Help & Support:จดหมาย 1 ฉบับผูุ้รับ a lot !!!


???

[บทนำ]

สวัสดีครับชาว สนง ทุกท่านผ่านเดือนมีนาคมกำลังจะผ่านไป
เข้าสู่เมษาหน้าร้อนของทุกปี ร้อนนี้อย่าลืมพักผ่อนนะครับ

เข้าเรื่องกันดีกว่า ชาวสำนักงานทุกท่านคงคุ้นเคยกับการพิมพ์บันทึกข้อความเรื่องต่างๆ
แล้วส่งไปยังผู้รับกันใช่ใหมครับ หากเรามีรายชื่อผู้รับเป็นจำนวนเป็นจำนวนมาก
เราอาจจะพิมพ์แก้ไขชื่อผู้รับและสั่งพิมพ์ไปทีละคน
แบบนี้ราอาจเกิดข้อผิดพลาดจากการเปลี่ยนรายชื่อได้

ไม่เพียงบันทึกข้อความเท่านั้นนะครับแม้แต่ซองจดหมายของผู้รับที่ส่งเพื่อ
ติดต่อไปหลายๆที่เราก็อาจพบปัญหานี้
สมมุติว่า...หากทำหนังสือเชิญผู้เข้าอบรม 9 จังหวัดแถบภาคเหนือตอนล่าง
จังหวัดละ 5 หน่วยงาน หน่วยงานละ 2 คน

เราจะต้องมาสร้างบันทึกเพื่อเชิญแล้ว print ออกเครื่องพิมพ์ผลร่วม 90 ครั้งโดย
ไม่นับรวมกับที่พิมพ์ผิด หากนับรวมกับ print ซอง จดหมายเชิญ ก็อีก 90 ครั้ง
ก็ประมาณว่าไม่น่าต่ำกว่า 180 ครั้งต่อการทำงานนี้


หากมีการจัดโครงการใหม่แล้วจำเป็นต้องทำงานเชิญอีกครั้ง
ก็คงเหนื่อยอีกรอบ อย่างไม่ต้องสงสัย
มารอบนี้ผมมีเครื่องมือที่เราใช้กันเป็นประจำ มาช่วยงานทุกท่านกันครับ

[การจัดเตรียม]

ในโปรแกรม MS Word มีความสามารถนี้มานานแล้วครับเรียกว่า Mail Merge
เป็นการผสานข้อมูลลงบนเอกสารแบบกึ่งอัตโนมัติ
เราจะต้องมีส่วนประกอบหลักๆ 2 ส่วนด้วยกันคือ

1. File word ที่เป็นบันทึกข้อความ จดหมาย หรือข้อความใดๆที่เราต้องการส่งไปยังผู้รับ
แน่นอนครับเป็นเอกสาร MS Word

2.File รายชื่อผู้รับเอกสารหรือซองจดหมาย ในตัวอย่างนี้ผมเลือกใช้ MS Excel
เพราะใช้งานง่าย อาจจะเป็น MS Access ก็ได้นะครับ
หรือมีรายชื่อผู้รับเก็บใน Data source อื่นที่ MS Word รองรับก็สามารถใช้ได้ครับ

[ดำเนินการ]


1.สิ่งที่เราจะต้องเตรียมคือเอกสารที่เราจะพิมพ์ส่งไปยังผู้รับในตัวอย่างที่
ผมทำนี้เป็นจดหมายเชิญแบบง่าย ที่ไม่มีพิธีรีตองอะไรนะครับ
เพราะวันนี้เครื่องที่ผมใช้ไม่มี File บันทึกข้อความสักอันเลยครับ
ผมตั้งชื่อ File ว่า Hello.doc นะครับ

2.file รายชื่อผู้รับที่เป็น MS Excel โดยจะต้องมีหัวคอลัมที่บ่งบอกรายละเอียดของข้อมูลในคอลัมนั้นๆ
เช่นในตัวอย่างนี้จะมีหัวคอลัม ดังนี้

Customer ID 
Company Name 
Contact Name 
Contact Title 
Address City 
Region 
Postal Code 
Country 
Phone 
Fax

