KM มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
ผมเขียนบันทึกนี้สำหรับสื่อสารกับคุณยงยุทธ ข้าราชการงานพัฒนาและฝึกอบรม กองการเจ้าหน้าที่ สำนักงานอธิการบดี มก. ที่โทรศัพท์มาเชิญผมไปบรรยายเรื่อง KM ให้ข้าราชการของ มก. ฟัง เนื่องจาก กพร. กำหนดให้ทำ KM และท่านอธิการบดีก็มีนโยบายให้ทำ KM
ผมได้แจ้งว่าผมไม่รับไปบรรยายเรื่อง KM ให้แก่หน่วยงานใดๆ เลยมานานแล้ว และจะยังยืนยันไม่รับเชิญไปบรรยาย เนื่องจากการบรรยายไม่ก่อประโยชน์ ไม่ทำให้เกิดการปฏิบัติ หากจะทำ KM ต้องเริ่มด้วยการปฏิบัติ ไม่ใช่ที่การฟังบรรยาย
ผมได้แนะให้คุณยงยุทธเสนอต่อรองอธิการบดีที่รับผิดชอบเรื่อง KM และเรื่องการพัฒนาบุคลากร ให้โทรศัพท์คุยกับผม เพื่อทำความเข้าใจเรื่องนี้ และร่วมกันวางแผนระบบ KM ให้เกิดประโยชน์ต่องานประจำของ มก. เกิดผลต่อการพัฒนาคน และขับเคลื่อนองค์กรไปเป็นองค์กรเรียนรู้
บัดนี้ ผมขอเสนอแนวทางให้แก่ มก. ดังนี้
1. มก. จัดตั้งคณะทำงาน/คณะกรรมการจัดการความรู้ของมหาวิทยาลัย มีคนระดับรองอธิการบดีเป็นประธาน มีข้าราชการระดับรองคณบดี ผู้อำนวยการสำนัก/กอง เป็นกรรมการ คุณยงยุทธเป็นกรรมการและเลขานุการ ต้องมีกรรมการมาจากหน่วยพัฒนาบุคลากร หน่วยพัฒนาองค์กร และหน่วย IT อยู่ในคณะกรรมการชุดนี้ด้วย คณะทำงาน/กรรมการชุดนี้เป็นผู้กำหนดเป้าหมายในการทำ KM กำหนดยุทธศาสตร์ กำหนดแผนปฏิบัติในช่วงปีแรก และกำหนดทรัพยากรที่จะใช้
2. ส่งแกนนำ/กรรมการ ๑ – ๒ คนไปร่วมสังเกตการณ์การจัดตลาดนัดความรู้ที่ สคส. จัดอยู่เป็นระยะๆ เพื่อจะได้เข้าใจวิธีจัดตลาดนัดความรู้ กำหนดการการจัดตลาดนัดความรู้ถามได้จากคุณธวัช ผู้ประสานงานกับ มก. ซึ่งคุณยงยุทธรู้จักแล้ว
3. จัดตลาดนัดความรู้ ใช้เวลา ๒ วัน ไปจัดต่างจังหวัด คน ๔๐ – ๕๐ คน สคส. ยินดีไปเป็นวิทยากรให้ โดยต้องปรึกษายุทธศาสตร์และรายละเอียดกันระหว่าง รองอธิการบดีและทีมงานจัดตลาดนัดของ มก. กับ สคส. ล่วงหน้า ๒ เดือน ผู้เข้าตลาดนัดต้องอ่านหนังสือหรือบทความที่กำหนดเพื่อทำความเข้าใจ KM เชิงทฤษฎีมาก่อนล่วงหน้า และเตรียมเล่าเรื่องราวความสำเร็จของงานที่ตน/ทีมงานภาคภูมิใจและสนองวิสัยทัศน์ขององค์กร คณะทำงาน/กรรมการไปร่วมด้วยในฐานะผู้สังเกตการณ์เพื่อทำความเข้าใจว่า มก. จะไปเดินเรื่องต่อ/จัดตลาดนัดขยายกลุ่มผู้ปฏิบัติอย่างไร
4. ในช่วงสุดท้ายของตลาดนัด มีการกำหนดแผนปฏิบัติคร่าวๆ รวมทั้งเกณฑ์ประเมินผลในช่วง ๖ เดือนแรก
