ลปรร.การทำงานพัสดุ ฉบับ 4
อีกเรื่องที่น่าสนใจมาก เป็นเรื่องต่อจากการที่เราจัดหาพัสดุด้วยวิธีต่าง ๆ ทั้ง E-Auction ทั้ง E-Shopping มาแล้ว เราต้องมาทำสัญญา การทำสัญญาเป็นเรื่องที่ต้องใช้ความละเอียดถี่ถ้วนเป็นอย่างมาก เพราะแต่ละขั้นตอน แต่ละข้อความเป็นเรื่องของกฎหมายทั้งนั้น ลองอ่านเรื่องที่พี่เขามาเล่าต่อนะคะ
พี่ตุ๊ก (จิรัญญา) : เล่าเรื่อง “การทำสัญญา” ประทับใจเรื่องนี้เพราะได้รับคำชมจากหัวหน้าฝ่ายว่าทำสัญญาได้เรียบร้อย และสมบูรณ์ที่สุดขั้นตอนสำคัญคือการตรวจเอกสารก่อนทำสัญญาซื้อขาย / จ้าง เมื่อรับเรื่องอนุมัติให้ซื้อ/จ้าง จากหัวหน้างานเริ่มดำเนินการตรวจสอบ รายละเอียดต่าง ๆ ว่ามีครบหรือไม่ เช่น วงเงินที่จัดซื้อ/จ้างตรงกับใบเสนอราคาหรือไม่ มีหนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคล หนังสือบริคณห์สนธิ บัญชีผู้ถือหุ้นรายใหญ่ บัญชีรายชื่อกรรมการผู้จัดการ และผู้มีอำนาจควบคุม (ถ้ามี) ใบ ภ.พ. 20 ฯลฯ และใครเป็นผู้มีอำนาจในการลงนามในเอกสารที่เสนอราคา และเอกสารอื่น ๆ ถ้าผู้มีอำนาจไม่มาด้วยตนเองต้องมีหนังสือมอบอำนาจให้บุคคลอื่นกระทำการแทนโดยมีลายเซ็นผู้มีอำนาจ, ผู้รับมอบอำนาจ, พยาน 2 คน ลงนามพร้อมติดอากรแสตมป์ (ถ้ามอบอำนาจอย่างเดียวติดอากรแสตมป์ 10.- บาท / มอบอำนาจหลายอย่างติดอากรแสตมป์ 30.- บาท) สำเนาบัตรประชาชนของผู้มอบอำนาจ และผู้รับมอบอำนาจ (ถ้ามี)
ขั้นตอนการทำสัญญา
1. เมื่อตรวจสอบเอกสารครบถ้วนแล้ว ให้ตรวจสอบรายการกับใบเงินประจำงวด วงเงิน ชื่อรายการให้ถูกต้อง
2. นำรายงานผลการซื้อ/จ้าง ที่อนุมัติแล้วไปให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายงบประมาณคุมยอดเงิน ทำหนังสือแจ้งผู้ขาย/ผู้รับจ้าง กรณีที่เสนอราคาได้ให้มาทำสัญญา และที่เสนอราคาไม่ได้พร้อมสิทธิอุทธรณ์ โดยเสนอผ่านหัวหน้างานและหัวหน้าฝ่ายพัสดุ เสนอผู้อำนวยการกองคลัง และเสนอกรมลงนาม
3. โทรศัพท์แจ้งผู้ขาย/ผู้รับจ้าง ให้เตรียมทำหนังสือค้ำประกัน สัญญา(กรณีไม่ใช้เงินสด) , หนังสือมอบอำนาจให้ลงนามในสัญญาซื้อขาย/จ้าง (กรณีในต้นเรื่องไม่ได้มอบให้ลงนามในสัญญา)
4. นำเอกสารต่าง ๆ ไปถ่ายเอกสาร จำนวน 2 ชุด ดังนี้
· รายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของกรมอนามัย
· ใบเสนอราคา
· รายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของผู้ขาย/ผู้รับจ้าง
· หนังสือมอบอำนาจ (ถ้ามี)
· หนังสือค้ำประกัน / ใบเสร็จรับเงินกองคลัง
· หนังสือยินยอมให้หักค่าธรรมเนียมการโอนเงินที่ธนาคารเรียกเก็บ
· หน้าสมุดบัญชีของธนาคาร
· ข้อมูลผู้ขาย
· หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคล, หนังสือบริคณห์สนธิ บัญชีผู้ถ้อหุ้นรายใหญ่, บัญชีรายชื่อกรรมผู้จัดการ และผู้มีอำนาจควบคุม (ถ้ามี) สำเนาบัตรประชาชนของผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจ, ใบ ภ.พ. 20 ฯลฯ
5. นำเอกสารข้อ 4 ประทับตรายาง ผู้ซื้อ/ผู้ว่าจ้าง, ผู้ขาย/ผู้รับจ้าง, พยาน, พยาน
6. เรียกผู้ขาย/ผู้รับจ้างมารับหนังสือที่เรียกมาทำสัญญา
7. พิมพ์สัญญาซื้อขาย/จ้าง จำนวน 2 ชุด พร้อมประทับตรายาง เหมือนข้อ 4
8. เรียกผู้ขาย/ผู้รับจ้างมาลงนามสัญญาซื้อขาย/จ้างพร้อมประทับตรายางทุกแผ่น
