หอจดหมายเหตุดิจิทัล

ความสำคัญของจดหมายเหตุดิจิทัล 

1)   เป็นความทรงจำขององค์กรสามารถเข้าถึงประสบการณ์ในอดีต มีมุมมองทางด้านประวัติศาสตร์

2)   เป็นการนำไปสู่ประสบการณ์ของผู้อื่นอันมีคุณค่าและคุณประโยชน์

3)   เป็นหลักฐานแสดงถึงสิทธิประโยชน์ ความชอบธรรม ความนับถือ และการประสานสัมพันธ์ของสังคม

4)   เป็นแหล่งที่แสดงถึงความเข้าใจถึงตัวตนของบุคคลหรือขององค์กร

5)   เป็นเครื่องมือที่จะนำไปสู่คุณค่าทางการเมือง สังคม และวัฒนธรรม ซึ่งมีความคงทนถาวรมากกว่ารูปแบบเดิม

วัตถุประสงค์ของหอจดหมายเหตุดิจิทัล

1)   เพื่อให้จดหมายเหตุทุกรูปแบบได้ประโยชน์อย่างคุ้มค่า  

2)   เพื่อให้สามารถเข้าถึงสื่อต่างๆ ของจดหมายเหตุได้สะดวกและรวดเร็ว

3)   เพื่อเป็นการอนุรักษ์ บำรุงรักษาให้สามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างต่อเนื่องและป้องกันการเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้น

4)   เพื่อประยุกต์จดหมายเหตุแบบเดิมให้เป็นจดหมายเหตุดิจิทัล

5)   เพื่อให้สามารถเผยแพร่ทางอินเทอร์เน็ต ในการสนับสนุนการศึกษาค้นคว้าสำหรับนักวิจัย และ/หรือผู้สนใจทั่วไป

6)  เพื่อกระตุ้นให้หน่วยงานเห็นความสำคัญของการดูแลและเก็บรักษางานจดหมายเหตุ ให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานอย่างคงทนถาวรและทันกับยุคสมัย

7)   เพื่อสนับสนุนการเรียนรู้กระบวนการบริหารจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล

8)   เพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในการทำงานระหว่างผู้เกี่ยวข้องกับนักจดหมายเหตุ

9)  เพื่อศึกษาหาความรู้ และแสวงหาแนวทางปฏิบัติร่วมกันในเรื่องสิทธิทรัพย์สินทางวัฒนธรรมในการพัฒนางานจดหมายเหตุ

10. เพื่อพัฒนาแนวทางการทำงานสำหรับการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล

การพัฒนาระบบการจัดเก็บภาพถ่ายดิจิทัล

          การพัฒนาระบบจัดเก็บภาพถ่ายกิจกรรม เหตุการณ์สำคัญของหน่วยงานให้เป็นดิจิทัล และสามารถให้บริการกับผู้ใช้ค้นข้อมูล และดูรูปภาพผ่านระบบ Internet

          การพัฒนาระบบ ระบบเขียนโดยใช้โปรแกรม PHP ที่ RUN อยู่บน Server Linux และมีฐานข้อมูล MYSQL เป็นฐานข้อมูลหลักที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลทางบรรณานุกรมของภาพและต้องเตรียมเนื้อที่ภายใน Server เพื่อจัดเก็บอัลบั้มภาพถ่ายที่เป็นดิจิทัล ซึ่งอัลบั้มดังกล่าวจะถูกจัดทำให้อยู่ในรูปของ Photo Gallery โดยใช้โปรแกรม PhotoShop จัดทำ

          เครื่องมือที่ใช้

1)      LINUX Server

2)      ฐานข้อมูล mySQL

3)      โปรแกรม PHP

4)      โปรแกรม PhotoShop

5)      เนื้อที่ของ Harddisk ไม่น้อยกว่า 20GB 

ความสามารถของระบบ

1)      สามารถจัดเก็บข้อมูลทางบรรณานุกรมได้

2)      สามารถจัดทำ Index ของคำค้นได้

3)      สามารถสืบค้นข้อมูลได้จากวันที่ ชื่อกิจกรรม ชื่อบุคคล และชื่อสถานที่ได้

4)      สามารถสืบค้นข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ต และ Intranet ได้

5)      สามารถดูภาพถ่ายที่เป็นภาพถ่าย
ดิจิทัลได้

6)      สามารถ Download ภาพถ่ายได้

 วิธีดำเนินการ

1)      เขียนโปรแกรมระบบจัดเก็บภาพถ่าย

2)      ติดตั้ง ทดสอบ แก้ไขระบบ

3)      จัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงานและฝึกอบรม

4)      บันทึกข้อมูลลงฐานข้อมูล

5)      เปิดใหบริการทาง Intenet / Intranet ในรูปแบบดิจิทัลและให้บริการพร้อมจัดเก็บรูปแบบ CD-ROM