5. สคส. จะไปร่วมประชุมกับคณะทำงาน/กรรมการ KM ของ มก. เมื่อเวลาผ่านไป ๖ เดือน เพื่อให้ความเห็นว่าควรดำเนินการอย่างไรต่อไป
<p> </p>
นึกขึ้นได้ว่า ข้อความในร่างหนังสือ “การจัดการความรู้ ฉบับทำจริง” ตอนที่ว่าด้วยระบบการจัดการการประยุกต์ใช้ KM ในองค์กร ซึ่งผมยังเขียนไม่เรียบร้อย น่าจะเป็นประโยชน์ ต่อ มก. และหน่วยงานอื่นๆ ที่ เอาจริงเอาจังในการเอา KM ไปใช้ประโยชน์ จึงขอนำมาลงไว้ ตามข้อความสีน้ำเงินและอักษรตัวเอนต่อไปนี้
ทฤษฎี“ขนมเปียกปูน”
<p> </p> ทฤษฎีที่สำคัญที่สุดในการจัดระบบการจัดการความรู้คือทฤษฎีขนมเปียกปูน ซึ่งหมายความว่าต้องไม่หลงใช้ทฤษฎีขนมชั้น
ทฤษฎีขนมชั้นหมายความว่าใช้แนวความคิดว่าระบบการจัดการความรู้เป็นอีกระบบหนึ่งแยกออกจากงานประจำ แยกออกจากระบบการพัฒนาบุคลากร แยกออกจากระบบการพัฒนาองค์กร ระบบการจัดการความรู้แนวนี้จะทำให้ผู้คนในองค์กรรู้สึกว่าเมื่อมีระบบจัดการความรู้ตนต้องทำงานเพิ่มขึ้น การจัดการความรู้เป็นภาระ ไม่ใช่เครื่องช่วยเหลือให้ตนทำงานสำเร็จได้ง่ายขึ้น มีผลงานคุณภาพสูงขึ้น ในที่สุดการจัดการความรู้ก็จะล้มเหลว คือก่อผลดีไม่คุ้มค่าการลงทุน
ทฤษฎีขนมเปียกปูนหมายความว่าระบบการจัดการความรู้แทรกหรือกลืนเป็นเนื้อเดียวกันกับงานประจำและระบบอื่นๆ ในลักษณะที่เรียกว่าKM inside เลียนแบบคำว่าintel inside ในคอมพิวเตอร์ คือมีการจัดการความรู้แทรกอยู่ทั่วไปจนมองไม่เห็น โดยแนวทางนี้การจัดการความรู้จะเป็นเครื่องมือไม่ใช่เป้าหมาย ตัวเป้าหมายคือผลงาน
ทฤษฎีขนมชั้นจะนำไปสู่ความล้มเหลว ทฤษฎีขนมเปียกปูนจะนำไปสู่ความสำเร็จ ทั้งนี้หมายความว่าจะด้องมีการดำเนินการที่ถูกต้องอื่นๆประกอบด้วย
<p> </p> วิธีการประยุกต์ใช้ทฤษฎีขนมเปียกปูน
1. ตั้งคำถามว่าคณะกรรมการหรือคณะทำงานจัดการความรู้ซึ่งถือว่าเป็นแกนนำในการจัดการความรู้ กระจายอยู่ในทุกส่วนของงค์กรหรือไม่ คนจากหน่วยพัฒนาบุคลากร หน่วยพัฒนาองค์กร และหน่วยเทคโนโลยีสารสนเทศอยู่ในคณะกรรมการดังกล่าวหรือไม่
2. ในทุกกิจกรรมของการจัดการความรู้ ตั้งคำถามว่าจะเกิดผลต่อการพัฒนางานอย่างไร จะเกิดผลต่อการพัฒนาคนอย่างไร จะเกิดผลต่อการพัฒนาองค์กรอย่างไร จะทำให้เป็นการจัดการความรู้ที่มีความต่อเนื่องในภาพรวมได้อย่างไร
<p> </p><p> </p>คณะกรรมการประสานงาน
หน้าที่
คณะกรรมการประสานงานระบบจัดการความรู้มีหน้าที่ประสานงานและเอื้ออำนวยความสะดวกในการดำเนินการจัดการความรู้ของทุกหน่วยงานภายในองค์กร รวมทั้งริเริ่มกิจกรรมเพื่อกระตุ้นและสร้างความคึกคักในกิจกรรมจัดการความรู้ คณะกรรมการนี้มีส่วนสำคัญต่อความสำเร็จหรือล้มเหลวของการจัดการความรู้ และในความเป็นจริงแล้วคณะกรรมการชุดนี้ควรทำหน้าที่ในลักษณะของคณะทำงานมากกว่า
