มาตรฐานระบบการบริหารคุณภาพโครงการ

 

 

             ในการพัฒนาระบบบริหารคุณภาพ สำหรับองค์กรโดยทั่วไปส่วนใหญ่ จะตำเนินการตามมาตรฐาน ISO9001 ซึ่งจัดทำขึ้น เพื่อให้องค์กรในรูปแบบต่างๆ ทั้งที่เป็นภาคเอกชน ภาครัฐ หรือจะเป็นองค์กรทางด้านการผลิต การบริการ การศึกษา การสาธารณสุข การขนส่ง หรืออีกหลากหลายรูปแบบ ทั้งขนาดเล็ก และขนาดใหญ่ สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ แต่เมื่อพิจารณาลงไปในรายละเอียดของข้อกำหนดในมาตรฐานแล้ว

             จะพบว่ามุ่งเน้นทีองค์กรที่มีรูปแบบการทำงานที่ชัดเจน มีการทำงานซ้ำๆ อย่างต่อเนื่อง ดังนั้นเมื่อนำไปปรับใช้กับองค์กรที่มีการทำงานในลักษณะโครงการ จึงไม่สามารถปรับใช้ได้อย่างเต็มที่ ส่งผลให้ผลการดำเนินงานไม่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลอย่างที่ควรจะเป็น

 

              ดังนั้นทาง ISO หรือ International organization of standard จึงได้พัฒนามาตรฐานขึ้นมาใหม่ เพื่อมารองรับการพัฒนาระบบบริหารคุณภาพสำหรับงานโครงการขึ้น เรียกว่า มาตรฐาน ISO10006:2003 โดยมาตรฐานสากลฉบับนี้ สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับโครงการได้หลากหลายรูปแบบ ทั้งที่มีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ หรือมีระยะเวลาของโครงการที่สั้นหรือยาว ในสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกัน และโครงการที่แตกต่างกันไปในผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการ

คุณลักษณะของโครงการ จะประกอบด้วย

• มีลักษณะเป็นหนึ่งเดียว (Unique) ประกอบด้วยกระบวนการ และกิจกรรมที่ไม่สามารถทำซ้ำได้
• มีระดับของความเสี่ยงและความไม่แน่นอนในการดำเนินงานอยู่จำนวนหนึ่ง
• สามารถคาดหมายผลลัพธ์ที่จะส่งมอบได้ในเบื้องต้น เช่น คุณสมบัติที่เกี่ยวกับคุณภาพ
• มีการกำหนดเวลาเริ่มต้นโครงการและสิ้นสุดไว้อย่างชัดเจน ภายใต้ข้อกำหนดทางด้านต้นทุนและทรัพยากร
• บุคลากรอาจได้รับการมอบหมายเป็นการชั่วคราวในช่วงเวลาที่มีการดำเนินการโครงการ
• อาจจะใช้เวลาในการดำเนินการที่นาน รวมถึงอาจมีการเปลี่ยนแปลงจากอิทฺธิพลทั้งภายในและภายนอกองค์กรในแต่ละช่วงเวลาได้

การจัดองค์กร

ในมาตรฐาน ISO10006:2003 นี้ ได้มีการแบ่งองค์กรออกเป็น 2 ลักษณะคือ องค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการ (Originating organization)และ องค์กรที่ทำหน้าที่บริหารโครงการ (Project organization)

องค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการ จะหมายถึงองค์กรที่เป็นผู้ตัดสินใจริเริ่มโครงการ โดยอาจจะเป็นรูปขององค์กรเดี่ยว องค์กรร่วม หรือหุ้นส่วน ซึ่งองค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการ จะทำการมอบหมายโครงการให้กับองค์กรที่ทำหน้าที่บริหารโครงการ (Project organization) เป็นผู้ดำเนินโครงการ ทั้งนี้องค์กรเจ้าของโครงการ อาจจะมีหลายๆ โครงการที่ดูแล และมอบหมายแต่ละโครงการให้กับองค์กรผู้บริหารโครงการที่แตกต่างกันไปก็ได้

