การคิดต้นทุน และ การประเมินภาระงาน

การวิเคราะห์และวางแผนการทำงาน (ประเมินต้นทุนในการจัดกิจกรรม)

            ดังที่ได้กล่าวถึงในวันที่ 10 ก.พ. (บันทึกก่อนหน้า) ว่าจะยกตัวอย่างการคำนวณ ตัวชี้วัดที่ ๑๗ ระดับความสำเร็จของการดำเนินงานตามขั้นตอนการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ 
             ผู้ดำเนินงานต้องวิเคราะห์โจทย์ก่อนว่าเขาให้ทำอะไร ถ้ายังไม่ทราบ ก็ดูจากเกณฑ์ประเมิน ซึ่งเป็นเกณฑ์ประเมินตามบันใด คือทำงานเป็นขั้นตอน ซึ่งประกอบด้วย

ตารางที่ 1 เกณฑ์การให้คะแนน
ระดับคะแนน เกณฑ์การให้คะแนน

๑

 จัดประชุมชี้แจงให้ความรู้เรื่องการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ

๒

 ข้อ ๑ และ มีการจัดตั้งคณะทำงานดำเนินการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการของสถาบันการศึกษาและจัดทำแผนดำเนินการพร้อมกำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละหมวด (Category Champion) ตามเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ พร้อมขออนุมัติแผนดำเนินการต่อผู้บังคับบัญชา

๓

 ข้อ ๒ และมีการจัดอบรมคณะทำงานเพื่อเตรียมความพร้อมในการประเมินองค์กรด้วยตนเอง

๔

 ข้อ ๓ และมีการจัดทำลักษณะสำคัญขององค์กรตามเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ

๕

 ข้อ ๔ และมีการจัดทำเอกสารรายงานประเมินความสำเร็จตามขั้นตอนการพัฒนาคุณภาพาการบริหารจัดการภาครัฐของสถาบัน การศึกษา
                การวิเคราะห์หาผู้รับผิดชอบ น่าจะเป็นสำนักประกันคุณภาพ เพราะเป็นการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการ ประเมินหาจุดแข็งจุดอ่อน หาโอกาสในการปรับปรุง หรือ เป็นการพัฒนาคุณภาพโดยนำเกณฑ์ MNBNQA หรือ TQA มาจับ (ดูคำอธิบาย ตารางที่ 2)

ตารางที่ 2 คำอธิบาย
การพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐเป็นการนำกรอบการดำเนินการตามพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ. ๒๕๔๖ รวมทั้งหลักเกณฑ์และแนวคิดของรางวัลคุณภาพแห่งชาติของของประเทศสหรัฐอเมริกา ได้แก่ Malcolm Baldrige Quality Award (MBNQA) และ Thailand Quality Award (TQA) มาศึกษา วิเคราะห์และเปรียบเทียบเพื่อพัฒนาเป็นเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ และนำเกณฑ์ดังกล่าวไปส่งเสริมให้สถาบันการศึกษาใช้ในการยกระดับและพัฒนาคุณภาพการปฏิบัติงาน ซึ่งเป็นการดำเนินงานที่สอดรับกับกลยุทธ์หลักในการสร้างความเป็นเลิศในระบบราชการ ตามประเด็นยุทธศาสตร์ที่ ๖ ด้านการพัฒนาระบบราชการ ของแผนการบริหารราชการแผ่นดิน
การดำเนินงานพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ คือ การยกระดับและพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการของสถาบันการศึกษาให้สอดคล้องตามพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์วิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ. ๒๕๔๖ โดยสถาบันการศึกษาต้องทำการประเมินตนเองเพื่อหาจุดแข็งและโอกาสในการปรับปรุงองค์กร ตามเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ

                ดังนั้นสำนักประกันคุณภาพ จะดำเนินการอย่างไร ภารกิจนี้ไม่ใช่ภารกิจประจำที่ทำอยู่เดิม แต่เป็นภารกิจตามแผนยุทธ์ศาสตร์ ประเด็นยุทธศาสตร์ที่ ๖ (การพัฒนากฎหมายและส่งเสริมการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี)  ซึ่งเข้ามาแบบไม่ปรากฏในแผนงานของ สำนักประกันคุณภาพ (ทราบเมื่อ ประมาณ ก.พ. 49 แผนงาน 1 ต.ค. 48 – 30 ก.ย. 49) สิ่งที่สำนักประกันฯ ต้องดำเนินการคือ

1.        เสนอโครงการหรือแผนกิจกรรมต่าง ๆ ให้สอดคล้องกับเกณฑ์ประเมินข้างต้น พร้อมแผนดำเนินงานและงบประมาณที่ขอเพิ่มขึ้น

2.        จัดประชุมให้ความรู้ด้านเกณฑ์คุณภาพ และ อบรมเพื่อให้สามารถประเมินองค์กรได้ (เข้าว่าเขียน SAR ในแนวของ TQA)

