การวิเคราะห์และการแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์

             เมื่อกล่าวถึง “ปัญหา” เราอาจให้คำนิยามได้แตกต่างกันไป เช่น ปัญหาอาจหมายถึง สิ่งที่เป็นอุปสรรคต่อการดำเนินชีวิต สิ่งที่ขัดขวางต่อการดำเนินกิจกรรมต่างๆ หรืออาจหมายถึง คำถาม ข้อสงสัย สิ่งที่เข้าใจได้ยาก ตลอดจนสิ่งต่างๆที่มนุษย์ไม่รู้ไม่เข้าใจ เป็นต้น ซึ่งสิ่งที่ก่อให้เกิดปัญหานั้นมีหลายด้านด้วยกัน อาทิ เช่น ความไม่แน่นอน ความเสี่ยง ความวิตกกังวล ความทุกข์กาย ทุกข์ใจ เพราะหากโลกนี้มีแต่ความแน่นนอนและเราสามารถควบคุมทุกสิ่งทุกอย่างให้เป็นไปตามความต้องการของเราได้ ก็คงไม่มีปัญหาเกิดขึ้น ดังนั้น ถ้าจะสรุปความหมายของคำว่าปัญหาให้เข้าใจได้ง่ายและชัดเจนที่สุด อาจกล่าวได้ว่า ปัญหา คือ สิ่งที่ไม่ตรงกับความคาดหวังหรือสิ่งที่ต้องการคำตอบนั่นเอง

กระบวนการแก้ไขปัญหา

        การแก้ปัญหาในที่นี้จะหมายถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งปัญหาที่เกิดขึ้นในสายการผลิต ซึ่งกระบวนการแก้ไขปัญหามีขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง 5 ประการ ดังนี้

       1.  การกำหนดหรือนิยามปัญหา

       การระบุปัญหาให้ชัดเจนเป็นตอนสำคัญที่ต้องกระทำในขั้นตอนแรก เช่น ปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นปัญหาเกี่ยวกับอะไร เคยเกิดขึ้นหรือไม่ หรือเป็นปัญหาใหม่ที่ยังไม่เคยปรากฏมาก่อน เป็นต้น

       2.   การวิเคราะห์สาเหตุ

       เป็นการสร้างทางเลือก เพื่อออกแบบการแก้ปัญหาตามความสัมพันธ์ของเหตุปัจจัย

       3.  การตัดสินใจ

       เป็นขั้นตอนการเลือกวิธีการแก้ปัญหาที่เหมาะสม โดยมั่นใจว่าเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด

       4 . การลงมือปฏิบัติ

       เป็นขั้นตอนที่เชื่อมต่อระหว่างนามธรรมกับรูปธรรม คือ การนำวิธีการแก้ปัญหาที่กำหนดและได้ตัดสินใจเลือกแล้วไปสู่การปฏิบัติจริง

       5. การประเมินผล

       เป็นการตรวจสอบว่าทางเลือกที่นำไปใช้ในการแก้ปัญหานั้น มีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใดและเกิดผลกระทบอย่างไรบ้าง

การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา

            ปัญหาทุกอย่างย่อมมีสาเหตุในการเกิด การวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหาจึงมีความจำเป็นต่อการกำหนดหรือการระบุปัญหา ซึ่งจะนำไปสู่กระบวนการแก้ปัญหาขั้นตอนอื่นๆ ต่อไป หลักสำคัญในการวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา จะต้องคิดตามหลักเหตุและผล คือ ทุกอย่างมีเหตุเป็นปัจจัย เมื่อสิ่งนี้มี สิ่งนี้จึงมี เพราะสิ่งนี้เกิดขึ้น สิ่งนี้จึงเกิดขึ้น ตามหลักพุทธธรรมอิทัปปัจจยตา ซึ่งการบริหารทางตะวันตกเรียกว่า สาเหตุและผลลัพธ์ (cause and result)   

เทคนิคการวิเคราะห์ปัญหา

           การวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา สามารถนำเทคนิคต่างๆ มาปรับใช้กับปัญหาที่เกิดขึ้นได้ ดังนี้

           1. สาเหตุและผลกระทบ (cause and effect)

           การนำแผนภูมิก้างปลามาประยุกต์ใช้ เพื่อค้นหาสาเหตุของปัญหา เป็นการลำดับสาเหตุจากผลกระทบที่เกิดขึ้น แล้วไล่ลำดับของสาเหตุที่เป็นต้นตอลงไปเป็นทอดๆจนกว่าจะพบต้นตอที่เป็นสาเหตุของปัญหา

           2. วงจรเดมมิ่ง (PDCA Cycle)

          วงจร PDCA ที่ประกอบด้วย Plan (การวางแผน) Do (การลงมือปฏิบัติ) Check (การตรวจสอบ) และ Act (การปรับปรุงแก้ไข) เป็นเทคนิคหนึ่งที่นำมา วิเคราะห์สาเหตุของปัญหา เพื่อให้  ทราบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นได้เกิดขึ้นในขั้นตอนใด อาจเป็นปัญหาจากการวางแผนหรือการปฏิบัติ เป็นต้น

          3. 5W1H เรื่องอะไร  ที่ไหน เมื่อไหร่ ทำไม ใคร และอย่างไร

          5W1H ประกอบด้วย What, Where, When, Why, Who & How เทคนิคนี้จะทำให้การวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหามีความกระชับและรัดกุม ด้วยคำถาม 6 ด้านในการเก็บข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์ ข้อควรระวังในคำถาม Who (ใคร) ในที่นี้ไม่ควรเพ่งเล็งเพื่อจับผิดบุคคล แต่ควรเป็นการสืบหาบุคคลที่มีส่วนในหน้าที่รับผิดชอบ เพื่อการประสานงานและแก้ไขปัญหามากว่าการกล่าวโทษ

         4. Why Why Analysis ปุจฉาหาคำตอบ

         เป็นการสร้างคำถามต่อเนื่องไปเรื่อยๆ เพื่อให้ได้คำตอบหรือสาเหตุที่แท้จริง ซึ่งคำตอบต้องอยู่บนพื้นฐานแห่งความจริง ไม่ใช่แบบคาดคะเนไปตามเกณฑ์ คือ ต้องไปตรวจดูสภาพที่แท้จริง ตามหลัก Genchi / Genbutsu ของญี่ปุ่น

สรุปการแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์

         การวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา มีจุดมุ่งหมายเพื่อแก้ปัญหาและพัฒนาระบบงาน ไม่ใช่การจับผิดหรือกล่าวหาบุคคลใดบุคคลหนึ่ง การจับผิดหรือกล่าวหามักจะไม่ได้รับความร่วมมือและอาจสร้างปัญหาใหม่ให้เกิดขึ้นได้ การวิเคราะห์หาสาเหตุจึงต้องเน้นไปที่วัสดุ อุปกรณ์ เครื่องมือ ระบบและสภาพแวดล้อม โดยให้บุคคลมีส่วนร่วมในการแก้ปัญหาและพัฒนาระบบงาน