การวางแผนกลยุทธ์แบบ Wiki
ท่านผู้อ่านลองสังเกตุดูนะครับ ว่าในกระบวนการวางแผนกลยุทธ์ขององค์กรท่านเป็นไปในรูปแบบไหน?
รูปแบบแรก เป็นการคิดและระดมสมองโดยผู้บริหารระดับสูงเพียงไม่กี่ท่าน โดยมีนักวิชาการ หรือที่ปรึกษาเข้ามาคอยให้ความช่วยเหลือ ซึ่งการวางแผนกลยุทธ์ที่เกิดขึ้นจะดำเนินไปอย่างเป็นความลับ ข้อมูลต่างๆ จะไม่มีการเผยแพร่ออกไปให้บุคลากร หรือบุคคลภายนอกได้ทราบ ยกเว้นข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น
รูปแบบที่สอง เป็นการให้พนักงานระดับกลางและล่างได้เข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการคิดและวางแผนกลยุทธ์มากขึ้น อาจจะเปิดรับฟังความคิดเห็นต่อแผนที่ได้จัดทำไว้ แต่การตัดสินใจทั้งหมดก็ยังอยู่ที่ผู้บริหารระดับสูงเพียงไม่กี่ท่าน
ผมเองได้มีโอกาสพบเจอกระบวนการวางแผนทั้งสองรูปแบบในองค์กรต่างๆ ในประเทศไทย ซึ่งก็ถือเป็นแนวปฏิบัติที่เป็นปกติครับ จนกระทั่งล่าสุดมาอ่านเจอบทความที่เขียนโดย Chris Grams เกี่ยวกับอีกรูปแบบหนึ่งในการวางแผนกลยุทธ์ โดยหน่วยงานที่เป็นเจ้าของรูปแบบใหม่นี้คือ Wiki Foundation ซึ่งเป็นมูลนิธิที่ไม่ได้แสวงหากำไรประจำ ด้วยพนักงานประจำเพียงแค่ 50 คน และเป็นหน่วยงานที่คอยดูแล Wikipedia สารานุกรมออนไลน์ที่ทุกคนรู้จักกันดี
คงไม่ต้องเล่าถึงรายละเอียดในรูปแบบธุรกิจของ Wiki นะครับ แต่มีข้อชวนคิดว่าจะใช้รูปแบบของ Wiki ที่เปิดโอกาสให้ทุกคนได้เข้ามามีส่วนร่วมในการสร้างฐาน หรือรวบรวมความรู้ต่างๆ มาใช้ในการวางแผนกลยุทธ์ได้อย่างไร? แต่ถ้าองค์กรใดก็ตามที่จะเป็นผู้บุกเบิกรูปแบบในการวางแผนกลยุทธ์แบบ Wiki ก็คงหนีไม่พ้นที่จะต้องเป็น Wiki Foundation
แรกเริ่มทีเดียวทาง Wiki ก็เปิดโอกาสให้บรรดา Contributor ที่เขามีเครือข่ายอยู่ทั่วโลกได้มีส่วนร่วมในการวางแผนกลยุทธ์ ปรากฎว่ามีคนมากกว่าหนึ่งพันคนจากทั่วโลกได้มีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็นต่อแผนกลยุทธ์ของวิกิ โดยในขั้นตอนแรกวิกิได้ให้ผู้ที่สนใจได้เขียนข้อเสนอทางกลยุทธ์หรือสิ่งที่วิกิควรจะทำหรือมุ่งเน้น ผลลัพธ์ที่ได้คือข้อเสนอกว่า 1,500 หน้า ในภาษาต่างๆ มากกว่า 50 ภาษา
ความคิดเห็นหรือข้อเสนอต่างๆ ที่เข้ามานั้นมีทั้งสิ่งที่เป็นเล็กๆ น้อยๆ จนกระทั่งเป็นข้อเสนอแนะทางกลยุทธ์ที่ดูแล้วยิ่งใหญ่มาก ทางวิกิเองก็ยอมรับเลยครับว่าการเปิดโอกาสให้ชุมชนออนไลน์ได้เข้ามามีส่วนร่วมนั้นเป็นสิ่งที่ดีมากๆ เนื่องจากเป็นการเปิดโอกาสให้ทุกคนได้เข้ามามีส่วนร่วม ทุกคนรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของชุมชน รวมทั้งได้รู้ว่าชุมชนออนไลน์เขากำลังคิดอะไรอยู่
ความยากหรือท้าทายก็คือจะทำอย่างไรกับข้อเสนอกว่า1,000 โครงการ ใน 50 ภาษา และยิ่งทางวิกิปล่อยให้เวลาผ่านพ้นไปเท่าไรก็จะยิ่งเกิดคำถามขึ้นมาในหมู่ชุมชนออนไลน์ ว่าทางวิกิจะทำอะไร หรือเอาใจใส่อย่างจริงจังกับข้อเสนอแนะของตนหรือไม่ ดังนั้น ความท้าทายถัดมาก็คือจะอ่าน ประเมิน วิเคราะห์และรวบรวม ความเห็นและโครงการต่างๆ จำนวนพันโครงการให้ออกมาเป็นแผนกลยุทธ์ของบริษัทได้อย่างไร
ถ้าเป็นองค์กรปกติก็คงตั้งทีมงานขึ้นมาศึกษาและวิเคราะห์กันแล้วครับ แต่วิกิย่อมมีวิธีการแบบวิกิครับ นั้นก็คือให้ชุมชนออนไลน์เข้ามามีส่วนร่วมในการวิเคราะห์และรวบรวมข้อเสนอต่างๆ เพื่อจัดทำเป็นแผนกลยุทธ์อีกทีครับ