6)      ปรับปรุงฐานข้อมูลอย่างต่อเนื่อง

 การวิจัยและการพัฒนาหอจดหมายเหตุดิจิทัล

          แนวทางการวิจัยและพัฒนากระบวนการแปลงข้อมูลเป็นสาระดิจิทัลเพื่อจัดทำกระบวนการแปลงข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการอนุรักษ์งานจดหมายเหตุดิจิทัลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล โดยประเภทของข้อมูลที่จะนำมาจัดทำกระบวนการแปลงข้อมูลเป็นสาระดิจิทัล ได้แก่ ภาพเคลื่อนไหว ภาพถ่าย และสไลด์ต่างๆ เป็นต้น และการประยุกต์ใช้เครื่องมือ และ/หรือ อุปกรณ์สำหรับการแปลงข้อมูลเป็นสาระดิจิทัล และการระบุตัวตนของข้อมูล

          วิจัยและพัฒนาเพื่อสนับสนุน การอนุรักษ์ จัดเก็บ สงวนรักษาวิจัย วิธีดำเนินงานหอจดหมายเหตุดิจิทัล วิจัยวิธีการนำเครื่องมือ เทคโนโลยี
มาประยุกต์ใช้ และวิจัยการบริหารจัดการของจดหมายเหตุดิจิทัล

 คุณประโยชน์ของหอจดหมายเหตุดิจิทัล

1)      ทำให้มีข้อมูลงานจดหมายเหตุในลักษณะดิจิทัลรวบรวมไว้ในหอจดหมายเหตุดิจิทัล

2)      เป็นการอนุรักษ์ จัดเก็บ สงวนรักษาข้อมูลที่เก่าแก่ เสี่ยงต่อการชำรุด สูญหายให้อยู่ในสภาพสมบูรณ์คงทนถาวร

3)      ข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล สะดวกต่อการจัดเก็บรักษา

4)      ข้อมูลที่ถูกจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล เผยแพร่บนสื่ออินเทอร์เน็ตสามารถนำมาใช้ได้อย่างรวดเร็ว

5)      สื่อที่เผยแพร่บนอินเทอร์เน็ตสามารถสนับสนุนการศึกษาค้นคว้าของนิสิต อาจารย์และผู้สนใจทั่วไป

6)      สามารถพัฒนางานบริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

7)      เป็นการพัฒนาหน่วยงาน

8)      ลดปัญหาเรื่องสถานที่และเวลาในการให้บริการข้อมูล

9)      เพื่อนำเอกสารจดหมายเหตุที่มีอยู่มาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้มากขึ้น

สรุป

          ก่อนที่จะมีการพัฒนาหอจดหมายเหตุดิจิทัล จำเป็นต้องพิจารณาเป้าหมายการพัฒนา ดังนี้

1)      วัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบหอจดหมายเหตุดิจิทัล

2)      กลุ่มเป้ามหมายและผู้ใช้บริการ

3)      คำนึงถึงเจ้าของข้อมูลและลิขสิทธิ์

4)      ระยะเวลาดำเนินการ

5)      เงินสนับสนุนโครงการต่างๆ ที่ต้องดำเนินการ

6)      ผู้รับผิดชอบงานหอจดหมายเหตุดิจิทัล

7)      วิธีการแปลงข้อมูล

8)      การลงรายการข้อมูล

9)      วิธีการเข้าถึงข้อมูล

10)  ฐานข้อมูลที่พัฒนาและนำมาใช้

11)  การบำรุงรักษาระบบในอนาคต 

          การจัดการระบบหอจดหมายเหตุดิจิทัล จึงต้องมีการเตรียมการหลายด้าน การพัฒนาระบบสามารถทำให้ลักษณะคู่ขนาน โดยผู้ใช้บริการเลือกใช้ข้อมูลโดยตรงจากหอจดหมายเหตุดิจิทัล หรือใช้บริการข้อมูลออนไลน์ผ่านอินเทอร์เน็ตได้ ระบบหอจดหมายเหตุดิจิทัลจึงมีส่วนช่วยเสริมกระบวนการเรียนรู้ด้วยตนเองให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น และเพื่อหาข้อมูลด้านความเป็นมาและพัฒนาการของบรรพบุรุษในหน่วยงานย้อนหลังสู่อดีตที่มีคุณค่าในรูปแบบดิจิทัลและเป็นแหล่งความรู้เพื่อประโยชน์ของการอนุรักษ์คุณค่าทางวัฒนธรรมและประวัติศาสตร์ต่อไป

 

แหล่งอ้างอิง

[1]  จดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ [Online]. แหล่งที่มา : http://stang.sc.mahidol.ac.th/
wiki/doku.php วันที่สืบค้น 3 กันยายน 2552.

[2]  น้ำทิพย์ วิภาวิน. ห้องสมุดอิเล็กทรอนิกส์. กรุงเทพฯ : ดวงกมลสมัย, 2545.

[3] น้ำทิพย์ วิภาวิน. ห้องสมุดดิจิตอล. กรุงเทพฯ : ดวงกมลสมัย, 2543.

[4]  ประดิษฐา ศิริพันธ์. จดหมายเหตุดิจิทัล. เอกสารประกอบการสัมมนาหอจดหมายเหตุเกษตรศาสตร์, พฤษภาคม 2552.