ขอแนะนำนักจัดการประชุมมือใหม่แต่ฝีมือไม่ใหม่ น้องกิ่ง ชาติชนก โกกนก นักจัดการประชุม สำนักวิชาแพทยศาสตร์ ที่ได้เล่าประสบการณ์การจัดประชุมในกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ก้าวย่างอย่างมั่นใจสู่การเป็นนักจัดการประชุมมืออาชีพ ครั้งที่ 1 น้องกิ่งได้จัดการประชุมติดตามความก้าวหน้าสถาบันการผลิตแพทย์ ที่ต้องจัดประชุม 3 แห่ง (ภายนอกมหาวิทยาลัย) ในวันเดียวกัน มือใหม่แต่งานท้าท้ายสุดๆ ใช่ไหมคะ
ในการจัดการประชุมครั้งนั้น น้องกิ่งเล่าให้ฟังถึงเคล็ดลับการเตรียมการจัดประชุมครั้งนั้นว่า
- ก่อนจัดประชุมเราต้องทำความเข้าใจในการวาระการประชุมกับคณบดี หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อสร้างความเข้าใจที่ตรงกันในประเด็นและเป้าหมายในการประชุมครั้งนั้น
- การเตรียมความพร้อมก่อนเริ่ม มีดังนี้
- ประเด็นการประชุมที่ชัดเจนและตรงกัน
- เอกสารที่ถูกต้องและครบถ้วน
- กำหนดการและเวลาในการจัดประชุมที่ชัดเจน
- การเตรียมสื่อ
- การศึกษาศัพท์ทางการแพทย์มาก่อนโดยการดูว่าศัพท์ภาษาไทย ภาษาอังกฤษเกี่ยวกับหัวข้อนั้น เพื่อทำให้เข้าใจในการจัดบันทึก
- กำหนดการเดินทางโดยอาศัยข้อมูลการเดินทางจากฝ่ายยานพาหนะ ซึ่งการประชุม 3 แห่งในวันเดียว ค่อนข้างยาก ทำให้ต้องมีการติดต่อประสานงานอย่างดี
- กรณีที่มีผู้ประสานงานติดต่อหลายคนในประเด็นคล้ายๆ กัน ต้องอาศัยการจดบันทึกการประสานงานเพื่อง่ายต่อการอ้างอิง
- การดำเนินการจัดการประชุม
* ตั้งใจฟัง จับประเด็นที่สำคัญ บันทึกการประชุม
* ทบทวนประเด็นการประชุมให้เข้าใจร่วมกันในตอนสุดท้าย เข้าใจตรงกัน สรุปเป็นมติ * อำนวยความสะดวกผู้เข้าร่วมประชุม
* สำคัญต้องนั่งข้างหน้าๆ เพื่อจะได้ฟังอย่างชัดเจนและถามในประเด็นที่ไม่ชัดเจนได้สะดวก <ul><li><div class="MsoNormal" style="margin: 0in 0in 0pt; tab-stops: list 1.0in">ภายหลังจัดการประชุม ต้องเข้าไปดูรายละเอียด ทำรายงาน ติดตามผลการประชุม รายงานผลการประชุม โดยเฉพาะ infrastructure การลิงค์ความรู้ ประสานกับหน่วยงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง</div></li></ul> เมื่อน้องกิ่งได้เผยเคล็ดลับให้ฟัง หลายคนแทบกับอึ้งและชื่นชมในความตั้งใจในการเตรียมตัว ความรอบคอบพร้อมร่วมกันให้ข้อคิดเห็น ข้อเสนอแนะ และแลกเปลี่ยนเพิ่มเติมดังนี้ <ul style="margin-top: 0in">
</ul>
สุดท้ายต้องขอขอบคุณน้องกิ่งมากที่นำประสบการณ์การจัดการประชุมมาเล่าสู่กันฟัง ทำให้พี่ๆ ได้เทคนิคการจัดประชุมจากน้องกิ่ง...
- จะทำอย่างไรหากต้องจัดประชุม 3 ประชุม และหากต้องจัดนอกสถานที่
- การเตรียมความพร้อมก่อนประชุมกับประธาน ผู้ดำเนินการประชุมถึงวาระ เป้าหมาย เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะทำให้การประชุมบรรลุตามเป้าหมาย
หรือเพื่อนมีข้อคิดเห็นอย่างไร...ช่วยกันเพิ่มเติมนะคะ
</span>
ภาพการประชุม แค่เห็นก็ปวดหัวแล้ว. -_-!
สวัสดีคะ คุณบ่าววีร์
การจัดงานประชุมมีความละเอียดและซับซ้อนมาก แต่นักจัดการประชุมเป็นคนสำคัญมากที่จะช่วยประสาน อำนวยความสะดวก จัดการข้อมูลให้การปรึกษาเกิดประโยชน์และบรรลุเป้าหมายคะ
แล้วคุณบ่าววีร์ละคะ มีประสบการณ์การจัดการประชุมที่มาแบ่งปันบ้างหรือไม่คะ
มันเลวร้ายครับ T_T