องค์ประกอบ
คณะกรรมการประสานงานระบบจัดการความรู้ขององค์กรควรประกอบด้วย
1. “คุณเอื้อ” คนใดคนหนึ่ง เป็นประธาน
2. “คุณอำนวย” ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นเจ้าหน้าที่ประจำ รับผิดชอบงานประจำของระบบจัดการความรู้เป็นกรรมการและเลขานุการ
3. หัวหน้าหรือพนักงานระดับสูงของหน่วยงานด้านพัฒนาองค์กร(OD – Organization Development) เป็นกรรมการ
4. หัวหน้าหรือพนักงานระดับสูงของหน่วยงานด้านพัฒนาบุคลากร(HRD – Human Resource Development) เป็นกรรมการ
5. หัวหน้าหรือพนักงานระดับสูงของหน่วยงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร(ICT – Information & Communication Technology) เป็นกรรมการ
6. “คุณเอื้อ”และ“คุณกิจ”อีกจำนวนหนึ่งเป็นกรรมการ โดยกระจายให้ครบหรือเกือบครบหน่วยงาน
เหตุผล
เหตุที่คณะกรรมการประสานงานระบบจัดการความรู้ควรมีองค์ประกอบตามข้างบนก็เพราะ
1. คณะกรรมการจะต้องช่วยกันทำให้การจัดการความรู้ประสานหรือแทรกอยู่เป็นเนื้อเดียวกันกับงานประจำทั่วทั้งองค์กร
2. จะต้องกระตุ้นและส่งเสริมให้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้แบ่งปันความรู้เสาะหาความรู้ข้ามสายงานข้ามหน่วยงานภายในองค์กร
3. ต้องทำให้กิจกรรมจัดการความรู้เป็นเนื้อเดียวกันกับกิจกรรมการพัฒนาองค์กรและการพัฒนาบุคลากร
4. ต้องพัฒนาระบบICT ขึ้นรองรับกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งเป็นหัวใจของการจัดการความรู้ คือต้องพัฒนาพื้นที่แลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่เป็น“พื้นที่เสมือน” (virtual space)ที่ง่ายต่อการใช้งาน(user friendly) ของพนักงานในองค์กร และเป็นที่จัดเก็บขุมความรู้และแก่นความรู้เพื่อการบรรลุ“หัวปลา”ขององค์กรให้ง่ายต่อการค้นหามาใช้งาน และง่ายต่อการปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ
<p> </p>ระบบฝึกอบรม
รายละเอียดของการฝึกอบรมอยู่ในบทที่3 หลักการสำคัญคือไม่แยกการฝึกอบรมออกจากการปฏิบัติจริงของการจัดการความรู้และการปฏิบัติงานประจำ และหน่วยพัฒนาบุคลากรต้องเข้ามามีส่วนดำเนินการซึ่งบางกรณีอาจเป็นผู้รับผิดชอบหลัก และในบางกรณีเป็นผู้ร่วมจัด
<p> </p>ระบบที่แทรกซึมหรือบูรณาการอยู่กับงานประจำ
ระบบจัดการความรู้ต้องแทรกซึมเป็นเนื้อเดียวกันกับงานประจำตามทฤษฎี“ขนมเปียกปูน” กลไกที่ช่วยให้หลักการนี้เป็นจริงในทางปฏิบัติได้แก่
