อบรมนักบริหารมหาวิทยาลัยสายสนับสนุนและช่วยวิชาการ(นบก.)รุ่นที่ 13 (21)

วิธีการประชุมและระดมความเห็น

การบริหาร:การระดมความเห็นด้วยเทคนิค KJ  Method                                                 

วิทยากร : รศ.ดร.วิชัย อุตสาหจิต และ ผศ.ดร.จุฑามาศ แก้วพิจิตร วันศุกร์ที่  2  ตุลาคม  2552

สรุปองค์ความรู้

1.นายเฉลียว บุญมั่น มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี

2.นางวรนุช สุนทรวินิต มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช

 KJ Method เป็นเทคนิคหนึ่งในการระดมสมองที่พัฒนาโดยนักวิชาการชาวญี่ปุ่นชื่อ Kawakita Jiro แห่งมหาวิทยาลัยชิบะ (Chiba University) ซึ่งเป็นวิธีการที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการรวบรวมข้อมูล ข้อคิดเห็นต่าง ๆ ของสมาชิกในองค์การ ที่ต้องการเปิดโอกาสให้สมาชิกสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างกว้างขวาง และส่งเสริมการมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นในประเด็นที่สนใจ โดยใช้การบันทึกข้อความที่สมาชิกมีข้อคิดเห็นลงในกระดาษบันทึกเล็กๆ ที่สะดวกในการนำมาใช้ในการจัดหมวดหมู่ของข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบโครงสร้างที่เข้าใจง่าย สะดวกในการสื่อสาร โดยสมาชิกในกลุ่ม/องค์การมีส่วนร่วมในการจัดทำข้อมูลและแสดงข้อคิดเห็นอย่างอิสระ การรวบรวมข้อมูลไม่มีการกำหนดประเด็นหัวข้อย่อยต่างๆ ก่อนล่วงหน้า เพื่อป้องกันการชี้นำให้สมาชิกคิดไปในทางใดทางหนึ่ง

เทคนิค KJ Method นอกจากการใช้ในเรื่องของการรวบรวมข้อคิดเห็นจากสมาชิกในองค์กรระดับต่างๆ แล้ว ยังเหมาะที่จะใช้เพื่อการรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในตัวคน (Tacit Knowledge) เพื่อจัดทำเป็นบันทึกองค์ความรู้ (Explicit Knowledge) ในลักษณะ/รูปแบบต่างๆ ที่เหมาะสมได้อีกด้วย

2.2 วัสดุ-อุปกรณ์ การทำ KJ Method อาจใช้จะใช้วัสดุ-อุปกรณ์เพื่อช่วยให้การดำเนินการสะดวก รวดเร็ว ได้แก่ กระดาษชาร์ต, กระดาษเลเบล (Sticker Label) ขนาด 1 x 3 นิ้ว (หรือตามความเหมะสม), กรรไกร, เทปใส, ปากกาเมจิก หรือเครื่องเขียนอื่นๆ ที่เห็นว่าจะเป็นประโยชน์ในการทำงาน

2.3 ขั้นตอนการทำ KJ Method        ประกอบด้วย 14 ขั้นตอน ได้แก่

1)   Introduction KJ Method เป็นการแนะนำเทคนิควิธีการในการทำงานด้วย KJ Method เพื่อให้เกิดความรู้ ความเข้าใจพอสังเขปที่จะเป็นประโยชน์ต่อการนำไปสู่ผลสำเร็จของการระดมความคิดเห็นจากสมาชิกในองค์การ สำหรับประเด็นหลักๆ ที่องค์การสนใจ อาจมีผู้รู้นำเสนอเนื้อหาพอสังเขปในแต่ละประเด็นให้แก่สมาชิกก่อนดำเนินการก็จะช่วยให้การระดมสมองดำเนินไปด้วยความเรียบร้อย (ขั้นตอนนี้ควรใช้เวลาประมาณ 15-20 นาที)

2)   Organize Small Group     เป็นการจัดกลุ่มสมาชิกออกเป็นกลุ่มย่อยๆ ให้มีขนาดที่เหมาะสมที่จะนำไปสู่การรวบรวมข้อคิดเห็นตามหัวข้อที่สนใจ (ขั้นตอนนี้ควรใช้เวลาประมาณ 5 นาที)

3)   Explain the Theme          เป็นการอธิบายหรือชี้แจงข้อเท็จจริงบางอย่างเกี่ยวกับประเด็นที่จะระดมสมอง เพื่อช่วยให้สมาชิกในกลุ่มย่อยมีความรู้ ความเข้าใจประเด็นมากขึ้น (ขั้นตอนนี้ควรใช้เวลาประมาณ 5-10 นาที)

