การเทียบเคียงสมรรถนะ กลุ่มสำนักหอสมุดมหาวิทยาลัย Group Benchmarking of University Libraries

งานติดพันข้ามปีที่รอเพิ่มพูน"รู้ บันทึก-สรุป" เพื่อใช้เป็นบทเรียนการทำงานเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์คือการอบรม “การเทียบเคียงสมรรถนะ กลุ่มสำนักหอสมุดมหาวิทยาลัย (Group Benchmarking of University Libraries)”

ซึ่งท้ายที่สุดเราได้เรียนรู้การดำเนินงานอย่างเป็นระบบ ประโยชน์เห็นๆ ที่ฉันได้คือ การเขียนแผนงาน การจัดทำกระบวนการทำงานหรือ Action Plan การใช้ระบบตรวจสอบงานที่มีความสัมพันธ์กับมิติด้านเวลา หน่วยงานรับผิดชอบและการแสวงหาความร่วมมือร่วมแรงใจในการพัฒนางานอนาคต (การสร้าง Connection)

จากบันทึกเรื่อง Group Benchmarking ห้องสมุดสามมหาวิทยาลัย และเวลาที่ผ่านไป ทำให้ฉันได้เรียนรู้และลงมือปฏิบัติจริงในงานที่รับผิดชอบโดยตรงของฉันเอง นั่นคือ กระบวนการประชาสัมพันธ์การให้บริการฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์  และแม้ว่าขอบเขตการทำงานของฉันวันนี้จะไม่ได้จำกัดแคบเฉพาะงานห้องสมุดแล้ว แต่สิ่งที่ได้รับได้เรียนรู้มีประโยชน์ไม่น้อยกับงานใหม่
เล่าย้อนหลังกันเล็กน้อยนะคะถึงที่มาที่ไปของการเรียนรู้ครั้งนี้ อันเนื่องจากสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ จัดทำโครงการ Group Benchmarking กลุ่มสำนักหอสมุดมหาวิทยาลัย 3 สถาบัน มีสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ หอสมุดและคลังความรู้ มหาวิทยาลัยมหิดล และสำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลง อรรถกระวีสุนทร มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วัตถุประสงค์เพื่อให้บุคลากรของสำนักหอสมุดมีความเข้าใจในหลักการเทียบเคียงสมรรถนะ (Benchmarking) และเพื่อให้กลุ่มสำนักหอสมุดมหาวิทยาลัยได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้บทเรียนการดำเนินงานซึ่งกันและกัน รวมทั้งเพื่อพัฒนาระบบฐานข้อมูลแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) และสร้างเครือข่ายการเรียนรู้ตามแนวทางของ Benchmarking Network การเทียบเคียงสมรรถนะ ทั้งนี้ดำเนินการโดยมีทีมวิทยากรจากสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติเป็นที่ปรึกษาโครงการ กำหนดระยะเวลาดำเนินการโครงการตั้งแต่วันที่ 3 มีนาคม 2554  จนกระทั่งเสร็จสิ้นลงเมื่อวันที่ 21 กุมภาพันธ์ 2555   (ล่าช้ากว่าที่กำหนดไปบ้าง เพราะเหตุอุทกภัยครั้งใหญ่ที่เกิดขึ้นกับประเทศไทย)

ช่วงเวลา 1 ปี ที่ผ่านมา เราได้เรียนรู้ไปตามขั้นตอน ลำดับได้ดังนี้ค่ะ
  1. การเตรียมการก่อนเทียบเคียงสมรรถนะ
  2. การอบรมให้ความรู้หลักการเทียบเคียงสมรรถนะ
  3. กำหนดกระบวนการทำงาน (Work Process) ที่จะนำมาเทียบเคียงสมรรถนะ
  4. การทำ Site Visit องค์กรที่มีแนวปฏิบัติที่ดี
  5. จัดทำรายงานแนวปฏิบัติที่ดีจากการทำ Site Visit
  6. วิเคราะห์และสรุป Best Practice และ Enablers
  7. จัดทำแผนปฏิบัติการปรับปรุงกระบวนการทำงาน (Action Plan)
  8. จัดทำตัวชี้วัดเพื่อใช้ในการเทียบเคียงสมรรถนะรายกระบวนการ
  9. จัดทำฐานข้อมูลแนวปฏิบัติที่ดี และสร้างเครือข่ายการเรียนรู้ตามแนวทางของ Benchmarking Network