1. “หัวปลา” ของการจัดการความรู้ต้องสอดคล้องหรือไปทางเดียวกันกับหัวปลาขององค์กร
เสมอ ทั้งในระดับองค์กรและในระดับหน่วยงานย่อย
2. องค์ประกอบของคณะกรรมการประสานงานการจัดการความรู้
3. มีการตรวจสอบอยู่เสมอว่าการจัดการความรู้แทรกอยู่เป็นเนื้อเดียวกันกับงานประจำจริงหรือไม่ และคณะกรรมการประสานงานจะดำเนินการแก้ไขข้อบกพร่องในส่วนนี้
<p> </p>ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
จะต้องมีการออกแบบระบบสารสนเทศและการสื่อสารให้ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ และใช้งานง่าย(user friendly) เพื่อการใช้ประโยชน์ดังต่อไปนี้
1. ให้พนักงานทุกคนสามารถขอมีพื้นที่ของตนเองบนelectronic space ขององค์กรสำหรับไว้นำเสนอความรู้ที่ตนสร้างขึ้นจากประสบการณ์การปฏิบัติงาน บางองค์กรอาจไม่จัดให้เป็นรายคนแต่จัดให้เป็นรายหน่วยงานย่อยๆเพื่อส่งเสริมให้มีการทำงานจัดการความรู้เป็นทีมในหน่วยงาน วิธีหลังน่าจะดีกว่า
2. มีshared space สำหรับการแลกเปลี่ยนแบ่งปันความรู้ด้านต่างๆเป็นรายด้าน และจากกิจกรรมดังกล่าวสามารถพัฒนาไปเป็นชุมชนแนวปฏิบัติ(CoP – Community of Practice) ได้ โดยชุมชนแนวปฏิบัติที่ลงทะเบียนแล้วจะได้รับบริการพิเศษตามที่ต้องการ
3. มีพื้นที่สำหรับจัดเก็บขุมความรู้เพื่อการบรรลุ“หัวปลา”แต่ละเรื่อง จัดเก็บไว้อย่างเป็นหมวดหมู่ให้พนักงานทุกคนเข้าถึงได้ตลอด24 ชั่วโมง ทั้งจากที่ทำงานและจากบ้าน หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งมีพื้นที่สำหรับใช้จัดการขุมความรู้ให้เป็นเครื่องมือสร้างปฏิสัมพันธ์และการแลกเปลี่ยนเรียนรู้อย่างมีชีวิตชีวาภายในองค์กร
4. ให้พนักงานสามารถติดต่อกันได้อย่างรวดเร็ว โดยอาจไม่จำเป็นต้องพบตัวโดยตรง
5. ใช้เป็นเครื่องมือสร้างความคึกคักในการแลกเปลี่ยนแบ่งปันความรู้ โดยการจัดชิงรางวัลประเภทต่างๆเช่น รางวัลผู้แบ่งปันความรู้ด้าน --- ยอดเยี่ยมประจำเดีอน --- ดำเนินการโดยกำหนดประเด็นแลกเปลี่ยนประจำเดือนและมีคณะกรรมการตัดสินรางวัลแก่ผู้แบ่งปันความรู้ยอดเยี่ยมประจำเดือน หรืออาจ ให้รางวัลผู้แบ่งปันความรู้ยอดเยี่ยมประจำเดือนแก่ผู้ที่มีบันทึกแสดงความมีคุณภาพของความรู้และมีมากประเด็นมีความถี่บ่อย เป็นต้น
หลักการสำคัญของการจัดระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารก็คือ ให้เทคโนโลยีรับใช้คน รับใช้พฤติกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของคน ไม่ลงทุนด้านเทคโนโลยีโดยไม่มีฐานความต้องการใช้อย่างชัดเจน ระบบการจัดการความรู้ที่ผู้เขียนแนะนำไม่ใช่การจัดการความรู้แบบเน้นเทคโนโลยี(Technology – Led KM) แต่เป็นระบบที่ใช้เทคโนโลยีตามความจำเป็น ไม่ใช้เทคโนโลยีนำ แต่ก็ไม่ละเลยประโยชน์ที่จะได้จากเทคโนโลยี
ในช่วงวางแผนระบบจะต้องมีผู้บริหารระดับสูงของหน่วยงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมาร่วมวางแผนระบบ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการลงทุนในด้านhardware และsoftware และการเลือกใช้เครื่องมือ คำแนะนำสำหรับขั้นตอนนี้ก็คืออย่าคิดที่จะลงทุนเต็มที่สำหรับการใช้งานระยะยาว เพราะเทคโนโลยีด้านนี้มีการเปลี่ยนแปลงเร็วมาก ควรเน้นให้ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้และให้ง่ายต่อการใช้งาน(user friendly) ในระยะนั้น ต่อไปเมื่อมีความต้องการและผู้ใช้มีความสันทัดที่จะใช้เครื่องมือที่การใช้ยุ่งยากขึ้นจึงค่อยเปลี่ยนเทคโนโลยี
ในช่วงของการดำเนินงานต้องมีเจ้าหน้าที่เทคนิคด้านเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างน้อย1 คน (“คุณวิศาสตร์”มาจากคำwizard หมายถึงพ่อมดด้านไอที)รับผิดชอบด้านเทคโนโลยีของการจัดการความรู้โดยอาจทำงานนี้เต็มเวลาหรือเพียงบางเวลาตามความเหมาะสม และต้องมีเจ้าหน้าที่ฐานข้อมูลความรู้อีกอย่างน้อย1 คน(“คุณประมวล”)ดูแลเนื้อหาของความรู้ที่มีผู้นำมาแบ่งปันและแลกเปลี่ยนกันอยู่บน“พื้นที่เสมือน” และคอย“สกัด” รวบรวมออกมาเป็นขุมความรู้ บรรจุไว้ในฐานข้อมูลความรู้(Knowledge Database) ขององค์กร
มีหลักฐานจากหลายทางว่าระบบจัดการความรู้ที่ใช้เทคโนโลยีนำส่วนใหญ่ประสบความล้มเหลว ได้ผลไม่คุ้มค่าการลงทุน
ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารจะต้องหลอมรวมเป็นเนื้อเดียวกันกับระบบฐานข้อมูลความรู้ดังในหัวข้อถัดไป
<p> </p>ระบบฐานข้อมูลความรู้
<p> </p> หลักการสำคัญที่สุดคือระบบฐานข้อมูลความรู้จะต้องเป็นเครื่องมือสร้างความคึกคักของการแบ่งปันความรู้ สร้างความสัมพันธ์ระหว่าง“คุณกิจ”ต่างหน่วยงานหรือทำงานอยู่ห่างไกลกัน และเป็นเครื่องมือแสดงให้เห็นการเติบโตก้าวหน้าของขุมความรู้และแก่นความรู้ขององค์กร
