เสวนาระบบการตรวจสอบและประเมินผล (๓)

ตอนที่ ๒

ใกล้ถึงเวลาเที่ยง เข้าใจว่าช่วงบ่ายวิทยากรทั้ง ๒ ท่านคงจะไม่อยู่ จึงเปิดโอกาสให้ผู้เข้าประชุมถามคำถาม มีคำถามที่คำตอบช่วยทำให้เข้าใจเรื่องของการตรวจสอบและประเมินผลชัดเจนยิ่งขึ้น เช่น
- เมื่อมองเชิงระบบ การตรวจสอบภายในดูจะเน้นที่ process ใช่หรือไม่ คำตอบคือการตรวจสอบแบบที่ดูความเสี่ยงจะมุ่งที่ตัว process เป็นหลัก ไม่ comment เรื่อง policy
- ดูเหมือนการตรวจสอบภายในและการควบคุมภายในจะเป็นเรื่องเดียวกัน คำตอบคือการควบคุมภายในเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบภายใน นอกจากนี้ยังเพิ่มเติมให้ด้วยว่าในการประเมินและบริหารความเสี่ยงนั้น ผู้ตรวจสอบภายในอย่าไปบริหารความเสี่ยงเสียเอง เพราะเป็นหน้าที่ของผู้บริหาร ผู้ตรวจสอบต้องไปประเมินการบริหารความเสี่ยง ผู้ตรวจสอบเกี่ยวข้องกับการประเมินความเสี่ยงโดยควรมุ่งตรวจในสิ่งที่ควรตรวจ แล้วเอามากำหนดแผนงาน

นอกจากนี้มีคำถามที่ขอให้ยกตัวอย่างเรื่องโน้นเรื่องนี้ เรื่องของ กพร.ก็มี ดิฉันบันทึกไว้เพียงบางประเด็น เช่น การตรวจสอบภายในสมัยนี้ต้องตรวจแบบ comprehensive หลายมิติ ไม่ใช่เฉพาะด้าน financial ต้องทำงานในเชิง precaution ด้วย การตรวจสอบจะช่วยรักษาทรัพย์สินของมหาวิทยาลัยได้อย่างไร เป็นต้น จนกระทั่งถึงเวลา ๑๒.๓๐ น.จึงพักรับประทานอาหารกลางวัน

ภาคบ่ายเริ่มในเวลา ๑๓.๓๐ น.เป็นการบรรยายเรื่อง “บทบาทผู้บริหารกับการควบคุมภายใน” โดยคุณวิชัย แซ่หลี นักวิชาการตรวจเงินแผ่นดิน ๗ ประจำสำนักงานตรวจเงินแผ่นดินภูมิภาคที่ ๑๔ จังหวัดนครศรีธรรมราช

คุณวิชัยมีเทคนิคการบรรยายที่ดี มีมุขตลกเหมาะกับบรรยากาศภาคบ่าย เรียกเสียงหัวเราะได้เป็นพักๆ บอกให้รู้ว่าการควบคุมภายในหมายถึงกระบวนการที่ผู้กำกับดูแล ฝ่ายบริหาร และบุคลากรของหน่วยรับตรวจกำหนดให้มีขึ้น เพื่อให้เกิดความมั่นใจอย่างสมเหตุผลว่าการดำเนินงานของหน่วยรับตรวจจะบรรลุวัตถุประสงค์ คุณวิชัยได้ยกตัวอย่างโครงการให้ชาวบ้านยากจนเลี้ยงเป็ด ทำให้เราเข้าใจความหมายได้ดียิ่งขึ้น แล้วบอกถึงวัตถุประสงค์ว่ามีอะไรบ้าง

องค์ประกอบของการควบคุมภายใน ได้แก่ สภาพแวดล้อมแห่งการควบคุม การประเมินความเสี่ยง กิจกรรมการควบคุม (กฎ เกณฑ์ ระเบียบต่างๆ ที่นำมาใช้ควบคุม) สารสนเทศและการสื่อสาร การติดตามประเมินผล พร้อมทั้งอธิบายแจกแจงแต่ละองค์ประกอบในรายละเอียด

การถามเจ้าหน้าที่ว่าเขาทำอะไรได้บ้าง ทำอะไรอยู่บ้าง ก็เป็นส่วนหนึ่งของการควบคุมภายใน ทุกคนจะต้องรู้ว่าตนมีหน้าที่ความรับผิดชอบอะไร ทำสิ่งนั้นทำไม ที่ทำๆ อยู่นั้นมีความเสี่ยงตรงไหนบ้าง แล้วจะแก้ไขอย่างไร ทำอย่างไรให้คนอื่นรู้ ที่ทำไปนั้นได้ผลหรือไม่ อย่างนี้ก็ครบองค์ประกอบ ๕ ข้อที่ว่าไว้แล้ว

