Group Solutions Meeting at CQU
Group Solutions Meeting at CQU
วันนี้ได้มีโอกาสเข้าร่วมประชุมกับหน่วยงาน Group Solutions (GSS) ของคณะ Business and Informatics ที่ Central Queensland University ซึ่งจริงๆ ไม่ได้เกี่ยวกับงานของคนที่เป็นนิสิตอย่างผมเลย แต่เป็นเรื่องของทางผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ที่นี่เท่านั้น เผอิญว่าหัวหน้าหน่วยงานนี้ เป็นอาจารย์ที่ปรึกษาวิจัย แล้วต้องการให้เข้าไปมีส่วนร่วมเพื่อเรียนรู้งานอีกบทบาทหนึ่งก่อนที่จะจบการศึกษากลับไป ตรงนี้ถูกใจมาก ทำให้ได้เรียนรู้การทำงาน การแสดงความคิดเห็น การตอบโจทย์ของปัญหาต่างๆ นอกเหนือสิ่งอื่นใด ยังได้ฝึกภาษาไปในตัวด้วย
หน่วยงาน Group Solutions (GSS) ก่อตั้งมาเป็นปีที่ 6 แล้ว มีคนทำงานในหน่วยงานนี้ จำนวนเก้าคน ทั้งหมดเป็นอาจารย์ในมหาวิทยาลัยแห่งนี้ และมีตำแหน่งบริหารงานในส่วนต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย
จุดประสงค์ของหน่วยงานนี้ เพื่อตอบสนองความต้องการของกลุ่มบุคคลทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย ที่ต้องการการจัดประชุมเพื่อนำเสนอปัญหาและหนทางการแก้ปัญหา โดยมีระบบเทคโนโลยีสารสนเทศอำนวยความสะดวกในการประชุม
ทาง CQU มีห้อง GSS โดยเฉพาะ สำหรับติดตั้งระบบ Zing Thing ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ทางด้านการระดมความคิดที่เรียกว่า Electronic Brainstorming โดยมีโต๊ะประชุมเป็นโต๊ะกลม มีหน้าจอ และคีย์บอร์ดสำหรับทุกคน (ดูภาพประกอบ) โดยทุกคน จะเห็นคำสั่ง และคำตอบเหมือนกัน โดยระบบสามารถบันทึกคำสั่งและคำตอบในรูปแบบ soft copy และ hard copy ของแต่ละคนเพื่อนำไปใช้ประโยชน์ต่อไป ระบบนี้มีหลักการทำงานในรูปแบบ client server ด้วย
นอกเหนือจากการให้บริการสำหรับการประชุมของหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกแล้ว ยังใช้สำหรับการเรียนการสอนของอาจารย์ในมหาวิทยาลัยแห่งนี้ด้วย
อนึ่ง ระบบนี้เปรียบเสมือนเป็นทางเลือกสำหรับการบริหารจัดการความรู้ ที่แตกต่างจากการประชุมทั่ว ๆ ไป
ความเห็น (8)
สวัสดีคะ อาจารย์วศิน
แวะมาเรียนรู้เครื่องมือที่น่าสนใจคะ
ดูอีกภาพกันครับ
ตามคนโรงงานมาดูภาพความวุ่นวายในห้องค่ะ ... เวียนหัวซะก่อนจะเรียนรู้รึเปล่าก็ไม่รู้นะคะเนี่ย ^ - ^
ขอบคุณทุกท่าน ที่แวะมาเยี่ยม
คุณมะปราง
คนโรงงาน
และ 
คุณ Jeab
ขอเสริมอีกครับ ว่าระบบนี้ ใช้มา 6 ปีแล้ว ได้มีการจัดเก็บ best practices and a lesson learned ทางด้านการบริหารงาน และการเรียนการสอนของอาจารย์และเจ้าหน้าที่ที่นี่ ที่สามารถค้นหาความรู้แล้วนำไปใช้ได้ กล่าวคือเป็น Knowledge-based ไปในตัวด้วย
อาจารย์คะ
ขอเรียนถามเพิ่มเติม การจัดการข้อมูลที่จัดเก็บไปแล้วนั้น ทางมหาวิทยาลัยดำเนินการอย่างไรบ้างคะ และการนำมาใช้ หรือการสืบค้นข้อมูลสามารถทำอย่างไรได้บ้างคะ
สงสัยอยากรู้ถึงกระบวนการในการจัดเก็บและการนำข้อมูลไปใช้คะ
รบกวนอาจารย์เล่าเพิ่มเติมนิดนึงนะคะ
ขอบคุณคะ
ขอบคุณครับ สำหรับคำถาม
บอกก่อนว่าที่นี่ ทำงานเป็นระบบมาก มีการตรวจสอบแบบ cross-check ตลอด เพราะฉะนั้น การจัดเก็บข้อมูลจากการระดมความคิด (Zing Thing) นี้ จะถือเป็นความลับ เพราะฉะนั้นจะใช้งานกันเฉพาะกลุ่ม
ตัวอย่างเช่น ทางคณะ A ต้องการระดมแนวทางการบริการที่เป็นเลิศ( best practices) สำหรับการบริการของหน่วยงานเทคโนของคณะวิชา A.
