วิธีการเข้าโปรแกรมการบัญชี

โปรแกรมทางการบัญชี

SAP มิใช่แค่โปรแกรมบัญชี แต่เป็นเทคโนโลยีสำหรับแอพพลิเคชันทางธุรกิจ

SAP ชื่อนี้ คงไม่ใช่สิ่งแปลกใหม่สำหรับคนในวงการไอทีรวมทั้งผู้ที่ทำงานอยู่ในองค์กร ไม่ว่าจะขนาดใดก็ตาม เพราะผมเชื่อว่าหลายๆ ท่านคงได้สัมผัสกับระบบ SAP กันมาบ้างแล้ว

บางท่านอาจเป็นผู้ใช้ระบบ บางท่านอาจเป็นที่ปรึกษาในการวางระบบ SAP แต่เชื่อมั้ยว่า บางครั้งคำถามง่ายๆ ที่ว่า SAP คืออะไร หลายๆ ท่านยังตอบคำถามสั้นๆ นี้ไม่ได้เลย

ผมเคยได้ยินบางคนพูดว่า SAP คือซอฟต์แวร์บัญชีตัวหนึ่งเท่านั้น ผมในฐานะที่ทำงานอยู่ในแวดวง SAP มาเกือบ 8 ปี ถึงแม้ว่าตอนนี้จะผันตัวเองมาเป็นอาจารย์สอนหนังสืออยู่ที่มหาวิทยาลัย แต่ก็ไม่ได้ทิ้งความรู้ความเข้าใจทางด้านระบบ SAP R/3 แต่อย่างใด เพราะที่คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย มีระบบ SAP ให้ใช้สอนนิสิตภาควิชาการบัญชี ผมจะขอเป็นตัวแทนที่จะมาเสนอแนวคิดที่ว่า SAP คืออะไร

สำหรับผมแล้ว ถ้าจะตอบคำถามในเรื่องอะไรก็ตาม ผมมักจะกล่าวถึงทฤษฎีของเรื่องนั้นๆ ก่อนเสมอ เพราะมันจะทำให้เราเข้าใจในหลักการของเรื่องนั้นๆ คำตอบง่ายๆ คือ SAP ซอฟต์แวร์ทางด้าน Enterprise Resource Planning หรือที่เรียกสั้นๆ ว่า ERP ชั้นนำตัวหนึ่งในอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์นั่นเอง บางท่านอาจจะมีคำถามต่อไปว่า แล้ว ERP มันคืออะไรกันล่ะ นี่ละครับหัวใจสำคัญของบทความนี้ ผมจะขออธิบายความหมายของ ERP ทางด้านทฤษฎีในฐานะที่เป็นอาจารย์สอนในหัวข้อ ERP นี้อยู่

ERP คืออะไร?

ERP เป็นซอฟต์แวร์ที่มีการรวบรวม หรือผนวกฟังก์ชันงานทั้งหมดในองค์กร หรือมีการเชื่อมโยงในส่วนของโมดูลทั้งหมดเข้าด้วยกัน โดยมีการทำงานในลักษณะแบบเรียลไทม์ และ ERP จะได้รับการออกแบบมาบนพื้นฐานของวิธีการปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมนั้นๆ (Best Practice) ก็คือมีการกำหนดในส่วนของกระบวนการทางธุรกิจ ที่มีการทดสอบ และสำรวจมาแล้วว่าเป็นวิธีการที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมนั้นๆ ไว้ในตัวของ ERP

ดังนั้น เราจะเห็นได้ว่า มีหลายธุรกิจที่อิมพลีเมนต์ ERP เพื่อผลในการทำ Business Reengi -neering เพราะต้องการปรับเปลี่ยนกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรให้เป็นไปตามกระบวนการที่เป็น Best Practice โดยที่ซอฟต์แวร์ ERP จะสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับลักษณะการดำเนินงานขององค์กรนั้น (ที่เรียกกันว่า Customizing หรือ คอนฟิกูเรชัน) ซึ่งในทางทฤษฎีได้แบ่งซอฟต์แวร์สำเร็จรูปออกเป็น 2 ประเภทคือ ซอฟต์แวร์แพ็กเกจ กับ Customizing Software Package