การเทียบเคียงสมรรถนะ (Benchmarking) เป็นเครื่องมือของการจัดการสมัยใหม่ที่มีคุณภาพ  ใช้วัด เปรียบเทียบการบริหารงานหรือกระบวนการจัดการกับองค์กรอื่น เพื่อทำให้ได้ข้อมูลแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) สำหรับใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาตนเองอย่างเป็นระบบและเป็นรูปธรรม สามารถวัดและตรวจสอบได้

 

เป้าหมายในการเทียบเคียงสมรรถนะของห้องสมุด เป็นการวัดและเทียบเคียงกระบวนการทำงานของห้องสมุด อย่างน้อย ๒ แห่งขึ้นไป โดยมีเป้าหมายคือการเพิ่มความสามารถ สร้างมาตรฐาน และปรับปรุงคุณภาพในการทำงานด้วยการประยุกต์ใช้แนวปฏิบัติที่ดีของห้องสมุดที่เป็นคู่เทียบเคียง มาพิจารณาใช้ในการปรับปรุงและพัฒนากระบวนการทำงานตามบริบทของห้องสมุด ซึ่งมีห้องสมุดที่เข้าร่วมโครงการ 3 สถาบัน ได้แก่ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ หอสมุดและคลังความรู้ มหาวิทยาลัยมหิดล และสำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลง อรรถกระวีสุนทร มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

แล้วทั้งสามมหาวิทยาลัยจึงได้เรียนรู้ไปพร้อมกัน

วิทยากรจากสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติเดินทางมาให้ความรู้และเป็นที่ปรึกษาการทำโครงการ โดยการจัดอบรมร่วมกัน ณ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ และการจัดอบรมทางไกลผ่านระบบ VDO Conference ทำให้ทุกคนที่เข้าเรียนรู้มีความเข้าใจในหลักการเทียบเคียงสมรรถนะได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้บทเรียนการดำเนินงานซึ่งกันและกัน เพื่อพัฒนาระบบฐานข้อมูลแนวปฏิบัติที่ดีและสร้างเครือข่ายการเรียนรู้ตามแนวทางของ Benchmarking Network

และทั้งสามมหาวิทยาลัยได้ร่วมกันกำหนดกระบวนการทำงานที่สำคัญที่ต้องการเทียบเคียงสมรรถนะ 2 กระบวนการ คือ กระบวนการจัดหาฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และกระบวนการประชาสัมพันธ์การให้บริการฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

มาถึงขั้นตอนนี้ มีคณะทำงานแยกย่อยเป็นกลุ่มๆ  เพื่อจัดเตรียมข้อมูลที่ใช้ในการเทียบเคียงสมรรถนะ คัดเลือกองค์กรภายนอกที่มีแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) เพื่อการทำ Site Visit องค์กร ที่เราเลือกและได้รับความอนุเคราะห์ตอบรับ 3 องค์กร ได้แก่ บริษัทแอดวานซ์ อินโฟว์ เซอร์วิส จำกัด (มหาชน) บริษัทไดเร็ค มีเดีย กรุ๊ป (ประเทศไทย) จำกัด และศูนย์วิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย โดยเราทั้งหมดได้เดินทางไปศึกษาดูงานในเชิงของการ Site Visit เมื่อระหว่างวันที่ 24-26 สิงหาคม 2554 ทั้งนี้ก่อนการทำ Site Visit นั้น เราได้มีการกำหนดแผน Site Visit โดยจัดทำข้อคำถาม กำหนดทีมงานและผู้รับผิดชอบ วัน/เวลาและสถานที่

 

ภายหลังจากการไป Site Visit แล้ว เราเดินทางไปเยี่ยมเยือนหอสมุดและคลังความรู้ มหาวิทยาลัยมหิดล ที่ตั้งอยู่อำเภอศาลายา จังหวัดนครปฐม เพื่อร่วมกันจัดทำบทสรุปการทำ Site Visit ทั้ง ๒ กระบวนการเพื่อหา Best Practice และ Enablers ในแต่ละกระบวนการ

