Seek & Advice :: 5 ความเชื่อผิดๆ ริดรอนประสิทธิภาพการทำงาน

บทความนี้แปลและเรียบเรียงจาก
5 beliefs that limit productivity—and how to overcome them,Sally McGhee,

นี่คือความเชื่อที่หลายท่านอาจประสบอยู่ทั้งกับตัวเองและเพื่อนร่วมงานของท่านเอง หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้ท่านพบแนวทางการแก้ปัญหานี้ได้ต่อไป

 

ปัญหา

1. มีข้อมูลมากมายส่งมาถึงเมล์บ๊อกของฉัน

ความเชื่อ :
อีเมล์เยอะเหลือเกิน เกินจนจะรับไหว ประมาณว่าคุณจะถูกอีเมล์ค้างปีเขมือบหายไปได้ทั้งตัว

ความจริง :
คุณขาดความคิด และระบบการจัดการเมล์ที่ดี ทั้งนี้คุณอาจตอบรับเป็นสมาชิกจากเครือข่ายสังคมออนไลน์ หรือเว็บไซท์อื่นๆที่เคยทิ้งอีเมล์ให้ การจัดการที่ดีจะอยู่ในหัวข้อ
4 วิธีการจัดการกล่องขาเข้า ซึ่งจะเขียนให้อ่านอีกครั้ง(ถ้าไม่ลืมหรือขี้เกียจนะคับ)เชื่อว่าหากทำตามแล้วจะลดจำนวนเมล์ที่เข้ามาอย่างท่วมท้นได้กว่า 80%

==============================================

ปัญหา:

2.ผู้ใช้เครื่องคอมเก็บข้อมูลเยอะมาก

ความเชื่อ :
เก็บๆไว้ก่อนเถอะน่าข้อมูลน่ะ เผื่อจะเอามาใช้สักวันนึง

ความจริง :
เราๆ ท่านๆเองก็กังวลกันว่าข้อมูลที่เก็บอยู่นี้ อาจถูกเรียกใช้เข้าสักวัน
จึงไม่กล้าที่จะลบทิ้ง และโดยมากมักจะเรียกให้ดูดีด้วยคำว่า
"นี่ฉันไม่ได้เก็บข้อมูลอย่างไร้ค่านะ ฉันกำลังสำรองข้อมูลอยู่ต่างหาก"

และบางท่านอาจคิดว่ามันดูดีที่ท่าน "มี" ข้อมูลในสิ่งที่คนอื่นๆ "ไม่มี"
ข้อนี้ผมยอมรับ ใครบ้างอยากเป็นไอ้งั่ง ไม่เอาไหนไปตลอดชีวิต
ขอเพียงเป็นฮีโร่ในแวดวงที่ทำงานสัก 5 นาที 10 นาทีก็ยังดี

แต่ทั้งนี้ปัญหานี้มีสาเหตุหลักอย่างหนึ่งคือ...
ไม่แน่ใจว่าจะกำจัดข้อมูลขยะอันไหนดี และที่ร้ายยิ่งกว่าคือ
ไม่รู้ว่าข้อมูลอันไหนที่เป็นขยะ

หากท่านยังมีพฤติกรรมเช่นนี้ผมขอเรียกว่า บ้าหอบฟาง เอ้ยไม่ใช่ๆ บ้าหอบไฟล์ครับ
จากบทความอ้างว่า เพียง 15 % เท่านั้นที่ข้อมูลเราใช้งานเป็นประจำ
นั้นหมายถึงอีก 85% ไม่ได้ใช้งานให้เกิดประโยชน์อะไรเลย
แล้วจะให้ทำอย่างไรน่ะเหรอ ง่ายมากครับ

มี แฟ้มข้อมูลอย่างพอเพียงไง 5555555

แต่ตลกหรือไม่ ที่สิ่งที่เราต้องการมักไม่อยู่ (ลบไปก่อนห้นานั้นแล้ว)
ผมตลกคับ หากเป็นเรื่องของคุณนะ

การลดจำนวนข้อมูลของคุณจะช่วยให้การเข้าถึงและค้นหาข้อมูลที่ต้องการสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น ภาษาบ้านๆเรียกว่าไม่หนักฮาร์ดไดรว์

================================================

ปัญหา :

3.งานหนัก จะเอาเวลาไหนมาสร้างสรรค์งาน

ความเชื่อ:
พนักงานมักเหนื่อยหน่ายกับการทำงานที่หนักหนาสาหัส และคิดว่าสำนักงานใช้งานหนักมากเกินไป จนกระทั่งไม่มีเวลามากพอจะรังสรรค์งานใหม่ๆออกมาได้

ความจริง:
สำนักงานโดยมากต้องการให้พนักงานสร้างสรรค์งานของตนเองให้ดีอยู่แล้ว
ดังนั้นคำกล่าวอ้างนี้ผมเชื่อว่าอาจจะมีสัก 4/10 ที่เป็นไปตามความเชื่อข้างต้น

หากจะมาคุยกันเรื่องนี้ว่า อะไรที่เป็นสาเหตุจริงๆของความเหน็ดเหนื่อย
ปัญหาหนึ่งที่ผมหรือท่านเองก็ทราบดีแก่ใจนั่นคือ
การจัดระเบียบความคิดการทำงานและเรื่องส่วนตัวนั่นเอง
ไม่ว่าจะเรื่องที่บ้าน หรือเรื่องที่ข้องกับการทำงาน