ส่วนองค์กรบริหารโครงการ (Project organization) จะเป็นผู้ดำเนินการในการจัดการโครงการให้สำเร็จตามเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์โครงการ (Project objective) ที่ได้กำหนดไว้ โดยอาจจะเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรเจ้าของโครงการ (Originating organization) หรือเป็นคนละองค์กรเลยก็ได้  

บทบาทของฝ่ายบริหารองค์กร

ในส่วนของฝ่ายบริหาร มาตรฐาน ISO10006 ได้ระบุไว้ในข้อกำหนดส่วนที่ 5 เรื่องความรับผิดชอบของฝ่ายบริหาร โดยระบุให้ผู้บริหารระดับสูงทั้งขององค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการ และผู้บริหารระดับสูงขององค์กรที่ทำหน้าที่บริหารโครงการ จะต้องแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่น และการมีส่วนร่วมต่อการพัฒนา รวมถึงดูแลรักษาระบบบริหารคุณภาพสำหรับโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล นอกจากนั้น ผู้บริหารของทั้งสององค์กรจะต้องเข้ามามีส่วนร่วมในการจัดทำกระบวนการเชิงกลยุทธ์ (อ่านรายละเอียดในหัวข้อ กระบวนการเชิงกลยุทธ์) รวมถึงดูแลให้มีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ทั้งโครงการในปัจจุบัน และโครงการในอนาคต  

แผนคุณภาพสำหรับโครงการ

ในระบบบริหารคุณภาพโครงการ จะต้องมีการจัดทำแผนคุณภาพสำหรับโครงการ โดยจะต้องจัดทำเป็นเอกสารอย่างชัดเจนด้วย แผนคุณภาพจะระบุถึงกิจกรรมและทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการ เพื่อให้ได้ตามวัตถุประสงค์คุณภาพของโครงการ ทั้งนี้แผนคุณภาพจะต้องสอดคล้องกันกับแผนการบริหารโครงการด้วย

การทบทวนโดยฝ่ายบริหาร

ฝ่ายบริหารขององค์กรที่บริหารโครงการ จะต้องจัดให้มีการทบทวนระบบบริหารคุณภาพของโครงการตามกำหนดเวลาที่ได้มีการกำหนดไว้ เพื่อให้เกิดความมั่นใจถึงความเหมาะสม ความเพียงพอ ความมีประสิทธิผล และประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องของระบบ ทั้งนี้ในการทบทวนระบบ องค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการควรจะเข้ามามีส่วนร่วมด้วย

การประเมินความก้าวหน้า

อีกบทบาทหนึ่งของผู้บริหารโครงการ คือจะต้องมีการประเมินความก้าวหน้าของโครงการ โดยการประเมินจะต้องครอบคลุมถึงกระบวนการต่างๆ ของโครงการ รวมถึงการประเมินถึงความสำเร็จตามเป้าหมายของโครงการ ทั้งนี้ ผลลัพธ์ที่ได้จากการประเมินความก้าวหน้า จะเป็นข้อมูลสำคัญที่แสดงถึงผลการดำเนินงานของโครงการ และนำไปใช้เป็นข้อมูลสำหรับการทบทวนโครงการในอนาคตต่อไป  

การประเมินความก้าวหน้าของโครงการ จะนำมาใช้ในการ

• ประเมินถึงความเพียงพอของแผนการบริหารโครงการ และแนวทางในการดำเนินการเพื่อให้ได้ตามแผนที่กำหนดไว้
• ประเมินถึงความสอดคล้อง และการเชื่อมโยงกันของกระบวนการต่างๆ ในโครงการ
• กำหนดและประเมินถึงกิจกรรมและผลการดำเนินงาน ที่ส่งผลทั้งในทางบวกและทางลบต่อความสำเร็จตามเป้าหมายของโครงการที่กำหนดไว้
• พิจารณาถึงงานในส่วนที่เหลือของโครงการ
• เพิ่มความสะดวกในการสื่อสารระหว่างกระบวนการในโครงการ
• ทำการปรับปรุงกระบวนการในโครงการ โดยพิจารณาถึงความเปลี่ยนแปลง และความเสี่ยงของโครงการ