หากไปทำเองที่เครื่องจะใช้หัวคอลัมเป็นภาษาไทยก็ได้ครับ
ในแต่ละคอลัมก็จะมีข้อมูลของตัวเองเช่นชื่อบริษัทก็มีแต่ข้อมูลชื่อบริษัทเท่านั้น
แต่ห้ามโดยเด็ดขาดคือการผสานเซล์ ไม่ต้องผสานนะครับไม่งั้น word จะไม่รู้ว่าเราเลือกคอลัมไหน
จากตัวอย่างผม Save File รายชื่อผู้รับนี้มีชื่อว่า Book1.xls และข้อมูลรายชื่ออยู่ใน Sheet1 นะครับ

3.เมื่อ File รายชื่อผู้รับครบถ้วนสมบูรณ์ให้บันทึกแล้วปิด file excel ไปก่อนครับ
แล้วเรียก MS Word เปิด File ที่ชื่อ Hello.doc
ขึ้นมาแล้วคลิกที่แถบเมนู Views ชี้ไปที่ Toolbars แล้วเลือก Mail Merge

4.จะปรากฏแถบเครื่องมือเพิ่มเติมขึ้นมาดังภาพตัวอย่าง

5.เราจะกำหนดรูปแบบของเอกสารกันก่อนนะครับว่าเป็นเอกสาร หรือซองจดหมาย
โดยการคลิกที่ปุ่มบนแถบเครื่งมือตามตัวอย่าง

จะปรากฏหน้าต่างขึ้นมาถามว่าเป็นเอกสารแบบใดนะครับ จากตัวอย่างที่ผมทำนี้จะเลือกเป็น
Normal Word Document หากท่านทำเป็นซองก็เลือกเป็น Envelop หรืออื่นๆตามที่ต้องการครับ


6.เราจะทำการเชื่อมต่อไปยัง File excel รายชื่อผู้รับ โดยการคลิกที่ปุ่มที่ 2 ถัดมา

7.จะปรากฏหน้าต่างเลือกแหล่งข้อมูลขึ้นมา ให้คลิกหา File รายชื่อที่เราได้เก็บไว้จาก Folder ในเครื่องของเรา
ในตัวอย่างผมเก็บไว้ใน Folder เดียวกันก็คลิกที่ชื่อ file bok1.xls แล้วคลิปุ่ม Open

8.จากนั้นจะปรากฏหน้าต่างขึ้นมาถามว่าเราจะเลือกข้อมูลจาก Sheet ใดในที่นี้ผมเก็บข้อมุลไว้ที่ Sheet1
ให้คลิดที่ Sheet1 แล้วคลิก OK

9.จากนั้นเราจะต้องระบุ Field ข้อมูลลงในเอกสาร Word ก็คือการเรียกข้อมูลจากหัวคอลัมในตาราง Excel นั่น

แหละครับ จากตัวอย่างนี้ผมต้องการใส่ชื่อผู้รับที่จุดไข่ปลาหลังคำว่า Hello และใส่ชื่อบริษัทต่อท้ายชื่อผู้รับ
สามารถทำได้โดยการคลิกที่หลังคำว่า Hello ในเอกสาร Word แล้วคลิกที่แถบเครื่องมือ Insert merge field

10.จะปรากฏหน้าต่างรายการ Field ขึ้นมาให้คลิกที่ Contact Name แล้วคลิก Insert แล้วคลิกปุ่ม Close

11.จะปรากฏ Markup ตามชื่อคอลัมใน Excel ดังภาพตัวอย่าง

12.จากนั้นผมต้องการเพิ่มชื่อบริษัทต่อท้ายชื่่อผู้รับ สามารทำได้โดยการเว้นห่างสัก 2 เคาะแล้วคลิกที่ปุ่ม Insert

Merge Field

เมื่อปรากฏรายการ field แล้วคลิกที่ Company name แล้วคลิก Insert แล้วคลิก Close

จะปรากฏ Markup เพิ่มเติมขึ้นมา

13.จากนั้นเราจะตรวจสอบการผสานข้อมูลลงบนเอกสารโดยการคลิกที่ปุ่มบนแถบเครื่องมือดังตัวอย่าง

