การแก้ไขปัญหาและพัฒนาองค์กรโดยใช้ทฤษฎี
การแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นกับองค์กรทั้งที่เป็นราชการและที่ไม่ใช่ราชการในปัจจุบันนั้น คงจะใช้วิชาแบบ "ไอ้หนุ่มหมัดเมา" คือแก้ไขโดยไร้กรอบ ไร้แผน ไร้กระบวนท่า ถึงแม้นว่ารู้ว่าดีกว่า แต่ผู้บริหารหรือคนในสังคมส่วนใหญ่เขาจะไม่เข้าใจ
ดังนั้นการแก้ไขปัญหาและพัฒนาองค์กรในปัจจุบันถึงอย่างไรก็ต้องพึ่งพา "ทฤษฎี" แต่ปัญหาหลักนั้นไม่ได้อยู่ตัวทฤษฎี แต่ปัญหาอยู่ที่การให้รายละเอียดเพื่อสร้างแผนที่รอบคอบและรัดกุมตามแนวทฤษฎีนั้น
ในปัจจุบันมีนักวิชาการและผู้บริหารนำวิชาการหรือทฤษฎีใหม่ ๆ มาใช้เพื่อแก้ปัญหา "ทฤษฎีเก่า" เป็นจำนวนมาก
แต่พนักงานกลับมองว่าเป็นการสร้างภาระและสร้าง "ปัญหาใหม่" ให้เกิดขึ้นและทับถมอย่างไม่มีวันสิ้นสุด
ส่วนใหญ่แล้วการนำทฤษฎีมาจะขาดตกหรือบกพร่องไปในการแจงรายละเอียดลงไปใน "คำพรรณาลักษณะงาน (Job Description)" ระดับรายบุคคล
การที่นำแต่หัวมา แล้วบรรยายเพิ่มนิดหน่อยให้ผู้บริหารระดับกลาง หรือระดับต้นนำไปใช้นั้น แต่ละคน แต่ละหัวก็มีประสบการณ์ มีความรู้ ความสามารถในการตีความหรือการนำไปใช้แตกต่างกัน
ดังนั้น การนำทฤษฎีใหม่ใด ๆ เข้ามา จะต้องมีการเขียนรายละเอียดแบบลงลึก บอกขั้นตอนวิธีการปฏิบัติงานรายวัน รายเดือน รายสัปดาห์ของพนักงานทุกคน ทุกตำแหน่ง โดยผู้เขียนนั้นจะต้องเข้าใจหลักการของทฤษฎีอย่างถ่องแท้
ปัญหาก็คือไม่มีคนเขียน...!
คนที่นำทฤษฎีมาหรือคิดทฤษฎีส่วนใหญ่ก็เป็นผู้ใหญ่กันแล้ว หรือไม่ก็เป็น "อาจารย์" ผู้มีภาระมาก บอกทฤษฎีได้ บอกหลักการได้ แต่ไม่สามารถให้รายละเอียดแบบ "ละเอียดๆ" กับผู้ที่นำไปใช้ได้ สุดท้ายก็เลยต้องให้นำไปใช้แบบ "ตามเวร ตามกรรม"
ผู้บริหารที่ได้รับนโยบายไปใครมีความรอบคอบหน่อย หรือละเอียดหน่อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสนใจและใส่ใจกับการนำทฤษฎีไปใช้ก็จะได้ผลประโยชน์ คือ ท่านจะให้เวลา ให้ความสำคัญกับพนักงานทุกคนที่สงสัย และสามารถแจกแจงรายละเอียดการปฏิบัติงานได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสามารถเป็น Coach ได้ในทุกเวลาและทุกสถานการณ์
ผู้บริหารปัจจุบันไม่ค่อยมีเวลา สั่งแล้ว เซ็นแล้วก็ปล่อยให้พนักงานลงไปทำ แล้วคอยติดตามแต่เอกสารเป็นรายเดือนหรือรายปี
พอเกิดปัญหาขึ้นก็ไปโทษว่าทฤษฎีไม่ดี แต่ที่จริงแล้วเกิดจากตัวเองไม่ดี คือ ให้ทรัพยากร ให้อาหารกับพนักงานไป แต่ไม่ให้เครื่องปรุง ไม่ให้เทคนิควิธีการปรุง หรือแม้กระทั่งไม่ปรุงให้ดู พอพนักงานไปทำไม่ดีก็ไปโทษว่า "โง่" ไม่มีประสิทธิภาพ
