เมื่อกลางเดือนมิถุนายน  2549  ดิฉันและน้องๆ ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่เป็น ทีมงานวิชาการ  ในการจัดเวที เพื่อกำหนดเป้าหมายและทิศทางงานของส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝีกอบรม   ฉะนั้น จากภารกิจที่ได้รับจึงประชุมปรึกษาหารือทีมงานและกำหนดเป็นกระบวนการ คือ        ขั้นที่ 1  เตรียมการปฏิบัติงาน  โดยปรึกษาหารือกันอย่างไม่เป็นทางการว่า  ..... ส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรม  ควรกำหนดทิศทางและวางเป้าหมายงานที่เป็นภารกิจหน้าที่ของตนเองให้เกิดความชัดเจนและสังคมและสาธารณชนเห็นเป็นรูปธรรม โดยเฉพาะ ทำอย่างไร? ให้สามารถสื่อสารและทำความเข้าใจกับบุคลอื่นได้เข้าใจ   ตลอดจนสถานการณ์ปัจจุบันและสภาวะแวดล้อมกำลังเปลี่ยนแปลง  ฉะนั้น  การปฏิบัติงานขององค์กรต่อไปในอนาคตควรจะปรึกษาหารือร่วมกัน

   หลังจากนั้น  ประเด็นดังกล่าวจึงได้นำเข้าสู่ที่ประชุมประจำเดือนของส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรม  โดยมติที่ประชุมเห็นชอบให้ดำเนินการจัดสัมมนา เชิงปฏิบัติการแบบมีส่วนร่วม เพื่อกำหนดเป้าหมาย  กิจกรรม  และแผนปฏิบัติงานขึ้น ระหว่าง วันที่ 16 17  มิถุนายน  2549  ณ ศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาอาชีพการเกษตร (พืชสวน)  จังหวัดชลบุรี  ตลอดจนการแบ่งบทบาทและมอบหมายงานออกเป็น  2  ทีมงาน ได้แก่ 

     1)  ทีมงานด้านสถานที่และอาหาร จำนวน 3  คน ประกอบด้วย  นางนันทิยา  กัลยาศิริ  นางเพ็ญธิรัตน์  อัครผลสุวรรณ  และ นางศิริเพ็ญ  ลาภวงศ์เมธี  

