การจัดงานมหกรรม KM เบาหวานวันแรก ทีมงานนัดเจอกันตอน ๐๗ น. คุณธวัช หมัดเต๊ะ ว่าจะประชุมทีมคุณอำนวย แต่ปรากฏว่าเอาเข้าจริงประชุมได้สายกว่านี้ แต่คุณธวัชได้ทำคำแนะนำเป็นเอกสารไว้ให้ตั้งแต่เมื่อคืนวานนี้แล้ว 

คุณเก๋ สุนทรี ไพรศานติ เลขานุการของ ศ.นพ.วิจารณ์ พานิช เปิดตัวเป็น MC วันแรกมาซักซ้อม เตรียมตัวตั้งแต่เช้า

เปิดตัว MC วันแรกของงาน

เริ่มลงทะเบียนตอนเกือบ ๐๘ น. วุ่นกว่าที่คิดไว้ คุณสุภาพรรณ ตันติภาสวศิน คิดว่าจะไม่ยุ่งยากเพราะส่งรหัสลงทะเบียนแจ้งผู้เข้าประชุมไว้แล้ว จัดทำรายชื่อแยกตามสาขาวิชาชีพ และมีทีมที่จะมาช่วยงานอีก ๕-๖ คน ปรากฏว่าทีมที่นัดหมายไว้ส่วนหนึ่งไม่มาตามนัด พอเห็นคนเริ่มเยอะพรรคพวกที่เป็นเครือข่ายกันจึงเข้ามาช่วยกันหลายคน เช่น คุณหมอสกาวเดือน นำแสงกุล ภก.เอนก ทนงหาญ พี่วรณี ณ หนองคาย ผศ.วิภาวรรณ ชะอุ่ม เพ็ญสุขสันต์ ฯลฯ ระดมกันเข้ามาช่วยเพื่อให้ทันเวลาเปิดงาน

เจอปัญหาผู้เข้าประชุมไม่ได้รับรหัสที่แจ้งไปบ้าง ลืมบ้าง เปลี่ยนคนมาบ้าง ใบเซ็นชื่อมีหลายใบ แม้เรียงรายชื่อตามรหัสตามลำดับอักษรก็ยังหากันยาก ในเวลาเฉพาะหน้าพวกเราปรับวิธีการทำงานเรื่องนี้อย่างฉับไว ปรับแล้วปรับอีก แต่ก็ยังไม่ทันการ ได้เวลา ๐๘.๓๐ น. คุณแอน ชุติมา วิ่งมาบอกว่าได้เวลาต้องเริ่มการประชุมแล้ว เราจึงแจกกระเป๋าให้ผู้เข้าประชุมที่เหลือไปก่อน แล้วให้มาเซ็นชื่อและเอาป้ายชื่อภายหลัง ระหว่างนั้นเราเรียงรายชื่อใหม่และเย็บติดกันเป็นชุดๆ พร้อมจัดป้ายชื่อไว้ด้วยกัน ตอนเที่ยงแวะมาดูก็พบว่ามาลงทะเบียนกันหมดแล้ว

ได้เรียนรู้วิธีการจัดการลงทะเบียนเยอะเลย หลังจากนั้นทีมงานจึงย้ายมาดูแลเรื่องการจัดกลุ่มย่อย ๓๐ กลุ่ม ต้องขอบคุณทีมงานของศูนย์ประชุมที่เต็มใจจัดการให้อย่างเต็มที่ แม้การสื่อสารหลายครั้งจะไม่ตรงกันอยู่บ้าง แต่ก็สามารถลงตัวได้ โดยเราใช้ห้องย่อยทุกห้องที่มี และบริเวณรอบนอกห้องประชุมทั้งหมด ไม่ต้องใช้ห้องประชุมใหญ่

วันนี้จัดเป็น Pre-conference เรื่องของ KM ช่วงเช้าครึ่งวัน ดร.ประพนธ์ ผาสุขยืด รับหน้าที่เป็นวิทยากรในหัวข้อ “รู้จัก รู้หลัก และรักที่จะใช้ KM” ดิฉันได้เข้าฟังตอนช่วงท้ายๆ เท่านั้น เห็นบรรยากาศของการบรรยายที่สนุกสนานแบบเอาจริงเอาจังและหนักแน่นด้วยสาระ PowerPoint ที่สื่อได้ชัดเจน ตรงประเด็น ดิฉันเชื่อว่าผู้ฟังจะเข้าใจเรื่อง KM ได้ดี แถมจำได้ขึ้นใจอีกด้วย

