เทคนิคการจัดประชุมให้ได้ประสิทธิภาพ
จาก วารสาร Engineering Today
หลายๆคนมักบ่นว่าเบื่อที่ต้องจัดประชุม ยิ่งต้องทำงานเป็นทีมบริหารโครงการร่วมกับผู้ร่วมทีมจากหลายๆฝ่าย ช่วงระหว่างประชุมมีแต่คุยเถียงกันไปมา หลังออกจากห้องประชุมมาก็ไม่ได้เรื่องได้ราวอะไร ยิ่งในช่วงงานภารกิจที่มากมาย งานที่เร่งด่วน ทำให้เรารู้สึกว่า การจัดหรือเข้าประชุมมักทำให้เราเสียเวลาในการทำงาน
อย่างไรก็ตามถ้าเราก้าวขึ้นสู่ระดับบริหาร ต้องรับฟังปัญหา ตัดสินใจกำหนดนโยบายขององค์กร เราคงไม่สามารถหลีกเลี่ยงการประชุม มีนัดต้องประชุมกับหลายๆฝ่ายจนเต็มตารางเวลาการทำงาน จนกระทั่งงานประชุมอาจกลายเป็นงานหลักของผู้บริหาร ดังนั้นเราจึงไม่ควรมองข้ามความสำคัญของการประชุม ควรบริหารเวลาการประชุมให้ดี
ประเด็นจึงอยู่ที่ว่าทำอย่างไรเราถึงจะได้ผลลัพธ์จากการประชุมนั้นได้อย่างเต็มที่ ในฐานะหากเราต้องเป็นผู้จัดการประชุม เมื่อดำเนินประชุมตามเทคนิคดังต่อไปนี้ จะช่วยให้เราเพิ่มศักยภาพผลของการประชุมให้คุ้มค่ากับเวลาที่ต้องเสียไปและลดภาระงานของเราลงได้
อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่เรามักเผชิญปัญหาอยู่เป็นประจำในระหว่างการประชุมนั้นคือ ทำอย่างไร จึงจะให้ผู้เข้าร่วมประชุมช่วยกันแสดงความคิดและมีบรรยากาศที่เอื้อต่อการประชุม ผู้จัดการประชุมในฐานะที่เป็นเจ้าภาพเชิญผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจึงมีบทบาทสำคัญที่จะนำการประชุมให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ตั้งไว้
บทบาทผู้จัดการประชุม สามารถสวมได้หลายบทบาทและบทบาทที่สำคัญ ๆ คือ
ประธาน (Leader) อาจจะเป็นประธานหรือไม่ได้ประธานผู้ดำเนินประชุมก็ได้ เพียงแต่จะต้องสวมบทบาทแจ้งในที่ประชุมเรื่องวัตถุประสงค์ อุปสรรค และขอบเขตอำนาจที่มีอยู่ แต่ประธานจะต้องเป็นคนที่ติดตามผลการประชุม นอกจากนี้ประธานอาจมีบทบาทเสริม ในกรณีที่การประชุมเกิดข้อติดขัดหรือในสถานการณ์ที่ประธานควรช่วยกำกับให้การประชุมดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ผู้ดูแลรักษาประตู (Gatekeeper) คอยดูแลให้การประชุมดำเนินไปตามวาระ นอกจากนี้ยังคอยเตือนให้ที่ประชุมไม่ออกนอกประเด็น หากมีสมาชิกในที่ประชุมเริ่มโต้แย้งออกนอกประเด็น พร้อมทั้งพยายามหาทางเปิดโอกาสให้ทุกคนได้พูดเสนอความคิดเห็น
ผู้กำกับ (Devils advocate) คอยดูแลและคานมติที่ประชุมที่กลั่นกรองออกมาโดยไม่มีข้อมูลเพียงพอ หากประธานเห็นว่ามตินั้นรีบสรุปออกมาโดยที่ยังไม่ได้พิจารณาละเอียด ก็ควรถามที่ประชุมว่ามีข้อคิดเห็น ข้อมูลหรือข้อเสนอแนะใดเพิ่มเติมหรือไม่ หากเห็นว่าข้อมูลยังไม่เพียงพอ อาจขอให้ไปหาข้อมูลเพิ่มเติมหรือเชิญผู้เชี่ยวชาญเข้าร่วมประชุมพิจารณาอีกครั้ง
ผู้สรุปมติที่ประชุม (Consensus builder) คอยจับประเด็นและเน้นย้ำสรุปถึงข้อตกลงในที่ประชุม เพื่อย้ำเตือนให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และแจ้งให้เลขาในที่ประชุมบันทึกในรายงานการประชุมอย่างละเอียด