3.        ประชุมคณะกรรมการที่รับผิดชอบ

4.        ส่วนการได้คะแนน 4 น่าจะเป็นการเขียน SAR ตามแนวของ TQA

5.        ส่วนคะแนน 5 ยังไม่แน่ใจว่าผลลัพธ์ของคะแนน 5 จะเป็นอะไร คือเขียนรายงานสรุปของกิจกรรม หรือ ยังเป็น SAR ตามแนว TQA และผลักดันให้หน่วยงานเข้าขอรับรางวัล TQA หรือ ไม่

ดังนั้นหน้าที่ของหน่วยงานที่จะทำหน้าเสมือนหนึ่งเป็นมือทำงาน ก็คงไม่พ้น สำนักประกันคุณภาพ คณะกรรมการที่รับผิดชอบคงเป็นผู้กำหนดแนวนโยบาย  แล้วให้สำนักประกันฯ นำนโยบายไปสู่เชิงปฏิบัติ และนำเสนอให้ คณะกรรมการฯ พิจารณาอีกรอบหนึ่ง

ถ้าสำนักประกันฯ ไม่ทำงานเชิงรุก ก็คงต้องรอให้คณะกรรมการประชุม และกำหนดในรายละเอียด (ณ วันที่เขียนบันทึก ทาง คณะกรรมการจัดทำคำรับรองยังไม่ได้กำหนดผู้รับผิดชอบดัชนีดังกล่าว) แต่ ผอ. เป็นหนึ่งในกรรมการชุดนี้ (อยากจะปฏิเสธไม่ทำเพราะเฉพาะงานประกันคุณภาพ ค่าถ่วงน้ำหนัก 2.5 สูงขึ้นกว่าเดิม .5 บวกกับดัชนีนี้อีก 2.5 เป็นความรับผิดชอบที่มากเหมือนกัน)

อย่างไรก็ตามหน้าที่คือหน้าที่ ดังนั้น ทาง สำนักประกันฯ จะจัดทำแนวทางเบื้องต้น และกำหนดกิจกรรมต่าง ๆ เป็นโครงร่างดังนี้

1.        ต้องประชุมชี้แจงและอบรมความรู้ด้าน TQA เพื่อให้มีผู้ประเมินองค์กร หรือ สามารถเขียนผลการประเมินตนเองได้

2.        เป็นกรรมการและเลขานุการติดตามและรายงานความก้าวหน้าของดัชนีดังกล่าว

สำหรับการเขียนรายงานประเมินองค์กร ต้องมาตกลงกันว่าจะประเมินองค์กรในระดับใด เพื่อที่จะกำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละหมวดตามเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ ซึ่ง ณ ปัจจุบันจะไม่ชัดเจน คือ จำนวนหมวด จะใช้ตามเกณฑ์คุณภาพ หรือ หมวดตามพันธกิจและภารกิจ (รวมทั้งกรรมการในคณะ คงต้องมาจากอธิบการบดีกำหนด และ แต่งตั้ง)

อย่างไรก็ตาม ถ้าเป็นการประเมินองค์กรระดับมหาวิทยาลัย งานหลายอย่างเป็นหน้าที่ของ สำนักประกันฯ เช่นการเขียนโครงร่างองค์กร สำหรับหมวดอื่น ๆ น่าจะต้องให้รองฯ แต่ละท่านรับผิดชอบ ซึ่งก็น่าจะเป็นหน้าที่ของหน่วยงานสนับสนุนรองแต่ละท่าน (หรือ .... ขึ้นอยู่กับการตีความเกณฑ์ข้อ 5 และ นโยบายมหาวิทยาลัย) ในตัวอย่างนี้จะไม่ประเมินงานในขั้นตอนนี้ก่อน  

ดังนั้นสำนักประกันจะวางแผนงานเฉพาะสองรายการข้างต้น ซึ่งต้องมาแจกรายละเอียดเพิ่มดังนี้

การประชุมชี้แจงและอบรมความรู้ด้าน TQA น่าจะมีโครงงานต่าง ๆ ดังนี้

1.        ประชุมชี้แจง ความจำเป็น และ ให้ความรู้เบื้องต้น TQA กับผู้บริหารตั้งแต่ระดับ อธิการบดี รองอธิการฯ คณบดี ผู้อำนวยการกอง ประมาณ 3 ชั่วโมง (ประมาณ 40 หน่วยงาน)

2.        ประชุมชี้แจง ความเป็นเป็น และ ให้ความรู้เบื้องต้น TQA ระดับปฏิบัติงาน (ทั่วทั้งองค์กร) เป้าหมายประมาณ 500 คน เวลาประมาณ 3 ชั่วโมง

3.        อบรมให้ความรู้เกณฑ์ TQA ประมาณ 3 วัน (เป็นการประชุมเชิงปฏิบัติการ) กลุ่มเป้าหมาย ผู้บริหารระดับกลาง และ ผู้ที่จะเป็นมือเขียนรายงานตนเอง (เป้าหมาย หน่วยงานละ 3-5 คน/หน่วยงาน)

4.        อบรมการเขียนรายงานประเมินตนเองอีก 3 วัน (หน่วยงาน 3 คน)
การทำหน้าที่ประสานงานและประชุมคณะกรรมการ