     2)  ทีมงานด้านวิชาการ จำนวน  4  คน ประกอบด้วย  นางศิริวรรณ  หวังดี      นางสาวยุพาพร  พากเพียร  นางสาวสุพัตรา สมบัติมานะผล  และ นางสาวพนิดา ธรรมสุรักษ์    ดังนั้น  ผู้ปฏิบัติงานแต่ละทีมงานจึงปรึกษาหารือและแยกการปฏิบัติงาน  เช่น  ทีมงานด้านสถานที่และอาหาร ได้ศึกษาข้อมูลและไปสำรวจความพร้อมของ สถานที่จัดสัมมนา ณ จังหวัดชลบุรี  และโสตทัศนูปกรณ์ต่าง ๆ ที่จะนำมาใช้   สนับสนุนกระบวนการปฏิบัติงาน  และทีมงานด้านวิชาการได้ประชุมเพื่อเตรียมความพร้อมในการจัดกระบวนการกลุ่ม  การแบ่งบทบาทหน้าที่  และวัสดุอุปกรณ์ ที่จำเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติงาน  หลังจากนั้น ทั้ง 2 ทีมงานดังกล่าวจึงได้มาประชุมร่วมกันพร้อมกับนำเสนอข้อมูลในส่วนที่ตนเองรับผิดชอบ ได้แก่  ทีมงานด้านสถานที่และอาหารได้นำเสนอภาพที่บันทึกจากการไปสำรวจสถานที่และห้องพักให้สมาชิกได้เห็นรูปร่างหน้าตา เช่น  ลักษณะห้องพัก  และ ห้องน้ำ     เป็นต้น  หลังจากนั้น  ได้ร่วมกันกำหนดประเด็นเนื้อหาสาระ   ออกแบบกระบวนการ  และ เอกสารวิชาการที่เกี่ยวข้องหรือต้องใช้ประกอบการสัมมนาเชิงปฏิบัติการแบบมีส่วนร่วม        ขั้นที่ 2  ออกแบบกระบวนการ   การจัดสัมมนาเชิงปฏิบัติการแบบมีส่วนร่วมที่เกิดขึ้น ได้ออกแบบการจัดกระบวนการกลุ่ม โดยเริ่มจากประเด็นที่ 1  รวบรวมข้อมูล  โดยประสานงานกับผู้เข้าสัมมนาให้เตรียมข้อมูลเกี่ยวกับ  งานที่ตนเองปฏิบัติมีอะไรบ้าง?  งานที่ตนเองอยากทำมีอะไรบ้าง?  และถ้าจะทำงานดังกล่าวให้บรรลุผลจำเป็นต้องใช้อะไรบ้าง?  แล้วให้แต่ละบุคคลนำข้อมูลดังกล่าวมานำเสนอในห้องสัมมนา พร้อมกับส่งชิ้นงานดังกล่าวให้กับทีมงานวิชาการด้วย  ประเด็นที่ 2  นำเสนอข้อมูลและประมวลผล  โดยแต่ละบุคคลจะนำเสนองานที่ตนเองปฏิบัติ  งานที่อยากทำ  และปัจจัยสนับสนุนงานให้บรรลุผล        พร้อมกันในห้องสัมมนาเพื่อให้สมาชิกได้รับทราบและเป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน  ทั้งนี้  ทีมงานวิชาการทำหน้าที่ประมวลผลข้อมูลจากรายบุคคล และเป็นภาพรวมของกลุ่ม  แล้วสะท้อนข้อมูลกลับสู่กลุ่มเพื่อ ตรวจสอบและสรุปเป็นขององค์กร  ประเด็นที่ 3  วิเคราะห์การปฏิบัติงาน  โดยแบ่งเป็น 3  กลุ่มย่อย  ได้แก่  กลุ่มผู้บริหาร  กลุ่มผู้อาวุโส  และกลุ่มเด็ก  เพื่อรวบรวมข้อมูล  วิเคราะห์จุดแข็ง/จุดอ่อน/โอกาส/อุปสรรค  จัดทำทางเลือก  กิจกรรมที่ควรปฏิบัติ  และแนวทางและแผนการปฏิบัติงานขององค์กร หลังจากนั้นให้แต่ละกลุ่มมานำเสนอในที่ห้องใหญ่  ทั้งนี้  ทีมงานวิชาการทำหน้าที่ประมวลผลข้อมูลจากกลุ่มย่อยให้เป็นภาพรวม  แล้วสะท้อนข้อมูลกลับสู่กลุ่มเพื่อทำการตรวจสอบและสรุปเป็นขององค์กร  ประเด็นที่ 4  สรุปผลการปฏิบัติงาน  โดยร่วมกันประมวลข้อมูลและการเขียนงานเพื่อนำเสนอผู้บริหาร  เป็นแผนยุทธศาสตร์ของส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรม  ประเด็นที่ 5  ประเมินผลการปฏิบัติงาน  โดยร่วมกันประเมินผลการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้น เช่น  ด้านเนื้อหาสาระ  ด้านบรรยากาศ ด้านการมีส่วนร่วม  ด้านความคิดเห็นและข้อเสนอแนะ  เป็นต้น      ขั้นที่ 3  การจัดกระบวนการกลุ่ม   ในการจัดกระบวนการกลุ่มเพื่อสัมมนาเชิงปฏิบัติการแบบมีส่วนร่วมของส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรม ได้ดำเนินการในวันที่  16  มิถุนายน  2549  ณ ห้องประชุม ตึกเกษตรสัมพันธ์  ระหว่างเวลา  09.30 16.30 น.  โดยมีผู้เข้าสัมมนา  จำนวน  3  กลุ่มงาน รวม  13  คน  ได้แก่  กลุ่มพัฒนาเทคโนโลยีการฝึกอบรม จำนวน  3  คน  กลุ่มพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่  จำนวน  5  คน  และ ศูนย์วิทยาบริการ จำนวน 5  คน     ส่วนกระบวนการที่เกิดขึ้นได้เริ่มจาก  ขั้นที่ 1  นำเสนองาน  โดยแต่ละบุคคล   นำเสนองานที่ปฏิบัติ  งานที่อยากทำ  และ ปัจจัยสนับสนุนงานให้บรรลุผล        ขั้นที่ 2  ตรวจสอบข้อมูล  โดยประมวลผลข้อมูลและสะท้อนสู่กลุ่มเพื่อตรวจสอบ ปรับแก้ และเพิ่มเติมข้อมูล  ขั้นที่ 3  วิเคราะห์งานที่ปฏิบัติ  โดยแบ่งกลุ่มย่อยเป็น   2  กลุ่ม คือ  กลุ่มผู้อาวุโส  และกลุ่มเด็ก  เพื่อปฏิบัติงานตามที่สมาชิกในห้องสัมมนากำหนดเป็น  7  ประเด็น  ได้แก่  1)  วิเคราะห์สถานการณ์ส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรม  2)  เป้าหมายงาน  3)  กลยุทธ์ในการปฏิบัติงาน  4)  ผลลัพธ์และตัวชี้วัดผลงาน  5)  กิจกรรมที่ปฏิบัติ  6)  ผู้รับบริการ หรือลูกค้า  และ 7)  แผนงาน/โครงการ ขั้นที่ 4  นำเสนองานที่แต่ละกลุ่มปฏิบัติ  โดยประมวลผลข้อมูลเป็นภาพรวมและสะท้อนสู่กลุ่มเพื่อตรวจสอบ ปรับแก้  และเพิ่มเติมข้อมูล  ขั้นที่  5  ประมวลผลข้อมูลและสรุปผล  โดยรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้น  แล้วนำมาทดลองเรียบเรียงผลสรุป  และร่วมกันกำหนดประเด็นที่จะเขียนรายงานผลการสัมมนาเป็นภาพรวมขององค์กร  ขั้นที่  5  ประเมินผลการปฏิบัติงาน  โดยสมาชิกร่วมกันแสดงความคิดเห็นเพื่อประเมินผลการปฏิบัติงานและข้อเสนอแนะที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานสัมมนาเชิงปฏิบัติงานแบบมีส่วนร่วม 