ทั้งนี้ในการวางแผนสำหรับการประเมินความก้าวหน้า จะครอบคลุมไปถึง

• การจัดเตรียมตารางการปฏิบัติงานทั้งหมดสำหรับการประเมินความก้าวหน้า (ซึ่งจะนำไปรวมอยู่ในแผนการบริหารโครงการด้วย)
• การกำหนดผู้รับผิดชอบสำหรับฝ่ายบริหารในการประเมินความก้าวหน้าโครงการ
• เป้าหมาย เกณฑ์ในการประเมิน ขั้นตอนและผลที่ได้ในการประเมินความก้าวหน้า
• การกำหนดให้มีบุคลากรอื่นๆ เข้ามามีส่วนร่วมในการประเมิน
• การดูแลให้มั่นใจว่าบุคลากรจากกระบวนการที่จะถูกประเมิน มีความพร้อมในการตอบคำถาม และให้ข้อมูล
• การสร้างความมั่นใจว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้รับการจัดเตรียม และพร้อมสำหรับการตรวจประเมิน

ในการดำเนินการประเมิน จะต้อง

• ทำความเข้าใจถึงเป้าหมายของกระบวนการที่จะทำการประเมิน และผลกระทบที่มีต่อระบบบริหารคุณภาพโครงการ
• ทบทวนเกณฑ์สำหรับการวัดผลการดำเนินงานที่นำมาใช้ในกระบวนการ
• พิจารณาถึงความมีประสิทธิผลในการดำเนินงานของกระบวนการนั้นๆ  
• ค้นหาโอกาสในการปรับปรุงความมีประสิทธิภาพของกระบวนการ
• จัดทำรายงาน หรือผลลัพธ์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งแสดงผลการประเมินความก้าวหน้าโครงการ

ทั้งนี้ ผลลัพธ์ทีได้จากการประเมิน จะต้องนำมาพิจารณาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของโครงการ และนำมาใช้เป็นข้อมูลให้กับองค์กรเจ้าของโครงการ เพื่อทำการปรับปรุงกระบวนการบริหารโครงการให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อไป

กระบวนการบริหารโครงการ 

ในการบริหารโครงการ จะประกอบด้วยขั้นตอนในการวางแผน การจัดองค์กร การเฝ้าติดตาม การควบคุม การรายงาน และการดำเนินการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นตามความจำเป็นในทุกๆ กระบวนการของโครงการ เพื่อให้ได้ตามเป้าหมายของโครงการที่กำหนดไว้ โดยกระบวนการของโครงการ จะหมายถึงกระบวนการที่จำเป็นสำหรับการบริหารโครงการ รวมถึงกระบวนการที่จำเป็นเพื่อทำให้เกิดผลิตภัณฑ์ ทั้งนี้กระบวนการต่างๆ ที่ระบุไว้ในมาตรฐานนี้ ไม่จำเป็นจะต้องมีทุกๆ กระบวนการในแต่ละโครงการ โดยอาจจะมีการเพิ่มหรือลดในบางกระบวนการตามความจำเป็น

ในข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO 10006 ได้มีการจัดเป็นกลุ่มของกระบวนการ ตัวอย่างเช่น กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเวลาจะนำมารวมเป็นกลุ่มเดียวกัน ซึ่งในมาตรฐานนี้ได้มีการจัดกลุ่มกระบวนการไว้ทั้งหมด 11 กลุ่ม ประกอบด้วย

1.กระบวนการเชิงกลยุทธ์ เป็นกระบวนการในการกำหนดทิศทาง รวมถึงการวางแผนสำหรับการจัดทำ และการนำไปปฏิบัติสำหรับระบบบริหารคุณภาพ โดยการนำหลักการพื้นฐานของระบบบริหารคุณภาพมาประยุกต์ใช้

