การจัดการงานบุคคล
คนเป็นปัจจัยสำคัญยิ่งของการจัดการ เพราะคนเป็นผู้ปฏิบัติงานทุกอย่างขององค์การหากไม่มีคนหรือมีคนไม่มีคุณภาพ การจัดการให้บรรลุเป้าหมายขององค์การย่อมดำเนินไปได้โดยยากยิ่ง การจะได้คนดีมีคุณภาพเข้ามาทำงานย่อมขึ้นอยู่กับการจัดการงานบุคคลที่ดี การจัดการงานบุคคล หรือการบริหารบุคคล หรือการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ตรงกับคำในภาษาอังกฤษว่า personnel administration หรือ personnel management
วัตถุประสงค์ของการจัดการงานบุคคลก็เพื่อให้ได้คนที่มีความรู้ความสามารถมาปฏิบัติงานและควบคุมดูแลให้ปฏิบัติงานบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายขององค์การ หากการจัดการงานบุคคลไม่ดีองค์การจะได้คนไม่ดี ขาดความรู้ความสามารถในการทำงาน สร้างปัญหาให้แก่ผู้บริหารและสร้างปัญหาให้แก่องค์การเป็นอันมาก
การพยากรณ์ความต้องการบุคคล
การคาดคะเนความต้องการบุคคลของหน่วยงานต่างๆ ในองค์การจะต้องคำนึงถึงปัจจัยทั้งภายในและภายนอกองค์การด้วย
ปัจจัยภายนอกที่เกี่ยวข้องกับความต้องการบุคคล ได้แก่ตลาดแรงงาน การพิจารณาถึงความซับซ้อนของการบริหารงาน การแข่งขัน มาตรการของรัฐบาล สหภาพแรงงาน สภาพของเศรษฐกิจ และการขยายตัวทางอุตสาหกรรมเป็นตัวแปรสำคัญทำให้ความต้องการบุคคลเปลี่ยนไป กฎหมายต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการผลิตสินค้าและบริการ เช่น กฎหมายแรงงานสัมพันธ์ สภาวะทางเศรษฐกิจก็เป็นตัวชี้ที่สำคัญไม่น้อยในด้านความต้องการบุคคลเข้าทำงาน
ปัจจัยภายในองค์การเป็นปัจจัยที่ควบคุมได้ได้แก่ การขยายขนาดขององค์การ การกระจายอำนาจการบริหารองค์การ การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีและการเปลี่ยนนโยบายใหม่ นอกจากนี้ ปัจจัยที่เกิดจากบุคคลเอง ได้แก่ อัตราการเข้าออกของคนงาน การตาย การโยกย้ายตำแหน่งหน้าที่เป็นต้น
การประเมินสภาพการณ์ปัจจุบันด้านบุคคล
ในการวางแผนบุคคลจะต้องวิเคราะห์สภาพปัจจุบันขององค์การด้านบุคคลก่อนเพื่อเป็นพื้นฐานในการคาดคะเนจำนวนบุคคลที่ต้องการได้แก่ การประเมินสภาพปัจจุบันและปัญหาในด้านต่างๆ ดังนี
1. วัตถุประสงค์และนโยบายด้านบุคคล
2. จำนวนและคุณสมบัติของบุคคล
3. โครงการต่างๆขององค์การ
4. ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาบุคคล
นอกจากนี้แล้ว ควรมีการประเมินปัญหาในการบริหารบุคคลด้วยได้แก่ การปฏิบัติงานของบุคคลมีปัญหาอะไรหรือไม่ ระบบบริหารบุคคลที่ใช้อยู่ตลอดจนงบประมาณเพื่อบริหารบุคคลด้วย
กระบวนการของการจัดการงานบุคคล
งานของผู้บริหารที่เกี่ยวกับคนมีขอบเขตตั้งแต่การวางแผนรับคนเข้าทำงานจนถึงการให้พ้นจากงาน ขอบข่ายของการจัดการงานบุคคลที่สำคัญมีเพียง 4 ลักษณะ คือ การให้ได้มา การบำรุงรักษา การพัฒนา และการให้พ้นจากงาน แต่ถ้าพิจารณาให้ละเอียดลงไป กระบวนการจัดการงานบุคคลอาจแบ่งเป็นขั้นตอนดังนี้ (1) การวางแผนกำลังคนและตำแหน่ง (2) การแสวงหาบุคคล ได้แก่ การสรรหา การเลือกสรร การบรรจุ (3) การบำรุงรักษาและการจัดสวัสดิการ (4) การประเมินผลการปฏิบัติงาน (5) การพัฒนาบุคคล (6) การให้พ้นจากงาน
1. การวางแผนกำลังคนและตำแหน่ง
การวางแผนกำลังคนคือการคาดคะเนไว้ล่วงหน้าว่าหน่วยงานนั้น ต้องการคนจำนวนเท่าใดจึงจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในกรณีที่ธุรกิจขยายตัวเพิ่มขึ้นก็ศึกษาวิเคราะห์ว่าคนที่ต้องการเพิ่มขึ้นนั้นเป็นคนประเภทใด มีความรู้ความชำนาญทางใด สามารถได้จากแหล่งไหน สามารถได้จากแหล่งใด ซึ่งเป็นหน้าที่ของฝ่ายบุคคล