ดังนั้น การตั้งทีมแจกแจงรายละเอียดให้เป็นเอกสารหรือลายลักษณ์อักษรเป็นคู่มือเพื่อนำทฤษฎีหรือหลักการต่าง ๆ ไปใช้ให้เกิดประสิทธิภาพ (Efficiency) และประสิทธิผล (Effectiveness) จึงเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมาก ต้องดูแล และใส่ใจในการทำคู่มือการปฏิบัติงานให้ถ้วนถี่ แล้วทฤษฎีใหม่ ๆ นี้จะมีผลิตผล (Productivity)
ความเห็น (2)
สวัสดีครับ อาจารย์ ปภังกร
ข้อคิดของอาจารย์ เยี่นมมากครับ ให้ข้อคิดในการทำงาน
มีหลักการ มีกฎเกณฑ์
เหมือนอาจารย์กล่าวทำงานชุมชน เมาหมัดทุกที
ถ้าได้ ทฤฎีการวางแผนงานก็ไม่ปวดหัว
ต้องขอเรียนรู้แล้วครับท่าน
สวัสดีท่านนเรศด้วยความเคารพและขอฝากตัวเรียนรู้กับท่านด้วยเช่นกันครับ
ผมเองจัดเป็นพวก "ไอ้หนุ่มหมัดเมา" ครับ โดยปกติแล้วจะลุยเข้าไปแบบไร้กระบวนท่า คือ เป็นกระบวนท่าที่สามารถยืดหยุ่นได้ในทุก ๆ วินาทีครับ
เด็กนักศึกษาที่เข้าไปกับผมก็เมากันเป็นประจำครับ เพราะบางครั้งมีการเปลี่ยนแผนระหว่างการเดินทาง คือ นั่งรถไปพอใจว่าง ๆ แล้วก็เกิด "ปิ๊ง" ขึ้นมา ก็รีบบอกนักศึกษาว่าแผนใหม่เป็นอย่างนี้ อย่างนี้ อย่างนี้ นักศึกษาบางครั้งก็อึ้งกิมกี่ไปเหมือนกันครับ
ตอนนี้บ้านเรากำลังขาดการเชื่อมโยงจากทฤษฎีไปสู่ผู้ปฏิบัติอย่างละเอียดและชัดแจ้ง คือ ทุกคนต่างรู้ทฤษฎี และทุกคนก็ต่างตีความตามความเข้าใจของตนเอง คนนี้ก็ทำไปอย่างนี้ อีกคนก็ทำไปอย่างนี้ นิยามศัพท์ นิยามทฤษฎีกันไปคนละทิศละทาง
แต่ถ้าหากมีใครสักคน ทุ่มเทเขียนเอกสารประกอบทฤษฎีไว้เป็นคู่มืออย่างชัดแจ้งแล้ว ก็จะสามารถทำให้ผู้ปฏิบัติใช้ไปในทางเดียวกัน
จากการสื่อสารทฤษฎีหรือหลักการในปัจจุบัน ส่วนใหญ่แล้ว เมื่อผู้บริหารระดับสูงอย่างเช่น กระทรวง ทบวง กรม หรือ ผอ.สำนักต่าง ๆ ในกรุงเทพฯ จะสั่งมหาวิทยาลัยหรือองค์กรการศึกษาในภูมิภาคทำอะไร ก็จะเชิญอธิการบดีบ้าง คณบดีบ้าง หรือประธานโปรแกรมบ้างมาประชุมทำความเข้าใจ
ทีนี้ปัญหามันก็เกิดขึ้นในระหว่างการพูด ว่าใครเป็นคนมาพูด เพราะบางครั้ง (ส่วนใหญ่) คนคิดทฤษฎี กับคนพูดนั้นคนละคนกัน คนพูดก็จะเป็นรัฐมนตรีบ้าง อธิบดีบ้าง เรื่องที่พูดก็ได้รับการ "ติว" มาจากนักวิชาการผู้ร่างทฤษฎีอีกครั้งหนึ่ง ดังนั้น การสื่อสารมีสิทธิที่จะคลาดเคลื่อนได้ เพราะประสบการณ์ของผู้ฟัง หรือผู้รับสารนั้นมักจะถูกนำเข้ามาเชื่อมโยงทั้งในขณะฟังและโดยเฉพาะในขณะที่พูด