ผู้ให้กำลังใจ (Cheerleader) คอยชื่นชมและให้กำลังใจแก่สมาชิกในที่ประชุม โดยอาจใช้คำพูดชมเชยสมาชิกท่านอื่น ๆ ที่เสนอความคิดเห็นว่าเป็นความคิดที่ดี จะช่วยกระตุ้นบรรยากาศทำให้สมาชิกอื่น ๆ กล้าแสดงความคิดเห็นกันมากขึ้น เนื่องจากสมาชิกทุกคนจะรู้สึกว่ามีคนรับฟังความคิดเห็นของตน ซึ่งเป็นวิธีการช่วยสร้างสรรค์บรรยากาศการประชุมในทางบวกเป็นอย่างยิ่ง
ทำตัวตลก (Joker) บางครั้งต้องคอยดูแลไม่ให้บรรยากาศในที่ประชุมเครียดเกินไป ในบรรยากาศที่ตึงเครียดทำให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนนิ่งเงียบ ประธานอาจใช้คำพูดมุขเด็ดๆ ให้ทุกคนได้หัวเราะผ่อนคลาย ก็จะทำให้บรรยากาศในที่ประชุมดูเป็นมิตรและสร้างสรรค์ความคิดต่างๆขึ้นมาได้มากมาย
ผู้อำนวยความสะดวก (facilitator) เป็นผู้คอยดูแลให้กลุ่มดำเนินไปตามขั้นตอนการประชุม เช่น ในช่วงพิจารณาวาระ ก็เป็นผู้คอยกระตุ้นให้กลุ่มแสดงความคิดเห็น ในช่วงลงมติ ก็จะเป็นผู้ดำเนินให้กลุ่มลงมติจะยกมือโหวต หรือลงคะแนนตามที่ได้ตกลงกันไว้
ผู้จดรายงานการประชุม (Scribe) เป็นผู้คอยจดประเด็น ความคิดเห็นและมติที่สำคัญๆ ของที่ประชุม ทำรายงานการประชุมคร่าว ๆ กรณีไม่มีเลขาในที่ประชุมดำเนินการ
ผู้สนับสนุน (Contributor) เป็นผู้ร่วมประชุมสนับสนุนเสนอความคิดและคอยดูแลให้การประชุมดำเนินไปตามวาระ ไม่ออกนอกประเด็น
ผู้เชี่ยวชาญ (Expert) เป็นผู้คอยให้ข้อแนะนำหรือความรู้ในประเด็นที่ตนเองมีความเชี่ยวชาญตามที่ถูกร้องขอ แต่ถ้าหากตนเองไม่ได้เป็นสมาชิกของทีมงาน ผู้เชี่ยวชาญก็อาจไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมประชุมในวาระอื่นๆ ตัวอย่าง เช่น การประชุมป้องกันการถูกล้วงข้อมูลของเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ผู้เชี่ยวชาญระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์อาจถูกร้องขอจากทีมบริหารวางแผนงบประมาณให้เป็นเจ้าภาพจัดประชุมพิจารณางบประมาณเลือกซื้อระบบการป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล สำหรับในวาระที่ต้องขอข้อมูลในเรื่องระบบเดิมที่มีอยู่ ผู้เชี่ยวชาญระบบอาจเข้าร่วมประชุมเพื่อให้ข้อมูล สำหรับในวาระอื่น เช่น วาระพิจารณางบประมาณ เนื่องจากผู้เชี่ยวชาญไม่ได้อยู่ในทีมบริหารงบประมาณ ก็ไม่จำเป็นต้องร่วมฟังในที่ประชุม
จากบทบาททั้งหมดที่กล่าวมาล้วนมีส่วนช่วยให้การดำเนินประชุมเป็นไปด้วยดี หากทุกคนให้ความร่วมมือและช่วยกันเสนอความคิด อย่างไรก็ตาม การประชุมเป็นทักษะที่ต้องสัมพันธ์กับผู้คน เราไม่สามารถคาดเดาได้ว่าทุกอย่างจะราบรื่นเหมือนกับการผสมสารเคมีในห้องทดลอง ว่าเมื่อผสมสูตรในอัตรามาตรฐานเดียวกันเมื่อใด ย่อมได้ผลเหมือนกันทุกครั้ง ทว่าการประชุมนับเป็นศาสตร์และศิลป์ การจัดการ
ประชุมทุกอย่างเตรียมพร้อมอุปกรณ์เอกสาร กำหนดการไว้ทั้งหมดแล้ว ซึ่งเป็นสิ่งที่เราควบคุมได้ ขาดเหลือแต่ผู้เข้าร่วมประชุมที่เราไม่สามารถคาดเดาได้ว่า จะเกิดอะไรขึ้นในห้องประชุม
