เลขานุการ

ความหมายและบทบาทหน้าที่ของเลขานุการ

                คำว่า  “เลขานุการ”  เป็นคำสนธิ  มาจากคำว่า  เลขา  สนธิกับ  อนุการ  ดังนั้น  “เลขา + อนุการ

รวมเป็นเลขานุการ”

                ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน  พ.ศ. 2525   “เลขา”   แปลว่า  ลายรอยเขียน   ตัวอักษรการเขียน
การเขียนส่วนคำว่า  “อนุการ”   แปลว่าการทำตาม  การเอาอย่าง   รวมกันแล้วคำว่า  “เลขานุการ”  มีความหมายว่า
 ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือตามที่ผู้ใหญ่สั่ง

                จากคำจำกัดความของนักวิชาการและพจนานุกรมสามารถขยายคำจำกัดความของคำว่า “ เลขานุการ ”
ได้ดังนี้   “เลขานุการเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร  เป็นผู้มีความรู้ความสามารถในทักษะทุกเรื่องของสำนักงาน  มีความรับ
ผิดชอบในงานที่ทำอยู่   โดยไม่ต้องมีการควบคุมหรือสั่งการ   ทั้งยังสามารถใช้ความคิดเรื่องพิจารณาตัดสินใจในขอบเขตแห่งอำนาจที่ได้รับมอบหมายทันที”      

                คำว่า  เลขานุการ  ตรงกับคำในภาษาอังกฤษ  “SECRETARY”  ซึ่งมาจากภาษาลาตินว่า “SECRETUM”
แปลว่า  “ลับ”  หรือ  SECRET   ดังนั้น  “SECRETARY”  จึงแปลว่าผู้รู้ความลับ   ดังนั้น  ผู้ที่ทำงานในตำแหน่ง
เลขานุการ  คือ  ผู้รู้ความลับต้องเป็นผู้ได้รับความไว้วางใจเก็บความลับของผู้บังคับบัญชาและขององค์กรด้วย

                คำว่า  SECRETARY  เป็นคำที่มีอักษร 9 ตัว  มีความหมายตามตัวพยัญชนะดังนี้

                1.  S  =  SENSE  คือ  ความมีสามัญสำนึก  รู้จักรับผิดชอบว่าสิ่งใดควรทำและไม่ควรทำมีการตัดสินใจ
อย่างเด็ดขาด  ทั้งไม่เป็นผู้ที่ทำงานโดยปราศจากความยั้งคิด

                2   E  =  EFFICIENCY   คือ  ความสามารถในการปฏิบัติงานในหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพและจะแสดง
ให้เห็นถึงสมรรถภาพของงานด้วย

3.  C  =  COURAGE   คือ  ความมุมานะ   ความกล้า   และกล้าที่จะทำงานโดยไม่กลัวว่าจะเกิดความผิด
ซึ่งขึ้นอยู่กับจิตใจของบุคคลนั้น  แล้วงานก็จะสำเร็จสมความมุ่งหมาย

                4   R  =  RESPONSIBILITY  คือ  ความรับผิดชอบในการทำงาน  กล่าวคือ  ต้องเป็นผู้ที่ทำงานนั้น ๆ
เอง  และต้องรับผิดชอบด้วย            

                               

                5   E  =  ENERGY   คือ   การมีกำลังใจและสุขภาพดีในการทำงาน  โดยธรรมดาของการทำงานแล้ว
อาจต้องเหน็ดเหนื่อยบ้าง   แต่เลขานุการต้องรู้จักการผ่อนสั้น  ผ่อนยาวในการทำงาน  รู้จักแบ่งเวลาทำงานให้ถูกต้องเพื่อร่างกายจะได้รับการพักผ่อนบ้างตามความเหมาะสม

                6  T  =  TECHNIQUE    คือ   การมีเทคนิคในการทำงาน  รู้จักดัดแปลงให้เหมาะสม   ซึ่งเทคนิคนั้นเป็นของแต่ละบุคคล   แต่อาจเลียนแบบจากผู้อื่นได้และพัฒนาให้ดีขึ้น   ดังนั้น  เทคนิคจึงเป็นเรื่องที่บอกหรือสอนกันไม่ได้

                7  A  =  ACTIVE   คือ  ความว่องไว  ไม่เฉื่อยชา   การตื่นตัว   เลขานุการทุกคนต้องมีความตื่นตัวและกระตือรือร้นอยู่เสมอ  แม้ว่างานที่ทำจะมีมากหรือเหน็ดเหนื่อยแค่ไหนก็ตาม

                8  R  =  RICH  คือ  ความเป็นผู้มีศีลธรรม  มีความสมบูรณ์ในด้านจิตใจ  มิได้หมายถึงความร่ำรวยแต่อย่างใด  หากเลขานุการมีคุณธรรมที่ดีก็จะนำความเจริญมาสู่ตัวเลขานุการและองค์การที่ทำงานอยู่

                9.  Y  =  YOUTH   คือ  อยู่ในวัยหนุ่มวัยสาว  เพราะงานของเลขานุการนั้นจะต้องติดต่อกับคนทั่ว ๆ ไป

[ปิยมาภรณ์]

ขอเป็นกำลังใจให้นะคะ...จากปิยมาภรณ์ ปัญญา (คุ้น ๆ )