             น่าจะเป็นประชุมเพื่อกำหนดนโยบาย และรายงานผลการดำเนินงาน คาดว่าจะมีการประชุมไม่เกิน 6 ครั้งๆ ละ 3 ชั่วโมง โดย 2-3 ครั้งแรก เป็นการกำหนดแนวนโยบาย และ กิจกรรมต่าง ๆ ที่จะทำ และอีก 3 ครั้งหลัง รายงานความก้าวหน้าและการปรับแผนงานตามความจำเป็น ซึ่งต้องการเจ้าหน้าที่ 2 คนในการจดรายงานการประชุม และ จดหมายเชิญประชุมต่าง ๆ

                และจัดทำรายงานสรุปเพื่อเสนอต่อ ก.พ.ร.

(ยังขาดงานที่ต้องเขียนรายงานการประเมินตนเอง ซึ่งต้องดูรูปแบบของการนำไปปฏิบัติว่าจะกำหนดออกมาอย่างไร)

การประเมินค่าใช้จ่าย
           การประเมินค่าใช้จ่าย มีหลักเกณฑ์ดังนี้
1.        ถ้าเป็นการประชุมของคณะกรรมการต่าง ๆ ไม่รวมอาหารกลางวัน ก็มีเฉพาะค่าอาหารว่าง
2.        การประชุมอบรม จะประกอบด้วย ค่าตอบแทนวิทยากร ค่าของที่ระลึก (ถ้ามี) ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายคงที ค่าอาหารว่าง อาหารกลางวัน ขึ้นอยู่กับผู้เข้าประชุม
(ไม่รวบเงินเดือนพนักงาน)

การประเมินภาระงาน (คนวัน/Mandays)
                การประเมินโครงงานที่อยู่ในรูปการประชุม ฝึกอบรม สัมมนา จะไม่ยาก มีหลักการดังนี้
          1.เวลาในการเตรียมงาน การประสานงานวิทยากร การจัดเตรียมเอกสาร รายชื่อผู้เข้าฟังการประชุม 
          2.เวลาระหว่างการลงทะเบียนของผู้เข้าการประชุม ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้เข้าประชุม เช่น ถ้าผู้เข้าประชุมไม่เกิน 40 คน เจ้าหน้าที่ตอนรับหนึ่งคนน่าจะพอ แต่ถ้า 500 คน ต้องเพิ่มเจ้าหน้าเพิ่มขึ้นอาจเป็น 10 คน เวลาระหว่างการลงทะเบียนจะเริ่มตั้งแต่ 8.30 – 9.00 น. และมาล่วงหน้าเพื่อเตรียมงานประมาณ 30 นาที หลังจาก 9.30 น. แล้วต่อให้เป็นการประชุมจำนวนคนมาก ๆ ก็ไม่จำเป็นต้องมีเจ้าหน้าที่ (ผู้อ่านอย่างพึงคิดว่าเป็นคนคิดละเอียดนะค่ะ พยายามจะเล่าให้ฟังว่ากระบวนการทำงานอย่างๆ ไร เพราะถ้าจัดคนทำงานไม่ถูกก็อาจทำให้งานติดขัด หรือ เสียคนงานไปเหมือนกัน เพราะเคยเห็นบางที่เจ้าหน้านั่งตบยุงเล่น)
          3.ติดตามและสรุปผลการดำเนินงาน เช่นประเมินผลสำรวจความคิดเห็น จัดทำเอกสารเบิกจ่าย ๆ ต่าง จัดทำรายงานสรุปผู้บริหาร

 (น่าจะครบขั้นตอน การประเมินลองคิดเล่น ซิค่ะ) 
             

   สำหรับการเป็นเลขานุการของคณะกรรมการจะมีหน้าที่ดังนี้
         1. จัดทำจดหมายเชิญประชุม 
         2.จัดเตรียมเอกสารเชิญประชุม
         3. จดรายงานการประชุม และจัดทำรายงานการประชุมให้แล้วเสร็จแต่ละครั้ง  (จำนวนเวลาในการทำงานจะแตกต่างกัน ผู้มีประสบการณ์จะทำงานได้เร็วกว่า และไม่ต้องพึงการถอดเทป ถ้าต้องฟังการถอดเทปตลอดเวลาจะเสียเวลามากพอควร)
         4. จัดทำรายงานสรุปสุดท้าย เสนอ ก.พ.ร. ซึ่งต้องรายงาน 3 ครั้ง ( 6 เดือน 9 เดือน และ 12 เดือน) พร้อมเอกสาร หลักฐานต่าง ๆ (หลักฐานจากการฝึกอบรมด้วย)

(ท่านผู้อ่านเห็นเป็นอย่างไร ช่วยให้ข้อเสนอแนะด้วยค่ะ อาจเขียนแล้วตกหล่น เพราะไม่ได้ทำหน้าที่เหล่านี้โดยตรง เขียนในมุมมองผู้บริหาร อาจมีปลีกย่อยที่ขาดหายไปได้ ขอบคุณ)