ซึ่งท้ายที่สุดเราได้เรียนรู้การดำเนินงานอย่างเป็นระบบ ประโยชน์เห็นๆ ที่ฉันได้คือ การเขียนแผนงาน การจัดทำกระบวนการทำงานหรือ Action Plan การใช้ระบบตรวจสอบงานที่มีความสัมพันธ์กับมิติด้านเวลา หน่วยงานรับผิดชอบและการแสวงหาความร่วมมือร่วมแรงใจในการพัฒนางานอนาคต (การสร้าง Connection)
การเทียบเคียงสมรรถนะ (Benchmarking) เป็นเครื่องมือของการจัดการสมัยใหม่ที่มีคุณภาพ ใช้วัด เปรียบเทียบการบริหารงานหรือกระบวนการจัดการกับองค์กรอื่น เพื่อทำให้ได้ข้อมูลแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) สำหรับใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาตนเองอย่างเป็นระบบและเป็นรูปธรรม สามารถวัดและตรวจสอบได้
เป้าหมายในการเทียบเคียงสมรรถนะของห้องสมุด เป็นการวัดและเทียบเคียงกระบวนการทำงานของห้องสมุด อย่างน้อย ๒ แห่งขึ้นไป โดยมีเป้าหมายคือการเพิ่มความสามารถ สร้างมาตรฐาน และปรับปรุงคุณภาพในการทำงานด้วยการประยุกต์ใช้แนวปฏิบัติที่ดีของห้องสมุดที่เป็นคู่เทียบเคียง มาพิจารณาใช้ในการปรับปรุงและพัฒนากระบวนการทำงานตามบริบทของห้องสมุด ซึ่งมีห้องสมุดที่เข้าร่วมโครงการ 3 สถาบัน ได้แก่ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ หอสมุดและคลังความรู้ มหาวิทยาลัยมหิดล และสำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลง อรรถกระวีสุนทร มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์
วิทยากรจากสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติเดินทางมาให้ความรู้และเป็นที่ปรึกษาการทำโครงการ โดยการจัดอบรมร่วมกัน ณ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ และการจัดอบรมทางไกลผ่านระบบ VDO Conference ทำให้ทุกคนที่เข้าเรียนรู้มีความเข้าใจในหลักการเทียบเคียงสมรรถนะได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้บทเรียนการดำเนินงานซึ่งกันและกัน เพื่อพัฒนาระบบฐานข้อมูลแนวปฏิบัติที่ดีและสร้างเครือข่ายการเรียนรู้ตามแนวทางของ Benchmarking Network
และทั้งสามมหาวิทยาลัยได้ร่วมกันกำหนดกระบวนการทำงานที่สำคัญที่ต้องการเทียบเคียงสมรรถนะ 2 กระบวนการ คือ กระบวนการจัดหาฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และกระบวนการประชาสัมพันธ์การให้บริการฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
มาถึงขั้นตอนนี้ มีคณะทำงานแยกย่อยเป็นกลุ่มๆ เพื่อจัดเตรียมข้อมูลที่ใช้ในการเทียบเคียงสมรรถนะ คัดเลือกองค์กรภายนอกที่มีแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) เพื่อการทำ Site Visit องค์กร ที่เราเลือกและได้รับความอนุเคราะห์ตอบรับ 3 องค์กร ได้แก่ บริษัทแอดวานซ์ อินโฟว์ เซอร์วิส จำกัด (มหาชน) บริษัทไดเร็ค มีเดีย กรุ๊ป (ประเทศไทย) จำกัด และศูนย์วิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย โดยเราทั้งหมดได้เดินทางไปศึกษาดูงานในเชิงของการ Site Visit เมื่อระหว่างวันที่ 24-26 สิงหาคม 2554 ทั้งนี้ก่อนการทำ Site Visit นั้น เราได้มีการกำหนดแผน Site Visit โดยจัดทำข้อคำถาม กำหนดทีมงานและผู้รับผิดชอบ วัน/เวลาและสถานที่
