นโยบายและการวางแผน

หลักและเทคนิคของการวางแผน

                   อนันต์ เกตุวงศ์

คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์

หลักในการกำหนดความต้องการ

                การเตรียมแผนทุกประเภท นักบริหารต้องเก็บข้อมูลโดยฟังความเห็นจากแหล่งต่างๆ (sources of ideas) เพื่อนำข้อมูลที่ได้มาประกอบการตัดสินใจ คือ 1. การควบคุมงานอย่างเป็นทางการ (formal control) ต้องมีมาตรฐานกำหนดไว้เพื่อทำการวัดผลงาน 2. การตรวจสอบอย่างมีระบบ (systematic audit) เป็นการควบคุมงานที่สามารถวัดการปฏิบัติงานได้ 3. ความต้องการจากหน่วยงาน 4. การเสนอแนะของเจ้าหน้าที่ 5. การเสนอแนะของบุคคลภายนอก 6. การศึกษาค้นคว้าอยู่เสมอ 7. การสังเกตและการพิจารณาทางด้านบริหาร 8. การเสนอแนะและการอำนวยการทางด้านบริหารซึ่งอาจมาจากผู้ที่อยู่ในตำแหน่งสูงกว่า, ตำแหน่งเดียวกันหรือผู้ใต้บังคับบัญชา 9. คณะกรรมการอำนวยการ โดยแหล่งที่มาของความคิดทั้งหมดเพื่อสนับสนุนการวางแผนงานไม่ให้เกิดปัญหา ดังนั้นก่อนนักบริหารตัดสินใจว่างานใดควรมีการวางแผนหรือไม่ ควรมีเหตุผลและหลักฐานเพียงพอแล้วจึงทำการวางแผนต่อไป

หลักในการรวบรวมและจัดทำข้อมูล

                การวางแผนจะบรรลุเป้าหมายได้นั้นขึ้นอยู่กับการมีตัวเลข ข้อมูลที่ถูกต้อง การอ่านตีความหรือการแปลข้อมูล และการใช้ข้อมูลที่ถูกต้อง โดยวิธีการเก็บข้อมูลที่สำคัญมี 4 วิธี คือ

1.       จากการบันทึกและรายงาน

2.       จากการทดลอง

3.       การสังเกต

4.       การถาม

ลักษณะของข้อมูล

                การทำความเข้าใจและเพื่อให้ทราบถึงความสำคัญและบทบาทของข้อมูลที่มีต่อกระบวนการวางแผน

ความซับซ้อนของข้อมูลซึ่งขึ้นอยู่กับลักษณะทางเทคนิคและปริมาณของข้อมูลที่จะจัดเก็บ ผู้รวบรวมข้อมูลจะต้องพิจารณาเองว่าควรจะใช้วิธีใดแล้วแต่ความเหมาะสม โดยมีระยะเวลาเป็นปัจจัยอย่างหนึ่งของการรวบรวมและจัดทำข้อมูล สามารถแบ่งเวลาออกเป็นช่วงๆ คือ 1.เวลาในการเตรียมการเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูล 2.เวลาที่ใช้ในการเก็บข้อมูล 3.เวลาในการจัดทำข้อมูลตั้งแต่ข้อมูลดิบจนถึงข้อมูลที่ใช้เป็นรูปรายงายและข้อเสนอแนะ 4.เวลาที่ใช้ได้ของข้อมูลนั้น โดยข้อมูลบ่างประเภทใช้ได้ตลอดไป แต่ข้อมูลบางประเภทใช้ได้เพียงครั้งเดียว   ซึ่งหากนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องนั้นมาใช้จะเกิดความผิดพลาดสืบเนื่องจากปัจจัยหลายอย่าง คือ

1.        ความไม่ถูกต้องของข้อมูลเอง

2.        การอ่านข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

3.       ข้อมูลที่ได้ไม่เป็นตัวแทนที่ดี

4.       การจัดทำข้อมูลผิดพลาด

โดยข้อมูลมีขั้นตอนของการปฏิบัติ 4 ขั้นด้วยกัน คือ

1.       การจัดเก็บและรวบรวม

2.       การจัดทำ

3.       การเปรียบเทียบ

4.       การตัดสินใจ

ความสำคัญและประโยชน์ของข้อมูลในการวางแผน

                แต่ละส่วนประกอบของแผนมีการตัดสินใจอยู่เสมอ การตัดสินใจในเรื่องสำคัญเกี่ยวกับงานวางแผนขององค์กร ความต้องการของข้อมูลเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง ซึ่งวิธีการวางแผนต้องพิจารณาและทำเป็นขั้นๆ ดังนี้

