ติดต่อ

ระบบและพนักงานในองค์กรต้องเดินไปด้วยกัน..

  วิธีการและปัญหาในการให้ผู้ใช้มีส่วนร่วม ( User involvement ) ในการพัฒนาระบบ  

หาก พิจารณาถึงรูปแบบระบบที่องค์กรต้องการพัฒนา  ( จากประสบการณ์ที่ได้เจอ )                                 ดิฉันขอแบ่งออกเป็น 3 รูปแบบค่ะ
1  เป็นการปรับปรุงหรือพัฒนาระบบเดิมที่มีอยู่ให้ดียิ่งขึ้น   ซึ่งข้อนี้จะทำให้ผู้ปฏิบัติไม่รู้สึกว่าจะต้องปรับเปลี่ยนอะไรมาก  เป็นแค่การพัฒนาจากสิ่งเดิมที่เคยทำอยู่ให้ดีขึ้น  ก็จะไม่มีการต่อต้านอะไรมากนัก
2  เป็นการเปลี่ยนระบบจากเดิมเป็นระบบใหม่โดยสิ้นเชิง   อาจมีผลทำให้ผู้ปฏิบัติเกิดการต่อต้าน
หากทำให้ระบบการทำงานที่เคยทำเป็นประจำต้องเปลี่ยนแปลงไป
3 เป็นการนำระบบใหม่มาใช้เพิ่มเติม  โดยไม่เกี่ยวข้องกับระบบเดิม ๆ ที่เคยมีอยู่  ข้อนี้อาจทำให้เกิดปัญหาน้อยกว่า 2 ข้อแรก  เพราะเสมือนเป็นทางเลือกในการทำงานให้ผู้ปฏิบัติได้อีกแนวทางหนึ่ง  หรือเป็นสิ่งใหม่ที่เขายอมรับได้  เพราะไม่ได้มาเปลี่ยนสิ่งเดิม ๆ ที่เขาเคยปฏิบัติ

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการพัฒนาระบบ ..
ผู้ปฏิบัติเกิดการต่อต้าน
ผู้ปฏิบัติละเลย  เพิกเฉยไม่ปฏิบัติตาม
ทำให้ระบบที่นำมาใช้ไม่ประสบผล..


แนวทางในการแก้ไข  ที่ขอนำเสนอค่ะ
1.  โยนหินถามทาง  ต้องลองตรวจสอบกระแสตอบรับต่อการเปลี่ยนแปลงของผู้ปฏิบัติในองค์กร  ซึ่งในแต่ละบริษัทอาจมีวิธีหรือเทคนิคแตกต่างกัน  เช่น  ลองให้มีการปล่อยข่าวเรื่องการพัฒนาระบบแล้วมีทีมงานตรวจสอบกระแสตอบรับ  แต่ต้องระวังความปั่นป่วนที่อาจเกิดขึ้น   ,  ทำแบบสอบถามความคิดเห็นผู้ที่เกี่ยวข้อง  , ตั้งกระทู้ถามความคิดเห็นใน Webboardขององค์กร  เป็นต้น
2.  เมื่อได้ข้อมูลเบื้องต้นจากการสอบถามความคิดเห็น หรือข้อเสนอแนะ  แล้วจึงนำข้อมูลนั้นมาเป็นแนวทางในการหาวิธีการเพื่อนำระบบที่จะพัฒนาเข้าไปใช้อย่างละมุนละม่อม  และพยายามจูงใจให้คนส่วนใหญ่เห็นด้วย  โดย
    2.1 ประชุมชี้แจงผู้ที่เกี่ยวข้องให้เข้าใจ และทราบถึงวัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบ และแนวทางการทำงานขององค์กร และประโยชน์ที่ได้รับจากการพัฒนา และขอบข่ายของการพัฒนา    พูดง่ายๆ คือให้เข้าใจชัดเจนไปเลยว่าเขาจะต้องเกี่ยวข้องอย่างไร    อะไรบ้าง      มีข้อดีต่อเขาอย่างไร  เพราะบางครั้งการต่อต้านที่เกิดขึ้นอาจเกิดจากความไม่รู้ หรือสิ่งที่รู้ยังไม่ถูกต้องนั่นเอง
    2.2 เปิดให้พนักงานมีโอกาสซักถามและแสดงความคิดเห็น
    2.3 สร้างแรงจูงใจให้ทุกคนมองเห็นข้อดีของการพัฒนาระบบ และเต็มใจในการให้ความร่วมมือ  
   
ที่สำคัญระบบใด ๆที่จะนำมาใช้ควรจะมีความยืดหยุ่น  และสามารถปรับใช้ให้เข้ากับการทำงานของผู้ปฏิบัติได้ในกรณีที่มีปัญหา    เพื่อผู้ใช้เองก็จะได้รู้สึกว่าองค์กรเองได้ให้ความสำคัญกับบุคลากรในองค์กรไม่ได้มองแค่เฉพาะผลประโยชน์ขององค์กรเพียงอย่างเดียว
และสิ่งที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้เกิดทั้งหมดที่ว่านี้ได้  ก็คือผู้บริหารที่มีใจเปิดกว้าง  มีภาวะความเป็นผู้นำและมองเห็นบุคลากรในองค์กรเป็นทรัพยากรที่สำคัญในการขับเคลื่อนและพัฒนาองค์กรค่ะ

