AAR การจัดสัมมนา KM

         ช่วงนี้ สคส. ออกไปจัดสัมมนา KM บ่อยมาก   วันนี้ (8 ก.พ.49) เรามาทำ AAR กัน   พบว่าบ่อยครั้งมากที่ผู้จัดการสัมมนาสื่อสารไม่ชัดเจนต่อผู้เข้าร่วมสัมมนา   ว่าเชิญมาทำไม   ผู้ได้รับเชิญเห็นว่าหน่วยให้ทุนเชิญก็มาร่วมประชุมโดยดี   โดยที่หลายคนเข้าใจเอาเองว่าเป็นการประชุมเพื่อติดตามผลงาน   จึงเตรียมมาเต็มที่ที่จะเสนอผลงาน   มาพบว่าในที่ประชุมเขาจัดให้ ลปรร. เรื่องราวของความสำเร็จโดยการเล่าเรื่อง (storytelling) สั้น ๆ ก็หงุดหงิด   เพราะไม่ตรงใจของตัว   โดน participant ที่เป็นแบบนี้สัก 10% การสัมมนาก็ตึงเครียด   พานจะล้มเอา

         วันนี้ที่ สคส. เรารวบรวม KRF (Key Risk Factor) ที่มีความเสี่ยงสูงตามประสบการณ์ของเราเพื่อแจ้งแก่ทีมจัดสัมมนา KM ของหน่วยงานต่าง ๆ ดังนี้
(1) ขาดการสื่อสารให้ผู้มาร่วมเข้าใจวัตถุประสงค์ของการประชุมอย่างชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร   และเตรียมตัวเตรียมใจเตรียมหูมาให้ดี
(2) ขาดการสื่อสารว่า   เป็นการเชิญเฉพาะตัว   ไม่รับผู้แทน   หรือถ้าเป็นผู้แทนก็ต้องเป็นผู้ที่แทนได้จริง ๆ จะทำหน้าที่แทนจริง   ไม่ใช่แค่มาประชุมแทน
(3) ขาดการสื่อสารว่า   ผู้เข้าร่วมต้องเข้าประชุมตลอดรายการ   เพราะจะไม่ใช่เป็นการประชุมสั่งการอย่างที่คุ้นเคยกันโดยทั่วไป   แต่เป็นการประชุมปฏิบัติการ   ผู้เข้าร่วมประชุมจะไม่เข้าใจเรื่องราวทั้งหมดถ้าไม่ได้อยู่ร่วมโดยตลอด
(4) ขาดการสื่อสารว่า   ผู้เข้าร่วมประชุมต้องเตรียมความตั้งใจ (attention) เตรียมมาฟังอย่างลึก (deep listening)    มิฉะนั้นจะไม่เข้าใจ  ติดตามเรื่องราวไม่ได้ชัดเจนพอ   นี่คือบทเรียนบทแรกของ KM
(5) ขาดการสื่อสารว่า   ผู้เข้าร่วมประชุมต้องไม่นำงานมาทำในที่ประชุม   ไม่เปิดโทรศัพท์มือถือ   ไม่นัดให้คนโทรศัพท์มาหาหรือเอางานมาให้เซ็น
(6) ขาดการสื่อสารให้ทราบว่า   หากผู้มาร่วมประชุมไม่เข้าใจ   ติดตามเรื่องราวไม่ได้   กลับไปดำเนินการไม่ได้   หน่วยงานนั้นก็จะ "ตกขบวนรถไฟ" ทำให้หน่วยงานเสียประโยชน์   เสียโอกาสในการสร้างสรรค์ผลงาน

         ระหว่างที่เขียนบล็อกนี้อยู่   คุณภีม  ภคเมธาวี โทรศัพท์มาหา   ขอเชิญ อ. ประพนธ์และผมไปบรรยายเริ่มต้นโครงการ KM แก้ปัญหาความยากจน  จ.นครศรีธรรมราช   ซึ่งจะทำแบบปูพรมทั้งจังหวัด   เป็นงานใหญ่มาก   มีท่านผู้ว่าฯ วิชม  ทองสงค์ เป็น CKO เอง   การประชุมเริ่มต้นนี้จะจัดวันที่ 21 ก.พ.49   ผมขอเอกสารที่แสดงโครงการภาพรวม   และการประชุมวันที่ 21   ก.พ.49   ได้รับตอบว่ากำลังเขียนอยู่   ผมตอบว่าถ้าเช่นนั้นก็เข้าล็อคที่เราประชุมกันวันนี้   คือการประชุมในวันที่ 21 ก.พ. ยังไม่ชัดเจนในเป้าหมายและวิธีจัดการประชุมอย่างมีคุณภาพ   ทาง สคส. จะไม่รับเป็นวิทยากร   ไม่ว่าไปทำอะไรแก่การประชุมที่ทาง สคส. ไม่เข้าใจชัดเจน   และไม่มีหลักฐานว่าเราเข้าใจตรงกันกับผู้จัด     อย่างไรก็ตาม  การเชิญผมแบบแจ้งวันที่ 8 เชิญไปพูดวันที่ 21 ย่อมไม่ได้ตัวอยู่แล้ว   เพราะรับนัดอื่นไปแล้ว

         ผมมีความเห็นว่า Risk ของความล้มเหลวในการประชุม 6 ตัวข้างบน   เป็นปัจจัยทางวัฒนธรรมที่ถ่วงความเจริญของสังคมเป็นอย่างมาก   risk เหล่านี้รุนแรงในภาคราชการ   ที่รุนแรงที่สุดที่เราเคยพบมาคือหน่วยงานในสังกัดกระทรวงศึกษาธิการ   แต่ผมก็ยังมองโลกในแง่ดีว่าเป็นเรื่องที่ปรับปรุงแก้ไขได้

วิจารณ์  พานิช
 8 ก.พ.49