ข้อแตกต่างของซอฟต์แวร์สำเร็จรูปทั้งสองประเภทก็คือ ซอฟต์แวร์แพ็กเกจ นั้น เราไม่สามารถจะปรับเปลี่ยนระบบงานในซอฟต์แวร์นั้นได้ตามความต้องการของธุรกิจแต่ละแบบ ถ้าต้องการปรับเปลี่ยนซอฟต์แวร์ให้เข้ากับธุรกิจนั้นๆ ก็อาจต้องแก้ไขโปรแกรมของซอฟต์แวร์สำเร็จรูปตัวนั้นเลยทีเดียว แต่ถ้าเป็น Customizing Software Package ระบบของซอฟต์แวร์นั้นๆ ได้เตรียมส่วนที่เรียกว่า Customizing ไว้ให้เราใช้ปรับเปลี่ยนการทำงานของซอฟต์แวร์ ให้เข้ากับรูปแบบในการดำเนินธุรกิจขององค์กรแล้ว

ถ้าจะกล่าวถึงเทคโนโลยีหลักๆ ที่ผลักดันให้เกิดซอฟต์แวร์ ERP ขึ้นมาก็คือ เทคโนโลยีทางด้านระบบฐานข้อมูล และไคลเอ็นต์/เซิร์ฟเวอร์นั่นเอง เพราะระบบ ERP นั้น เป็นระบบที่อินทิเกรตฟังก์ชันงานทั้งหมดขององค์กร ดังนั้นข้อมูลจึงจำเป็นที่จะต้องเก็บอยู่ในฐานข้อมูลกลางด้วย ส่วนไคลเอ็นต์/เซิร์ฟเวอร์นั้น เนื่องจากการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานของการบันทึกข้อมูล จากระบบเดิมที่เคยทำงานในส่วนของแบ็กออฟฟิศมาเป็นรูปแบบในการทำงานในส่วนของฟรอนต์ออฟฟิศซึ่งต้องการหน้าจอในลักษณะกราฟิก (Graphic User Interface: GUI) ไม่ใช่รูปแบบที่แสดงแต่ตัวอักษร เหมือนสมัยก่อน ดังนั้นไคลเอ็นต์/เซิร์ฟเวอร์จึงสามารถสนองตอบในส่วนความต้องการในเทคโนโลยีด้านนี้ได้

ซึ่งถ้าลองศึกษาถึงประวัติศาสตร์ของระบบซอฟต์แวร์สำเร็จรูปทางธุรกิจกันจริงๆ แล้ว จะพบในอดีตประมาณช่วงต้นของทศวรรษที่ 1970 นั้น ผู้ที่อยู่ในทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ให้กับองค์กรต่างๆ มีความต้องการที่จะพัฒนาระบบที่เป็นอินทีเกรตซอฟต์แวร์แพ็กเกจแต่ด้วยเทคโนโลยีทางด้านระบบฐานข้อมูลที่ยังมาไม่ถึง รูปแบบของซอฟต์แวร์ในลักษณะนี้จึงเกิดขึ้นไม่ได้

ERP ก็มีประวัติศาสตร์เหมือนกัน

ก่อนที่จะมีระบบ ERP นั้น เดิมในวงการอุตสาหกรรม ประมาณช่วงทศวรรษ ที่ 1960 ได้มีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์ เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตทางด้านการคำนวณความต้องการวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต หรือที่เรียกเป็นทางการว่าระบบ Material Requirement Planning (MRP) ซึ่งก็คือ การใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารและจัดการในส่วนของวัตถุดิบ ที่ใช้ในการผลิตเท่านั้น ต่อมาในช่วงประมาณทศวรรษที่ 1970 ระบบการผลิตในอุตสาหกรรมมีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้น จึงมีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตในด้านของเครื่องจักร และส่วนของเรื่องการเงิน นอกเหนือไปจากส่วนของวัตถุดิบ ซึ่งเราจะเรียกระบบงานเช่นนี้ว่า Manufacturing Resource Planning (MRP II) จากจุดนี้เราพอจะมองเห็นภาพคร่าวๆ ของการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารงานในอุตสาหกรรมได้

