การกำหนดดัชนีชี้วัดผลงาน”(KPI) 

การกำหนด ดัชนีชี้วัดผลงาน” (KPI) นั้นนอกจากจะนำมาใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติ งานทั้งของหน่วยงาน และของแต่ละบุคคล (แต่ละตำแหน่งงาน) แล้ว เรายังจัดทำออกมาเพื่อ ให้เกิดการพัฒนาประสิทธิภาพขององค์กรให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นการจัด ทำจึงต้องมีประเด็นที่ต้องให้ครอบคลุมสาระสำคัญดังต่อไปนี้ 1) ตัวดัชนีชี้วัดผลงานจะต้องครอบคลุมประเด็นหลักที่องค์กรคาดหวังต่อหน่วยงานนั้น หรือต่อบุคคล (ตำแหน่งงานนั้น) จริงๆ (Key) ดังนั้นก่อนจะเขียนตัวดัชนีชี้วัดผลงานออกมาได้ หน่วยงานนั้นหรือบุคคล (ตำแหน่งงาน)นั้น จะต้องไตร่ตรอง ทบทวน คิดค้นและเขียนออกมาก่อนว่า องค์กรคาดหวังผลอย่างไรต่อหน่วยงานนั้น หรือหน่วยงานคิดว่าผลงานของบุคคลนั้นเป็นอย่างไร จึงเรียกได้ว่า การทำงานได้ประสิทธิภาพสูงสุดแล้วคิดง่ายๆ ก็คือการตอบคำถามที่ว่า ถ้าผลงานของหน่วยงาน หรือของบุคคลมีประสิทธิภาพสูงสุดแล้ว เราจะเห็นได้อย่างไร หรือดูกันที่อะไรต้องตอบคำถามนี้ให้ได้ก่อน และคำตอบนี้ก็ต้องเป็นที่ยอมรับของทุกหน่วยงานด้วย เพราะงานทุกงานเกี่ยวข้องกัน หากบางหน่วยงาน หรือบางคนทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพโดยสมบูรณ์แล้ว ก็ย่อมมีผลมากระทบให้งานของหน่วยงานอื่นๆ พลอยด้อยประสิทธิภาพไปด้วย หรืออย่างน้อยผลงานขององค์กรโดยส่วนรวมก็ไม่สูงเท่าที่ควรจะเป็น 2)    การกำหนดตัวดัชนีชี้วัดจะต้องกำหนดที่ผลงาน ไม่ใช่กำหนดในขั้นตอนหรือในกระบวนการทำงาน เพราะองค์กรจะเจริญขึ้น หรือมีประสิทธิภาพมากขึ้นนั้น เราดูที่ผลงานที่หน่วยงานนั้น และดูผลงานบุคลากรคนนั้นว่าได้สร้างผลงานให้ดีขึ้นได้มากน้อยเพียงใด นั่นคือเราต้องดูกันที่ Output ไม่ได้ดูกันที่ Process ประเด็นนี้ต้องเป็นที่เข้าใจกันทั่วทั้งองค์กรว่าการกำหนด    ตัวดัชนีชี้วัดผลงานเน้นที่ผลงาน (Result Oriented) และ ถือกันอย่างนี้ในทุกองค์กรที่มีการจัดทำ KPI. 3) การตั้งเป้าหมายของตัวดัชนีชี้วัดจะต้องสูงกว่าการทำงานในปัจจุบัน เพื่อให้ได้ผลงานโดยรวมสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่ตั้งเป้าหมายตามผลงานที่ผ่านๆ มา และ/หรือเท่าที่เคยทำได้ เพราะถ้าตั้งเป้าหมายตามผลงานที่ผ่านมาก็แปลว่าหน่วยงานหรือบุคคลนั้นไม่ต้องเพิ่มความพยายามอะไร ผลงานก็เช่นเดิม (อาจมีข้อยกเว้นบ้าง เช่น ฝ่ายซ่อมบำรุงเครื่องบินตั้งเป้าหมายว่าอุบัติเหตุอันเกิดจากความขัดข้องของเครื่องยนต์เท่ากับศูนย์) ดังนั้นผู้เขียนดัชนีชี้วัดจะต้องตอบได้ว่าการตั้งเป้าหมายนั้นมีที่มาอย่างไร แล้วการตั้งเป้าหมายใหม่นี้ต้องเห็นได้ว่างานมีประสิทธิภาพดีกว่าเดิม และทุกคนยอมรับ คือการเขียนดัชนีชี้วัดผลงานในองค์กรนั้น เราต้องการให้ประชาคมในองค์กรนั้นหรือในหน่วยงานนั้นได้มีส่วนช่วยตรวจสอบซึ่งกันและกันด้วย ไม่ได้หมายความว่าเป็นการจับผิด แต่หมายถึงการสร้างความ เป็นอนึ่งอันเดียวกันในการสร้างผลงานให้กับองค์กร 4) คงต้องกล่าวกันไว้อีกครั้งว่าการจัดทำตัวดัชนีชี้วัดผลงานนั้น เป็นการดำเนินการในทางบวก หรือในทางสร้างสรรค์ ไม่ใช่ทำเพื่อบีบบังคับใครในการทำงาน เพราะการที่ทุกคนได้รู้ความคาดหวังอย่างแท้จริงแล้ว ก็จะง่ายในการทำงานของแต่ละบุคคลนั้น รวมทั้งการวัดผลในส่วนของผลงาน  ก็ชัดเจนยิ่งขึ้น

เป็นธรรมดาโดยทั่วไปที่การจัดทำดัชนีชี้วัดผลงานต้องมีการปรับปรุง เป็นเรื่องที่เป็นไป ได้ยากที่องค์กรใดจะทำเพียงครั้งแรกแล้วสมบูรณ์เลย แต่การทำครั้งแรกจะเป็นพื้นฐานในการ เขียนให้สมบูรณ์มากยิ่งขึ้น หรือกล่าวได้ว่าบางองค์กรจะมีการปรับปรุง ปรับเปลี่ยนตัวดัชนีชี้วัด ผลงานกันทุกปี