^_^ คุณใช้เวลาอย่างไรใน 1 วันทำงาน^_^
เวลาเป็นเครื่องวัดประสิทธิภาพของหน่วยงาน และยังวัดต่อไปถึงตัวหัวหน้าหน่วยงาน นั้นๆด้วยการทำงานจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้บริหารงานทั้งหลายจะจัดการงานในสำนักงานอย่างไร ให้เวลาที่มีอยู่ในระหว่างการทำงานเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงานมากที่สุด ในขณะที่หัวหน้าบางคนจะใช้วิธีไล่จี้พนักงานให้ทำงานให้ทัน เขากลับบอกว่าหัวหน้างานนั่นแหละที่จะต้องเริ่มต้นเสียก่อน เริ่มต้นที่ว่านี้ก็คือเป็นผู้เริ่มเปลี่ยนแปลงวิถีทางในการใช้เวลาของตัวเองให้ดีและเหมาะสมเสียก่อนถ้าหัวหน้างานจะแย้ง ก็จะต้องถามตัวเองต่อไปว่า รู้จักตัวเองดีใช่หรือไม่ ? รู้จักจุดมุ่งหมายของหน่วยงานดีใช่หรือไม่ ? และรู้ต่อไปว่าตัวเองได้ใช้เวลาในการทำงานอย่างไร ?
รู้จักตัวเอง
ถ้าไม่เข้าข้างตัวเองมากไปนักเขาบอกว่าให้ทดสอบคำถามต่อไปนี้เสียก่อนเพราะคำถามพวกนี้ จะเป็นคำตอบที่ดีว่าหัวหน้างาน รู้จักตัวเองดีแล้วหรือยังเหตุที่ต้องมีคำถามนี้ ก็เพราะจะช่วยให้ทราบจุดอ่อนจุดแข็งที่สามารถนำไปปรับปรุงลักษณะนิสัยในการทำงานให้ดีขึ้น, ทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานและที่สำคัญ จะได้ไม่บอกว่า ไม่ว่างอยู่เรื่อย
(1) คุณจัดระบบอย่างไร ?
· ทำงานบนโต๊ะที่มีของวางเกลื่อนไปหมด หรือว่ามี่โต๊ะซึ่งจัดเอาไว้อย่างมีระเบียบ ?
· มีการวางแผนงานล่วงหน้าหรือไม่ ?
· เป็นคนที่ชอบเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำหรือเปล่า ?
· ทำงานตามลำดับขั้นตอนความสำคัญหรือเปล่า ?
· ทำทุกอย่างโดยมีจุดหมายหรือเปล่า ?
· รู้จักพูดคำว่า “ไม่” หรือเปล่า ?
(2) นิสัยของคุณเป็นอย่างไร ?
· ขี้บ่น (เป็นประจำ) ?
· เป็นคนตรงต่อเวลา และพยายามที่จะเริ่มทำงานแต่เช้า ?
· พอใจในตำแหน่งที่ได้รับอยู่ในปัจจุบัน หรือกำลังมองหาหนทางในการที่จะทำให้ตนเองมีตำแหน่งดีขึ้น ?
· เป็นคนที่รีรอในการทำอะไร ??
· เป็นคนที่ไปเรื่อย ๆ ยังไงก็ได้ ???
(3) บุคลิกภาพของคุณเป็นอย่างไร ?
· เป็นคนมองโลกในแง่ดี หรือว่าร้าย ?
· พอใจที่จะทำงานตามลำพัง หรือ ทำงานกับคนอื่น ๆ ก็ได้
· มีความเห็นใจคน และเข้าใจคนอยู่เสมอ ?
· ทำงานทุกอย่างให้ถูกต้องและดีที่สุดตลอกเวลา ??
· มีความวิตกกังวลในการทำงานต่าง ๆ สูงมาก
· มักจะเลื่อนการตัดสินใจอยู่เสมอ ?
· มีความรู้สึกว่าอยากจะเปลี่ยนแปลงการใช้เวลาของตัวเอง ?