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

หมายเลขบันทึก: 2645, เขียน: , แก้ไข, , สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ, ความเห็น: 2, อ่าน: คลิก

คำสำคัญ (keywords) #งานที่ได้รับมอบหมายค่ะ

บันทึกล่าสุด 

ความเห็น (2)

พี่หมอ MBA
IP: xxx.170.234.8
เขียนเมื่อ 
ขอบคุณสำหรับความรู้ที่มอบให้นะครับ ...ผมมีประเด็นอีกอย่างที่น่าสนใจคือองค์กรของภาครัฐ และเอกชน มีแนวทางในการจัดการเรื่องนี้อย่างไรขอช่วย Share เพิ่มเติมให้หน่อยได้ไหมครับ เพราะผมเองยังนึกไม่ออก แม้ภาครัฐจะได้นำเครื่องมือที่ดีๆมาพยายามบริหารจัดการแล้ว ...ขอบคุณ
Michael cat
IP: xxx.144.240.245
เขียนเมื่อ 

ทั้งนี้ คงต้องศึกษาเป็นกรณีๆ ไปนะคะ
ในส่วนของภาคเอกชน ที่ดิฉันได้ทำงานอยู่นั้น  
เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงระบบ หรือนำระบบใหม่มาใช้
ในระดับพนักงาน / เจ้าหน้าที่มักจะไม่ค่อยมีปัญหาในการปรับใช้ค่ะ
อาจมีบ้างที่รู้สึกไม่พอใจ(ตามวัฒนธรรมของการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง)แต่ก็บ่นกันเฉพาะวงใน หลังจากนั้นไม่นานก็หมดกระแส และยังไม่เคยพบการต่อต้านค่ะ
เวลาที่มีเรื่องใหม่สั่งการมาจากสำนักงานใหญ่ จะมีบ้างก็คือระดับผู้บริหาร ที่ยังรู้สึกว่าบางส่วนอาจยังเร็วเกินไป หรือยังไม่เหมาะสม  แต่ในที่สุดผู้บริหารเองนั่นล่ะค่ะที่มาคอยจูนความคิดของพวกเราให้ยอมรับกับระบบที่ต้องมีการพัฒนา ดิฉันเลยคิดว่า
ผู้บริหารมีส่วนสำคัญและเป็นแรงผลักดันจริงๆ ค่ะ..


สิ่งที่ดิฉันเห็นอยู่ตลอดเมื่อจะเริ่มมีการเปลี่ยนแปลง หรือนำระบบใหม่เข้ามาใช้ คือ
1.   บริษัทจะมีการประชาสัมพันธ์   หรือเกริ่นให้พนักงานทราบก่อน ( เพื่อให้ปรับตัว )หลายเดือนเหมือนกันค่ะ คุยกันแต่เรื่องนั้น ๆ จนบางครั้งพนักงานเองยังอยากเห็นเร็วๆเพราะพูดมานานเริ่มชักเบื่อ  ยังไม่เปลี่ยนซักที  ( ดิฉันคิดว่านี่เป็นวิธีทาจิตวิทยาอย่างหนึ่งได้เหมือนกันนะคะ  คือเรื่องอะไรที่เราพูดกันบ่อย ๆ ซ้ำ ๆ เราก็จะคุ้นชินกับมันไปในที่สุด เมื่อถึงเวลาเปลี่ยน  ก็ .. อ๋อเหรอ.. เรารู้ตั้งนานแล้วว่าจะเปลี่ยนเป็นแบบนี้ )
2.   มีการอบรมค่ะ   ตั้งแต่ระดับบริหารจนถึงระดับเจ้าหน้าที่ ( แต่เนื้อหาหลักสูตรจะแตกต่างกันตามหน้าที่ความรับผิดชอบค่ะ )
3.  ทดลองทำให้พื้นที่ตัวอย่างก่อนเป็นอันดับแรก  หลังจากนั้นจึงจัดทำ Plan ขยายผลแจ้งให้แต่ละพื้นที่ทราบก่อนล่วงหน้า   เพื่อเตรียมตัวให้พร้อม
4.  นำผลที่ได้จากการทดลองในพื้นที่ตัวอย่าง เสนอให้ทุกคนได้รับทราบตลอด เป็นระยะ ๆ
5. หากมีจุดที่ต้องแก้ไข  พนักงานในพื้นที่ตัวอย่างก็ได้แสดงความคิดเห็น  ( ดิฉันถึงบอกว่าระบบควรยืดหยุ่นได้   เพราะหากไม่เสียหายมากนักก็ควรพิจารณาปรับตามคนทำงานบ้าง  คนทำงานจะได้รู้สึกมีส่วนร่วมและรู้สึกดี  มีคุณค่า )


โดยใจความสำคัญ  เมื่อพนักงานได้รับรู้ข่าวสารของการเปลี่ยนแปลงอย่างสม่ำเสมอ ก็จะรู้สึกว่าตัวเองมีส่วนร่วมในองค์กร   การรู้ตัวอยู่เสมอว่าตัวเองต้องเจอกับอะไรและจะต้องปฏิบัติตัวอย่างไรก่อนล่วงหน้าที่จะมีการเปลี่ยนแปลง  ถือเป็นแนวทางหนึ่งในการพิจารณาค่ะ
ส่วนของภาครัฐ ยังไม่เคยได้สัมผัสเลยไม่แน่ใจว่า จะพอเป็นแนวทางได้หรือไม่ค่ะ..