ดังนั้นทักษะการนำประชุมจึงนับว่าเป็นศิลปะเฉพาะตัวหากเมื่อเราต้องเผชิญปัญหาผู้เข้าร่วมประชุมเกิดการต่อต้านหรือมีพฤติกรรมบางอย่าง ก่อให้เกิดบรรยากาศที่ไม่เอื้ออำนวยต่อการประชุม เราในฐานะผู้นำในที่ประชุมจะมีเทคนิคอย่างไรรับมือกับสถานการณ์ที่ทำลายบรรยากาศการประชุม พร้อมกันนั้นจะทำอย่างไรกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมสนใจและมีส่วนร่วมให้การดำเนินประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นและบรรลุวัตถุประสงค์ช่วงบรรยากาศการดำเนินการประชุมเป็นช่วงสำคัญ ดังนั้นจึงจะมีข้อแนะนำในการดำเนินการจัดประชุมที่จะช่วยให้เราสามารถบริหารการประชุมให้ดำเนินไปตามที่เราตั้งไว้
ข้อแนะนำในการดำเนินการจัดประชุม
ควรเริ่มและจบการประชุมตรงเวลา หากเราเริ่มประชุมสายบ่อยครั้ง ก็จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมที่มาก่อนต้องมานั่งรอ ทำให้เขารู้สึกว่าต้องมาเสียเวลา จึงอาจทำให้เขาเรียนรู้ว่าถึงมาตรงเวลาก็ต้องมานั่งคอย ซึ่งเป็นการลงโทษทางอ้อมต่อตัวเขา เขาไม่อยากถูกลงโทษทางอ้อม มองเห็นว่าการมาสายก็เป็นการได้รางวัลคือ ไม่เกิดโทษอะไร จึงเกิดพฤติกรรมเลียนแบบมาสายบ้าง
สำหรับผู้ที่มาสายเป็นประจำ ก็จะเรียนรู้ว่า ถึงมาสายก็ไม่เป็นไร เพราะอย่างไรก็ต้องรอตน ดังนั้นเราจึงควรเริ่มประชุมให้ตรงเวลา เพื่อเป็นการฝึกวินัยให้ทุกคนรับผิดชอบในการมาประชุม หากเราเริ่มประชุมตรงเวลาทุกครั้ง ทุกคนก็จะต้องเริ่มเรียนรู้ว่า จะต้องเข้าประชุมให้ตรงเวลา
นอกจากนี้การเลิกประชุมที่เลยเวลานานเกินไป ก็จะทำให้ผู้ที่ต้องมีกิจธุระอื่นต่อ จะเริ่มไม่มีสมาธิ และไม่สนใจกับการประชุมอีกต่อไป ทำให้บรรยากาศการประชุมเริ่มไม่มีผู้สนใจ ดังนั้น เราจึงควรเคารพเวลาของผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่าน เลิกการประชุมให้ตรงเวลา เพื่อให้เขาเกิดความประทับใจและให้ความสำคัญกระตือรือร้นที่จะให้การประชุมบรรลุผล จะได้เลิกประชุมในเวลาที่กำหนด
ชี้แจงกล่าวนำวาระการประชุม วัตถุประสงค์และสิ่งที่ต้องการจากการประชุมอย่างกระชับ เพื่อให้ทุกคนเข้าใจชัดเจนถึงวัตถุประสงค์ของการประชุมและบทบาทของตนเองที่จะต้องให้ข้อคิดเห็นใดในการประชุม ในกรณีที่ไม่มีการเตรียมวาระการประชุมมาก่อน ให้แจ้งวาระการประชุมให้กับที่ประชุมในตอนนั้นทันที
แจ้งข้อตกลงกันภายในที่ประชุมว่าจะดำเนินการประชุมรูปแบบใด
- จะลงมติที่ประชุมแบบใด ยกมือโหวต ลงคะแนนลับ หรือ ประธานที่ประชุมชี้ขาด
- ตกลงที่จะใช้เวลาเท่าใดที่จะพิจารณาในปัญหานั้น ๆ ก่อนที่จะพิจารณาจริง
- บอกอุปสรรคของปัญหาที่มีอยู่ เช่น นโยบายองค์กร งบประมาณที่มีผลกระทบต่อทางเลือกการแก้ปัญหา
- ขอความร่วมมือให้ทุกคนช่วยกันเสนอความคิดเห็น
เริ่มประชุมโดยไล่ไปทีละวาระตามลำดับ ทว่าเราอาจสามารถพิจารณาข้ามลำดับของวาระไปมาได้ตามสถานการณ์ เช่น อาจดึงวาระที่สองที่เร่งด่วนกว่ามาพิจารณาเป็นวาระแรกก่อนก็ได้ เริ่มจากประเด็นที่ง่ายต่อการพิจารณาก่อนในบางครั้งการประชุมที่ต่อเนื่องยาวนาน เราอาจดึงวาระหรือประเด็นที่ง่ายพิจารณาก่อนเป็นการอุ่นเครื่องก่อน ต่อจากนั้นจึงเริ่มพิจารณาวาระที่ซับซ้อนหรือต้องมีข้อถกเถียงมาก ไม่ควรหลีกเลี่ยงที่จะไม่พิจารณาประเด็นที่ซับซ้อนหากมันเป็นประเด็นที่สำคัญ