     ขั้นที่ 4  สรุปผลและการเขียนรายงาน   หลังจากดำเนินการสัมมนาเชิงปฏิบัติการแบบมีส่วนร่วมเสร็จแล้ว  มีการปฏิบัติงาน ได้แก่

                    1)  จัดทำยกร่างรายงานผลการสัมมนาเชิงปฏิบัติการแบบมีส่วนร่วม  แนวทางและแผนการปฏิบัติงานของส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรม  2)  ตรวจสอบข้อมูล  โดยประชุมบุคลากรของส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรม  เพื่อปรึกษาหารือและตรวจสอบข้อมูล   3)  จัดทำเป็นคู่มือการปฏิบัติงานของส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรมฉบับสมบูรณ์  และ 4)  นำเสนอผู้บริหารและเผยแพร่

     ก็คงจะเป็นอีกตัวอย่างหนึ่งของการทำหน้าที่ จัดกระบวนการกลุ่ม  เพื่อเป็นเวทีให้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ แล้วนำสิ่งที่แต่ละคนเป็น  แต่ละคนรู้  แต่ละคนต้องการ มารวมกันสำหรับจัดองค์ประกอบของเป้าหมายงาน หรือ  การจัดเวทีเพื่อกำหนดเป้าหมาย (KV)

                                                          ศิริวรรณ  หวังดี