หลายๆ มหาวิทยาลัย มีการติดตามงานที่ดีและมีประสิทธิภาพ สำหรับส่วนพัสดุ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ก็มีการติดตามงานเช่นกัน ที่จะนำมาเขียนนี้เกี่ยวกับการติดตามงานขอซื้อ/จ้าง ซึ่งคิดว่าได้ผลดีและอาจจะเป็นประโยชน์กับมหาวิทยาลัยอื่นๆ ค่ะ
ก่อนอื่นขอทำความเข้าใจก่อนค่ะว่า ม.วลัยลักษณ์หรือ มวล. เป็นมหาวิทยาลัยนอกระบบ ดังนั้นงานจัดซื้อ/จ้างก็จะเป็นแบบรวมศูนย์ ไม่เหมือนมหาวิทยาลัยของรัฐที่งานพัสดุ กระจายไปตามคณะหรือสำนักวิชาต่างๆ ดังนั้น 30 กว่าหน่วยงานทั้งมหาวิทยาลัยจะมะรุมมะตุ้ม ส่งเรื่องมายังส่วนพัสดุ มวล. เพียงหน่วยงานเดียว
เพื่อจัดระเบียบให้เรื่องขอซื้อ/จ้าง จากหน่วยงานต่างๆ ส่งมายังส่วนพัสดุ อย่างราบรื่น (ไม่กระจุกตัวส่งมาเยอะในช่วงใกล้สิ้นงบประมาณ) ซึ่งในปีนี้มีประมาณ 500 กว่ารายการ เราจึงต้องมีการจัดทำแผน เรียกว่า "แผนจัดหา" (จะต้องทำช่วงต้นปีงบประมาณ) แต่สำหรับบางมหาวิทยาลัยก็จะมีนโยบายในระดับบริหารเลยว่า ให้ทุกหน่วยงานส่งเรื่องมาภายในวันที่ 31 มีนาคม 2553 มิฉะนั้นโดนตัดงบ ดีเหมือนกันนะคะ
สำหรับการจัดทำแผนจัดหา ดำเนินการโดยให้หน่วยงานจัดทำข้อมูลมาให้ส่วนพัสดุ อันประกอบด้วย
1. รายการต่างๆ
2. งบประมาณที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว
3. ระยะเวลาดำเนินการ ซึ่งประกอบด้วย ระยะเวลาส่งใบขอซื้อ/จ้าง (ถึงเดือนอะไร) และระยะเวลาที่ต้องการใช้งาน (ตอนแจ้งให้หน่วยงานกำหนดมา เราต้องแจ้งระยะเวลาจัดซื้อของเราและระยะเวลาที่ผู้ขายส่งของโดยประมาณด้วย)
หลังจากให้ทุกหน่วยงานจัดทำแผนจัดหาแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็เป็นขั้นตอนที่ทุกหน่วยงานต้องดำเนินการตามแผนที่ทำไว้ หลังจากนั้นส่วนพัสดุ ก็จะมีการติดตาม (คิดว่าได้ผลนะ) ดังนี้
1. รายงานผลตามแผนจัดหาทุกสิ้นเดือน ในที่ประชุมบริหาร (ซึ่งมีอธิการบดีเป็นประธาน และมีผู้บังคับบัญชาทุกหน่วยงานเข้าประชุมด้วย) ในรายงานนี้จะประกอบกราฟ เปรียบเทียบให้เห็นแต่ละหน่วยงานเลยว่า ทำได้ตามแผนเท่าไหร่ สำหรับข้อมูลก็จะมีทั้งเปรียบเทียบแผน และเปรียบเทียบกับงบประมาณด้วย
2. รายงานรายการคงค้าง (ที่ถึงกำหนดแล้วยังไม่ส่งมา) ไปยังหน่วยงานนั้นๆ รายงานทุกสิ้นเดือนเช่นกัน
นอกจากเราจะติดตามโดยรายงานผู้บริหารในที่ประชุมรวม และรายงานถึงหน่วยงานแล้ว เรายังมีการติดตามในเชิงรุกโดยการออกสัญจรไปแต่ละหน่วยงานอีกด้วย (เฉพาะหน่วยงานที่ได้รับงบและมีรายการมากๆ อาทิเช่น ศูนย์เครื่องมือวิทยาศาสตร์ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ศูนย์คอมพิวเตอร์ เป็นต้น) การสัญจรของส่วนพัสดุในปีนี้ซึ่งทำมาเป็นปีที่ 3 ก็จะมีประเด็นหลักๆ คือ
1. ติดตามการส่งใบขอซื้อ/จ้าง
2. ทบทวนและทำความเข้าใจเกี่ยวกับระเบียบว่าด้วยการพัสดุฯ (เพิ่งปรับปรุงใหม่ในปี 2552) และขั้นตอนการปฏิบัติงานและการจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการพัสดุ
3. เพื่อรับฟังความคิดเห็นและข้อเสนอแนะจากหน่วยงาน เพื่อนำมาปรับปรุงกระบวนการทำงานของส่วนพัสดุ
จากทั้ง 3 ข้อจะเห็นได้ว่าเราไม่ได้ติดตามงานอย่างเดียว แต่เรายังมาทำความเข้าใจร่วมกันและเชื่อมสัมพันธไมตรีกันอีกด้วย (เรามีของที่ระลึกติดไม้ติดมือไปฝากด้วยค่ะ)
หลังจากไปสัญจรครบทุกหน่วยงาน เราก็จะมีการประเมินผลด้วยนะคะ โดยรายงานผลในที่ประชุมบริหารนั่นแหล่ะค่ะ ปีที่แล้วหน่วยงานสามารถทำได้ตามข้อตกลงในการสัญจรได้ 90 กว่าเปอร์เซ็นต์เชียวค่ะ
และจากการสัญจรปีที่แล้วก็ส่งมามาถึงปีนี้ด้วย ขอยกตัวอย่าง ศูนย์เครื่องมือวิทยาศาสตร์ที่ปีนี้สามารถส่งเรื่องมายังส่วนพัสดุได้เกินครึ่งแล้วค่ะ ดังนั้นในปีนี้เราก็จะไปสัญจรศูนย์เครื่องมือวิทยาศาสตร์เป็นหน่วยงานสุดท้าย 555 และสำนักวิชาก็ไม่ไปแล้วนะคะ เพราะอาจารย์ซึ่งเป็นผู้กำหนด Spec. ร่วมกับศูนย์เครื่องมือฯ ก็สามารถส่งเรื่องออกมาได้เกือบหมดแล้วค่ะ