ในส่วนที่กล่าวถึงผู้บริหารว่าต้องรู้จักใช้เครื่องมือที่มีอยู่ คุณวิชัยยกตัวอย่างโครงการเลี้ยงวัว นายอำเภอตรวจรับวัวมาโดยไม่รู้จักใช้เครื่องมือ (ปศุสัตว์) เมื่อให้ชาวบ้านเอาวัวไปเลี้ยงก็ไม่ออกลูก เพราะวัวนั้นมดลูกฝ่อเสียแล้ว ทั้งๆ ที่สิ่งนี้ปศุสัตว์สามารถตรวจรู้ได้ง่ายๆ

ความเสี่ยงมีทั้งที่เป็นปัจจัยภายนอก เช่น ภัยธรรมชาติ ภูมิประเทศ โรคระบาด กฎหมาย/นโยบาย การเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว การเปลี่ยนแปลงของระบบ เศรษฐกิจ สังคม การเมือง ปัจจัยภายใน เช่น การพัฒนาบุคคลในองค์กรไม่สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลง ไม่มีการเปลี่ยนแปลงระบบงานภายในที่เหมาะสม กฎ ระเบียบไม่เหมาะสม ผู้บริหาร/เจ้าหน้าที่ไม่ซื่อสัตย์ สุจริต

ขั้นตอนการประเมินความเสี่ยงมีอะไรบ้าง ดิฉันเห็นว่าก็คล้ายกระบวนการแก้ปัญหานั่นแหละ ส่วนการบริหารความเสี่ยงก็มีตั้งแต่ย้ายความเสี่ยงไปที่อื่น หากย้ายได้ เช่น การทำประกันภัย จัดทำระบบป้องกัน ควบคุมความเสี่ยง และเฝ้าระวังความเสี่ยง เมื่อระดับความเสี่ยงไม่รุนแรงยอมรับได้

กิจกรรมการควบคุม เช่น การมีกฏเกณฑ์ หลักการ ฯลฯ ที่กำหนดให้บุคลากรของหน่วยปฏิบัติเพื่อลดความเสี่ยง การแบ่งแยกหน้าที่งานอย่างเหมาะสม เช่น การอนุมัติ/เห็นชอบ การบันทึกรายการหรือลงบัญชี การดูแลรักษาทรัพย์สิน (ต้องรอบรู้ว่าอุปกรณ์ใดมีอายุการใช้งานเท่าใดจึงควรจะซ่อมแซม ต้องมีคู่มือ มีทะเบียน) การตรวจสอบ ผู้บริหารต้องมีการทบทวนอย่างสม่ำเสมอ

กิจกรรมการควบคุมภายในเกิดขึ้นในใจแม้ไม่ได้เขียน เช่น จะซื้อของ เรายังนึกถึงความจำเป็น มีการเปรียบเทียบ เป็นต้น สารสนเทศมีความสำคัญต่อเรื่องนี้

จบการประชุมโดยไม่มีเวทีสำหรับการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ภาพรวมของกิจกรรมวันนี้ดิฉันมองว่าเป็นเรื่องของการสร้างความเข้าใจเบื้องต้นเสียมากกว่า เป็นการอธิบายให้เข้าใจว่าการตรวจสอบและประเมินผลคืออะไร ทำอย่างไร

ดิฉันยอมรับในประโยชน์ของการตรวจสอบและประเมินผลอยู่แล้ว และเชื่อว่าผู้บริหารทั้งหลายของ มวล. ก็ไม่โต้แย้งในเรื่องนี้ จึงรู้สึกว่ากิจกรรมที่จัดในรูปแบบนี้เกิดประโยชน์ไม่มากนัก เรื่องที่ได้น้อยคือในฐานะผู้บริหารจะต้องทำอย่างไรบ้าง นอกจากการให้ความร่วมมือ หากมีการนำเอาวิธีปฏิบัติดีๆ ในเรื่องของการควบคุมภายในมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างกัน แล้วให้ผู้ทรงคุณวุฒิที่เป็นวิทยากรมาให้ความเห็น ชี้แนะสิ่งที่ดีกว่าเดิมจากประสบการณ์ของท่าน น่าจะได้ประโยชน์มากขึ้น

วัลลา ตันตโยทัย วันที่ ๑๓ กุมภาพันธ์ ๒๕๕๑