การวางแผนกำลังคนประกอบด้วยการวิเคราะห์งาน การพรรณาลักษณะของงาน การระบุคุณสมบัติของคนงาน การประเมินค่าของงาน และการกำหนดอัตราค่าจ้าง เพื่อนำมาเป็นข้อมูลในการกำหนดกำลังคนและตำแหน่ง
1.1 การกำหนดตำแหน่ง
การวางแผนว่าจะรับคนเข้ามาจะต้องกำหนดตำแหน่งว่าจะให้มาทำงานในตำแหน่งอะไร มีความรับผิดชอบอย่างไร ได้รับค่าจ้างแรงงานเท่าใด
ตำแหน่งคือกลุ่มของหน้าที่ความรับผิดชอบที่สัมพันธ์และคล้ายคลึงกันเปรียบได้กับสามเหลี่ยมด้านเท่า 3 ด้าน ด้านคือ หน้าที่ความรับผิดชอบ ด้านที่สองคือ คุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่ง ส่วนด้านที่สามคือ ค่าจ้าง ซึ่งทั้ง 3 อย่างนี้ต้องได้สัดส่วนสัมพันธ์กัน เช่น ตำแหน่งนักการภารโรง เรากำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบคือ การเดินรับส่งหนังสือ ช่วยยกของ ทำความสะอาด เพื่อให้สัมพันธ์กับหน้าที่ความรับผิดชอบ คุณสมบัติควรเป็นแค่อ่านออกเขียนได้ และต้องการคนที่มีร่างกายแข็งแรงมีสุขภาพดี ค่าตอบแทนก็ต้องสัมพันธ์กันพอเหมาะกับหน้าที่และคุณสมบัติ โดยพิจารณาเปรียบเทียบกับคนที่ทำงานอื่นด้วยว่าความรับผิดชอบของแต่ละงานมากน้อยกว่ากันเท่าใด อยู่ที่เทคนิคการประเมินค่าของงานด้วย
วัตถุประสงค์ในการกำหนดตำแหน่งมีอยู่ 2 ประการใหญ่ๆ ได้แก่ การสามารถใช้คนให้ตรงกับงาน (Put the right man on the right job) และการให้ได้ความเป็นธรรมในเรื่องค่าจ้างแรงงาน นั่นคือ ทำงานมากได้ค่าจ้างมาก ทำงานน้อยได้ค่าจ้างน้อยตามสัดส่วน
1.2 การวิเคราะห์งาน
การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) คือการเก็บรวบรวมข้อมูล บันทึกและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อจะได้กำหนดคุณสมบัติของงาน หรือหน้าที่ความรับผิดชอบของงานและคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงาน โดยปกติเมื่อองค์การธุรกิจจะรับคนเข้าทำงานหรือวางแผนรับคนงานนั้นจะต้องกำหนดชื่องาน(ตำแหน่ง)ภาระหน้าที่ และคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานเอาไว้ด้วย
1.3 การพรรณนางาน
การพรรณนางาน (Job description) หรือการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง โดยทั่วไปจะประกอบด้วย
1. ชื่อของงาน
2. สถานที่ทำงาน
3. สรุปลักษณะงาน
4. หน้าที่
5. เครื่องมือทำงาน
6. สภาพการทำงาน
1.4 การกำหนดคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงาน
1. เพศและวัย
2. การศึกษา
3. ประสบการณ์
4. การฝึกอบรม
5. สุขภาพทางกายและจิต
6. ความคิดริเริ่ม
7. ความสามารถพิเศษอื่นๆ
ตัวอย่าง
ตำแหน่ง ผู้จัดการฝ่ายบุคคล
การพรรณนางาน
1. วิเคราะห์งานตำแหน่งต่างๆ
2. ประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคคลในองค์การ
3. จัดโครงการผลประโยชน์ตอบแทนพิเศษ
4. บังคับบัญชาเจ้าหน้าที่ในฝ่ายบุคคล
คุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่ง
เพศชาย อายุ 35-40 ปี
1. สำเร็จปริญญาโททางการบริหารบุคคล
2. มีประสบการณ์ในงานบริหารบุคคลอย่างน้อย 3 ปี
3. มีความสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้เป็นอย่างอื่น
4. อ่าน พูด เขียน ภาษาอาหรับได้เป็นอย่างดี
1.5 การประเมินค่าของงาน
การประเมินค่าของงาน (Job evaluation) คือการประเมินหน้าที่ความรับผิดชอบของงานเพื่อหาความสัมพันธ์ระหว่างงาน ตำแหน่ง และการกำหนดอัตราค่าจ้าง