2. กระบวนการที่เกี่ยวกับทรัพยากร จะประกอบด้วย 2 กระบวนการย่อย ได้แก่

• การวางแผนทรัพยากร เป็นการกำหนด การประมาณการณ์ การจัดทำตารางเวลา และการจัดสรรทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับการบริหารโครงการทั้งหมด
• การควบคุมทรัพยากร เป็นการเปรียบเทียบการใช้งานจริงกับแผนการจัดการทรัพยากร และดำเนินการตามความจำเป็น

3. กระบวนการที่เกี่ยวกับบุคลากร จะประกอบด้วย 3 กระบวนการย่อย ได้แก่

• การกำหนดโครงสร้างองค์กรของโครงการ เป็นการกำหนดโครงสร้างองค์กรให้เหมาะสมกับความต้องการของโครงการ รวมถึงการกำหนดบทบาทหน้าที่ และความรับผิดชอบในโครงการด้วย
• การจัดสรรบุคลากร เป็นการคัดเลือกและมอบหมายบุคลากรอย่างเพียงพอ ด้วยความสามารถที่เหมาะสม ตรงตามความต้องการของโครงการ
• การพัฒนาทีมงาน เป็นการพัฒนาทักษะและความสามารถของทั้งทีมงาน และแต่ละบุคคล เพื่อพัฒนาผลการดำเนินงานของโครงการ

4. กระบวนการที่เกี่ยวข้องกัน จะประกอบด้วย 4 กระบวนการย่อย ได้แก่

• การเริ่มต้นโครงการ และการพัฒนาแผนการบริหารโครงการ เป็นการประเมินความต้องการลูกค้า และส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อจัดเตรียมแผนการบริหารโครงการ และเริ่มต้นกระบวนการอื่นๆ
• การบริหารความสัมพันธ์ เป็นการจัดการความสัมพันธ์ของส่วนต่างๆ ภายในโครงการ
• การบริหารการเปลี่ยนแปลง เป็นการคาดการณ์ถึงการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น และดำเนินการจัดการต่อการเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบต่อกระบวนการต่างๆ  
• การปิดโครงการและกระบวนการ เป็นการดำเนินการปิดโครงการ และการรับข้อมูลป้อนกลับต่างๆ ที่เกิดขึ้น

5. กระบวนการที่เกี่ยวกับขอบเขตโครงการ จะประกอบด้วย 4 กระบวนการย่อย ได้แก่

• การพัฒนาแนวความคิด (Concept) เป็นการกำหนดกรอบความคิดของโครงการ รวมถึงสิ่งที่จะต้องทำ
• การพัฒนาและควบคุมขอบเขต (Scope) โครงการ เป็นการจัดทำเอกสารที่ระบุคุณลักษณะ (Characteristics) ของผลิตภัณฑ์ของโครงการ ในรูปแบบที่สามารถวัดและควบคุมได้
• การกำหนดกิจกรรม เป็นการกำหนดและจัดทำเป็นเอกสาร ที่ระบุขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้ได้ตามวัตถุประสงค์โครงการ และ
• การควบคุมกิจกรรม เป็นการควบคุมการทำงานของกิจกรรมในโครงการ

6. กระบวนการที่เกี่ยวกับเวลา จะประกอบด้วย 3 กระบวนการย่อย ได้แก่

• การวางแผนความเกี่ยวข้องกันของกิจกรรม เป็นการระบุความสัมพันธ์ภายในและทิศทางของความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่างๆ ในโครงการ
• การจัดทำตารางเวลาการปฏิบัติงาน โดยพิจารณาจากวัตถุประสงค์ทางด้านเวลาของโครงการ ความสัมพันธ์ของกิจกรรม และระยะเวลาดำเนินการ นำมาใช้เป็นกรอบสำหรับการพัฒนาตารางเวลาการปฏิบัติงาน และรายละเอียดในการทำงาน
• การควบคุมตารางเวลาการปฏิบัติงาน เป็นการควบคุมกิจกรรมต่างๆ ของโครงการ เพื่อให้สอดคล้องตามตารางเวลาการปฏิบัติงานที่ได้กำหนดไว้ รวมถึงการดำเนินการตามความเหมาะสม เพื่อแก้ไขปัญหาการล่าช้าของการดำเนินงานจากแผนงานที่ได้วางไว้

