กิจกรรม KM Cognitive Coaching ของโครงการ EdKM ตอนที่ ๔
วันที่สองเป็นการแนะนำเครื่องมือจัดการความรู้ใหม่ๆ หลายเครื่องมือ โดย รศ.ดร.กุญชรี ค้าขาย
๑. การถอดบทเรียน (Lesson Learned Debriefing) ที่มีแนวคิดว่า คนเราเรียนรู้ได้จากสิ่งที่ผิดและสิ่งที่ถูก เป็นเครื่องมือในการทบทวนหลังจากเสร็จสิ้นการทำงานเพื่อค้นหาความรู้ ความเข้าใจกระบวนการทำงาน รวมทั้งผลที่เกิดทั้งข้อดีและข้อควรปรับปรุง
๒. ชุมชนผู้ปฏิบัติ หรือ CoP (Community of Practice) คือ กลุ่มของคนที่สนใจวิธีปฏิบัติหรือสมรรถนะอย่างใดอย่างหนึ่งร่วมกัน ภายใต้ช่วงเวลาหนึ่ง
๓. การตรวจประเมินความรู้ (Knowledge Audit) มีแนวคิดว่า ความรู้เป็นสินทรัพย์ที่มีค่ายิ่งขององค์กร มีจุดมุ่งหมาย เพื่อตรวจหาแหล่งความรู้ที่มีอยู่ในองค์กร เพื่อระบุความรู้ที่องค์กรจำเป็นต้องมี เพื่อระบุความรู้ที่จำเป็นต้องแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และเพื่อประเมินผลความรู้ที่องค์กรได้สร้างสรรค์ขึ้น
๔. ตลาดนัดความรู้ (Knowledge Fair) รูปแบบการจัดกิจกรรมตลาดนัดความรู้ ที่เป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้มากกว่าการนำเสนอผลงาน
๕. เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist) เรียนรู้ก่อน/ ระหว่างทำผ่านทีมเพื่อนช่วยเพื่อน โดยมีหลักคิดว่า เป็นการหาข้อมูล (ความรู้) ในเรื่องที่เราอยากพัฒนา/ ปรับปรุง จากผู้ที่เคยทำได้ผลดีมาก (best practice) ซึ่งถือเป็น การเรียนลัด เป็นการเรียนรู้ก่อนทำ หรือทำมาแล้วไม่เกิน 50% เป็นการ เรียนรู้จากบุคคล เรียนรู้จากกลุ่มบุคคล เรียนรู้จากคนในหน่วยงานเดียวกัน เรียนรู้จากคนในหน่วยงานอื่น เรียนรู้จากผู้ที่เคยมีผลงาน Best Practice และเป็นกัลยาณมิตร เรียนรู้แล้ว ผลลัพธ์ที่ได้ คือ การสร้างทางเลือก ไม่ใช่คำตอบสำเร็จรูป นั่นคือ เป็นการเรียนรู้ในการปรับใช้กับงานให้เหมาะสมกับบริบทของแต่ละองค์กร
เพื่อนช่วยเพื่อน เป็นการดำเนินกิจกรรมในรูปแบบบทบาทสมมติ โดยแยกเป็น ทีมเจ้าบ้าน และทีมเยือน มาประชุมร่วมกันในโจทย์ที่ต้องการขอความช่วยเหลือ (ประมาณ 20-30 นาที) โดยบริหารจากสิ่งที่มีอยู่เป็น 4 ส่วน คือ
• ทีมเจ้าบ้านนำเสนอวัตถุประสงค์ของการเชิญทีมเยือนมาช่วย นำเสนอข้อมูล (information) และบริบท (context) ต่างๆ รวมทั้งแผนงานที่เกี่ยวข้องในอนาคตที่เกี่ยวข้องกับโจทย์ให้ทีมเยือนได้ทราบ ควรอธิบายให้สั้น กระชับ ได้ใจความ
• ทีมเยือนตั้งคำถามเพื่อความเข้าใจที่ชัดเจน และชี้ประเด็นที่อาจจะมีการมองข้ามเพื่อกระตุ้นให้คิด (ทีมเยือนไม่ได้มาแก้ปัญหาให้ หากแต่สร้างทางเลือกหลายๆ ทาง หรือให้แนวคิดจากประสบการณ์ของตนเอง)
• ทีมเยือนนำเสนอมุมมองความคิด เพื่อให้ทีมเจ้าบ้านนำสิ่งที่ ได้ฟังทั้งหมดมาวิเคราะห์
