ระบบพี่เลี้ยง

ความรู้เรื่องระบบพี่เลี้ยงในองค์กร

            ปลายเดือนพฤษภาคม 2554 ผู้เขียนมีโอกาสได้เข้ารับการอบรมในโครงการพัฒนาระบบพี่เลี้ยง  มหาวิทยาลัยมหิดล รุ่นที่ 3 ที่รอยัลริเวอร์แคว รีสอร์ทแอนด์สปา จังหวัดกาญจนบุรี เป็นเวลา 3 วัน ความคิด แว๊บแรกที่เข้ามาในสมอง คือ สงสัยเราจะต้องไปทนนั่งฟังวิทยากรพูดๆๆ ทั้งวันแน่เลย อีกทั้งโรงแรมนี้ผู้เขียนเคยไปพักมาแล้วประมาณ 4ครั้ง ซึ่งเป็นการเข้าร่วมภายใต้กิจกรรมของมหาวิทยาลัยจัด ตลอดจนมีโอกาสไปเป็นการส่วนตัวด้วย จึงจำบรรยากาศและกลิ่นไอของสถานที่ได้เป็นอย่างดี แต่สิ่งที่เป็นแรงจูงใจประการหนึ่งให้อยากไปที่กาญจนบุรีเพราะมีเพื่อนสนิทที่เคยเรียนปริญญาตรีด้วยกันอยู่ที่นั่น ซึ่งเราจะนัดเจอกันทุกครั้ง เพื่อนั่งคุยรำลึกถึงความหลังตามประสา สว.(สูงวัย)

                 07.30 น. ของวันอาทิตย์ รถบัสสองชั้นปรับอากาศอย่างดี ออกเดินทางจากข้างสนามฟุตบอลคณะวิศวกรรมศาสตร์ มุ่งหน้าสู่จังหวัดกาญจนบุรี และถึงที่หมายตามกำหนดเวลาคือ 10 โมงเช้า เริ่มการอบรมอย่างไม่มีพีธีรีตองมากมาย เพียงเจ้าหน้าที่กองทรัพยากรบุคคล มาแนะนำวิทยากร คือ อ.มนตรี  เกตทอง ซึ่งท่านอายุน้อยกว่าผมและอีกหลายคนที่เข้าร่วมการอบรม แต่ประสบการณ์ในการทำงานต้องบอกว่าเพียบ และน่าทึ่งจริงๆ

                 ก่อนเริ่มกิจกรรมมีการตกลงร่วมกันก่อนว่า ทุกคนอายุ 18 ปี หรือ Generation Y เพราะวัยนี้จะสามารถเรียนรู้ได้ดีที่สุด การอบรมในครั้งนี้ต้องเป็นไปด้วยความสนุก มีการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ซึ่งกันและกัน ซึ่งตลอดระยะเวลา 2 เต็ม ที่ อ.มนตรี ดำเนินกระบวนการอบรมจะใช้วิธี การเปิดโอกาสให้ทุกคนแสดงความคิดเห็นในประเด็นที่ถูกหยิบยกขึ้นมา  การระดมสมองภายในกลุ่มเพื่อใช้ศักยภาพที่มีอยู่ของแต่ละคนมาเป็นความคิดเห็นร่วมกัน  การตั้งโจทย์ปัญหาโดยให้แต่ละกลุ่มใช้เทคนิคในการเป็นพี่เลี้ยงเข้าไปตอบโจทย์เหล่านั้น

         ถ้าให้เป็นนิยามของคำว่า พี่เลี้ยง (Mentor) ก็จะได้ว่า “ความสัมพันธ์ระหว่างคนสองคนซึ่งไม่ได้อยู่ภายใต้โครงสร้างของสายบังคับบัญชาโดยตรง โดยคนที่รับหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงเป็นผู้ชี้แนวทางให้ ภายใต้การเปลี่ยนแปลงและการกำหนดวัตถุประสงค์ร่วมกัน หรือให้ความช่วยเหลือน้องเลี้ยง (Mentee) ให้มีความคุ้นเคยกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้นใหม่”