รู้จุดมุ่งหมายของหน่วยงาน
การทำงาน จุดมุ่งหมายหลักของเราทั้งหลาย ก็คือทำงานให้บรรลุตามเป้าหมายขององค์กร หรือหน่วยงานหัวหน้าที่ประสบความสำเร็จมักศึกษาจุดมุ่งหมายของหน่วยงาน, หน้าที่ความรับผิดชอบของตนเองในการทำงานรู้ดีว่าใครที่เป็นหัวหน้าของตัวเองอีกที และใครคือลูกน้องที่ตัวเองต้องดูแลเรื่องของการประสานงานที่เป็นเรื่องปวดหัวทุกวันนี้นั้นหัวหน้างานที่ประสบความสำเร็จอีกเช่นกันที่จะรู้ว่าตนจะต้องประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องหน่วยงานใดบ้างเพื่อที่จะทำให้วางแผนงานได้ถูกต้อง
รู้จักใช้เวลาในการทำงาน
การบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพนั้นส่วนหนึ่งเป็นเพราะผู้บริหารรู้วิธีที่จะศึกษาการใช้เวลาในการทำงานให้ได้ประโยชน์มากที่สุด วิธีหนึ่งที่ทำกันคือการเก็บบันทึกการใช้เวลาและวิเคราะห์การใช้เวลาในแต่ละวันเป็นเวลา 1 สัปดาห์โดยเลือกบันทึกและวิเคราะห์เวลาในสัปดาห์ที่ตนทำงานเป็นปกติไม่ใช่สัปดาห์ที่จะต้องไปร่วมประชุมเป็นกรณีพิเศษหรือเป็นสัปดาห์ที่มีวันหยุดในระหว่างสัปดาห์ในแต่ละวันอาจเริ่มด้วยการเขียนวันที่เดือน พ.ศ. และบันทึกลงไปว่าในแต่ละช่วงเวลานั้นเราทำงานอะไรบ้างเมื่อทำงานเสร็จสิ้นในวันนั้น ตอนเย็นก่อนกลับบ้านก็ลองมาขีดเครื่องหมายถูกลงไปในช่อง 1, 2 หรือ 3 โดยการพิจารณาว่าช่อง 1 หมายถึงทำงานในหน้าที่และเหมาะกับเวลา, ช่อง 2 หมายถึงการทำงานในหน้าที่แต่ไม่เหมาะสมกับเวลา และช่อง 3 หมายถึงทำงานที่ไม่ได้อยู่ในหน้าที่ แค่อาทิตย์เดียวคงจะพอรู้ว่าเราได้ใช้เวลาในแต่ละวันเป็นอย่างไร, เราใช้เวลาในการทำงานให้กับหน่วยงานเพื่อประโยชน์ของหน่วยงานจริงหรือไม่ ? หรือได้ใช้เวลาให้หมดไปด้วยเรื่องส่วนตัว ? หรือแก้ไขงานที่ผิดซ้ำซากเพราะขาดการวางแผนงาน ? หรือเข้าไปช่วยเหลืองานในหน้าที่ของพนักงานคนอื่น ทั้ง ๆที่เราทำงานในความรับผิดชอบของเราเองไม่เสร็จ ? หรือว่าเราพยายามทำงานทุกอย่างด้วยตัวเราเองโดยไม่กระจายงานไปให้คนอื่นช่วยทำ ?? ถ้าพบ..หมายถึงรู้ว่ากิจกรรมใดที่ทำให้สูญเสียเวลา คงต้องพยายามตัดมันทิ้งไปต่อจากนั้น จึงมาจัดทำตารางเวลาในการทำงานของเราใหม่ต่อไป
เวลา คือ ชีวิต
ถ้าเราใช้เวลาเป็น ท่านว่า เราก็จะเป็นเจ้าชีวิตตนเองสัจธรรมอย่างหนึ่งก็คือ ทุกคนมีเวลาเท่ากันคือ วันละ 24 ชั่วโมงเราไม่สามารถจัดเวลาให้สั้นลง หรือยาวนานกว่า 24 ชั่วโมงก็ได้ไม่ต้องไปพูดถึงเรื่องของการหยุดเวลาที่มีทั้งหลายคนพยายามจะหยุดวัย... ไม่สายหรอกกับการบอกตัวเองเสียแต่วันนี้ ว่าฉันจะจัดการกับตัวเองให้ได้ฉันจะใช้เวลาที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์รั่วไหลน้อยที่สุดและมีเวลาทำงานให้มากที่สุดเท่าที่มีการกำหนดไว้ในแปดโมงเช้าถึงห้าโมงเย็นนี่แหละเราทำได้เมื่อไหร่...ประสาอะไรกับลูกน้อง จริงมั้ย ???
ที่มา :ดร.จีระพันธุ์ พูลพัฒน์ (นิตยสารเมเดิร์นออฟฟิศ)ThaiHrCenter.com
