เรื่องนี้ เป็น Microsuccess ของคลัง กับการจัดทำแผน และความสำเร็จในการใช้ KM ของกองคลัง ... พี่เปี๊ยก คุณพรรณี เทียนทอง มาเล่าสู่กันฟังค่ะ

• การใช้ KM กองคลัง เกิดจากการที่ถูกเลือกเป็น CKO และได้รับการสนับสนุนจากคุณหมอสมศักดิ์ จึงเกิดเป็น study group ในการทำแผนใช้ KM โดยทำเป็นคู่มือการดำเนินงาน
• กรมอนามัยเคยมีการทำระบบบริหารความเสี่ยง ได้จากมาตรฐาน ISO จึงมาเสนอว่า น่าจะทำ KM ในเรื่องระบบควบคุมภายใน
• เพราะว่า สตง. ก็ลงมาเร่งว่า จะประเมินกันอย่างไร ในเรื่องการบริหารความเสี่ยง และดูสภาพแวดล้อมภายในของหน่วยงานอย่างไรกันดี
• ก็จับขึ้นมาว่า ระบบควบคุมภายในนั้นอยู่ในรูปของ Flow chart
• และนำระบบควบคุมภายใน มาต่อกับ ISO เพื่อจะถอด tacit knowledge ของทุกคนออกมา
• กองคลังทำเรื่องนี้เพราะตั้งเป้าประสงค์ว่า จะทำเป็นคู่มือการปฏิบัติงาน เพื่อถอด tacit knowledge ของแต่ละบุคคลออกมา และเป็นการบริหารความเสี่ยงในการทำงาน
• เพราะว่าการทำงานการเงิน การคลัง การพัสดุ ทำยาก ขั้นตอนยาว ซับซ้อน ความเสี่ยงสูง
• KM เข้ามาเราดีใจ ตอนแรกเราทำคู่มือ ตอนปี 48 GF เข้ามา กพร. ก็ได้เชิญ อ.ประพนธ์มาบรรยาย ก็สอดคล้องกับ อ.หมอสมศักดิ์เข้ามาพอดี เราก็จับประเด็นว่า KV KS KA คืออะไร
• พอเราตั้ง KV วางเป้าการบริหารการเงิน การคลัง และพัสดุเข้าสู่ระบบ GFMIS
• ในปี 48 การวางระบบควบคุมภายในที่เป็น flow chart มีวิธีปฏิบัติ มีผู้รับผิดชอบ มีระยะเวลาการทำงาน ทุกหน่วยงานก็สามารถเอาไปลดขั้นตอนการดำเนินงานได้
• ในปี 50 งานเกิดขึ้นจาก KV ย่อยๆ ของเรา ก็คือ การลดขั้นตอน ลดวิธีการเบิกจ่าย เพื่อลดเวลาการทำงานให้ได้ 50% เพื่อให้บรรลุ KPI 10.1
• ที่ทำมา 10 เดือนนี้ ก็คิดกันว่าเราต้องทำอย่างไงให้ต่อเนื่อง เพราะว่าประเมินไปแล้ว 6 เดือน เป้าหมายได้ไหม จริงๆ ได้แล้ว แต่ต้องทำต่อว่า จะลดขั้นตอนการทำงาน 50% ให้ได้มากที่สุด
• เราก็เจอปัญหาแล้ว จึงเอาปัญหามาประชุม ลปรร. กัน ทำด้วยการเล่า มีการบันทึก ... จับกองคลังเล่าว่าลดได้ กองในส่วนกลางลดได้ ศูนย์ที่ลดได้ก็นำมาเล่า เพื่อที่จะให้ได้รู้ว่า ปัญหาในการทำงานลดได่
• ตามขั้นตอนที่กองคลังทำขั้น SOP ไว้ให้นี้ ท่านทำแล้วเกิดปัญหาเหมือนเราไหม หรือท่านทำประสบความสำเร็จอย่างหนึ่ง คนหนึ่งเล่าอาจไม่ประสบความสำเร็จ เหมือนกับน้องที่ทำตกลงราคาก็ได้ แต่สุดท้ายก็จะนำไปรวมกันได้ ว่า การลดขั้นตอนมีเทคนิครวมกันอย่างไร จาก 15 วัน เหลือ 10 วัน บางศูนย์เหลือ 12 วัน บางศูนย์เหลือ 8 วัน ว่า เออ เขาทำกันได้อย่างไร
• ตรงนี้ มีการสรุปบทเรียน และเผยแพร่ในเวป

คุณยุพินกล่าสรุปค่ะ

• กองคลังใช้ KM ในการการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ด้วยเรื่อง success story ว่า แต่ละที่มีอะไรบ้าง
• โดยที่เขาได้ทำเหมือน learning by doing ไปแล้ว
• เขามีเรื่องของการเก็บเป็นคลังความรู้
• เป็น flow chart ที่เขาคิดกันมา
• และให้ศูนย์ฯ ไปดำเนินการ ในบริบทที่ต่างๆ กัน
• และกลับมาเล่าให้กันฟังว่า พอดำเนินการแล้วเจอปัญหา ความสำเร็จอย่างไร ทำแล้วได้อะไรบ้าง และมาเล่าสู่กันฟัง
• จากนั้นก็ปรับในเรื่องของการลดขั้นตอน หรืออื่นๆ ตามบริบทของศูนย์ และก็มีตำรา หรือ Knowledge asset จัดเก็บไว้
• และมีการพัฒนาไปทั่วทั้งองค์กร รวมถึงศูนย์อนามัยฯ