14.จะพบว่า Markup บนเอกสารของเราเปลี่ยนไปกลายเป็นชื่อผู้รับและชื่อบริษัทดังตัวอย่าง

15.เราสามารถเลื่อนไปดูรายการชื่อถัดไปได้โดยการคลิกที่ปุ่มเลื่อนทั้ง 4 ปุ่ม


หากต้องการเลือนไปยังรายชื่อถัดไปก็คลิกที่ปุ่มที่ชี้ไปทางขวา
และปุ่มขวาสุด ใช้เลื่อนไปยังรายการสุดท้ายของข้อมูล

การเลื่อนกลับไปยังรายการก่อนหน้า คลิกที่ปุ่มชี้ไปด้านซ้าย
หากต้องการเลื่อนไปยังรายการแรกสุด ให้คลิกที่ปุ่มซ้ายสุด

เมื่อเราคลิกเลื่อนไปเราจะเห็นว่าเลขลำดัที่จะเปลี่ยนไป

16.จากนั้นเราจะทำการ Print out เอกสารของเราออกมา
การ Print out สามารถ print ออกมาเป็น File word ใหม่ก็ได้หรือจะ print out ออกไปยัง Printer ได้เลยเช่นกัน
ในตัวอย่างนี้ผมจะ Print out ออกไปยัง Printer สามารถทำได้โดยการคลิกที่ปุ่ม Merge to printer

17.จะปรากฏหน้าต่างขั้นมาให้ระบุรายการที่ต้องการ Print ในตัวอย่างนี้เราจะ Print ออกทั้งหมด
ให้คลิกเลือก All แล้วคลิกปุ่ม OK

18.จะปรากฏหน้าต่างการพิมพ์เหมือนสั่งพิมพ์ปกติ ในขั้นนี้ให้เลือกชื่อ Printer ที่ต้องการ เลือก All
แล้วคลิกปุ่ม OK

จากนั้นเอกสารของเราก็จะเริ่มพิมพ์ออกมา
รอบนี้ยาวหน่อยนะครับ แต่ก้คิดว่าคุ้มค่ากับการใช้งานจริง
เราสามารถเพิ่มเติมแก้ไขรายชื่อผู้รับในภายหลังได้นะครับ

อย่างน้อย การทำงานในครั้งถัดไปย่าจะสะดวกยิ่งขึ้น

ขอให้สนุกกับการทำงานครับ



 

 

 

หมายเลขบันทึก: 174067เขียนเมื่อ 29 มีนาคม 2008 16:07 น. ()แก้ไขเมื่อ 6 กันยายน 2013 18:53 น. ()สัญญาอนุญาต: จำนวนที่อ่านจำนวนที่อ่าน:


ความเห็น (3)

มีประโยชน์มากครับ, ขอบคุณครับ

จดหมายเวียนนั่นเอง..

เห็นรูปสุดท้ายแล้วได้ความคิดเลยครับ

ปกติทำจดหมายเวียนก็ปริ้นท์มาเป็นกระดาษเลย

แต่รูปสุดท้ายเห็นเครื่องพิมพ์เป็น pdf ก็ได้ความคิดว่าแปลงเป็นไฟล์แล้วตรวจสอบอีกทีก็น่าจะดี เพราะบางครั้งที่ผมทำจดหมายเวียนแล้วไม่ได้ผสานไปยังเครื่องพิมพ์ทั้งหมด(ดูข้อ 17) มีการเลือกจากลำดับใดถึงอีกลำดับใด แล้วพิมพ์ออกกระดาษมาไม่ตรงกับลำดับที่เราตั้งไว้ครับ

ถ้าเครื่องใดที่ลงโปรแกรม flashpaper แล้วตรงที่เลือกเครื่องพิมพ์ก็จะมีให้เลือกแปลงเป็นไฟล์ pdf หรือ swf ครับ

พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี
ClassStart Books
โครงการหนังสือจากคลาสสตาร์ท