นักบริหารจัดการมืออาชีพ (5 basic functions of a manager)

การทำงานที่มีคนมากกว่าหนึ่งคนต้องใช้ศิลปะการบริหารจัดการมาเป็นเครื่องมือด้วยเสมอ มาดูกันดีกว่าค่ะว่านักบริหารจัดการที่ดีมีหน้าที่อย่างไรบ้าง

ปีเตอร์ ดรักเกอร์ (Peter Drucker) กูรูทางการการบริหารจัดการกล่าวไว้ในหนังสือของเขาหลายเล่มว่า "การบริหารจัดการ (management) เป็นศาสตร์และศิลป์ที่รวมเอาความรู้หลายแขนงเข้าไว้ด้วยกัน เช่น การทำความเข้าใจค่านิยมของมนุษย์, การชี้นำมวลชน, ลำดับชั้นทางสังคม, และการตั้งคำถามอย่างชาญฉลาด หากจะเรียกเป็นชื่อวิชาก็อาจจะเป็นเศรษฐศาสตร์, จิตวิทยา, คณิตศาสตณ์, ทฤษฎีการเมือง, ประวัติศาสตร์, และปรัชญา" แสดงให้เห็นว่านักบริหารจัดการ (manager) ที่ดีต้องเป็นคนรู้กว้างมากกว่ารู้ลึก

คุณดรักเกอร์ยังเชื่อว่าหน้าที่หลัก (main task) ของนักบริหารจัดการทุกวันนี้คือสร้าง "ความสามารถในการชี้นำ" (leadership) ของแต่ละคน และมีเป้าหมายหลัก (main goal) อยู่ที่การพัฒนาความสามารถในการทำประโยชน์ (productivity) ของบุคลากรด้วยการดึงเอาจุดแข็ง (strength) และความรู้ (knowledge) ของแต่ละคนออกมาให้ได้

ดังนั้นหน้าที่พื้นฐานของนักบริหารจัดการจึงควรประกอบไปด้วย 5 อย่าง ได้แก่

1. ตั้งวัตถุประสงค์ - นักบริหารจัดการมีหน้าที่ตัดสินใจว่างานนี้ต้องการทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ใด และจะสื่อสารวัตถุประสงค์เหล่านี้ไปยังผู้คนที่มีส่วนในการทำงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างไรได้บ้าง

2. จัดระบบ - นักบริหารจัดการต้องบอกได้ว่างาน (task) ที่จำเป็นต้องทำเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ประกอบด้วยงานใดบ้าง หลังจากนั้นก็ตัดสินใจเลือกเฉพาะงานที่จำเป็นจริงๆ แล้วนำงานแต่ละอย่างมาซอยเป็นกิจกรรมย่อยๆ ที่สามารถบริหารจัดการและติดตามได้ง่าย จัดกลุ่มกิจกรรมและงานให้เป็นระบบที่มีโครงสร้างชัดเจน และสุดท้ายจึงเลือกคนที่จะมาทำงานนั้น

3. กระตุ้น - นักบริหารจัดการต้องกระตุ้น (motivate) ผู้คนด้วยการเปิดโอกาสให้เขาตัดสินใจทำหรือไม่ทำงานในส่วนของเขาด้วยตัวเอง การกระตุ้นทำได้ด้วยการแลกเปลี่ยนกับสิ่งตอบแทน การเลื่อนตำแหน่ง หรือรางวัลตามลักษณะของงาน นอกจากนั้นยังควรสร้างบรรยากาศการทำงานเป็นทีมด้วยการพูดคุยสื่อสารกับลูกน้อง, เพื่อนร่วมงาน, หรือหัวหน้างานอย่างสม่ำเสมอด้วย

4. วัดความสามารถในการทำงาน (performance) - ด้วยการสร้างหน่วยวัดขึ้นมาเพื่อดูว่าแต่ละคนมีความสามารถในการทำงานมากน้อยเท่าใด หลักจากนั้นจึงนำมาวัดผลการทำงานของแต่ละคนโดยระลึกเสมอว่าเป้าหมายการทำงานของแต่ละบุคคลต้องสอดคล้องไปกับเป้าหมายขององค์กรด้วย นอกจากนั้นต้องมั่นใจว่าบุคลากรทุกคนเข้าใจหน่วยวัดนี้เป็นอย่างดี และมีอุปกรณ์ช่วยให้สามารถทำงานบรรลุผลตามหน่วยวัดได้