คราวนี้ทางวิกิเปิดรับอาสาสมัครเพื่อเข้ามาช่วยอ่านและวิเคราะห์ ซึ่งสุดท้ายก็ได้อาสาสมัครมากว่าหนึ่งพันคน โดยทางวิกิได้พยายามรวบรวมและจัดหมวดหมู่ของสิ่งที่จะทำในแผนกลยุทธ์ออกเป็นหมวดหมู่ครับ อาทิเช่น เรื่องของการสร้างชุมชน หรือเรื่องของการขยายสู่ต่างประเทศ หรือกลยุทธ์ทางด้านเทคโนโลยี ในการทำงานของแต่ละกลุ่มนั้นจะมีคนที่เป็นตัวหลัก ซึ่งก็มาจากอาสาสมัคร และแต่ละกลุ่มก็มีหน้าที่ในการวิเคราะห์ข้อเสนอแนะ และข้อเสนอโครงการต่างๆ ที่มีมากกว่าหนึ่งพันชุด เพื่อสรุปออกมาเป็นข้อเสนอแนะในแต่ละประเด็น
สำหรับแผนกลยุทธ์ของวิกิ การทำงานของแต่ละกลุ่มนั้นก็ทำในรูปแบบที่โปร่งใสครับ นั้นคือใช้กลไกของวิกิในการช่วยกันวิเคราะห์และระดมความเห็นครับ เมื่อได้ข้อเสนอจากแต่ละกลุ่มแล้วก็ถึงคราวของทีมงานของ Wiki Foundation ในการมาประชุมและคุยร่วมกันเพื่อจัดทำเป็นแผนกลยุทธ์ของบริษัท อย่างไรก็ดี ในขั้นตอนสุดท้ายนั้นก็ยังมีการนำตัวร่างแผนกลยุทธ์ไปโพสต์บนวิกิเพื่อให้ผู้ที่สนใจสามารถเข้าไปอ่านและให้ข้อเสนอแนะเพิ่มเติมได้ครับ สุดท้ายทางวิกิก็ได้ออกมาเป็นแผนกลยุทธ์สำหรับ 5 ปีข้างหน้าที่ทุกคนสามารถเข้าไปดาวน์โหลดได้ครับ
เป็นอย่างไรบ้างครับ กระบวนการวางแผนกลยุทธ์แบบวิกิ ต้องถือเป็นอีกรูปแบบและมุมมองที่แปลกไปนะครับ แต่ก็เหมาะกับธุรกิจแบบวิกิ คราวนี้ท่านผู้อ่านลองมาดูนะครับว่าจะนำรูปแบบนี้มาปรับใช้กับองค์กรของท่านได้อย่างไร? เชื่อว่าท่านผู้อ่านหลายท่านอาจจะปฎิเสธในทันทีนะครับว่ารูปแบบการวางแผนกลยุทธ์แบบวิกิไม่สามารถนำมาใช้กับองค์กรของท่านได้ เนื่องจากข้อจำกัดต่างๆ ที่เราคิดกันขึ้นมา จริงๆ ผมว่าเราไม่ต้องลอกเลียนแบบกระบวนการวางแผนกลยุทธ์แบบวิกิทั้งหมดหรอกครับ เพียงแต่อาจจะเป็นประโยชน์บ้างถ้าเราสามารถนำมาปรับได้ครับ
ในขณะเดียวกันก็ไม่ได้หมายความว่าต่อไปนี้ในกระบวนการวางแผนกลยุทธ์นั้นจะต้องทำแบบวิกิคือสอบถามและรับฟังความคิดเห็นของผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดแบบเดียวกับวิกิ แต่การให้บุคลากรในระดับต่างๆ ได้เข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการวางแผนกลยุทธ์บ้างก็น่าจะก่อให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรบ้างนะครับ
ประโยชน์อย่างแรก คือการให้กลุ่มบุคคลจำนวนมากที่แตกต่างและหลากหลายหด้มีโอกาสเข้ามาเกี่ยวข้องกับการวางแผนกลยุทธ์นั้นทำให้องค์กรมีโอกาสที่จะได้รับความเห็นและแนวคิดที่หลากหลายมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเปรียบเทียบกับการคิดกันเองในกลุ่มผู้บริหารเพียงไม่กี่คน
ประโยชน์ที่สอง ก็คือกระบวนการครับ เวลาให้บุคคลต่างๆ เข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการวางแผนกลยุทธ์นั้น ท่านผู้อ่านต้องอย่ามองที่ผลผลิตสุดท้ายหรือตัวแผนกลยุทธ์เป็นหลักนะครับ แต่ต้องมองที่ตัวกระบวนการด้วยครับ การให้ทุกคนได้เข้ามามีส่วนร่วมนั้นเป็นเสมือนการทำให้ทุกคนรู้สึกว่าตนเองสำคัญ ความคิดเห็นของตนมีค่า และถ้าความคิดเห็นได้รับการยอมรับและนำไปปฎิบัติแล้วก็จะยิ่งเกิดความผูกพันและทุ่มเทที่จะเห็นไอเดียและความคิดของตนเองประสบความสำเร็จขึ้นมาได้
ท่านผู้อ่านก็อย่าลืมลองไปปรับใช้ดูนะครับ สำหรับการวางแผนกลยุทธ์แบบวิกิ เผื่อจะได้อีกรูปแบบและทางเลือกในการวางแผนกลยุทธ์แบบใหม่ๆ ครับ
โดย ผู้จัดการ 360° รายสัปดาห์