• ทั้ง 2 ทีม คุยโต้ตอบ พิจารณาไตร่ตรองสิ่งที่แลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน และตกลงเรื่องขั้นตอนการปฏิบัติงาน รวมถึง การจัดทำรายงานความก้าวหน้าต่างๆ
หลังจากนั้นวิทยากรจะให้ ผู้เข้าร่วมทั้งหมดได้งมือฝึกปฏิบัติกิจกรรมเพื่อช่วยเพื่อน และให้ตัวแทนกลุ่มมาสะท้อนการฝึกปฏิบัติกิจกรรมนี้ ทำให้ผู้เข้าร่วมได้เรียนรู้ทั้งข้อดีและข้อควรปรับปรุง หากจะต้องนำเครื่องมือนี้ไปใช้ในหน่วยงานของตนเองได้เป็นอย่างดี
๖. Expert Interview คือ การพบปะระหว่างบุคคลหนึ่งคนหรือมากกว่ากับบุคคลซึ่งเป็นผู้ชำนาญการในเรื่องใดเรื่องหนึ่งเพื่อการเรียนรู้ความรู้จากผู้ชำนาญการนั้น ข้อดีของเครื่องมือนี้ คือ
• เปลี่ยนความรู้ฝังลึกของผู้ชำนาญการให้ออกมาเป็นความรู้ชัดแจ้ง
• ทำความเข้าใจความรู้ วิธีคิดและวิธีปฏิบัติพร้อมเหตุผลเบื้องหลังการกระทำ
กิจกรรมนี้ วิทยากรได้ให้อาสาสมัครที่มีความเชี่ยวชาญในเรื่องใดเรื่องหนึ่งมานำเสนอเคล็ดลับ วิธีการที่ตนเองเป็นผู้เชี่ยวชาญ แล้วให้อีกคนหนึ่งเป็นผู้สัมภาษณ์เพื่อเก็บข้อมูลความรู้
๗. Exit Interview คือ การสำรวจพนักงานที่ออกจากองค์กรเพื่อหาข้อสนเทศป้อนกลับ ให้องค์กรรู้ว่าเหตุใดพนักงานจึงออกจากองค์กร เขาชอบอะไรในองค์กร คิดว่าองค์กรควรจะปรับปรุงในด้านใด สำหรับความหมายในแนว KM คือ การสัมภาษณ์บุคลากรที่กำลังจะย้ายออกจากหน่วยงาน เพื่อสกัดความรู้ที่มีประโยชน์มาเก็บไว้ในคลังความรู้ขององค์กรเพื่อใช้ประโยชน์ในสถานการณ์ต่างๆ (เช่น ให้กับผู้ที่ต้องมาปฏิบัติงานแทน)
กิจกรรมนี้ วิทยากรได้ให้ผู้เข้าร่วมประชุมจับคู่กัน และให้สมมติว่า คนหนึ่งผู้ที่กำลังจะเกษียณหรือลาออก แล้วให้อีกคนหนึ่งพูดคุยสัมภาษณ์ความรู้ ความเชี่ยวชาญของผู้ที่กำลังจะเกษียณหรือลาออก เพื่อบันทึกเก็บความรู้ไว้กับองค์กร
๘. การตรวจประเมินตนเอง KM เป็นเครื่องมือ ดังนั้น จึงต้องมีการกำหนดเป้าหมายว่า จะใช้ KM เพื่ออะไร ต้องมีการกำหนดตัวบ่งชี้ ว่าชัดแล้วหรือไม่ เป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ ต้องกำหนดวิธีการและเครื่องมือที่ใช้ และตรวจประเมินว่า ใช้เครื่องมือถูกจุดประสงค์หรือไม่ ขั้นตอนในการใช้ถูกต้องหรือไม่ การตอบสนองความต้องการของ Stakeholders ว่าประกอบด้วยใครบ้าง แต่ละกลุ่มต้องการอะไร กำหนดรูปแบบที่นำ KM ลงใช้ ลองเขียนขั้นตอนเป็น Flow Chart กำหนดปัจจัยต่างๆ ในองค์กรที่เป็นต้นทุน KM กำหนดระยะเวลาในการประเมิน ก่อนเริ่มโครงการ ดูความพร้อม ระหว่างดำเนินโครงการ เพื่อตรวจสอบความก้าวหน้า เมื่อสิ้นสุดโครงการ ดูผลลัพธ์ ผลผลิต การขยายผล
(โปรดติดตามตอนต่อไป)
ความเห็น (1)
ในฐานะที่เป็นนักเรียนหนีเรียน ก็ได้อาศัยข้อเขียนของคุณนภินทรติตามความก้าวหน้า ขอบคุณค่ะ