ว่าแต่จะจัดระเบียบอย่างไร ?
เพียงคุณทำใจให้ว่าง สงบสติอารมณ์เสียก่อน
จากนั้นนำสิ่งที่ต้องทำที่อยู่ในหัวของคุณ
มาป้อนลงใน MS Outlook ที่ Task Pad
(ขายโปรแกรมกันเห็นๆครับพี่น้อง :| )

จากนั้นนำข้อมูลใน Tasks Pad นั้นไปใส่ที่ Calendar อีกครั้ง
เพื่อจัดตารางงานของท่านเอง
เท่านี้ท่านก็จะได้เห็นปฏิธินงาน และปฏีธินชีวิตของท่านแล้ว....

ปล.จะใช้โปรแกรมอื่นก็ตามแต่สะดวกนะครับ แต่เนื่องจากบทความนี้มาจาก Microsoft.com ดังนั้นโฆษนาแอบแฝงจะมีอีกเป็นระยะๆครับ

========================================

ปัญหา :
4.เวลาไม่พอทำงานในแต่ละวัน

ความเชื่อ :
พนักงานไม่มีเวลามากพอจะจัดการสิ่งต่างๆตามที่ต้องการ

ความจริง:
เวลาไม่ใช่ประเด็น แต่ประเด็นคือการตัดสินใจว่าจะทำอะไร เวลาไหนต่างหาก

เราๆทราบดีว่าถึงแม้เราจะมีการจัดการเวลา ตารางเวลาจากข้อที่ผ่านมาแล้ว
แต่ก็ไม่ได้เพิ่มเวลาให้มากขึ้นหากยังคงทำงานวันละ 8 - 12 ชมต่อวันเท่าเดิม
จากบทความนี้ก็ยังคงแนะนำให้ท่านใช้โปรแกรม MS Outlook
เพื่อช่วยแก้ปัญหานี้เช่นเดิมครับแต่อย่างไรก็ตามผมขอเสริมว่า

ท่านควรกำหนด Priority ใน Task ที่ท่านสร้างใน Task pad
รวมถึงการจัดตารางงานของท่าน เพื่อท่านจะได้แน่ใจว่า
งานที่ทำอยู่นี้จำเป็นหรือไม่เพียงใด

=============================================

ปัญหา :
5.พนงปฏิเสธจะเรียนรู้การใช้เครื่องมือสนับสนุนการทำงาน

 

ความเชื่อ:
พนักงานไม่มีเวลามากพอจะเรียนรู้อะไรใหม่ๆ เพราะมีงานอะไรให้ทำเยอะเหลือเกิน

ความจริง:
ท่านควรมีเวลาวันละ 1-2 ชม เพื่อเรียนรู้สิ่งใหม่ รวมถึงหัดใช้โปรแกรมด้วย

จากการสำรวจพบว่าโดยเฉลี่ยแล้ว พนักงานใช้เวลา
2-3 ชมเพื่อการทำงานรวมถึงติดต่อเรื่องงานผ่านอีเมล์ และ
วันละ 1 ชมเพื่อการค้นหาและจัดการแฟ้มข้อมูล

แต่หากพนักงานใช้ MS Outlook  จะใช้เวลา
1-2 ชมเพื่อการทำงานรวมถึงติดต่อเรื่องงานผ่านอีเมล์ และ
วันละ 10 นาทีเพื่อการค้นหาและจัดการแฟ้มข้อมูล

ปล. Microsoft Outlook คือโปรแกรมสนับสนุนการทำงาน
และเป็นตารางงานอิเล็คทรอนิคส์ นอกจากนี้ยังเป็นโปรแกรมรับส่งอีเมล์ได้ด้วย
ผมเองได้ใช้อยู่นะครับ และค่อนข้างพอใจในการทำงานของโปรแกรม
คล้ายๆมีเจ้านายอีกคน มาคอยจี้ให้ไปทำงานตามนัดหมาย
หากท่านสนใจจะลองหามาใช้สักตัวก็ได้ครับ

ขอให้สนุกกับการทำงานครับ
ราตรีสวัสดิ์ครับทุกท่าน

 

[สุวรรณา]

สวัสดีค่ะ น้องขวัญบทความน่าอ่านเนาะ รักพี่เสียดายน้อง เลยเป็นบ้าหอบไฟล์ ต้องวงเล็บ OK หลังชื่อไฟล์ เป็นเทคนิคอย่างหนึ่ง อิอิ

Microsoft Outlook ใช้ได้ดีจริงๆๆ จ้ะ อบรมมานานแล้วยังไม่ได้จัดการกับตัวเองสักที เอาไว้ก่อน รู้แต่ไม่ทำ นี่สิ อิอิ

[ขวัญชัย วัชรสุนทรกิจ]

สวัสดีครับพี่สุวรรณาไม่พบเสียนาน สบายดีใหมครับ

ส่วน ms outlook นี่ถ้าว่างแล้วลองใช้ดูครับ
ผมว่า 2007 พัฒนาขึ้นมาให้ใช้ง่ายกว่าเดิมเยอะเลย