7. กระบวนการที่เกี่ยวกับต้นทุน จะประกอบด้วย 3 กระบวนการย่อย ได้แก่

• การประมาณการณ์ต้นทุน เป็นการจัดทำประมาณการณ์ต้นทุน สำหรับโครงการ
• การจัดทำงบประมาณ โดยจะเป็นการใช้ผลที่ได้จากการประมาณการณ์ต้นทุนเพื่อนำมาจัดทำงบประมาณของโครงการ
• การควบคุมต้นทุน เป็นการควบคุมต้นทุน และความผันแปรต่างๆ ที่เกิดขึ้นจากงบประมาณโครงการ

8. กระบวนการที่เกี่ยวกับการสื่อสาร จะประกอบด้วย 3 กระบวนการย่อย ได้แก่

• การวางแผนการสื่อสาร เป็นการวางแผนระบบสารสนเทศ และการสื่อสารสำหรับโครงการ
• การจัดการสารสนเทศ เป็นการดำเนินการเพื่อให้มีข้อมูลสารสนเทศพร้อมสำหรับสมาชิกขององค์กรบริหารโครงการ และส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
• การควบคุมการสื่อสาร เป็นการควบคุมกระบวนการสื่อสารให้สอดคล้องกับระบบการสื่อสารที่ได้วางแผนไว้

9. กระบวนการที่เกี่ยวกับความเสี่ยง จะประกอบด้วย 4 กระบวนการย่อย ประกอบด้วย

• การระบุความเสี่ยง เป็นการพิจารณาถึงความเสี่ยงของโครงการ
• การประเมินความเสี่ยง เป็นการประเมินโอกาสในการเกิดขึ้นของความเสี่ยง และผลกระทบของความเสี่ยงที่มีต่อโครงการ
• การจัดการความเสี่ยง เป็นการจัดทำแผนในการตอบสนองต่อความเสี่ยงที่เกิดขึ้น
• การควบคุมความเสี่ยง เป็นการดำเนินการ และปรับปรุงแผนการจัดการความเสี่ยงให้ทันสมัยเสมอ

10. กระบวนการที่เกี่ยวกับการจัดซื้อ จะประกอบด้วย 5 กระบวนการย่อย ประกอบด้วย

• การวางแผนและการควบคุมการจัดซื้อ เป็นการกำหนดและควบคุมสิ่งที่ทำการจัดซื้อ รวมถึงช่วงเวลาในการจัดซื้อ
• เอกสารข้อกำหนดในการจัดซื้อ เป็นการดำเนินการเพื่อให้สอดคล้องกับเงื่อนไขทางการค้า และข้อกำหนดทางเทคนิค
• การประเมินผู้ส่งมอบ เป็นการประเมินและพิจารณาถึงสิ่งที่ผู้ส่งมอบหรือผู้รับจ้างช่วงได้ส่งมอบให้
• การทำสัญญา เป็นการจัดทำข้อเสนอ การประเมินข้อเสนอ การเจรจาต่อรอง การจัดเตรียม และการกำหนดผู้รับจ้างช่วง
• การควบคุมข้อสัญญา เป็นการดำเนินการเพื่อให้มั่นใจว่าผลการดำเนินงานของผู้รับจ้างช่วงตรงตามข้อกำหนดในสัญญา

11. กระบวนการที่เกี่ยวกับการปรับปรุง จะประกอบด้วย 2 กระบวนการย่อย ประกอบด้วย

• การวัด และการวิเคราะห์ เป็นการกำหนดแนวทางในการวัด การจัดเก็บข้อมูล และการยืนยันความถูกต้องของข้อมูล เพื่อทำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องต่อไป  
• การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ประกอบด้วย การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องโดยองค์กรเจ้าของโครงการ และ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องโดยองค์กรผู้บริหารโครงการ

 

อ้างอิง
http://www.training.moodyinfo.com/index.php/iso-article/510-iso10006.html?start=4