ในช่วงที่ผมจบการศึกษาในระดับปริญญาตรีมาใหม่ๆ นั้น ผมได้มีโอกาสได้สัมผัสระบบ MRP II ตัวหนึ่งที่ชื่อ TIMS ของประเทศนิวซีแลนด์ ถ้าดูจากหน้าจอเมนูหลัก จะพบว่ามีอยู่ 3 โมดูลหลักๆ ด้วยกันคือ Financial Accounting, Distribution และ Manufacturing และในโมดูลของ Manufacturing จะมี MRP รวมอยู่ด้วย จะเห็นได้ว่า ในการนำเอาระบบ MRP II เข้ามาช่วยในองค์กรหนึ่งๆ นั้น ยังไม่สามารถสนับสนุนการทำงานทั้งหมดในองค์กรได้ พอจะนึกออกมั้ยครับว่ายังขาดส่วนของระบบงานใด คำตอบก็คือ ระบบการจัดการทางด้านทรัพยากรบุคคลนั่นเองครับ

นี่จึงเป็นที่มาของระบบ ERP โดยที่นิยามของคำว่า ERP นี้ เกิดขึ้นในยุคต้นทศวรรษที่ 1990 โดย Gartner Group ซึ่งจะรวมเอาส่วนของ M ตัวสุดท้ายก็คือ Manpower เข้าไปไว้ในส่วนของระบบงานที่เรียกตัวเองว่า ERP ดังนั้นระบบ ERP จึงเป็นระบบที่ใช้ในการบริหารงานทรัพยากรทั้งหมดในองค์กร หรือกล่าวอีกอย่างหนึ่งก็คือ ระบบ ERP จะเป็นระบบที่ใช้ในการจัดการ 4 M ในองค์กร ซึ่งจะประกอบไปด้วย Material, Machine, Money และ Manpower นั่นเอง ดังนั้นถ้าเราเข้าไปดูที่เมนูหลักของระบบ ERP เราจะพบว่ามีเมนูของทั้ง MRP และ MRP II รวมอยู่ด้วย เพราะ ERP มีต้นกำเนิดมาจากระบบ MRP และ MRP II นั่นเอง

สรุปแนวคิดคร่าวๆ ของระบบ ERP

• ERP เป็นซอฟต์แวร์ที่อินทิเกรตฟังก์ชันการทำงานทั้งหมดทั่วทั้งองค์กร ไม่ใช่ระบบสารสนเทศ ที่สนับสนุนการทำงานเฉพาะส่วนของ Business Function เหมือนในสมัยก่อน ซึ่ง ERP จะสนับสนุนรูปแบบการทำงานในส่วนของ กระบวนการทางธุรกิจซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำงานในหลายๆ ฟังก์ชัน

• ERP มีการเก็บข้อมูลทั้งหมดอยู่ใน Common Database

• ERP มีการทำงานในแบบเรียลไทม์ ถูกพัฒนาขึ้นมาตามมาตรฐานที่เป็น Best Practice ในอุตสาหกรรม ดังนั้นจึงอาจกล่าวได้ว่า ERP ไม่ใช่เป็นแค่เพียงซอฟต์แวร์แพ็กเกจ แต่มันเป็นแนวทางในการดำเนินธุรกิจ หรือที่เรียกว่าเป็น The way of doing business

• SAP เป็นมากกว่าคำว่า ERP

ดังนั้นท่านที่คิดว่า SAP เป็นแค่เพียงซอฟต์แวร์บัญชี คงจะเปลี่ยนแนวคิดได้แล้วนะครับ ผมรู้สึกเสียดายนะครับถ้าท่านคิดว่า SAP เป็นแค่เพียงซอฟต์แวร์บัญชีตัวหนึ่ง เพราะจริงๆ แล้วมันคือ ERP ตัวหนึ่งที่ใช้ในการบริหารและจัดการทรัพยากรทั้งหมดในองค์กร หลายๆ องค์กรได้ใช้ขีดความสามารถของ SAP เพียงแค่ใช้ในการทำงานในส่วนของระบบประมวลผลทรานซ์แอ็กชันเท่านั้น ผมในฐานะที่ทำงานในส่วนของ Basis ในระบบ SAP R/3 รู้สึกว่า SAP ไม่ใช่เพียงแค่ซอฟต์แวร์แพ็กเกจตัวหนึ่ง แต่เป็นเทคโนโลยี สำหรับแอพพลิเคชันทางธุรกิจ มากกว่า