เป้าหมายสำคัญของการจัดให้มีฐานข้อมูลความรู้ก็เพื่อเก็บรวบรวมขุมความรู้และแก่นความรู้ที่ได้จากกิจกรรมต่างๆได้แก่ การประชุมปฏิบัติการฝึกอบรม ตลาดนัดความรู้ พื้นที่เสมือนของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ กิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อน กิจกรรมเรีนยรู้ก่อน กิจกรรมเรียนรู้ระหว่าง กิจกรรมเรียนรู้ภายหลัง ฯลฯ นำมาจัดเก็บโดยแยกแยะเป็นหมวดหมู่และค้นหาได้โดยง่าย ฐานข้อมูลความรู้นี้จะต้องเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา ให้“คุณกิจ”และ“คุณอำนวย”ที่ภาคภูมิใจใน “ความรู้เพื่อการปฏิบัติ”ของตน ได้เห็นว่าความรู้ของตนได้รับการยอมรับยกย่องและนำไปใช้ต่อยกระดับต่อ ได้เห็นว่าใครคือกัลยาณมิตรผู้เอาความรู้นั้นไปทดลองใช้หรือทดลองปรับปรุง เอาไปใช้ในกิจกรรมอะไร เกิดผลอย่างไร ให้ผู้สร้างความรู้เดิมกับผู้เอาไปทดลองปรับปรุงต่อได้มีโอกาส“พบปะสนทนา”ผ่าน“พื้นที่เสมือน”ในเทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งอาจนำไปสู่การพบปะแบบพบตัวกันจริงๆก็จะยิ่งทำให้ความเป็นกัลยาณมิตรยิ่งเหนียวแน่นขึ้นไปอีก
ย้ำว่าในฐานข้อมูลความรู้ความครบถ้วนไม่สำคัญเท่าความแนบแน่นอยู่กับกิจกรรมจัดการความรู้ขององค์กร ซึ่งหมายความว่าเมื่อมีการจัดการความรู้ ก็จะมีความเคลื่อนไหวของความรู้มีการสร้างและสั่งสมความรู้เพิ่มขึ้นหรือยกระดับขึ้น ฐานข้อมูลความรู้ต้องไวพอที่จะเคลื่อนตามในทันที ดังนั้นหากจัดเทคโนโลยีด้านcontent management ให้ผู้เป็นเจ้าของความรู้ หรือ“คุณอำนวย”ผู้จัดกระบวนการสามารถเข้าไปเพิ่มเติมหรือแก้ไขความรู้ในฐานข้อมูลได้ด้วยตนเอง ก็จะทำให้ฐานข้อมูลความรู้มีชีวิตชีวามากขึ้น
<p> </p><p> </p> ระบบฐานข้อมูลความรู้จะต้องทำงานในลักษณะหลอมรวมเป็นเนื้อเดียวกันกับระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร การจัดการความรู้จึงจะประสบผลสำเร็จอย่างแท้จริง
<p> </p>ระบบการจัดกิจกรรมพิเศษ
การจัดกิจกรรมพิเศษ(event) มีความจำเป็นมาก เพราะช่วยสร้างความคึกคัก ความชื่นชมผลงาน ความภูมิใจของกลุ่มผู้มีผลงานหรือความสำเร็จที่น่าชื่นชม ช่วยเป็น“พื้นที่”สำหรับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ภายในองค์กร และอาจเชิญกลุ่มจัดการความรู้ที่มีวิธีเลิศ(Best Practice) ตาม“หัวปลา”ขององค์กรมาจัดนิทรรศการเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ หรือมาทำกิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อน(Peer Assist) ให้แก่หน่วยงานขององค์กร
กิจกรรมพิเศษอาจจัดได้หลากหลายรูปแบบ แบบหนึ่งคือตลาดนัดความรู้ภายในองค์กร ให้หน่วยงานต่างๆนำความรู้สำหรับการปฏิบัติงานที่ตนสร้างขึ้นและพิสูจน์แล้วว่าได้ผลเลิศออกแสดง ให้พนักงานจากหน่วยงานอื่นขององค์กรได้มาชมและซักถามแลกเปลี่ยนความรู้ตามความสนใจ และให้มีส่วนลงคะแนนช่วยคณะกรรมการตัดสินรางวัลKnowledge of the Year ด้วย
