หลายกลเม็ด เคล็ดลับของนักจัดการประชุมจากส่วนการเจ้าหน้าที่

นำเคล็ดลับจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ หัวข้อ "ก้าวย่างอย่างมั่นใจ...สู่การเป็นนักจัดการประชุมมืออาชีพ" ของพี่หญิง ส่วนการเจ้าหน้าที่ นักจัดการประชุมคณะกรรมการนโยบายการบริหารงานบุคคล มาเล่าสู่กันฟัง คะ

 เคล็ดลับของการจัดการประชุมมีดังนี้ <ol style="margin-top: 0in">

การจัดประชุมต้องมีแผนการทำงานล่วงหน้า

ยืนยันวันประชุมกับคณะกรรมการก่อน 1 สัปดาห์ และใช้วิธีการพูดเจรจาเพื่อให้การประชุมครบองค์ประชุม

รวบรวมวาระการประชุมก่อน 2 สัปดาห์

นัดท่านประธานในที่ประชุมปรึกษาหารือเรื่องวาระ

ส่งวาระการประชุมให้คณะกรรมการได้พิจารณาก่อน 3-5 วันทำการ

ใช้ระบบการสื่อสารสองทางในการประชุมร่วมกับคณะกรรมจากหน่วยประสานงานที่กรุงเทพฯ

หารือเวลาที่เหมาะสมสำหรับเวลาการประชุมที่เหมาะสมคือ เวลาบ่าย 13.30-16.00 น.

ต้องรู้ว่าคณะกรรมการแต่ละท่านชอบทานอะไร

เรื่องการประชุมเป็นความลับ ไม่สามารถบันทึกเทปได้ ทำให้ต้องตั้งใจฟังเก็บประเด็นให้ จึงใช้วิธีการให้มีคนช่วยจับประเด็น 2 คน

จับประเด็นมาแล้วต้องจัดหมวดหมู่ เรื่องหลักไว้ก่อน และใส่ข้อมูลที่ควรพิจารณา

เมื่อประชุมเสร็จนำมติผลการพิจารณา แจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ ทำสรุปผลการประชุมให้เสร็จโดยเร็ว ควรจะ 3-5 วัน

ส่งรายงานให้คณะกรรมพิจารณารับรองภายใน 15 วัน หากเป็นเรื่องเร่งด่วนให้ท่านพิจารณารับรองภายใน 7 วัน

นำรายงานการประชุมให้ท่านคณะกรรมการที่เข้าและไม่เข้าประชุม ให้ท่านได้รับรู้และยืนยันการรับทราบข้อมูล

การประชุมได้มอบหมายให้รายผลรับทราบ ทำให้มีการจัดทำรายงานผลการดำเนินงานสืบเนื่องด้านท้ายด้วย เพื่อแจ้งให้ทราบ

หากประธานไม่สามารถเข้าประชุมได้ ก็ปรึกษาการมอบหมายการเป็นประธานการประชุม

การเตรียมความพร้อมก่อนการประชุมร่วมกันระหว่างประธานและเลขา

เอา file ข้อมูลวาระการประชุมมาดูก่อน ทวนดูคำผิด คำเชื่อมโยง เหมือนเป็นบรรณาธิการการจัดทำวาระการประชุม

มีการทบทวนเรื่องเก่า วาระสืบเนื่อง

การรับรองคณะกรรมการในกรุงเทพฯ ที่เราไม่สามารถไปดูแลได้ ให้เตรียมเบี้ยประชุมใส่ซอง ใบเซ็นชื่อ ฝากและประสานงานกับผู้ประสานงานที่กรุงเทพฯ (พี่ออมออม พี่ฉัตร น้องกาญจน์ เจ้าหน้าที่โสตฯ)

ประชุมเสร็จก็จะเก็บวาระการประชุมไว้ที่กรุงเทพฯ  1 ชุด เพื่อสามารถดูรายละเอียดได้ภายหลังเมื่อต้องการสืบค้นข้อมูลเดิม

เมื่อทำรายงานการประชุมเสร็จ หากมีคนช่วยดูจะทำให้รายงานการประชุมมีความถูกต้องและครบถ้วนยิ่งขึ้น

ประชุมเสร็จก็แจ้งผู้เกี่ยวข้องทราบเพื่อดำเนินการต่อได้เลย

เรื่องที่ต้องนำไปดำเนินการต่อ ต้องผ่านการรับรอง โดยเฉพาะเรื่องระเบียบคำสั่ง

การรับรองรายงานการประชุมผ่าน eOffice ควรเป็น file ที่สามารถแก้ได้อาจจะเป็นตัวแดง

</ol><p style="margin: 0in 0in 0pt; tab-stops: list .5in" class="MsoNormal">หวังว่าเคล็บลับของพี่หญิงในการจัดการประชุมจะเป็นประโยชน์กับพี่ๆ ทุกคนนะคะ</p>