4)   Warm-Up Discussion      เป็นการพูดคุยแลกเปลี่ยนความรู้ ประสบการณ์และข้อคิดเห็นของสมาชิกในกลุ่มย่อยโดยอิสระอย่างเท่าเทียมกัน ในการนำเสนอข้อคิดเห็นของแต่ละคนนั้น สมาชิกจะต้องรับฟังและไม่แสดงข้อคิดเห็นเห็นในเชิงโต้แย้งหรือขัดแย้ง หรือการวิพากษ์วิจารณ์ ที่จะนำมาซึ่งการยับยั้งไม่ให้สมาชิกกล้าแสดงออก รวมถึงการไม่แสดงออกถึงการเห็นด้วยกับข้อคิดเห็นหนึ่งข้อคิดเห็นใด (ขั้นตอนนี้ควรใช้เวลาประมาณ 10-20 นาที)

5)   Write Down labels          เป็นการลงมือจดบันทึกข้อคิดเห็นที่สมาชิกแต่ละคนเห็นว่ามีความสำคัญต่อประเด็นที่กำลังสนใจลงในกระดาษสติกเกอร์ให้ครบจำนวนที่ได้รับ โดยข้อคิดเห็นนั้นๆ ต้องไม่ใช่การรวมเอาหลายๆ ข้อคิดเห็นมาอยู่ด้วยกัน (สำหรับกิจกรรมระดมสมองที่ผู้เข้าร่วมอบรมในครั้งนี้ แต่ละกลุ่มมีสมาชิกกลุ่มๆ ละ 4-5 คน แต่ละคนจะได้รับกระดาษสติกเกอร์คนละ 8 แผ่น)  (ขั้นตอนนี้ควรใช้เวลาประมาณ 10-15 นาที)

6)   Gather and Deal Labels  เป็นการรวมบันทึกจากสมาชิกทุกคนคนในกลุ่ม หลังจากที่สมาชิกทุกคนบันทึกข้อคิดเห็นของตนเองเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้นำข้อคิดเห็นเหล่านั้นวางรวมกันแล้วคลุก/สับให้เข้ากัน จากนั้นจึงแจกจ่ายให้กับสมาชิกทุกคนในกลุ่มคนละเท่าๆ กัน แล้วนำบันทึกที่ตนเองได้รับมาอ่านให้สมาชิกในกลุ่มฟังครั้งละแผ่นแล้ว หมุนเวียนให้สมาชิกรายต่อไปอ่านบันทึกที่มีอยู่ในมือให้สมาชิกฟัง ทำเช่นนี้ต่อไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะครบทุกใบ

7)          Group Labels     เป็นการนำบันทึกข้อคิดเห็นทั้งหมดนั้นมาจัดกลุ่มให้เป็นหมวดหมู่ ตามเนื้อหาที่เป็นข้อคิดเห็นร่วมกันของสมาชิกในกลุ่มเห็นสมควรโดยมีเงื่อนไขดังนี้ 

7.1) ความเห็นที่คล้ายกัน/เป็นไปในทำนองเดียวกันเป็นกลุ่มเดียวกัน

7.2) แต่ละกลุ่มความคิดเห็นจะมีเนื้อหาที่ต่างกัน

7.3)  ข้อความใดๆ ที่ไม่สามารถจัดเข้ากลุ่มตามหมวดหมู่ได้ให้จัดไว้ต่างหาก

8)  Make Door Plates           เป็นการกำหนดหัวข้อเรื่อง / ตั้งชื่อหัวข้อ ของกลุ่มข้อมูลที่เป็นข้อคิดเห็นที่สมาชิกได้จัดให้เป็นหมวดหมู่ตามกลุ่ม ซึ่งอาจประกอบด้วยหัวข้อใหญ่ และ/หรือ หัวข้อย่อยก็ได้

9)  Repeat เป็นการทบทวนข้อคิดเห็นของกลุ่มทั้งหมดจากขั้นตอน Gather and Deal Labels, Groups Labels และ Make Door Plate ซึ่งจะช่วยให้สมาชิกในกลุ่มสามารถมองภาพรวมได้ง่ายขึ้นและทบทวนหมวดหมู่ของข้อคิดเห็นต่าง ๆ ได้ดียิ่งขึ้น

10) Layout  เป็นการกำหนดแผนผัง/ โครงสร้างของกลุ่มความคิดเห็นที่กลุ่มเห็นว่าเหมาะสมแล้ว ขั้นตอนนี้กลุ่มอาจจินตนาการแผนผัง/โครงสร้างของกลุ่มข้อคิดเห็นต่างๆ ให้เป็นภาพตามจินตนาการของกลุ่ม ที่จะช่วยอธิบายข้อคิดเห็นเหล่านั้นให้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น และเป็นการกระตุ้นการทำงานของสมองซีกขวาให้มีความสมดุลกับซีกซ้ายอีกด้วย