5. พัฒนาตนเองและผู้อื่น - นักบริหารจัดการต้องไม่หยุดนิ่ง เขาต้องหมั่นหาความรู้เพื่อพัฒนาตนเองและคนรอบข้างอยู่เสมอ

คุณดรักเกอร์ชื่นชมในกระบวนการประเมินผ่าน feedback ซึ่งทำได้ง่ายๆ โดยการวิเคราะห์ฟีดแบค (feedback analysis) ดังนี้

1. เมื่อเราตัดสินใจทำเรื่องใดลงไป เขียนสิ่งที่เราทำและผลที่เราคาดหวังว่าจะเกิดขึ้นลงในกระดาษ

2. กลับมาอ่านกระดาษแผ่นนั้นอีกครั้งเมื่อวาลาผ่านไปสักระยะหนึ่ง เปรียบเทียบผลที่เราคาดหวังว่าจะเกิดขึ้นกับผลที่เกิดขึ้นจริงๆ ว่าเหมือนหรือแตกต่างกันอย่างไร ช่วงที่เราวิเคราะห์ความเหมือนหรือแตกต่างนี้คือ feedback

3. นำ feedback ที่ได้เป็นแนวทางและเป้าหมายในการกระตุ้นตัวเอง โดยสิ่งที่เราทำดีแล้วก็จะเป็นจุดแข็ง (strength) ให้พัฒนาต่อไป สิ่งใดที่ทำไม่ถูกก็จะเป็นจุดอ่อน (weakness) ที่ต้องรีบกำจัดให้เร็วที่สุด

ที่กล่าวมาแล้วเป็นหลักการค่ะ ในทางปฏิบัติ ถ้าเราได้รับมอบหมายงานมาชิ้นหนึ่ง เช่น ให้หาความพึงพอใจของบุคลากรแล้วมารายงานต่อหัวหน้า เมื่อเราหาข้อมูลเรียบร้อยและต้องนำเสนอผลการบริหารจัดการงานนี้ มีหลักง่ายๆ ในการนำเสนอผลงานให้ตรงกับสิ่งที่หัวหน้าอยากฟัง ได้แก่

1. เข้าใจว่าไม่มีวิธีที่ถูกต้องเพียงวิธีเดียวในการบริหารจัดการคน - งานใดก็ตามที่เรา้บริหารจัดการโดยมีคนมาเกี่ยวข้องมักจะเกิดเหตุการณ์ที่คาดไม่ถึงและนอกตำราเสมอ ดังนั้นต้องยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนวิธีการให้เหมาะกับสถานการณ์ด้วย ถ้าเข้าใจธรรมชาติของมนุษย์เราก็จะเครียดน้อยลง

2. ทรัพยากร (resource) จะถูกส่งไปยังที่ๆ มีโอกาส (opportunity) ไม่ใช่ที่ๆ มีปัญหา (problem) - การนำเสนอแม้ว่าจะพบปัญหามากมาย เช่น หน่วยงานส่วนใหญ่ไม่พึงพอใจต่อการทำงาน แต่เราสามารถนำความไม่พึงพอใจเหล่านี้มาเป็นโอกาสในการพัฒนาหน่วยงานได้อย่างไรบ้าง เช่น ทราบว่าไม่พึงพอใจเรื่องสวัสดิการที่พัก จึงเป็นโอกาสดีที่จะให้งบประมาณด้านที่พักมากกว่าด้านอื่น การนำเสนอโอกาสจึงดีกว่านำเสนอแต่ปัญหาที่เราพบเพียงด้านเดียว

3. ทำความเข้าใจพันธกิจขององค์กรและเชื่อมั่นในสิ่งนั้น - สิ่งที่หัวหน้าชอบคือทำอย่างไรก็ได้ให้งานที่ทำมีส่วนในการนำองค์กรให้บรรลุพันธกิจ ดังนั้นยึดสิ่งนี้เป็นหลัก