ในที่ประชุมบางแห่งอาจอยากหลีกเลี่ยงข้ามวาระที่ยุ่งยากมีข้อถกเถียงกันมาก เนื่องจากเกรงว่าจะเกิดข้อโต้แย้งในที่ประชุมมากเกินไป ควรพยายามเสนอวาระยากที่สุดในช่วงที่สมองทุกคนรู้สึกปลอดโปร่งและพร้อม
แบ่งวาระที่ซับซ้อนออกเป็นวาระย่อย ๆ เมื่อเห็นว่าวาระนั้นมีหลายประเด็นซ้อน
กันอยู่ ก็ให้แยกออกเป็นประเด็นย่อย ๆ ต่างหาก จะทำให้ที่ประชุมพิจารณาได้ง่าย
แยกประเด็นในแต่ละวาระให้ชัดเจน ประเด็นใดเป็นการให้ข้อมูล ประเด็นใดเป็นการขอความคิดเห็นเพื่อแก้ปัญหา หรือเป็นประเด็นเพื่อพิจารณาตัดสินใจ จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบในทิศทางเดียวกัน
พึงระวังมิให้บทบาทของตนเองเป็นผู้ผูกขาด พูดเพียงฝ่ายเดียว ควรเปิดโอกาสกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่น ๆ พูดเสนอความคิดเห็นเป็นระยะ ๆ โดยอาจกระตุ้นให้สมาชิกทุกคนได้มีส่วนร่วมเสนอข้อคิดเห็น โดยเฉพาะควรกระตุ้นถามจากคนที่ไม่ค่อยพูดหรือขี้อาย แสดงกริยาพยักหน้าตอบรับฟังความคิดของบุคคลนั้น และชมความคิดของเขาว่าเป็นความคิดที่ดีและน่าสนใจ จะทำให้คนที่ไม่ค่อยพูดหรือขี้อาย มีความมั่นใจมากขึ้นในการเสนอข้อคิดเห็น
พยายามดูแลให้สมาชิกทุกคนได้มีโอกาสแสดงความคิด หากเห็นว่าสมาชิกบางท่านที่อาจพูดฟุ้งไม่ยอมหยุด เข้าทำนอง "น้ำท่วมทุ่ง ผักบุ้งโหรงเหรง" ไม่เปิดโอกาสให้ผู้อื่นเสนอความคิดบ้าง เราควรดูแลจัดการกับสมาชิกท่านนั้น โดยรีบกล่าวแทรกว่าเป็นความคิดที่ดีและขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของเขาเสร็จแล้ว ต่อด้วยว่าอยากจะขอความคิดเห็นของคนต่อไป ๆ ในแง่มุมอื่น ๆ ข้อพึงระวังไม่ควรให้คนอื่นคนใดในที่ประชุมรู้สึกเสียหน้า มิฉะนั้น จะทำให้เขารู้สึกต่อต้านทันทีว่าไม่ยอมฟังความคิดเห็นของเขา
มีทัศนคติบวกในทุก ๆ ความเห็น จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกว่าตนเองมีส่วนร่วมและสำคัญต่อที่ประชุม จะทำให้บรรยากาศการประชุมเป็นไปในทิศทางสร้างสรรค์
คอยดูแลมิให้คำพูดของสมาชิกคนใดไปวิพากษ์วิจารณ์สมาชิกท่านอื่น ๆ หากเกิดสถานการณ์นี้ขึ้น มีข้อแนะนำรายละเอียดในหัวข้อ เทคนิคการจัดการกับสถานการณ์ต่าง ๆ ในที่ประชุม
เน้นย้ำสิ่งที่ประชุมได้ตัดสินใจแล้ว เพื่อป้องกันมิให้ที่ประชุมวกกลับไปยังประเด็นที่ได้ตกลงกันแล้ว เนื่องจากที่ประชุมอาจหลงประเด็น กลับไปรื้อฟื้นเรื่องที่ได้ลงมติกันไปแล้ว
จดข้อเสนอแนะและข้อคิดเห็นลงในกระดานหรือแผ่นพลิก (Flip Chart)
จัดลำดับการเสนอข้อคิดเห็น ในกรณีที่มีผู้ต้องการยกมือเสนอข้อคิดเห็นพร้อม ๆ กันหลาย คน ให้กล่าวและเชิญเรียงลำดับผู้เสนอ เช่น ครับ ขอให้พวกเราทุกคนฟังข้อเสนอแนะและความคิดเห็นจากคุณ.........ก่อน แล้วตามด้วยคุณ...........และคุณ......ตามลำดับเป็นต้น
