หนังสือเวียน:คุณรู้จักหรือยัง

                 จากการปฏิบัติหน้าที่รับหนังสือราชการทำให้มีโอกาสได้อ่านหนังสือราชการภายนอกทุกวันและสิ่งที่พบเกี่ยวกับหนังสือเวียน และพอสรุปได้ว่ามีความเข้าใจคลาดเคลื่อน โดยเข้าใจว่าการเปลี่ยนข้อความเพียงส่วนใดส่วนหนึ่งในใจความของหนังสือและส่งถึงผู้รับหลายคน เป็นหนังสือเวียนและออกเลขที่หนังสือเวียนได้ 

                หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน (นั่นหมายถึงต้องไม่แก้ไขใจความของหนังสือไม่ว่าจะเป็นส่วนใดส่วนหนึ่งก็ตาม) ให้เพิ่มรหัสพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ซึ่งกำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียน  เช่น ศธ 0527.10/ว 099

               ตัวอย่างของหนังสือเวียนที่ไม่ถูกต้อง เช่น การส่งตัวนิสิตฝึกงาน โดยออกเลขที่หนังสือเป็นหนังสือเวียน    แต่มีการแก้ไขใจความของหนังสือ โดยการเปลี่ยนชื่อของนิสิตที่ส่งเข้าฝึกงาน เมื่อลงรับในทะเบียนหนังสือรับอาจทำให้ผู้ปฏิบัติเข้าใจผิดได้ว่าหนังสือมีความซ้ำซ้อน เนื่องจากมีเลขที่หนังสือเหมือนกันและลงวันที่วันเดียวกัน เคยส่งมาก่อนหน้านี้แล้ว ผู้ปฏิบัติจะทราบว่าหนังสือนั้นไม่ซ้ำซ้อนก็ต่อเมื่อมีการนำต้นฉบับที่มีเลขที่ซ้ำกันมาเทียบกัน หรือไม่ก็ต้องสามารถจดจำใจความของหนังสือได้อย่างแม่นยำ 

               ถ้าสามารถปฏิบัติได้ถูกต้องก็จะช่วยให้การติดต่อสื่อสารทางหนังสือราชการถูกต้องและมีประสิทธิภาพค่ะ