        เราสามารถใช้ระบบพี่เลี้ยงในลักษณะต่างๆ เช่น พี่เลี้ยงสอนงานพนักงานใหม่ พี่เลี้ยงสอนงานช่วงฝึกอบรม พี่เลี้ยงสอนงานอย่างเป็นทางการ (Mainstream Mentor) พี่เลี้ยงสอนงานผู้บริหาร พี่เลี้ยงสอนงานมืออาชีพ พี่เลี้ยงสอนงานทั่วๆ ไป อย่างไรก็ตามมหาวิทยาลัยให้ความสนใจกับระบบพี่เลี้ยงสอนงานพนักงานใหม่ เพื่อลดอัตราการลาออก และการขาดความต่อเนื่องของการดำเนินงาน นอกจากนี้ก็ยังสามารถใช้พี่เลี้ยงกับผู้ที่จะก้าวเข้าสู่ตำแหน่งใหม่ได้อีกด้วย

       พี่เลี้ยงจะต้องพยายามส่งเสริมให้น้องเลี้ยงเกิดการพัฒนาอย่างอิสระและไม่เข้าข้างตัวเอง มองเห็นความสามารถและศักยภาพของน้องเลี้ยงได้ชัดเจนกว่าเจ้าตัว มีข้อมูลทางเทคนิคและการทำงานที่ทันสมัย คุ้นเคยและเห็นความจำเป็นในเรื่องของการจัดฝึกอบรม เห็นความสำคัญของการพัฒนาและโอกาสในการปรับตำแหน่ง มีเวลาพอที่จะให้ความช่วยเหลือและสนับสนุน สามารถกระตุ้นและเสริมพลังน้องเลี้ยงให้ทำงานอย่างดีที่สุด และประการสุดท้ายที่ถือว่าสำคัญและเป็นจรรยาบรรณคือการเก็บข้อมูลต่างๆ เป็นความลับ

           คุณลักษณะของพี่เลี้ยงที่ประสบความสำเร็จ ประกอบด้วย มีใจบริการ ไว้ในผู้อื่น มุ่งมั่นที่จะเสริมสร้างพลังให้คนอื่น อ่อนน้อมถ่อมตน เปิดเผยและจริงใจ อยากรู้อยากเห็น กล้าหาญ ซื่อสัตย์ และมีจริยธรรม เข้าใจผู้อื่น รู้จักสร้างสมดุลย์ให้ชีวิต นอกจากนี้พี่เลี้ยงควรจะมีทักษะที่จำเป็นเหล่านี้ด้วย ได้แก่ การฟัง การถามคำถาม การกำหนดเป้าหมาย การบริหารจัดการความแตกต่าง การสร้างความสัมพันธ์ การแก้ปัญหา การบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง เข้าใจและมุ่งมั่นที่จะเรียนรู้ เป็นผู้อำนวยความสะดวก(Facilitator) คิดเชิงวิเคราะห์และเป็นระบบ รับฟังและเสนอความคิดเห็นกลับ (Feedback) เป็นไงบ้างครับลองกลับมาทบทวนตัวเองว่า เข้าเกณฑ์ที่จะสามารถเป็นพี่เลี้ยงสักกี่ข้อนะครับ

         ครึ่งวันเช้าของวันที่สามโค้งสุดท้ายก่อนปิดการอบรม ศ.นพ.ประสิทธิ์  วัฒนาภา มาบอกเล่าถึงมุมมองผู้บริหารต่อระบบพี่เลี้ยงของมหาวิทยาลัยมหิดล ซึ่งอาจารย์ใช้กระบวนการเรียนรู้จากการปฏิบัติจริง เรื่อง การทำไข่ดาว เป็นกิจกรรมที่จะบอกเล่าเรื่องราวของระบบพี่เลี้ยง โจทย์กำหนดให้แต่ละกลุ่มทำการศึกษาและปฏิบัติตามขั้นตอนการทอดไข่ดาวโดยไม่ใช้ตะหลิว ผลปรากฎว่าทุกกลุ่มทอดไข่ดาวแล้วไข่แดงแตกทั้งหมด หลังจากนั้น อาจารย์จึงให้เชฟมาลองทำให้ดู ก่อนให้ตัวแทนผู้เข้ารับการอบรมลองทำอีกครั้งพร้อมกับมีเชฟคอยให้คำแนะนำอยู่ใกล้ๆ ปรากฎว่าสามารถทอดไข่ดาวได้สำเร็จ จะเห็นได้ว่าระบบพี่เลี้ยงเป็นการสื่อสารสองทาง (Two way Communication) เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงานเพียงอย่างเดียวไม่สามารถทำให้การทำงานบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพได้