คนที่เข้าร่วมก็จะเป็นคนที่เกี่ยวข้องกับคณะ A นี้และหน่วยงานนี้เท่านั้น ขอย้ำว่าเฉพาะเท่านั้น คนที่ไม่เกี่ยวข้องห้ามเข้าร่วมโดยเด็ดขาด เมื่อมีการระดมความคิด ความคิดแต่ละคนที่ถูกเก็บไว้ใน Server ที่จัดทำไว้เฉพาะหน่วยงานนั้น และผู้ที่ควบคุม (facilitator) จะทำการ add รายชื่อบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการประชุมเรื่องนั้นให้ access ข้อมูลได้เท่านั้น
หรือต้องการ upload ข้อมูลก็ทำได้ แต่จะได้เฉพาะ folder ที่จัดทำมาเฉพาะหัวข้อนี้เท่านั้น เมื่อระบบเป็นServer ก็จะทำ shared drive ให้กับคนที่เกี่ยวข้อง (ตรงนี้จะมีเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษร ว่ามีใครบ้าง)
เมื่อต้องการสืบค้นก้ต้องเข้าไปที่ shared drive ที่เก็บไว้ใน server โดยมีการแบ่ง folder ที่ชัดเจนว่าเป็นเรื่องอะไรบ้าง (ตรงนี้สำคัญมาก)แล้วถ้าต้องการนำไปใช้ จะต้องมีทำ Ethical clearance (ไม่ทราบเมืองไทยว่าอะไร) กับผู้ที่เป็นหัวหน้าหน่วยงานนั้นก่อน
ฉะนั้น ความสำคัญของระบบนี้ คือ Facilitator หรืออาจจะเรียกว่าเป็นเลขาฯ ในการประชุมก้ได้ แต่ในที่นี้ ไม่ใช่เพียงแค่ดู หรือจดเพิ่มเติม แต่จะต้องนำข้อมูลจากการ brainstorm มา analyse ว่ามีประเด็นสำคัญ (Content) อะไรบ้างที่ตรงกับความต้องการ เสร็จแล้วถึงจะทำสรุปอีกที แล้วถึงจะนำไปเก็บไว้บน server
เวลาจะนำไปใช้ อย่างที่บอก ต้องมีเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรแจ้งต่อหน่วยงานต้นสังกัด และในเอกสารต้องแจ้งว่าจะนำไปทำอะไร เมื่อไปทำแล้ว หลังจากนั้น ต้องทำหนังสือแจ้งกลับว่า ได้ผล หรือไม่อย่างไร เพื่อจะได้ติดตามประเมินผลต่อไป
อธิบายยาวไปหน่อย ถ้าสงสัยเพิ่มเติม ถามได้เลยครับ
วศิน
ขอแชณืความเห็นนะครับ
เมื่อรวบรวม best practices ได้ การนำไปใช้ในงานที่เหมือนกัน
เพื่อให้ได้ผลที่เหมือนกัน การมีกลุ่มอาจารย์มาเป็น คนให้ solution เป็นสิ่งที่ดีมากๆ
ครับ แต่หากอาจารย์กลุ่มนี้ มี การ visit หน่วยงานที่นำ best practices ไปใช้ ด้วย ก็ จะทำให้ การนำไปใช้ มีประสิทธิผลมากขึ้น และ กลุ่ม อาจารย์ ก็ จะได้เห็นหน้างานจริง การให้ solution ก็น่าตรงจุดมากขึ้นครับ...
ขอบคุณ คุณคนโรงงาน ที่ร่วมแชร์ความคิดเห็นร่วมกัน เป็นสิ่งที่ดีมากเลยครับ