Key Performance Indicator (KPI)

KPI คือ
       
        เครื่องมือที่ใช้วัดผลการดำเนินงานหรือประเมินผลการดำเนินงานในด้านต่างๆ ขององค์กร ซึ่งสามารถแสดงผลของการวัดหรือการประเมินในรูปข้อมูลเชิงปริมาณเพื่อสะท้อนประสิทธิภาพ ประสิทธิผลในการปฏิบัติงานขององค์กรหรือหน่วยงานภายในองค์กร
       
       ขั้นตอนการสร้าง KPI
       
        - กำหนดวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการ(What to measure?) ซึ่งควรสะท้อนถึงกลยุทธ์ที่องค์กรมุ่งเน้น
       
        - กำหนดปัจจัยสู่ความสำเร็จหรือปัจจัยวิกฤต (Key Success Factor or Criltical Success Factor) ที่สัมพันธ์กับวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการ เช่น ปัจจัยด้านคุณภาพ ปริมาณ ต้นทุน การส่งมอบ ความพึงพอใจ ความปลอดภัย และการเพิ่มผลผลิต
       
        - กำหนดตัวดัชนีชี้วัดที่สามารถบ่งชี้ความสำเร็จ/ประสิทธิภาพ/ประสิทธิผลจากการดำเนินการตามวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการ(How to measure?) ซึ่งสามารถแสดงผลเป็นข้อมูลเชิงปริมาณและกำหนดสูตรในการคำนวณรวมทั้งหน่วยของดัชนีชี้วัดแต่ละตัว
       
        - กลั่นกรองดัชนีชี้วัดเพื่อหาดัชนีชี้วัดหลัก โดยจัดลำดับและกำหนดน้ำหนักความสำคัญของดัชนีชี้วัดแต่ละตัว
       
        - กระจายดัชนีชี้วัดเข้าสู่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
       
        - จัดทำ KPI Dictionnary โดยระบุรายละเอียดที่สำคัญของดัชนีวัดแต่ละตัว เช่น ชื่อของดัชนีชี้วัดคำจำกัดความหรือนิยามของดัชนีชี้วัด สูตรในการคำนวณ หน่วยของดัชนีชี้วัด ผู้เก็บข้อมูล ความถี่ในการรายงานผล เพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกันของผู้เกี่ยวข้องในการนำดัชนีชี้วัดไปใช้ในการปฏิบัติงาน
       
       ลักษณะของดัชนีชี้วัดที่ดี
       
        - สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ ภารกิจ และกลยุทธ์ขององค์กร
       
        - ควรแสดงถึงสิ่งที่มีความสำคัญต่อองค์กรและหน่วยงานเท่านั้น ซึ่งดัชนีชี้วัดที่มีความสำคัญต่อองค์กรและหน่วยงานมี 2 ลักษณะ คือ ดัชนีชี้วัดที่แสดงผลการดำเนินงานที่สำคัญขององค์กร และดัชนีชี้วัดกิจกรรมหรืองานที่สำคัญซึ่งหากผิดพลาดจะก่อให้เกิดปัญหาร้ายแรงในองค์กรหรือหน่วยงาน
       
        - ประกอบด้วยดัชนีชี้วัดทั้งที่เป็นด้านการเงิน และดัชนีชี้วัดไม่ใช่ด้านการเงิน
       
        - ประกอบด้วยดัชนีชี้วัดที่เป็นเหตุและดัชนีชี้วัดที่เป็นผล
       
        - ต้องมีบุคคลหรือหน่วยงานรับผิดชอบดัชนีชี้วัดทุกตัวที่สร้างขึ้น
       
        - ดัชนีชี้วัดที่สร้างขึ้นควรเป็นดัชนีชี้วัดที่องค์กรหรือหน่วยงานสามารถควบคุมผลงานได้ไม่น้อยกว่าร้อยละ 80
       
        - เป็นดัชนีชี้วัดที่สามารถวัดผลได้ และบุคคลทั่วไปเข้าใจ ไม่ใช่เพียงผู้จัดทำเท่านั้นที่เข้าใจ
       
        - ต้องช่วยให้ผู้บริหารและพนักงานสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญขององค์กรได้ นอกเหนือจากการใช้ดัชนีชี้วัดเพื่อการประเมินผลงาน
       
        - ตัวดัชนีชี้วัดที่ดีจะต้องไม่ก่อให้เกิดความขัดแย้งภายในองค์กร
       
       เกณฑ์การทดสอบคุณภาพของดัชนีชี้วัด
       
        - ความพร้อมของข้อมูล ประเมินว่าดัชนีชี้วัดแต่ละตัวมีข้อมูลเพียงพอหรือไม่
       
        - ความถูกต้องของข้อมูล ประเมินว่าข้อมูลที่มีอยู่ของดัชนีชี้วัดแต่ละตัวเป็นข้อมูลที่ทันสมัยและเป็นข้อมูลในปัจจุบันหรือไม่
       