จากนั้นสำนักหอสมุดแต่ละแห่ง จัดทำตารางเปรียบเทียบข้อมูลเทียบเคียงสมรรถนะตามบริบทของห้องสมุดตนเอง โดยจัดทำข้อมูล Best Practice และ Enablers และสิ่งที่เห็นว่าควรนำมาปรับปรุงในแต่ละห้องสมุด พร้อมทั้งจัดทำ Flowchart  ปรับปรุงกระบวนการทั้ง ๒ กระบวนการของสำนักหอสมุดแต่ละแห่ง และการจัดทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan) เพื่อปรับปรุงกระบวนการทั้ง 2 กระบวนการ หลังจากนั้น ได้ร่วมกันเลือกตัวชี้วัด จำนวน 3 ตัวชี้วัด เพื่อใช้ในการเทียบเคียงสมรรถนะ และจัดทำ Template ตัวชี้วัด สถาบันละ 1 ตัวชี้วัด  จากนั้นได้มีการรวบรวม Template เพื่อใช้เป็นตัวชี้วัดในการหาแนวปฏิบัติที่ดีในการเทียบเคียงสมรรถนะของสำนักหอสมุดทั้ง 3 สถาบัน ต่อไป

การดำเนินการตามโครงการได้มีการสรุปบทเรียน เพื่อกำหนดขั้นตอนมาตรฐานการจัดทำ Group Benchmarking เรียบร้อยแล้วเมื่อวันที่ 21 กุมภาพันธ์ 2555 เป็นอันเสร็จสิ้นกระบวนการเรียนรู้เพิ่มเติมเรื่องเกี่ยวกับการเทียบเคียงสมรรถนะของฉัน  ที่หวังว่าจะสามารถนำไปปรับใช้ในงานประชาสัมพันธ์ระดับมหาวิทยาลัยได้ต่อไป (จึงต้องนำมาบันทึกไว้)

และแน่นอนที่สุดค่ะว่า สิ่งใดอะไรที่ได้รับจากการทำโครงการครั้งนี้  ได้มีการสรุปผลและข้อเสนอแนะไว้ด้วย ดังนี้ค่ะ

ผลจากการจัดทำโครงการการเทียบเคียงสมรรถนะ กลุ่มสำนักหอสมุดมหาวิทยาลัย

ทำให้ห้องสมุดได้แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) ที่นำมาปรับปรุงแก้ไขคุณภาพการทำงานของห้องสมุดแต่ละแห่ง รวมทั้งทำให้บุคลากรที่เข้าร่วมโครงการ ได้รับความรู้ความเข้าใจในหลักการเทียบเคียงสมรรถนะ เกิดทักษะและประสบการณ์ สามารถวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการทำงาน ตลอดจนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้การดำเนินงานซึ่งกันและกัน เพื่อประโยชน์ในการพัฒนากระบวนการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งด้านการส่งเสริมการใช้ฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ให้มีการใช้อย่างคุ้มค่าและเกิดประโยชน์สูงสุดต่อประชาคมของมหาวิทยาลัย ทั้งนี้ โครงการการเทียบเคียงสมรรถนะกลุ่มสำนักหอสมุดมหาวิทยาลัย สามารถใช้เป็นต้นแบบในการจัดทำการเทียบเคียงสมรรถนะของห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาของประเทศไทย เพื่อนำไปสู่ความร่วมมือระหว่างกลุ่มห้องสมุดในการพัฒนาองค์กรอย่างก้าวกระโดดต่อไป

ขอขอบคุณ คุณเพ็ญสุวรรณ นาคะปรีชา และทีมผู้บริหารในช่วงระหว่างปีงบประมาณ 2554 ผู้ดำริเริ่มโครงการ ขอบคุณคุณศิริมนัส อินต๊ะแก้ว หัวหน้างานนโยบายและแผน และทีมงานผู้ประสานงานโครงการ ที่ให้เราได้กลับไปเรียนรู้จนจบหลักสูตร