9. ทำบันทึกถึงผู้อำนวยการกองการเจ้าหน้าที่ เรื่อง ให้ลงนามในสัญญาซื้อขาย/จ้างเพื่อให้นิติกรตรวจสอบสัญญาซื้อขาย/จ้าง จัดชุดเอกสารเสนอหัวหน้างาน หัวหน้าฝ่ายพัสดุ ผู้อำนวยการกองคลัง ผู้อำนวยการกองการเจ้าหน้าที่ เพื่อให้นิติกรตรวจสอบสัญญาซื้อขาย/จ้างพร้อมลงนามพยาน และเสนอกรมลงนามในสัญญาซื้อขาย/จ้าง
10. เจ้าพนักงานพัสดุ นำหนังสือค้ำประกันสัญญาซื้อขาย/จ้าง (ต้นฉบับ) ส่งให้ฝ่ายการเงิน(กรณีใช้เงินสดมาค้ำประกันสัญญา ต้องทำบันทึกถึงฝ่ายการเงินให้รับเงินสดเพื่อออกใบเสร็จรับเงิน แล้วนำไปถ่ายเอกสารจำนวน 2 แผ่นมาเป็นรายละเอียดแนบท้ายสัญญาส่วนใบเสร็จรับเงินตัวจริงคืนให้ผู้ขาย/ผู้รับจ้าง)
11. นำสัญญาซื้อขาย/จ้างที่กรมลงนามเรียบร้อยแล้วมาจัดพิมพ์วันที่ พิมพ์วันครบกำหนด
12. เจ้าพนักงานพัสดุเรียกผู้ขาย/ผู้รับจ้าง มารับคู่สัญญา (กรณีเป็นสัญญาจ้างถ้าวงเงิน 200,000.- บาท ติดอากรแสตมป์ แต่ถ้าวงเงินเกิน 200,000.- บาท ให้นำสัญญาจ้างไปซื้อตราสาร ที่กรมสรรพากรภายใน 15 วันนับแต่วันลงนามในสัญญามีผลบังคับ
13. นำสัญญาซื้อ/จ้างพร้อมรายละเอียดแนบท้ายทั้งหมด ไปถ่ายเอกสารเพื่อแจ้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ สำเนาเก็บเข้าแฟ้ม และถ้าวงเงินเกิน 1,000,000.-บาท ต้องแจ้งกรมสรรพากร แจ้งสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน
14.บันทึกรายละเอียดในสัญญาซื้อขาย/จ้าง ลงในเครื่อง Terminal หรือ Web Excell เพื่อเข้าระบบ GFMIS
15. เจ้าพนักงานพัสดุ บันทึกรายละเอียดของสัญญาซื้อขาย/จ้าง ในสมุดทะเบียนคุมสัญญาซื้อขาย/จ้าง เจ้าพนักงานพัสดุ ทำบันทึกส่งสำเนาสัญญาซื้อขาย/จ้างพร้อมรายละเอียดแนบท้ายสัญญาและบันทึกขออนุมัติซื้อ/จ้าง ให้กองเจ้าของเรื่องแจ้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/ตรวจการจ้าง
- (สรุป) ต้องคุมเงินที่งบประมาณก่อนทำสัญญา เดิมการทำสัญญาโดยเจ้าหน้าที่พัสดุทำเป็นคู่กัน (ทำงานแทนกันเวลาลา) ได้ความรู้จากคู่เรียนรู้/ผู้เสนอแนะจากคุณจารุพา ด้วยวิธีการจดขั้นตอน ถามหัวหน้างาน ศึกษาจากระเบียบควบคู่กันไป ขั้นตอนการทำสัญญาดูจากเอกสารระบบควบคุมภายใน การจัดเรียงสัญญาตามภาคผนวก เรียกบริษัทมาลงนามในสัญญาพร้อมรายละเอียดแนบท้ายทุกหน้า เสนอหัวหน้าฝ่ายลงนามพยาน เสนอผู้อำนวยการกองการเจ้าหน้าที่ ให้นิติกรลงนามพยาน และเสนอกรมลงนามตรงผู้ว่าจ้าง/ผู้ซื้อ
- คุณพรรณีเสริม : ต้องทำรายละเอียดต่ออีกมากมาย เช่น การบริหารสัญญา “ ต้องทำอย่างไรให้ตัวเองได้ทั้งจดและจำ เพื่อเตือนตัวเองไปในตัว” “ต้องทำให้ครบวงจร เพื่อปิดรูรั่วทั้งหมด” เช่น สัญญาครบกำหนดเมื่อใด ผู้ขาย/ผู้รับจ้างส่งมอบของ/งานหรือไม่ ต้องแจ้งการปรับหรือไม่ ต้องติดตามเร่งรัดการส่งมอบหรือไม่ เป็นต้น
ปัจจัยความสำเร็จ
1) ใฝ่รู้/เรียนรู้ 2) มีความละเอียดรอบคอบ (จดและถาม) 3) ทำงานเกิดความชำนาญ/ประสบการณ์ 4) เป็นที่ปรึกษา/แนะนำได้ 5) จัดทำคู่มือของตัวเอง
อาจจะยาวไป แต่เป็นเรื่องของรายละเอียด ถ้าเขียนเล่าไม่หมด เดี๋ยวใครเอาไปปฏิบัติจะผิดพลาดได้ ค่อย ๆ อ่านนะคะ ถ้าพิมพ์ผิดพลาดหรือไม่เข้าใจส่วนใด สอบถามหรือให้คำแนะนำได้ค่ะ น้อมรับด้วยความยินดี ...ครับผม
ความเห็น (3)
- โอ้ โห ละเอียดมากจริงๆ เลยค่ะ ... แบบนี้โปร่งใสแน่นอนเลยละค่ะ ... เยี่ยม
- โค-สะ-นา ขนาดนี้ ต้องไปดู คุณพี่ตุ๊ก (จิรัญญา) ให้ได้เลยละค่ะ
- จะเปิดโอกาสให้เมื่อไรคะเนี่ยะ