11) Illustration         เป็นการสร้างความเชื่อมโยงและระบุความสัมพันธ์ของกลุ่มข้อคิดเห็นกลุ่มต่าง ๆ ในลักษณะต่างๆ กัน ประกอบด้วย 1) ความสัมพันธ์ที่เป็นเป็นผลต่อกัน 2) ความสัมพันธ์ที่เป็นเหตุเป็นผลร่วมกัน 3) ความสัมพันธ์ที่เท่ากัน 4) ความสัมพันธ์ที่ขัดแย้งกัน/ตรงกันข้ามกัน 5) ไม่ทราบความสัมพันธ์ที่แน่ชัด (ระบุเหตุผลยังไม่ได้)โดยใช้เส้นลักษณะต่างๆแสดงความหมาย

12) Presentation      เป็นการนำเสนอข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมทั้งหมดพร้อมอธิบายในเชิงเหตุผลและความสัมพันธ์ที่ปรากฏในแผนผัง/โครงสร้างกลุ่มข้อคิดเห็นต่างๆ  เสร็จแล้วนำผลงานทั้งหมดนำเสนออีกครั้งในลักษณะของนิทรรศการ เพื่อให้สมาชิกทั้งหมดได้เสนอแนะข้อคิดเห็นเพิ่มเติม หรือข้อซักถามด้วยการใช้กระดาษบันทึกติดบนแผ่นนิทรรศการ(แยกสีระหว่างข้อคิดเห็นและคำถามเพิ่มเติม)

13) Q & A    เป็นขั้นตอนที่เกี่ยวเนื่องกับการนำเสนอ ซึ่งเปิดโอกาสให้สมาชิกได้แสดงข้อคิดเห็น ข้อเสนอแนะ และการตั้งคำถาม และตอบข้อซักถามต่างๆ ที่จะเป็นประโยชน์ต่อการระดมสมอง

14) Write Report  เป็นการนำผลงานทั้งหมดมาบันทึกและจัดทำรายงานเพื่อสรุปประเด็นปัญหา และหาแนวทางแก้ไขและดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าประสงค์ขององค์กร ตามลำดับความสำคัญของปัญหา อุปสรรค และโอกาสในเข้าถึงเป้าหมายต่อไป

แนวทางการประยุกต์ใช้

1 การประยุกต์ใช้งานในระดับองค์กร: ใช้เทคนิค KJ Method ในการรวบรวมข้อคิดเห็นจากกลุ่มงานต่าง ๆที่เกี่ยวข้อง ในองค์กร เพื่อรวบรวมปัญหาและแนวทางแก้ไขของสมาชิกที่มาจากหลายกลุ่มงาน อันจะช่วยให้องค์กรเห็นภาพรวมของความสัมพันธ์กันของภาระหน้าที่ในลักษณะต่าง ๆ ของแต่ละกลุ่มงานที่จะมีผลต่อผลผลิตและผลลัพธ์โดยรวมขององค์กร และสมาชิกทุกคนจะได้ตระหนักถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นและ/หรือเป็นอุปสรรคต่อการสร้างผลผลิตรวมขององค์กร

2 การประยุกต์ใช้งานในระดับกลุ่มงาน:    ใช้เทคนิค KJ  Method ในการรวบรวมข้อคิดเห็นของบุคลากรในกลุ่มงานที่รับผิดชอบที่มีกรบวนงานที่อาจสัมพันธ์หรือเชื่อมโยงกันหรือเป็นเหตุเป็นผลซึ่งกันและกัน เพื่อรวบรวมปัญหาและแนวทางแก้ไขปัญหา นำไปสู่การพัฒนาเปลี่ยนแปลงให้กลุ่มงานสร้างผลผลิตที่ดี มีประสิทธิภาพ ประสิทธิผลให้กับกลุ่มงานและองค์กรในที่สุด

3 การประยุกต์ใช้งานในระดับบุคคล:        ใช้เทคนิค KJ Method เพื่อระบุความคิด และรวบรวมความรู้ ข้อคิดเห็นของตนเองเพื่อการประมวลความรู้ ความคิดรวบยอด ประสบการณ์เกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ให้เป็นระบบที่เข้าใจง่าย ง่ายต่อการสื่อสารและถ่ายทอดแก่ผู้อื่นอย่างครบถ้วนสมบูรณ์ยิ่งขึ้น

กิจกรรมกลุ่ม

ผู้เข้าอบรมแบ่งกลุ่มเป็น 8 กลุ่ม กลุ่มละ  5- 6 คน แต่ละกลุ่มมีโจทย์ระดมสมอง 8 ประเด็นบริบทหลักกับสถาบันอุดมศึกษา  สมาชิกในกลุ่มได้ร่วมกันระบุความคิดในระดับบุคคล  กำหนดให้อย่างน้อยคนละ 8 ความคิด เพื่อนำมาสังเคราะห์ จัดกลุ่มและใช้เส้นสัญลักษณ์แสดงความสัมพันธ์ ความเชื่อมโยงความเป็นเหตุเป็นผลกันแล้ว แต่ละกลุ่มมีผลงานดังนี้