1.       ขั้นวางแผน

1.1   ต้องมีความแน่ใจโดยคำนึงถึงผลดีผลเสีย

1.2   กำหนดวัตถุประสงค์ของแผนงานให้ชัดเจน

1.3   กำหนดขอบข่ายโครงสร้างของแผนในรูปของหลักกว้าง

1.4   การขออนุมัติข้อเสนอผลงาน

1.5   การกำหนดตัวบุคคลผู้วางแผนงานและผู้รับผิดชอบ

1.6   การกำหนดหัวข้ออย่างแน่นอนของแผน

1.7   การติดต่อกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

1.8   การหาข้อมูลและตัวเลขที่จำเป็น

1.9   การประเมินข้อมูล

1.10            การสรุปและเตรียมแผนชั่วคราว

1.11            ทดสอบแผนชั่วคราว โดยมีการเตรียมแผนขั้นสุดท้ายและทดสอบปรับปรุงแผน

1.12            การขออนุมัติแผน

2.       ขั้นปฏิบัติหรือบริหารตามแผน

2.1   ผู้ปฏิบัติตามแผนรับแผนงานที่ได้รับอนุมัติแล้วเพื่อดำเนินการ

2.2   ผู้ปฏิบัติตามแผนจะต้องทำความเข้าใจส่วนประกอบต่างๆทางเทคนิคของแผนอย่างละเอียด

2.3   การทำความเข้าใจกับส่วนต่างๆของแผน

2.4   การกำหนดบทบาทของผู้ดำเนินการตามแผน

2.5   การจัดเตรียมบุคคลผู้ปฏิบัติตามแผนและกำหนดมอบหมายความรับผิดชอบ

2.6   การตระเตรียมแผนดำเนินการ

2.7   การดำเนินการตามแผน

2.8   การแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องในองค์กรทราบถึงโครงการ

2.9   ขั้นตอนแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับแผนระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง

2.10            กำหนดแผนควบคุมงาน

2.11            การรวบรวมข้อมูลและตัวเลขต่างๆ

2.12            การตรวจสอบและประเมินผลข้อมูล

2.13            การปรับปรุงแผนให้เหมาะสม

2.14            การรายงานผลการปฏิบัติตามแผน

3.       ขั้นตรวจสอบหรือประเมินผลตามแผน โดยมีสิ่งที่ต้องทำการทดสอบคือ

3.1   ตัวเลขหรือข้อมูลต้องมีความแน่นอน ถูกต้อง เหมาะสมและได้ข้อมูลอย่างครบถ้วน

3.2   การแปรข้อมูลหรือการตีความข้อมูลที่ได้มาต้องมีความถูกต้องชัดเจน

3.3   การตรวจสอบส่วนต่างๆของแผน โดยต้องมีความเหมาะสม,ความมั่นคงในด้านโครงสร้างของแผนและความเป็นไปได้

วิธีการต่างๆที่ใช้ในการทดสอบ

1.       ใช้หลักวิชาตรรกวิทยาและเหตุผล

2.       การอ้างอิงถึงทฤษฎีและหลักการ

3.       การอาศัยทักษะและประสบการณ์แทนการใช้เหตุผล

4.       การสร้างต้นแบบเพื่อทดสอบ

5.       การทดสอบในสภาพและสิ่งแวดล้อมโดยตรง

 

[เบดูอิน]

มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ครับ

[S_V-RO-009 Kikhu]

เข้ามาอ่านหลักการวางแผน..ที่มีแก่นแนวบริหาร

เป็นประโยชน์การจัดการ..ระบบงานการควบคุม...

ดีจ้า..ได้เติมความรู้..จากข้อมูลดีๆ

[ดร. ดิศกุล เกษมสวัสดิ์]

ok ครับ

[abubasil]

นิ่ง สยบความเคลื่อนไหว