ภายหลังจากการไป Site Visit แล้ว เราเดินทางไปเยี่ยมเยือนหอสมุดและคลังความรู้ มหาวิทยาลัยมหิดล ที่ตั้งอยู่อำเภอศาลายา จังหวัดนครปฐม เพื่อร่วมกันจัดทำบทสรุปการทำ Site Visit ทั้ง ๒ กระบวนการเพื่อหา Best Practice และ Enablers ในแต่ละกระบวนการ
จากนั้นสำนักหอสมุดแต่ละแห่ง จัดทำตารางเปรียบเทียบข้อมูลเทียบเคียงสมรรถนะตามบริบทของห้องสมุดตนเอง โดยจัดทำข้อมูล Best Practice และ Enablers และสิ่งที่เห็นว่าควรนำมาปรับปรุงในแต่ละห้องสมุด พร้อมทั้งจัดทำ Flowchart ปรับปรุงกระบวนการทั้ง ๒ กระบวนการของสำนักหอสมุดแต่ละแห่ง และการจัดทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan) เพื่อปรับปรุงกระบวนการทั้ง 2 กระบวนการ หลังจากนั้น ได้ร่วมกันเลือกตัวชี้วัด จำนวน 3 ตัวชี้วัด เพื่อใช้ในการเทียบเคียงสมรรถนะ และจัดทำ Template ตัวชี้วัด สถาบันละ 1 ตัวชี้วัด จากนั้นได้มีการรวบรวม Template เพื่อใช้เป็นตัวชี้วัดในการหาแนวปฏิบัติที่ดีในการเทียบเคียงสมรรถนะของสำนักหอสมุดทั้ง 3 สถาบัน ต่อไป
การดำเนินการตามโครงการได้มีการสรุปบทเรียน เพื่อกำหนดขั้นตอนมาตรฐานการจัดทำ Group Benchmarking เรียบร้อยแล้วเมื่อวันที่ 21 กุมภาพันธ์ 2555 เป็นอันเสร็จสิ้นกระบวนการเรียนรู้เพิ่มเติมเรื่องเกี่ยวกับการเทียบเคียงสมรรถนะของฉัน ที่หวังว่าจะสามารถนำไปปรับใช้ในงานประชาสัมพันธ์ระดับมหาวิทยาลัยได้ต่อไป (จึงต้องนำมาบันทึกไว้)
และแน่นอนที่สุดค่ะว่า สิ่งใดอะไรที่ได้รับจากการทำโครงการครั้งนี้ ได้มีการสรุปผลและข้อเสนอแนะไว้ด้วย ดังนี้ค่ะ
ทำให้ห้องสมุดได้แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) ที่นำมาปรับปรุงแก้ไขคุณภาพการทำงานของห้องสมุดแต่ละแห่ง รวมทั้งทำให้บุคลากรที่เข้าร่วมโครงการ ได้รับความรู้ความเข้าใจในหลักการเทียบเคียงสมรรถนะ เกิดทักษะและประสบการณ์ สามารถวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการทำงาน ตลอดจนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้การดำเนินงานซึ่งกันและกัน เพื่อประโยชน์ในการพัฒนากระบวนการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งด้านการส่งเสริมการใช้ฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ให้มีการใช้อย่างคุ้มค่าและเกิดประโยชน์สูงสุดต่อประชาคมของมหาวิทยาลัย ทั้งนี้ โครงการการเทียบเคียงสมรรถนะกลุ่มสำนักหอสมุดมหาวิทยาลัย สามารถใช้เป็นต้นแบบในการจัดทำการเทียบเคียงสมรรถนะของห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาของประเทศไทย เพื่อนำไปสู่ความร่วมมือระหว่างกลุ่มห้องสมุดในการพัฒนาองค์กรอย่างก้าวกระโดดต่อไป
ขอขอบคุณ คุณเพ็ญสุวรรณ นาคะปรีชา และทีมผู้บริหารในช่วงระหว่างปีงบประมาณ 2554 ผู้ดำริเริ่มโครงการ ขอบคุณคุณศิริมนัส อินต๊ะแก้ว หัวหน้างานนโยบายและแผน และทีมงานผู้ประสานงานโครงการ ที่ให้เราได้กลับไปเรียนรู้จนจบหลักสูตร
ละเอียดมากเลยค่ะ
ขอเรียนรู้ด้วยคนนะคะ พี่ต๋อย
เป็นกำลังใจให้คนทำงานค่ะ
ขอบคุณที่แบ่งปันประสบการณ์นะคะ
มีเพื่อนยอดเยี่ยมอย่างนี้...ก็ภุมิใจเนอะ...
สุดยอดเลยพี่เรา ได้อ่านครั้งไหน ก็ได้เรียนรู้ พี่ดาวต้องการนายแบบนำเสนอห้องสมุดไหมครับ 555
สวัสดีค่ะ
น้อง ชาดา ~natadee
คุณ KRUDALA
คุณ เติมฝัน ให้ฝน
อาจารย์ ขจิต ฝอยทอง