หรือบางครั้งให้นักวิชาการมาพูดเอง พูดครั้งที่ 1 กับครั้งที่ 2 ก็ไม่เหมือนกันอีก เพราะการพูดนั้นขึ้นอยู่กับทั้งผู้พูดเอง คือ อารมณ์และความพร้อมของร่างกายในขณะนั้น ซึ่งมีสิทธิถูกยุแหย่ หรือตอบสนองต่อปฏิกิริยาของผู้ฟังที่ไม่สนใจบ้าง การสื่อสารทฤษฎีนั้นจึงสามารถล้มเหลวได้อย่างไม่เป็นท่า
อันนี้ยังไม่ต้องพูดยาวไปถึงการนำหลักการที่ยาก ๆ เหล่านั้นไปสื่อสารต่อในองค์กร (ไม่รวมถึงคนที่โดดประชุม) ว่าเมื่อกลับไปถึงแล้ว สารที่ได้รับมานั้นจะตรงและครบถ้วนหรือไม่ หรือบางครั้งก็จะมีเอกสารกลับไปด้วย พอไปถึงก็โยนให้ลูกน้องที่รองลงไปรับผิดชอบอีกที หัวหน้าน้อยคนนั้นที่จะใช้เวลามานั่งอธิบายสิ่งที่ตัวเองได้ฟังมาให้กับผู้ที่รับผิดชอบต่อไปโดยละเอียด
ดังนั้น การแก้ปัญหาที่ทำกันก็มักจะเชิญนักวิชาการที่ร่างทฤษฎีจากส่วนกลาง "เดินสาย" บรรยาย อบรม สัมมนา หรือจัดกิจกรรมกลุ่มอะไรต่ออะไรอีกมากมาย การแก้ไขแบบนี้ก็ถือว่าดีพอสมควร แต่ทว่า "เงินภาษี" ของประเทศจะต้องใช้เป็นค่าเดินทาง ค่าวิทยากร ค่าอาหาร ค่าที่พัก ค่าห้องประชุมของทั้งวิทยากรและผู้เข้าร่วมประชุม อันนี้ไม่รวมถึงอาจารย์ที่จะต้องทิ้งห้องเรียน ทิ้งนักศึกษามาเข้าร่วมประชุมอีก
เราควรจะสร้างวิธีการสื่อสารทางใดที่จะสามารถทำให้ทฤษฎีหรือหลักการต่าง ๆ ที่ออกมาจากส่วนกลางเข้าถึงผู้ปฏิบัติ "ตัวจริง" ได้อย่างสมบูรณ์
คู่มือและเอกสารก็เป็นวิธีการหนึ่ง แต่ทว่า ถ้าเป็น "หนังสือ" หรือกระดาษ ก็จะกลายมาเป็น wallpaper ในตู้เอกสารหลังโต๊ะทำงานเสียส่วนมาก ไม่รวมถึงงบประมาณที่จัดทำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งอุปนิสัยรักการอ่านของคนไทย...!!!
ช่องทางการสื่อสารที่หน่วยงานราชการและองค์กรของรัฐในเมืองไทยลงทุนไปมากก็คือ Internet อันนี้ไม่รวมถึงงบประมาณที่นำลงไปพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ทางด้านคอมพิวเตอร์และ Internet ที่มากมายไม่น้อยกว่าค่าจ้างนักออกแบบ website ของแต่ละหน่วยงาน
ระบบการสื่อสารภายใน LAN (Local area network) ที่วางไว้กันอย่างหรูหรา น่าจะนำมาใช้ประโยชน์ให้มากที่สุด บุคลากรทางด้านคอมพิวเตอร์ที่มีโดยเฉพาะในส่วนกลาง น่าจะทำการสื่อสารรายละเอียดผ่านช่องทางนี้ให้ส่งตรงถึงผู้ปฏิบัติอย่างรวดเร็วและว่องไว ให้สมกับงบประมาณทางด้านภาษีที่ลงทุนไป เพราะมิฉะนั้นเราทั้งหลายจะกลายเป็นหนี้ทางวิชาการ...