        - ต้นทุนในการจัดหาหรือจัดเก็บข้อมูล ประเมินว่าการหาหรือเก็บข้อมูลสำหรับดัชนีชี้วัดแต่ละตัวใช้ต้นทุนมากน้อยเพียงใด และคุ้มค่าหรือไม่
       
        - ความชัดเจนของดัชนีชี้วัด ประเมินว่าดัชนีชี้วัดแต่ละตัวมีความชัดเจน และทุกผ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าใจตรงกันหรือไม่
       
        - ดัชนีชี้วัดแต่ละตัวสะท้อนให้เห็นผลการดำเนินงานที่แท้จริงหรือไม่ หรือแสดงให้เห็นสิ่งที่ต้องการจะวัดจริงหรือไม่
       
        - สามารถนำดัชนีชี้วัดไปใช้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับองค์กรหรือหน่วยงานอื่นหรือผลการดำเนินงานในอดีตได้หรือไม่
       
        - ดัชนีชี้วัดแต่ละตัวสัมพันธ์กับดัชนีชี้วัดอื่นในเชิงเหตุและผลหรือไม่
       
       ข้อควรระวัง
       
        - ผู้บริหารขาดความมุ่งมั่นในการสร้างดัชนีชี้วัดความสำเร็จของงาน
       
        - การกำหนดดัชนีชี้วัดและค่าเป้าหมายที่มีความลำเอียง
       
        - ดัชนีชี้วัดแต่ละตัวไม่อยู่บนพื้นฐานที่สามารถเปรียบเทียบกันได้
       
        - ช่วงเวลาในการเก็บข้อมูลของดัชนีชี้วัดไม่เหมาะสมทำให้ไม่สามารถใช้สำหรับการชี้นำหรือบ่งบอกเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้
       
        - ไมมีการนำข้อมูลที่ได้จากดัชนีชี้วัดมาประกอบการบริหารเพื่อผลักดันให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
       
        - ในการสร้างดัชนีชี้วัดส่วนใหญ่เน้นที่ผลลัพธ์มากกว่ากระบวนการในการสร้างดัชนีชี้วัด
       
       ปัจจัยแห่งความสำเร็จ
       
        - ความมุ่งมั่นของผู้บริหารในการสร้างดัชนีชี้วัด
       
        - ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์รวบรวม ประมวลผล วิเคราะห์ข้อมูล แสดงผล และกระตุ้นเตือนผู้รับผิดชอบดัชนีชี้วัด
       
        - กำหนดเงื่อนไขการให้คะแนนดัชนีชี้วัดแต่ละตัวให้อยู่บนพื้นฐานที่สามารถนำไปใช้เปรียบเทียบผลงานที่เกิดขึ้นได้
       
        - ประยุกต์ใช้ดัชนีชี้วัดในการบริหารเพื่อผลักดันให้เกิดการปรับปรุงองค์กรอย่างต่อเนื่อง
       
        - เชื่อมโยงผลงานที่ได้จากดัชนีชี้วัดกับการประเมินผลการปฏิบัติงาน

[ip_maneerat]

คืออยากถาม จารย์ว่า ถ้าเราจะทำระบบสักระบบหนึ่งเพื่อแสดงข้อมูล kpi ออกมาในลักษณะระบบสนับสนุนการจัดสินใจ เราควรออกแบบระบบอย่างไรดีค่ะ

[วิทยา พรพัชรพงศ์ , Wittaya Pornpatcharapong]

ขอโทษที่ตอบช้านะครับ เพราะบางครั้งก็ไม่ได้เช็คคำถามของแต่ละบทความเหมือนกัน

จริงๆ แล้ว ระบบที่สรุปข้อมูลตัวชี้วัดและผลลัพธ์แบบ OLAP นั้น ก็คือระบบ Business Intelligence นั่นเองครับ สามารถช่วยให้ผู้บริหารติดตามและประเมินผลการปฎิบัติงาน และทราบถึงจุดแข็ง จุดอ่อนขององค์กรได้อีกด้วย และแน่นอนว่า ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปพวก Business Intelligence ก็แพงเช่นกัน

หากต้องการทำใช้เอง ไม่มีงบมาก อาจเขียน Web Programming เพื่อสรุปผลเป็น GDI Graphics เช่น กราฟ ชาร์ต หรือแถบสี ก็ได้นะครับ

หรือถ้าคุณถนัด Microsoft Excel ก็สามารถสร้าง Dashboard หรือ Cockpit เพื่อสรุปผลการดำเนินงานเป็นกราฟฟิคได้เช่นกันครับ สนใจเรื่องพวกนี้ ก็ติดต่อมาได้นะครับ สอนให้ได้ครับ