ทราบไหมครับว่า SAP มีส่วนของระบบ Electronic Data Interchange หรือ EDI ที่สนับสนุนการส่ง EDI Message ทั้งในมาตรฐาน ANSI X.12 หรือ EDIFACT มีส่วนของ Web Integration ที่สนับสนุน HTML โดยอาศัยเว็บบราวเซอร์เป็นไคล-เอ็นต์แทน SAPGUI โดยทำงานผ่าน In-ternet Transaction Server (ITS) ของระบบ SAP มีส่วนของ Business Connector ที่สนับสนุนการส่งข้อมูลในรูปแบบของ XML มีส่วนของ SAPConnect ที่สนับสนุนการเชื่อมต่อระบบ SAP R/3 กับระบบภายนอก ไม่ว่าจะเป็นอินเทอร์เน็ต แฟกซ์ X.400 หรือ SAPOffice R/3-R/3 Connection มีส่วนของ SAP Exchange Connector ที่ใช้ในการเชื่อมต่อระบบ R/3 Mail System กับระบบ MS Exchange Server ของไมโครซอฟท์และระบบ SAP Internet Mail Gateway ที่ใช้ในการส่ง และรับเมสเซจผ่านระบบอินเทอร์เน็ต

นอกจากนี้ยังมีระบบ SAPphone ที่สนับสนุนการเชื่อมต่อกับระบบ Computer Telephony Integration (CTI) Server ที่มีการเชื่อมต่อกับระบบ Private Branch Exchange (PBX) โดยที่เราสามารถที่จะใช้งานในส่วนของ Telephony Control Function ได้เช่น Initiating and Transferring Call, Processing Incoming Call Information และรวมถึงเรื่อง Interactive Voice Res ponse(IVR)

นอกเหนือจากที่ผมกล่าวมาทั้งหมดแล้ว SAP R/3 ยังมีเทคโนโลยีอื่นๆ อีกมากมายที่มีการทำงานในลักษณะของระบบเปิด ซึ่งผมเองยังยอมรับเลยครับว่า ถึงแม้ว่าจะทำงานมากับระบบ SAP R/3 มาเกือบ 8 ปี ผมยังไม่ได้ใช้งานระบบ SAP R/3 ในส่วนของ Basis ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพของระบบ SAP สักเท่าไร บางทีอาจจะเป็นเพราะรูปแบบธุรกิจขององค์กรที่ผมได้มีโอกาสอิมพลีเมนต์ให้ ไม่ได้ต้องการงานในส่วนนี้ หรืออาจเป็นเพราะลูกค้าที่ผมวางระบบ SAP ให้นั้น ไม่ทราบว่ามีส่วนระบบงานพวกนี้อยู่ในเอ็นจินของระบบ SAP R/3 ดังนั้นบทความที่ผมเขียนในส่วน SAP R/3 นี้ ผมอยากให้เป็นสื่อกลางในการให้ความรู้ความเข้าใจกับเทคโนโลยีของระบบ SAP R/3 ซึ่งในส่วนของข้อมูลทางเทคนิคนี้ ผมยกไปนำเสนอในนิตยสาร PC Magazine Thailand ส่วนที่ eLeader นี้ ผมคงนำเสนอในมุมมองทางด้านแนวคิดและเทคโนโลยีมากกว่า