4. ค้นหาว่ามีสิ่งใดที่เราควรทำ และทำอย่างไร เสร็จแล้วก็เดินหน้าทำให้สำเร็จ - ก่อนที่จะนำเสนอผลงานกับหัวหน้า เราควรทราบก่อนว่าเรามีความสามารถในการแก้ไขหรือดำเนินการเพื่อให้งานเดินหน้าอย่างไรบ้าง ทำส่วนที่คิดว่าทำได้ไปเสียก่อน ส่วนใดติดขัดหรือทำไม่ได้จึงค่อยมานำเสนอให้หัวหน้าช่วยคิด

5. ถามตัวเองว่างานนี้เราอยู่ในฐานะผู้ตัดสินใจ (decision-maker) หรือที่ปรึกษา (adviser) - ระหว่างสำรวจความพึงพอใจ เราอาจจะต้องตัดสินใจว่าจะสำรวจหัวข้อใดบ้าง สำรวจใคร ใช้ระยะเวลานานเท่าใด งานที่เราสามารถทำเพื่อให้สำเร็จได้ด้วยตัวเองนี้เป็นงานที่เราอยู่ในฐานะ "ผู้ตัดสินใจ" ดังนั้นหากเราไม่ตัดสินใจทำแต่เก็บมาถามหัวหน้าว่าควรสำรวจเรื่องใดในใครบ้าง ก็มักจะโดนหัวหน้าดุเนื่องจากไม่ยอมตัดสินใจเรื่องที่ควรทำ ในระหว่างที่บางงานเราก็อยู่ในฐานะ "ที่ปรึกษา" เท่านั้น เช่น จากผลการสำรวจความพึงพอใจ เราเสนอให้เพิ่มงบประมาณสำหรับสวัสดิการเช่าที่พัก ขั้นตอนการอนุมัติงบประมาณจะอยู่ในความดูแลของหัวหน้า เราจึงมีหน้าที่เป็นเพียงที่ปรึกษาโดยการบอกจำนวนเงินงบประมาณที่คิดว่าเหมาะสมรวมถึงผลดีผลเสียที่อาจจะเกิดตามมา หัวหน้าจะโอเคหรือไม่ก็อยู่ในดุลพินิจของหัวหน้าเอง

6. ช่วยให้ตัวเองและคนรอบตัวเรียนรู้ว่าเราจะบริหารจัดการตัวเราอย่างไร - การบริหารจัดการตนเองอย่างชาญฉลาดทำได้ 3 วิธี คือ 1) ตัดสินใจอย่างฉลาด, 2) พัฒนาความสามารถในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ, และ 3) รู้จักตัวเองทั้งจุดแข็งและจุดอ่อน

7. ถามตัวเองว่าอะไรที่เรา "ควรทำ" มากกว่ารอทำเฉพาะสิ่งที่มีคน "บอกให้ทำ" - หัวหน้าส่วนใหญ่อาจจะสอนงานและบอกให้เราทำในช่วงแรก แต่เชื่อเถอะค่ะว่าถ้างานนั้นไม่ได้แปลกพิสดารมาก หรือเป็นงานที่สามารถใช้กระบวนการแก้ปัญหาแบบเดียวกับงานอื่นๆ ที่ผ่านมาได้ หัวหน้ามักคาดหวังให้เราคิดเองว่าสิ่งใดที่ควรทำและลงมือทำไปเลย หากต้องรอความเห็นของหัวหน้าไปทุกเรื่อง งานก็จะช้าและตัวเราก็ไม่ได้เรียนรู้ด้วย

หากทำได้ดังนี้ เราก็จะกลายเป็น "นักบริหารจัดการมืออาชีพ" ที่หัวหน้าไว้วางใจมอบหมายงานสำคัญให้ทำบ่อยๆ ค่ะ

[นาย ธนากรณ์ ใจสมานมิตร]

เป็นองค์ความรู้ และข้อเท็จจริงที่ดีครับ ขอบพระคุณในการแบ่งปันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ครับผม