักจะพบว่าการกำกับโครงการไม่มีคู่มือหรือแนวพึงปฎิบัติที่ชัดเจน  หรือไม่เพียงพอหรือมีหลากหลายมาตรฐาน และขาดการกำหนดผู้รับผิดชอบอย่างเพียงพอ  ซึ่งเป็นเหตุให้ระดับปัญหาของโครงการอาจจะรุนแรงกว่ากิจการขนาดใหญ่ จึงอาจจะเป็นไปได้ว่าการมีมาตรฐานหรือแนวพึงปฏิบัติในการบริหารโครงการ เป็นส่วนสำคัญที่ทำให้เกิดโครงการที่มีปัญหาตามสาเหตุต่างๆ

แนวทางการพลิกฟื้นโครงการที่มีปัญหา

แนวทางการพลิกฟื้นสถานะของโครงการที่มีปัญหาให้กลับเป็นสถานะปกติ มักจะเป็นกิจกรรมของการแทรกแซงจากผู้บริหารระดับสูงกว่าผู้รับผิดชอบโครงการ  โดยในภาคปฏิบัติจริงผู้บริหารโครงการควรจะเป็นผู้ดำเนินการในกระบวนการพลิกฟื้นสถานะโครงการที่มีปัญหา  แต่ทั้งนี้ ในทางปฏิบัติทั่วไป ผู้บริหารโครงการมักจะมีการเปลี่ยนแปลงตัวบุคคลใหม่ หรืออาจจะกลับสู่ปกติ และเพื่อให้มั่นใจว่าผู้บริหารโครงการจะเป็นผู้ที่มีความสามารถในการบริหาร หรือมีประสบการณ์ในการดำเนินกระบวนการพลิกฟื้นโครงการ

แต่ไม่ว่าจะเป็นกรณีใดก็ตาม การพลิกฟื้นสถานะโครงการที่มีปัญหาจะประสบความสำเร็จ ได้ก็ต่อเมื่อกิจการตัดสินใจและมุ่งเน้นความพยามและเวลาไป ในประเด็นที่เจาะจงสาเหตุที่ทำให้โครงการมีปัญหาตั้งแต่แรก
กิจกรรมในกระบวนการพลิกฟื้นโครงการที่มีปัญหา

ประกอบด้วยกิจกรรมที่แตกต่างกันแล้วแต่สภาพปัญหาของแต่ละโครงการ แต่โดยทั่วไปมักจะมีกิจกรรมร่วมที่ใช้แทรกแซงในกระบวนการพลิกฟื้นโครงการ 5 กิจกรรมหลัก

(1)  การปรับปรุงกิจกรรมการสื่อสารและชี้แจง  อันเป็นการบริหารความสัมพันธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกภาคส่วน
เพื่อให้โครงการได้รับความเชื่อถือ การหารือทำความตกลงร่วมกันใหม่ที่เป็นที่ยอมรับของทุกฝ่าย

(2)  การนิยามความจำเป็นหรือความต้องการหรือปัญหาที่จำเป็นต้องมีการดำเนินโครงการนี้ในระยะต่อไปอีกครั้งหนึ่ง  รวมทั้งอาจจะต้องปรับปรุงขอบเขตหรือรายละเอียดของโครงการ เช่น การปรับลดขนาดของโครงการ การปรับวงเงินงบประมาณ ทรัพยากรที่ใช้ในการดำเนินโครงการในระยะต่อไป

(3)  กิจกรรมทบทวนด้านทรัพยากรว่าจะต้องเพิ่มเติมหรือยกเลิกทรัพยากรใดบ้างเพื่อการดำเนินโครงการในอนาคต 
เพื่อให้มั่นใจว่าโครงการจะมีศักยภาพและความพร้อมในการพลิกฟื้นสถานะของโครงการ

(4)  กิจกรรมการทบทวนผู้บริหารโครงการ หรือการเพิ่มที่ปรึกษาเพื่อช่วยแนะนำให้คำปรึกษาตลอดจนช่วยกำกับการพลิกฟื้นโครงการ ให้เป็นไปตามแผนงานพลิกฟื้นโครงการที่กำหนด

(5)  กิจกรรมการทบทวนหรือแก้ไขประเด็นปัญหา ทางเทคนิค ถ้าหากประเด็นทางเทคนิคเป็นปัญหาส่วนหนึ่งของโครงการ

อุปสรรคที่ขัดขวางการพลิกฟื้นโครงการที่มีปัญหา

แม้ว่าจะมีการเข้ามาแทรกแซงโครงการเพื่อพลิกฟื้นโครงการที่มีปัญหาสู่สถานะปกติแต่ก็ไม่ใช่ว่ากิจการประสบความสำเร็จในการพลิกฟื้นโครงการที่มีปัญหา และไม่ใช่ทุกโครงการที่มีปัญหาที่จะถูกตัดสินให้มีการพลิกฟื้นสถานะ

อย่างไรก็ตาม จากผลการศึกษาเกี่ยวกับเรื่องนี้พบว่า โครงการที่มีปัญหาซึ่งผ่านกระบวนการพลิกฟื้นที่ดีมักจะประสบความสำเร็จเป็นส่วนใหญ่ และโครงการสามารถดำเนินงานต่อไปได้โดยประสบความสำเร็จและมีสถานะปกติ

อุปสรรคในการพลิกฟื้นโครงการมักจะมีความสัมพันธ์กับจุดกำเนิดของสาเหตุของปัญหาของโครงการตั้งแต่แรก
อย่างเช่น

(1)  การนำเอาโครงการกลับไปให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียพิจารณาเพื่อของความเห็นและความเห็นชอบเพื่อให้เป็นที่ยอมรับจากทุกภาคส่วนของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งเป็นการยากเพราะโครงการอาจจะมีการเปลี่ยนแปลง ขอบเขต งบประมาณดำเนินการ และทรัพยากร เป็นต้น

(2)  แม้ว่าจะมีการสื่อสารและชี้แจงด้วยวิธีการที่เหมาะสมแล้วก็ตาม แต่หากตัวโครงการที่ถูกพลิกฟื้นไม่ชัดเจนว่าจะสามารถเปลี่ยนสถานะโครงการสู่สภาวะปกติได้  จึงยากจะทำให้เกิดความน่าเชื่อถือจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

(3)  อาจจะเกิดความขัดแย้งในการจัดลำดับความสำคัญ และประเมินเชิงนโยบายอีกครั้ง จนหาข้อสรุปไม่ได้

(4)  การแสวงหา สรรหาทรัพยากร และบุคลากรที่มีคุณภาพเพื่อบรรลุเป้าหมายของโครงการอาจจะไม่ใช่เรื่องง่ายดาย

(5)  ตัววิธีการหารือกระบวนการที่จะช่วยพลิกฟื้นโครงการอาจจะไม่มีประสิทธิผล