ระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) เป็นระบบพื้นฐานของการทำงานต่างๆ ในรูปแบบของการเก็บ (input) การจัดการ (processing) เผยแพร่ (output) และมีส่วนเก็บข้อมูล (storage)
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศคือฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์, มนุษย์, กระบวนการ, ข้อมูล ,เครือข่าย
ระบบสารสนเทศนั้นจะประกอบด้วย
- ข้อมูล (Data) หมายถึง ค่าของความจริงที่ปรากฏขึ้น โดยค่าความจริงที่ได้จะนำมาจัดการปรับแต่งหรือประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
- สารสนเทศ (Information) คือ กลุ่มของข้อมูลที่ถูกตามกฎเกณฑ์ตามหลักความสัมพันธ์ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นมีประโยชน์และมีความหมายมากขึ้น
- การจัดการ (Management) คือ การบริหารอย่างเป็นระบบ เป็นการกำหนดเป้าหมายและทิศทางการจัดการขององค์กรนั้น ซึ่งต้องมีการวางแผน กำหนดการ และจัดการทรัพยากรภายในองค์กร เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ขององค์กรนั้นๆ
ข้อมูล
ข้อมูล (data) หรือ ข้อมูลดิบ หมายถึง ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น อาจจะเป็นตัวเลข ตัวอักษร หรือสัญลักษณ์ก็ได้. ข้อมูลที่ดีจะต้องมีความถูกต้องแม่นยำ และเป็นปัจจุบัน เช่น ปริมาณ ระยะทาง ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ คะแนนของนักเรียน รายงาน บันทึก ฯลฯ
ระบบ การจัดการความรู้ ทั้งหมดได้แก่
ข้อมูล --> สารสนเทศ --> ความรู้ --> ความชำนาญ
ข้อมูลเหล่าที่ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว เราจะเรียกว่า สารสนเทศ (information)
ข้อมูล -> (กระบวนการประมวลผล) -> สารสนเทศ
ข้อแตกต่างระหว่างข้อมูลและสารสนเทศ
ข้อมูลแตกต่างจากสารสนเทศคือ ข้อมูลเป็น ส่วนของข้อเท็จจริง โดยได้จากการเก็บมาจากเหตุการณ์ต่างๆ สารสนเทศคือข้อมูลที่นำมาผ่านกระบวนการเพื่อสามารถนำไปใช้ ในการตัดสินใจต่อไปได้ทันทีหรือการนำข้อมูลมาประมวลผลเพื่อการนำไปใช้งาน ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ตัวอย่างข้อแตกต่างระหว่างข้อมูลและสารสนเทศ
- ข้อมูล: นิสิตในมหาวิทยาลัยแห่งหนึ่งมีจำนวน 36,000 คน อาจารย์มีจำนวน 350 คน
- สารสนเทศ: อัตรานิสิตต่ออาจารย์ของมหาวิทยาลัยแห่งเดียวกัน = 36,000/350 = 102.86
จากตัวอย่าง ถ้ามีคำถาม
- ถามขึ้นมาว่าให้หาจำนวนของนิสิตต่ออาจารย์หนึ่งคนในมหาวิทยาลัยแห่งนั้น โดยสามารถนำค่า 102.86 ไปใช้ได้ทันที โดยตอบว่า ประมาณ 100 คน
- ถามว่า เปรียบเทียบมหาวิทยาลัยสองที่ ว่าที่ไหนอาจารย์สามารถดูแลนิสิตได้ทั่วถึงมากกว่ากัน โดยเราหาค่า อัตราส่วนของนิสิตต่ออาจารย์ ของสองมหาวิทยาลัยมาเปรียบเทียบ จะทราบว่ามหาวิทยาลัยที่มีค่าน้อยกว่า อาจบอกเป็นนัยได้ว่ามหาวิทยาลัยนั้น อาจารย์ดูแลนิสิตได้ทั่วถึงกว่า
สารสนเทศ
สารสนเทศ (information) เป็นผลลัพธ์ของการประมวลผล การจัดดำเนินการ และการเข้าประเภทข้อมูลโดยการรวมความรู้เข้า ไปต่อผู้รับสารสนเทศนั้น สารสนเทศมีความหมายหรือแนวคิดที่กว้าง และหลากหลาย ตั้งแต่การใช้คำว่าสารสนเทศในชีวิตประจำวัน จนถึงความหมายเชิงเทคนิค ตามปกติในภาษาพูด แนวคิดของสารสนเทศใกล้เคียงกับความหมายของการสื่อสาร เงื่อนไข การควบคุม ข้อมูล รูปแบบ คำสั่งปฏิบัติการความรู้ ความหมาย สื่อความคิด การรับรู้ และการแทนความหมาย
ปัจจุบันผู้คนพูดเกี่ยวกับยุค สารสนเทศว่าเป็นยุคที่นำไปสู่ยุคแห่งองค์ ความรู้หรือปัญญา นำไปสู่สังคมอุดมปัญญา หรือสังคมแห่งสารสนเทศ และ เทคโนโลยีสารสนเทศ แม้ว่าเมื่อพูดถึงสารสนเทศ เป็นคำที่เกี่ยวข้องในศาสตร์สองสาขา คือ วิทยาการสารสนเทศวิทยาการคอมพิวเตอร์ ซึ่งคำว่า "สารสนเทศ" ก็ถูกใช้บ่อยในความหมายที่หลากหลายและกว้างขวางออกไป และมีการนำไปใช้ในส่วนของ เทคโนโลยีสารสนเทศ และ การประมวลผลสารสนเทศ และ
สิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่ เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามจุดประสงค์ สารสนเทศ จึงหมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานให้ทันเวลา และอยู่ในรูปที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกำหนดให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุม กำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือการกระทำกับข้อมูลว่าจะกระทำได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูกทำลายโดยไม่ได้ ตั้งใจ การจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะต้องมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะง่ายต่อการจัดเก็บ และมีรูปแบบเดียวกัน ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความหมายและมีความเป็นอิสระในตัวเอง นอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนเพราะจะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่ เก็บข้อมูล