ส่วนงานในระบบ SAP Basis ถือว่าเป็นส่วนงานกลางของระบบ SAP (Core) โดยเราจะเรียกคนที่ทำหน้าที่ดูแลในส่วนของ Basis นี้ว่าเป็น Basis Administrator นอกจากนี้ในส่วนของงานทางด้านเทคนิคยังมีงานทางด้าน ABAP ซึ่งแบ่งออกเป็นงานย่อยๆ ได้ 3 ส่วนหลักๆ คืองาน ABAP Report คือการเขียนโปรแกรม ABAP เพื่อออกรายงานที่เป็น Customizing Report งาน Dialog Programming ก็คือการเขียนโปรแกรม ABAP ในลักษณะของทรานส์แอ็กชัน และสุดท้ายก็คืองาน SAPScript ก็คือการเขียน ABAP เพื่อพิมพ์ Preprint Form ต่างๆ เช่น อินวอยซ์ เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีส่วนของการเขียน BDC Program สำหรับการทำ Data Conversion และ Interface Program ซึ่งผมจะถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของงาน ABAP Report

เบื้องหลังของระบบ SAP R/3

สำหรับในส่วนของแอพพลิเคชันทั้งหมดในระบบ SAP นั้น จะได้รับการพัฒนาขึ้นด้วยภาษา ABAP หรือ Advance Business Application Programming (ABAP/4 ซึ่งเป็นภาษาโปรแกรมในยุคที่ 4 หรือ 4GL เป็นคำที่เรียกใน SAP Release 3.0 ส่วนใน SAP Release 4.0 เป็นต้นไป จะเรียกว่า ABAP เนื่องจากว่ามีการพัฒนาภาษาโปรแกรม ABAP เป็นแบบออบเจ็กต์โอเรียลเต็ดมากขึ้น) และในส่วนของรันไทม์หรือ เคอร์เนลของระบบ SAP นั้น จะถูกพัฒนาขึ้นมาจากภาษา C/C++ (ในรีลีสถัดไปจะมีส่วนของจาวา)

ในส่วนของการอิมพลีเมนต์ ระบบ SAP นั้น จะมีการทำในส่วนของ Customizing หรือ คอนฟิกูเรชัน (จริงๆ แล้วก็คือ การกำหนดค่าพารามิเตอร์ต่างๆ นั่นเอง) ผ่านทาง Implementation Guide (IMG) เพื่อให้ระบบงาน SAP ทำงานได้กับองค์กรนั้นๆ

โมดูลแอพพลิเคชันหลักๆ ในระบบ SAP

1. FI Financial Accounting หรือโมดูลทางด้านบัญชีการเงิน

2. CO Controlling หรือโมดูลทางด้านบัญชีจัดการหรือบัญชีบริหาร

3. AM Fixed Assets Management หรือโมดูลทางด้านการจัดการสินทรัพย์ถาวร

4. SD Sale & Distributions หรือโมดูลทางด้านขายและการกระจายสินค้า

5. MM Material Management หรือโมดูลทางด้านการจัดการวัตถุดิบ

6. PP Production Planning หรือโมดูลทางด้านการวางแผนการผลิต

7. QM Quality Management หรือโมดูลทางด้านการจัดการด้านคุณภาพ

8. PM Plant Maintenance หรือโมดูลทางด้านการซ่อมบำรุงโรงงาน

9. HR Human Resource หรือโมดูลทางด้านการจัดการทรัพยากรบุคคล

10. TR Treasury หรือโมดูลทางด้านการบริหารการเงิน

11. WF Workflow หรือโมดูลทางด้าน Flow ของกระบวนการทำงาน

12. IS Industry Solutions คือส่วนระบบงานธุรกิจเฉพาะ โดยที่ไม่ใช่โมดูลมาตรฐานของระบบ SAP R/3 ซึ่งจะมีทั้งระบบ Aerospace, Automotive, Banking, Chemicals, Consumer Products, Engineering and Construction, Healthcare, Higher

13. Education and Research, High Tech, Insurance, Media, Mill Products, Oil and Gas, Pharmaceuticals, Public Sector, Retail, Service Provider, Telecommunications, Transportation และ Utilities

[Orawan]

Thx u. ^^

[วิชชุดา]

^^

[ปิยะรัตน์ ดวงจันทร์ดี]

ตัวหนังสือน่าจะเล็กลงกว่านี้นะคะ

[บุณยาพร เคียวประเสริฐ]

ดีเยี่ยม

หามาอีกนะ

[นู๋ บ๋อม]

เนื้อหาน่าอ่านดีนะจ๊ะ

[PLOYPAILIN]

ขอบคุณคร๊ ^^

สำหรับความรู้ดีๆ