หน่วยงานในประเทศไทยที่จัดกิจกรรมพิเศษด้านการจัดการความรู้คือคณะแพทยศาสตร์มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ จัดวันแลกเปลี่ยนเรียนรู้(Knowledge Sharing Day)จัดปีละ3 ครั้งคือทุกๆ4 เดือน และวันขอความรู้จากผู้ลาจากสำหรับให้ผู้ใกล้เกษียณอายุราชการได้ถ่ายทอดความรู้บันทึกไว้ใช้งานแก่บุคลากรรุ่นหลัง
กิจกรรมพิเศษอาจจัดบนพื้นที่เสมือนคือในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารก็ได้ ดังได้กล่าวแล้วในหัวข้อระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
การจัดกิจกรรมพิเศษนี้ควรมีคณะกรรมการจัดโดยเฉพาะ โดยอาจตั้งให้ปฏิบัติหน้าที่ตลอดปี หรือตั้งเป็นคณะกรรมการเฉพาะกิจ ตามความเหมาะสม หลักการสำคัญคือควรกระจายกรรมการให้มาจากหลากหลายหน่วยงานเพื่อสร้างการมีส่วนร่วมต่อการจัดการความรู้จากหน่วยงานต่างๆ สร้างความรู้สึกว่าการจัดการความรู้เป็นส่วนหนึ่งของงานประจำ เป็นกิจกรรมที่ทำให้การทำงานประจำสนุกสนานขึ้น และทำให้พนักงานได้เรียนรู้วิธีทำงานในรูปแบบใหม่ๆ เป็นประโยชน์ต่อตัวพนักงานเอง
<p> </p>ระบบการเชื่อมโยงกับกิจกรรมจัดการความรู้ภายนอกองค์กร
การเชื่อมโยงการจัดการความรู้ขององค์กรกับองค์กรภายนอก ทำให้เกิดความรู้สึกว่ามีเพื่อนร่วมทาง สามารถแลกเปลี่ยนประสบการณ์กัน หรือซักถามวิธีการที่เพื่อนใช้และประสบความสำเร็จ คือเป็นช่องทางแลกเปลี่ยนวิธีเลิศ(Best Practice) ของการจัดการความรู้นั่นเอง การเชื่อมโยงกันนี้อาจโยงกันหลวมๆไม่มีโครงสร้างหรือกลไก โยงกันผ่านความรู้จัดคุ้นเคย หรืออาจจัดเป็นเครือข่ายดังตัวอย่างHKM Network เป็นเครือข่ายจัดการความรู้ของโรงพยาบาลภาคเหนือตอนล่าง17 โรง, UKM Networkเป็นเครือข่ายจัดการความรู้ในมหาวิทยาลัยซึ่งขณะนี้มีสมาชิก5 มหาวิทยาลัยเป็นต้น
ประโยชน์ของการเชื่อมโยงกิจกรรมจัดการความรู้ขององค์กรเข้ากับกิจกรรมจัดการความรู้ภายนอก มีอย่างน้อย5ประการดังนี้
1. เป็นช่องทางแลกเปลี่ยนเรียนรู้วิธีดำเนินการจัดการความรู้
2. เป็นช่องทางแลกเปลี่ยนเรียนรู้ความรู้เกี่ยวกับการทำงาน
3. ช่วยทำให้การจัดการความรู้มีความคึกคักเอาจริงเอาจังเพราะเกรงจะน้อยหน้าหน่วยงานอื่น
4. ลดค่าใช้จ่าย ในกรณีจัดกิจกรรมร่วมกัน หรือจัดการฝึกอบรมร่วมกัน
5. ช่วยการแลกเปลี่ยนวิทยากร</strong>
