ระบบจัดประชุมผู้ถือหุ้น

ไอที มีส่วนช่วยให้คะแนน CG ซึ่งเป็น KPI ของบริษัทเพิ่มขึ้น

เนื่องจากมีข้อกำหนดว่าบริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์จะต้องจัดประชุมผู้ถือหุ้นสามัญประจำปีก่อนเดือนเมษายน ดังนั้นในเดือนเมษายน ของทุก ๆ ปี ถือได้ว่าเป็นเทศกาลที่ผู้ถือหุ้นเดินสายไปร่วมประชุม ตามบริษัทต่าง ๆ ที่ตัวเองได้ถือหุ้นไว้ ซึ่งบรรดาผู้ถือหุ้นจะมีตั้งแต่หนุ่ม ๆ สาว ๆ วัยทำงาน ไปจนถึงอากง อาม่า วัยเกษียณกันเลยทีเดียว

สมัยก่อนหน้าโน้น ในการลงทะเบียนผู้ถือหุ้นที่มาเข้าร่วมประชุม เราจะใช้ระบบมือค่ะ คือมีรายชื่อให้เซ็นต์ บางบริษัทมีผู้ถือหุ้นเป็นหมื่น ๆ ราย กว่าจะหาเจอก็ใช้เวลาอยู่พอสมควร แล้วตอนรวมคะแนนโหวตในแต่ละวาระของการประชุม ก็ต้องใช้มืออาชีพในการกดเครื่องคิดเลข ถึงจะรวดเร็วอย่างไรก็ใช้เวลาพอสมควร ด้วยปัญหาต่าง ๆ เหล่านี้ จึงเป็นที่มาของระบบประชุมผู้ถือหุ้น

ระบบประชุมผู้ถือหุ้นแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก ๆ คือ โมดูลการลงทะเบียนผู้เข้าร่วมประชุม และ โมดูลการนับคะแนนเสียงในห้องประชุม

มาดูในส่วนของโมดูลการลงทะเบียนผู้เข้าร่วมประชุมกันค่ะ ก่อนที่ผู้ถือหุ้นจะลงทะเบียนได้นั้น เจ้าหน้าที่ที่ดูแลเรื่องการประชุมผู้ถือหุ้น จะต้องนำข้อมูลปิดสมุนทะเบียนจากตลาดหลักทรัพย์ซึ่งเป็นข้อมูลผู้ถือหุ้นทั้งหมด เข้าระบบก่อนโดยการดึงข้อมูลจาก excel ไปเก็บไว้ที่ฐานข้อมูลของระบบ หลังจากนั้นกำหนดวาระการประชุมตามหนังสือเชิญประชุมที่ได้ส่งให้กับผู้ถือหุ้น ซึ่ง 2 ขั้นตอนนี้จะต้องทำเสร็จก่อนวันประชุม

เมื่อถึงวันประชุม ผู้ถือหุ้นจะทะยอยเดินทางมาลงทะเบียนเพื่อเข้าร่วมประชุมพร้อมกับหนังสือเชิญประชุม ในระบบจะให้เจ้าหน้าที่ใช้เครื่องยิงบาร์โค๊ดอ่านรหัสผู้ถือหุ้นจากหนังสือเชิญประชุม หรือจะค้นหาจากชื่อผู้ถือหุ้นก็ได้ เมื่อลงทะเบียนเสร็จเรียบร้อยแล้ว ระบบจะพิมพ์บัตรลงมติสำหรับใช้ในการออกเสียงในห้องประชุมอัตโนมัติ ระบบจะแสดงรายงานสรุปจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม ให้เจ้าหน้าที่ทราบจำนวนผู้มาเข้าร่วมประชุม และจำนวนหุ้น ทันทีหลังการลงทะเบียน เมื่อครบตามจำนวนที่กำหนด และได้เวลาเริ่มประชุม ก็จะขานให้ผู้ถือหุ้นเข้าห้องประชุม

ส่วนโมดูลการนับคะแนนเสียงในห้องประชุม เริ่มต้นที่ประธานชี้แจงวาระการประชุมเป็นวาระ ๆ ไป เมื่อจบวาระใด จะเปิดโอกาสให้ผู้ถือหุ้นลงคะแนนเสียง เห็นด้วย ไม่เห็นด้วย หรืองดออกเสียง ผ่านมาในบัตรลงมติ และมีเจ้าหน้าเดินเก็บส่งมายังโต๊ะที่บันทึกการลงคะแนนเสียงด้วยระบบบาร์โค๊ดอีกเช่นกัน เพื่อให้เกิดความรวดเร็ว และลดความผิดพลาด เมื่อเจ้าหน้าที่ทำการบันทึกผลการลงคะแนนเสียงในวาระ นั้น ๆ เสร็จเรียบร้อยแล้ว ประธาน จะทำหน้าที่ประกาศผลการลงคะแนนเสียง โดยดูจากรายงานสรุปผลการลงคะแนนเสียงที่ระบบได้จัดเตรียมไว้ให้

นอกจากนี้ระบบยังมีรายงานอีกหลายตัวให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องใช้เป็นข้อมูลเพื่อแจ้งหน่วยงานต่าง ๆ ของรัฐฯ

เพียงเท่านี้ก็สามารถเพิ่ม CG ให้กับบริษัท ถึงแม้จะเล็กน้อย แต่การทำคะแนน CG ในปีที่ผ่านมา ก็เป็นตัวผลักดันให้เราต้องหาหนทางในการเพิ่มคะแนนขึ้นไปเรื่อย ๆ ซึ่งมันไม่ง่ายเลย เมื่อคะแนนขึ้นมาเกือบจะเต็ม 100 อยู่แล้ว

เขียนใน GotoKnow โดย แสงดา
ใน มุมไอที

คำสำคัญ (Tags): #shareholder system#ประชุมผู้ถือหุ้น#ระบบจัดประชุมผู้ถือหุ้น

หมายเลขบันทึก: 347219เขียนเมื่อ 26 มีนาคม 2010 08:29 น. ()แก้ไขเมื่อ 6 กันยายน 2013 22:39 น. ()สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกันจำนวนที่อ่าน