เมื่อต้องจัดประชุม 3 ประชุมนอกสถานที่ในวันเดียว โดย กิ่ง ชาติชนก นักจัดการประชุม สำนักวิชาแพทยศาสตร์
ขอแนะนำนักจัดการประชุมมือใหม่แต่ฝีมือไม่ใหม่ น้องกิ่ง ชาติชนก โกกนก นักจัดการประชุม สำนักวิชาแพทยศาสตร์ ที่ได้เล่าประสบการณ์การจัดประชุมในกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ก้าวย่างอย่างมั่นใจสู่การเป็นนักจัดการประชุมมืออาชีพ ครั้งที่ 1 น้องกิ่งได้จัดการประชุมติดตามความก้าวหน้าสถาบันการผลิตแพทย์ ที่ต้องจัดประชุม 3 แห่ง (ภายนอกมหาวิทยาลัย) ในวันเดียวกัน มือใหม่แต่งานท้าท้ายสุดๆ ใช่ไหมคะ
ในการจัดการประชุมครั้งนั้น น้องกิ่งเล่าให้ฟังถึงเคล็ดลับการเตรียมการจัดประชุมครั้งนั้นว่า
- ก่อนจัดประชุมเราต้องทำความเข้าใจในการวาระการประชุมกับคณบดี หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อสร้างความเข้าใจที่ตรงกันในประเด็นและเป้าหมายในการประชุมครั้งนั้น
- การเตรียมความพร้อมก่อนเริ่ม มีดังนี้
- ประเด็นการประชุมที่ชัดเจนและตรงกัน
- เอกสารที่ถูกต้องและครบถ้วน
- กำหนดการและเวลาในการจัดประชุมที่ชัดเจน
- การเตรียมสื่อ
- การศึกษาศัพท์ทางการแพทย์มาก่อนโดยการดูว่าศัพท์ภาษาไทย ภาษาอังกฤษเกี่ยวกับหัวข้อนั้น เพื่อทำให้เข้าใจในการจัดบันทึก
- กำหนดการเดินทางโดยอาศัยข้อมูลการเดินทางจากฝ่ายยานพาหนะ ซึ่งการประชุม 3 แห่งในวันเดียว ค่อนข้างยาก ทำให้ต้องมีการติดต่อประสานงานอย่างดี
- กรณีที่มีผู้ประสานงานติดต่อหลายคนในประเด็นคล้ายๆ กัน ต้องอาศัยการจดบันทึกการประสานงานเพื่อง่ายต่อการอ้างอิง
- การดำเนินการจัดการประชุม
* ทบทวนประเด็นการประชุมให้เข้าใจร่วมกันในตอนสุดท้าย เข้าใจตรงกัน สรุปเป็นมติ * อำนวยความสะดวกผู้เข้าร่วมประชุม
* สำคัญต้องนั่งข้างหน้าๆ เพื่อจะได้ฟังอย่างชัดเจนและถามในประเด็นที่ไม่ชัดเจนได้สะดวก
- ภายหลังจัดการประชุม ต้องเข้าไปดูรายละเอียด ทำรายงาน ติดตามผลการประชุม รายงานผลการประชุม โดยเฉพาะ infrastructure การลิงค์ความรู้ ประสานกับหน่วยงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
- การนัดการประชุมปีละ 2 ครั้ง หากไม่ได้นัดก่อนก็อาจจะทำให้ยุ่งยากในการประสานงาน ดังนั้นควรจัดทำปฏิทินการประชุมร่วมกันเพื่อลดความยุ่งยากในการประสานการประชุมในรอบถัดไป
- หากเลขา หรือผู้ช่วยเลขาอยากแสดงความคิดเห็น จะสามารถแสดงความคิดเห็นได้หรือไม่ ที่ประชุมให้ความเห็นว่า เลขา ผู้ช่วยเลขาอยู่ในคณะกรรมการที่ได้รับการแต่งตั้ง มีสิทธิที่จะให้ความเห็น พูดได้ และในทางปฏิบัติถ้าผู้ช่วยเลขามีประเด็นจะแสดงความคิดเห็นอาจจะส่งกระดาษ note สื่อสารกับเลขาเพื่อเป็นการให้เกียรติเลขา เพราะบางครั้งเลขาเป็นผู้บริหารหรือหัวหน้างาน
- ภายหลังการจัดประชุม เพื่อเป็นการเรียนรู้ในข้อดีและข้อที่ต้องปรับปรุงให้ดีขึ้น จึงควรมีการทำ AAR After Action Review ภายหลังการจัดประชุม เพื่อให้การจัดการประชุมครั้งหน้าราบรื่นบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้
สุดท้ายต้องขอขอบคุณน้องกิ่งมากที่นำประสบการณ์การจัดการประชุมมาเล่าสู่กันฟัง ทำให้พี่ๆ ได้เทคนิคการจัดประชุมจากน้องกิ่ง...
- จะทำอย่างไรหากต้องจัดประชุม 3 ประชุม และหากต้องจัดนอกสถานที่
- การเตรียมความพร้อมก่อนประชุมกับประธาน ผู้ดำเนินการประชุมถึงวาระ เป้าหมาย เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะทำให้การประชุมบรรลุตามเป้าหมาย
หรือเพื่อนมีข้อคิดเห็นอย่างไร...ช่วยกันเพิ่มเติมนะคะ
ความเห็น (3)
สวัสดีคะ คุณบ่าววีร์
การจัดงานประชุมมีความละเอียดและซับซ้อนมาก แต่นักจัดการประชุมเป็นคนสำคัญมากที่จะช่วยประสาน อำนวยความสะดวก จัดการข้อมูลให้การปรึกษาเกิดประโยชน์และบรรลุเป้าหมายคะ
แล้วคุณบ่าววีร์ละคะ มีประสบการณ์การจัดการประชุมที่มาแบ่งปันบ้างหรือไม่คะ