ช่วงบ่าย คุณธวัช หมัดเต๊ะ ชี้แจงกระบวนการ มอบหมายโจทย์งานกลุ่ม ใช้เวลาประมาณ ๒๐ นาที ดิฉันไม่ได้ฟังอีก เพราะต้องสำรวจความพร้อมของกลุ่มย่อยต่างๆ เติมปากกา กระดาษ flip chart ต่างๆ ผู้เข้าประชุมออกมาจากห้องประชุมใหญ่เข้ากลุ่มย่อยได้ไม่สับสน เพราะที่ป้ายชื่อของทุกคนระบุไว้ล่วงหน้าแล้วว่าอยู่กลุ่มย่อยที่เท่าไหร่ คุณธวัชแสดงแผนผังให้เห็นด้วย

บรรยากาศในกลุ่มย่อยช่วงแรกๆ ดูเกร็งๆ กันอยู่บ้าง พอเวลาผ่านไปสักระยะเสียงพูดคุยดูดังขึ้น มีเสียงหัวเราะบ้าง บางกลุ่มก็มีการปรบมือเป็นพักๆ ดิฉันไม่ได้เข้าฟังในกลุ่ม คอยสังเกตอยู่ห่างๆ เห็นส่วนใหญ่ก็ตั้งอกตั้งใจกันดี มีไม่กี่คนที่ดูยังติดโทรศัพท์ (มือถือ) ออกหาที่แอบคุย ช่วงนี้ฝนตกหนักมาก แบบมืดฟ้ามัวดินทีเดียว ถ่ายภาพมาจึงมืดๆ ไปหน่อย

บางกลุ่มอยู่ในห้อง

หลายกลุ่มอยู่นอกห้อง

เราแบ่งกลุ่มย่อยประมาณกลุ่มละ ๑๐-๑๒ คน คละหน่วยงาน คละวิชาชีพ แต่พอเข้ากลุ่มจริง บางกลุ่มเหลือ ๗-๘ คนก็มี ไม่รู้ว่าหายไปไหน แต่ก็ดีเหมือนกันเพราะการแลกเปลี่ยนจะได้ทั่วถึงยิ่งขึ้น ใช้เวลาในกลุ่มย่อยเกือบ ๑ ชั่วโมงครึ่ง แต่ละกลุ่มเสร็จไม่พร้อมกัน พัก รับประทานอาหารว่างก่อนกลับเข้าในห้องประชุมใหญ่อีกครั้ง

ช่วงสุดท้ายมีการจับฉลากเอาตัวแทนคุณกิจและคุณอำนวยขึ้นมาเล่าประสบการณ์ ๓ กลุ่ม คุณธวัชรับผิดชอบซักถามคุณกิจในช่วงแรกประมาณ ๓๐ นาที ต่อจากนั้นอาจารย์ประพนธ์ทำหน้าที่ซักถามคุณอำนวยและสรุปปิดท้าย ดิฉันฝากคุณธวัชไปให้ลองถามคุณกิจด้วยว่า “ปิ๊งไอเดียอะไรที่จะเอาไปใช้บ้าง” อาจารย์วิจารณ์ได้รายงานผลการแลกเปลี่ยนเรียนรู้แบบ KM ไว้แล้วอ่านได้ที่นี่

ตัวแทนคุณกิจที่ถูกจับฉลากได้คือกลุ่ม ๑, ๑๒ และ ๑๔ แต่ละคนมีเรื่องเล่างานเบาหวานที่น่าสนใจในกลุ่มมาบอกต่อ ทำให้เรารู้ถึงปัจจัยแห่งความสำเร็จ รู้วิธีการทำงาน และความภาคภูมิใจ ไม่มีคุณกิจคนใดตื่นเวทีเลย

ช่วงของคุณอำนวย กลุ่มที่ถูกจับฉลากได้ไม่ใช่คนอื่นไกลคือกลุ่ม ๒๐ คุณหมอนิพัธ กิตติมานนท์  กลุ่ม ๑๘ คุณอ้อ รัชดา พิพัฒน์ศาสตร์ (เราแซวกันว่าใช้ทีมนี้คุ้มเลย) และกลุ่ม ๑๓ เข้าใจว่าเป็นน้องจากธาตุพนม อาจารย์ประพนธ์ตั้งคำถามที่ดิฉันเห็นว่าเราสามารถเอาไปใช้วิเคราะห์กิจกรรม knowledge sharing ได้ดีมาก อาทิ
- ในกลุ่ม share กันตรงตามหัวปลาหรือไม่
- มีข้อควรระวังที่หลายคนเวลา share จะ share ความคิด มีแบบนี้บ้างไหม
- บรรยากาศในกลุ่มเป็นอย่างไร เสียงหัวเราะมีไหม เห็นบางกลุ่มมีการจับเวลากันด้วย
- ที่เจอในกลุ่มส่วนใหญ่ (ความรู้) เป็น tacit หรือ explicit
- การสรุปประเด็นทำอย่างไร
- จะรู้ได้อย่างไรว่าที่ทำนี้คุ้มค่า ได้ประโยชน์หรือไม่ จะใช้อะไรเป็นตัวชี้วัด