ข้อควรพิจารณาในการประเมินค่าของงานควรยึดหลักดังนี้
1. การประเมินโดยใช้ระบบใดระบบหนึ่งเป็นมาตรฐาน
2. การประเมินงานเป็นการวัดค่าของงาน ไม่ใช่วัดค่าของบุคคล
3. การประเมินงานเป็นกิจกรรมต่อเนื่องที่มีผลกระทบต่อค่าแรงงานเสมอ
4. การประเมินต้องมีความยุติธรรม
วิธีการประเมินค่าของงาน อาจประเมินได้ 4 วิธีดังนี้
1. วิธีลำดับค่าของงานโดยการเรียงลำดับความสำคัญของงานด้วยการจัดหมวดหมู่และประเภทของงาน ผู้ประเมินอาจตั้งขึ้นในรูปคณะกรรมการ
2. ใช้มาตรฐานที่กำหนดไว้แล้ว ซึ่งเป็นเอกสารระบุผู้ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบสมบูรณ์ว่ามีความรับผิดชอบอะไรบ้าง เงินเดือนเท่าไรรายการต่างๆที่ผู้รับผิดชอบจะต้องปฏิบัติ และมีการกำหนดระดับของงานไว้ด้วย
3. วิธีการให้คะแนน อาศัยการเปรียบเทียบให้คะแนนค่าของงานตามองค์ประกอบแต่ละอย่างที่ตั้งขึ้นและกำหนดคะแนนองค์ประกอบต่างๆ ไว้ เช่น ความชำนาญ ความพยายาม ความรับผิดชอบ และสภาพของงาน เป็นต้น
4. วิธีใช้องค์ประกอบเปรียบเทียบงาน เป็นวิธีหนึ่งที่นำเอาวิธีลำดับค่าของงานเหมาะสมกับวิธีให้คะแนน คือพลังงานสำรวจข้อเท็จจริงแล้ว ให้เลือกงานหลักมาเปรียบเทียบกับองค์ประกอบแต่ละข้อที่กำหนดไว้ว่าอยู่ระดับใด และให้นำงานมาเปรียบเทียบดูองค์ประกอบเป็นหลัก
1.6 การกำหนดอัตราค่าจ้างและเงินเดือน
ค่าจ้าง (wage) หมายถึงจำนวนเงินที่คนงานได้รับเป็นการตอบแทนการทำงานโดยถือเกณฑ์จำนวนชั่วโมงในการทำงาน ค่าจ้างจะขึ้นลงตามจำนวนชั่วโมงค่าจ้างเป็นเครื่องกำหนดสถานภาพในการทำงานของคนงาน
เงินเดือน (salary) หมายถึง จำนวนเงินที่คนงานได้รับเป็นการตอบแทนการทำงานโดยถือเกณฑ์การเหมาเป็นรายเดือน และถือเป็นรายได้ประจำ แม้จะป่วย ลา หรือขาดงานบ้างก็ยังได้รับจำนวนเต็ม
1.วัตถุประสงค์หลักในการกำหนดอัตราในการค่าจ้างและเงินเดือน
- เพื่อจูงใจบุคคลให้เข้ามาทำงาน
- เพื่อควบคุมต้นทุนรายจ่าย
- เพื่อสร้างความพึงพอใจและขวัญในการปฏิบัติงาน
- เพื่อจูงใจให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
2.นโยบายการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน ควรคำนึงถึงหลักดังนี้
- จ่ายให้พอเพียงแก่การดำรงชีพ
- ต้องยุติธรรม ทำงานมาก งานหนักได้ค่าจ้างมาก
- ต้องมีความสามารถในการจูงใจและกระตุ้นให้คนทำงานมากขึ้น
- ต้องสมเหตุสมผล เป็นที่พึงพอใจของคนงานและสมประโยชน์ของโครงการ
- การจ่ายต้องเป็นทุนที่มีประสิทธิภาพ คือไม่มากเกินไป
3.ระดับของค่าจ้างและเงินเดือน
- กำหนดให้ต่ำกว่าระดับทั่วไป มุ่งประหยัดค่าใช้จ่าย ลดต้นทุน- กำหนดให้สูงกว่าระดับทั่วไป มุ่งจะได้คนมีความสามารถมาทำงาน
- กำหนดให้เท่ากับระดับทั่วไป แต่ควรมีค่าตอบแทนอื่นๆเพิ่มขึ้น
4.ค่าตอบแทน เป็นรางวัลหรือส่วนที่เพิ่มขึ้นมานอกเหนือจากค่าจ้างตามปกติ อาจทำได้หลายวิธีดังนี้
- รางวัลตอบแทนที่เป็นเงิน เช่น โบนัส (bonus) คอมมิชชัน (commission) ส่วนแบ่งกำไร(profit sharing) เป็นต้น
- รางวัลที่ตีค่าเป็นตัวเงินได้ ได้แก่ การเลื่อนขั้น เลื่อนตำแหน่งประโยชน์และบริการต่างๆ เช่น ให้ซื้อหุ้นก่อนบุคคลอื่น ซื้อสินค้าโดยมีส่วนลดพิเศษ
- รางวัลตอบแทนที่ไม่เป็นเงิน เช่น ให้เข้ารับการฝึกอบรม ให้ไปดูงาน ให้ห้องทำงานที่ดี โต๊ะทำงาน โทรศัพท์ ยานพาหนะ เป็นต้น
ที่มา : http://fartmang.csc.ku.ac.th
ขอบคุณคราบ