ความคาดหวังที่มีต่อระบบพี่เลี้ยงมี 3 ระดับ คือ

ผลต่อองค์กร เป็นการสืบทอดค่านิยม/วัฒนธรรมองค์กร การสร้างบรรยากาสการเอื้อาทรซึ่งกันและกันของบุคลากรในองค์กร ลดช่องว่างระหว่างบุคลากรต่างยุคต่างวัย ต่างตำแหน่ง เพิ่มประสิทธิภาพในการแลกเปลียนเรียนรู้ (Knowing Sharing)  สร้างบรรยากาศของการนำเสนอผลงานใหม่ๆ หรือความคิดนอกกรอบมากขึ้น จูงใจพนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานดีและมีศักยภาพในการทำงานสูงให้คงอยู่กับหน่วยงาน กระตุ้นให้พนักงานสร้างผลงานมากขึ้น พร้อมที่จะทำงานหนักและท้าทายมากขึ้น ส่งเสริมระบบการสื่อสารแบบสองทาง และรักษาองค์ความรู้ให้อยู่ในองค์กร

ผลต่อตัวพี่เลี้ยง ได้แก่ การพัฒนาภาวะผู้นำ ได้ฝึกและพัฒนาทักษะการสื่อสาร จู.ใจพี่เลี้ยงที่มีผลการปฏิบัติงานดีและมีศักยภาพในการทำงานสูงให้คงอยู่กับหน่วยงาน กระตุ้นให้พี่เลี้ยงสร้างผลงานมากขึ้น พร้อมที่จะทำงานหนักและท้าทาย เข้าใจในค่านิยมและวัฒนธรรมองค์กรดีขึ้น สร้างความภาคภูมิใจในการสอนคนให้ประสบความสำเร็จ ได้มุมมองใหม่ๆ ได้รู้จักตนเอง

 และสุดท้ายผลต่อตัวน้องเลี้ยง คือ สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องในเวลาอักนรวดเร็ว (ไม่ต้องลองผิดลองถูก) เพิ่มทักษะใหม่ๆ ได้อย่างรวดเร็ว หรือพัฒนาทักษะเดิมให้ดีขึ้นในเวลาอันรวดเร็ว มีความรู้สึกอ้างว้างน้อยลง อีกทั้งมีความมั่นใจในการปฏิบัติงานมากขึ้น เข้าใจในค่านิยมและวัฒนธรรมองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งจากการเห็นตัวอย่างจากพี่เลี้ยง (Role Modeling)

                ระบบพี่เลี้ยงที่ไม่เป็นทางการ และการสอนงาน ผู้เขียนมีความเห็นว่าเป็นเรื่องที่ใกล้ตัวซึ่งเราทำกันมานานแล้วครับ แต่ยังไม่มีการทำอย่างเป็นระบบ เพียงมุ่งให้คนที่มาใหม่ หรือยังไม่มีประสบการณ์ในเรื่องนั้นๆ ได้เข้าใจ และปฏิบัติอย่างถูกต้องเท่านั้น ผู้เกี่ยวข้องอาจมีเพียงสองคน ไม่มีการบันทึกหรือเก็บข้อมูลใดๆ แต่สำหรับระบบพี่เลี้ยงที่ได้รับการอบรมมาทำให้เห็นภาพของการทำงานที่เป็นทีม เชื่อมโยงกันไม่ว่าจะเป็น พี่เลี้ยง น้องเลี้ยง หัวหน้างาน และเจ้าหน้าที่หน่วยทรัพยากรบุคคล ซึ่งอาจจะมีการเชื่อมโยงกับ PA (Performance Agreement) ต่อไปในอนาคต แม้เรื่องนี้จะเป็นเรื่องใหม่สำหรับเรา แต่ก็เป็นสัญญาณบ่งบอกให้รู้ว่ามหาวิทยาลัยกำลังมุ่งพัฒนาศักยภาพบุคลากรในวงกว้างอย่างจริงจัง

อ้างอิงข้อมูลจากเอกสารการฝึกอบรมระบบพี่เลี้ยง มหาวิทยาลัยมหิดล รุ่นที่ 3 ของ อ.มนตรี  เกตทอง และ ศ.น.พ.ประสิทธิ์  วัฒนาภา

[ลำดวน]

• สวัสดีค่ะ
• ขอบคุณนะคะ
• ได้รับความรู้ไปด้วยค่ะ

[กริช บางสระเก้า]

ขอบคุณสำหรับกำลังใจนะครับ