1.กลุ่มบริบทด้านเศรษฐกิจ ประกอบด้วย 35 ความคิด/คำถาม เมื่อนำมาจัดกลุ่มเป็นประเด็นรองได้ 3 ประเด็นคือ

   1.1 บริหารจัดการ ได้แก่ เครือข่าย และการบริหารจัดการ

   1.2 ทุน/งบประมาณ

   1.3คุณภาพ ได้แก่หลักสูตร และคุณภาพ

2.กลุ่มบริบทด้านสังคม ประกอบด้วย 40 ความคิด/คำถาม เมื่อนำมาจัดกลุ่มเป็นประเด็นรองได้5 ประเด็น คือ

   2.1 การเรียนการสอน ได้แก่ หลักสูตร และจรรยาบรรณ

   2.2 อุปสรรคต่อการศึกษาของนักศึกษา ได้แก่ อุปสรรคภายนอก และภายใน

   2.3 ความคาดหวัง

   2.4 การจัดการ ได้แก่ สิ่งแวดล้อมรอบมหาวิทยาลัย  งาน และคน

   2.5 การเมืองในมหาวิทยาลัย ได้แก่ประเด็นภายในและภายนอก

3.กลุ่มบริบทด้านวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี  ประกอบด้วย 34 ความคิด/คำถาม เมื่อนำมาจัดกลุ่มเป็นประเด็นรองได้ 3 ประเด็นรองคือ

  3.1 กระบวนการ ได้แก่ หลักสูตร  สื่อการเรียนการสอน ผู้เรียน บุคลากร และสภาพแวดล้อมพื้นฐาน

  3.2 นโยบาย ได้แก่ นโยบายภาครัฐ และนโยบายมหาวิทยาลัย

   3.3 ผลลัพธ์ ได้แก่ ผลสัมฤทธิ์

4.กลุ่มบริบทด้านการเมืองและด้านการศึกษา ประกอบด้วย 37 ความคิด เมื่อนำมาจัดกลุ่มเป็นประเด็นรองได้ 3 ประเด็นรองคือ

   4.1 คุณสมบัติของบุคลากรการเมือง ได้แก่ ผู้บริหารและ นักการเมือง

   4.2 การเมืองภาคประชาชน

   4.3 งบประมาณและผลประโยชน์ ได้แก่ งบประมาณ และผลประโยชน์ซับซ้อน

5.กลุ่มบริบทด้านการต่างประเทศ ประกอบด้วย 28 ความคิด เมื่อนำมาจัดกลุ่มเป็นประเด็นรองได้ 3 ประเด็นรองคือ

   5.1 นโยบาย ได้แก่นโยบายภาครัฐ (สกอ.) และนโยบายของหน่วยงานอื่น

   5.2 หลักสูตร ได้แก่ ตัวหลักสูตร และมาตรฐานหลักสูตร

   5.3 ปัจจัยที่ส่งผลกระทบ

6.กลุ่มบริบทด้านกฎหมาย ประกอบด้วย 28 ความคิด เมื่อนำมาจัดกลุ่มเป็นประเด็นรองได้ 4ประเด็นรองคือ

   6.1 การออกกฎหมาย

   6.2 การให้ความรู้

   6.3 การใช้กฎหมาย มีทั้งทางบวกและทางลบ

   6.4 ผลกระทบจากกฎหมาย ที่มีต่อบุคคลและองค์การ

7.กลุ่มปรัชญาเศรษฐกิจพอเพียง ประกอบด้วย 25 ความคิด เมื่อนำมาจัดกลุ่มเป็นประเด็นรองได้ 3 ประเด็นรองคือ

   7.1 แนวคิด/หลักการของปรัชญาเศรษฐกิจพอเพียง ได้แก่ หลักการ วิธีการ และผลลัพธ์

   7.2 เงื่อนไขไปสู่ความสำเร็จ

   7.3 ปัญหาและแนวทางแก้ไข

8.กลุ่มบริบทด้านจริยธรรม ประกอบด้วย 31 ความคิด/คำถาม เมื่อนำมาจัดกลุ่มเป็นประเด็นรองได้ 3 ประเด็นรองคือ

   8.1 กระบวนการสร้างจิต ได้แก่ ครอบครัว สถานศึกษา และศาสนา

   8.2 จริยธรรมนำชัย ได้แก่ การใช้จิต

   8.3 สังคม

ทั้งนี้แต่ละกลุ่มได้ร่วมกันแลกเปลี่ยนและสะท้อนความคิดเห็น ข้อสังเกต คำถามและข้อเสนอแนะให้แต่ละกลุ่มด้วย