ในคำถามและคำตอบแต่ละข้อนั้น อาจารย์ประพนธ์อธิบายให้ข้อมูลเพิ่มเติมที่ทำให้เราเข้าใจยิ่งขึ้น เช่น การให้คนเล่าเรื่อง ถ้าบอกให้เล่าเรื่องความสำเร็จ คนจะเกร็ง แต่ถ้าบอกให้เล่าความภูมิใจ คนจะเล่าออกมาได้ง่ายกว่า ตัวชี้วัด-บรรยากาศมาก่อน ความสุข ถ้าทำแล้วบรรยากาศเครียดแสดงว่าผิดทาง ไม่ใช่ KM ได้เนื้อหาอะไรไหม ได้อะไรไปทำไหม

อาจารย์ประพนธ์สรุปแล้วปิดประชุมได้อย่างสวยงาม คุณธวัชแจ้งผู้เข้าประชุมว่าอีก ๒ วันข้างหน้านี้ให้แต่งกายตามสบาย เพราะมีช่วงเวลาที่ต้องนั่งกับพื้น มีผู้เข้าประชุมบางส่วนมาถามว่านุ่งกางเกงขาสั้นใส่รองเท้าแตะได้หรือเปล่า เราเกรงว่าจะสบายมากไป เลยตอบว่า “แต่งกายตามสบาย แต่สุภาพ”

ผู้เข้าประชุมกลับไปหมดแล้ว ทีมงานคุยกันต่อเรื่องการจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้เป็นฐานๆ ซักซ้อมเรื่องการนำกลุ่ม ระบุชื่อคนถือป้ายแต่ละกลุ่ม งานนี้คุณหมอฝนและคุณเอนก เป็นผู้จัดการหลัก ทำให้เรื่องที่ดูจะยุ่งยากกลายเป็นง่าย โดยมีคุณหมอนิพัธเป็นคนคอย support ว่าทำได้ดีแน่นอน ไม่มีปัญหา ห้องประชุม โต๊ะเก้าอี้มีเยอะแยะ แต่เราเลือกนั่งล้อมวงคุยกันที่พื้น ได้บรรยากาศแบบพี่แบบน้องสบายๆ

ต่อจากนั้นคุณหมอนิพัธ คุณเอนก และคุณวรินดา พูดคุยตกลงเนื้อหาที่จะพูดกันบนเวทีพรุ่งนี้ ว่าจะเชื่อมต่อกันอย่างไร เพราะดิฉันอยากให้เป็นแบบการพูดคุยที่ต่อเนื่อง ต่อเติมเสริมกัน ไม่ใช่การนำเสนอทีละคน แล้วโทรศัพท์หาคุณหมอช้าง (สุพัตรา ศรีวณิชชากร)  นัดหมายเวลาเจอกัน

วางแผนพรุ่งนี้เสร็จ อาจารย์สมเกียรติ มหาอุดมพรและน้องแนน (ธิติ) ก็เดินทางมาจากพระประแดง เพื่อมาคุยเรื่องกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของวันศุกร์ที่ ๒๗ ซึ่งจะเป็นเรื่องการดูแลเท้าทั้งหมด จัดกลุ่มเนื้อหาให้มีความต่อเนื่องกัน เลือกพื้นที่/ห้องให้เหมาะกับกิจกรรม คุณหมอฝนรับงานไปจัดแจงเพื่อสื่อสารผู้เกี่ยวข้องต่อ ได้เวลา ๑๘ น.กว่า เรารับประทานอาหารเย็นแบบง่ายๆ ร่วมกัน พูดคุยหยอกล้อกันสนุกสนาน ก่อนแยกย้ายกันไปพักผ่อน

การจัดงานครั้งนี้ได้ความร่วมมือร่วมใจของเครือข่ายที่มาจากต่างถิ่นต่างที่ แต่มาทำงานเพื่อเป้าหมายเดียวกันอย่างเต็มใจและเต็มที่ ดูทุกคนมีความสุขด้วย คุณเอนกบอกว่า “นี่คือมหัศจรรย์อย่างที่ ๘”

ถ้าอยากรู้ว่ามหัศจรรย์ ๑-๗ คืออะไรค้นหาได้จากหนังสือ "มหัศจรรย์แห่ง KM เบาหวาน" อาจารย์วิจารณ์ท่านอ่านเร็วมาก ชี้เรื่องราวที่น่าสนใจอ่านก่อนได้ที่นี่ค่ะ

วัลลา ตันตโยทัย วันที่ ๒๕ กรกฎาคม ๒๕๕๐